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In diesem Webseminar zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo die neuesten Funktionen und Verbesserungen in der Personawolke.

Von unserem Experten erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen effizient für sich nutzen und dabei noch schneller und zeitsparender Ihre HR-Arbeit erledigen können.

Zusätzlich gehen wir auf anlassbezogene und aktuelle HR-Themen ein und haben für jede Ihrer Fragen ein offenes Ohr.

Unsere Schwerpunktthemen:

  • Neue Funktionen und Verbesserungen
  • Q&A Session

Von unserem Experten erfahren Sie, wie Sie die neuen Funktionen effizient für sich nutzen und dabei noch schneller und zeitsparender Ihre HR-Arbeit erledigen können.

Sichern Sie sich heute noch Ihr kostenloses Ticket und lassen Sie sich zeigen, wie diese Schritte möglichst unkompliziert und effizient umgesetzt werden können.

Neue Funktionen und Updates in der Personalwolke

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Hardfacts

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100% kostenlos
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Dauer: 45 Min. inkl. Q&A Session
p
Präsentation & Videoaufzeichnung im Anschluss per E-Mail
Portrait Gregor Gutzelnig

Mag. Gregor Gutzelnig

  • CEO & Head of Sales/Marketing
  • Personalwolke Experte
  • 20 Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen insbesondere Zeiterfassung
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Portrait Gregor Gutzelnig

Mag. Gregor Gutzelnig

  • CEO & Head of Sales/Marketing
  • Personalwolke Experte
  • 20 Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen insbesondere Zeiterfassung
Vergütung der beruflichen Reisezeit JA oder NEIN?

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Zeiterfassung Deutschland

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Mit dem Flugzeug, Auto oder doch mit der Bahn? Die Art und Weise, wie wir zu geschäftlichen Terminen gelangen, kann vielfältig sein. Nicht alle Meetings finden virtuell per Videokonferenz statt, Dienstreisen gehören für einige MitarbeiterInnen zum beruflichen Alltag.

Was gilt als Dienstreise?

Reisetätigkeiten, die MitarbeiterInnen an einen anderen Ort als den Dienstort führen, um beruflichen Tätigkeiten nachzugehen, werden üblicherweise als Dienstreise betrachtet.
Ab wann es sich um eine Dienstreise handelt, ist in Österreich und Deutschland unterschiedlich geregelt:

Österreich

Definition Dienstreise

  • Der Zielort muss in einer gewissen Distanz zum Startort der Reise sein. Die notwendige Entfernung ist zum Teil je Kollektivvertrag unterschiedlich geregelt. Laut Gemeinderecht muss die Entfernung 3 km betragen, laut Kollektivvertrag IT oder Handel 12 Kilometer und wenn in einem Kollektivvertrag nichts Abweichendes definiert ist, handelt es sich um 25 Kilometer.
  • Wenn der Zielort ausreichend weit entfernt ist, muss die Dauer der Dienstreise zumindest 3 Stunden betragen, sonst entsteht kein Anspruch auf steuerfreie Taggelder.

Definition Dienstgang

  • Alle Kundenbesuche bzw. Dienstgänge im Nachbereich, die gemäß der obigen Definition keine Dienstreise sind.
  • Es entsteht kein Anspruch auf Taggelder, andere Auslagen / Kilometergelder können geltend gemacht werden.

Deutschland

Definition Geschäftsreise / Dienstreise

  • Beinhaltet alle beruflich veranlassten Fahrten, die nicht in Verbindung mit dem Dienstort stehen. Ab einer Dauer von 8 Stunden spricht man offiziell von einer Dienstreise.

Definition Dienstgang

  • Tätigkeiten im Nachbereich des Dienstortes: z.B. ein Kundenbesuch in unmittelbarer Umgebung des festen Arbeitsplatzes.

Muss Reisezeit zu Kunden, Meetings, Konferenzen und ähnlichen beruflichen Veranstaltungen als Arbeitszeit vergütet werden?

Österreich

In Österreich wird zwischen aktiver und passiver Reisezeit unterschieden:

  • Aktive Reisezeit = Lenken eines Fahrzeugs
    • Aktive Reisezeiten sind wie Arbeitszeit zu behandeln, wobei im jeweiligen Kollektivvertrag bzw. in der Betriebsvereinbarung ergänzende Regelungen definiert sein können.
  • Passive Reisezeit = Zug, Flugzeug, Beifahrer, …
    • Passive Reisezeit zählt nicht als Arbeitszeit im Sinne der täglichen Höchstarbeitszeit (=12 Stunden), wird aber in vielen Fällen dennoch vergütet. Die Höhe der Vergütung kann im Kollektivvertrag, der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag definiert sein.

Deutschland

In Deutschland gibt es gesetzliche Regelungen, die die Vergütung von Reisezeiten zu beruflichen Veranstaltungen betreffen. Grundsätzlich gilt:

  • Arbeitszeit während der Reise: Wenn eine Dienstreise während der üblichen Arbeitszeiten stattfindet, gilt die Zeit der Reise als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden.
  • Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit: Wenn die Reise außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfindet, hängt die Vergütung von den spezifischen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ab. Laut Urteilen des Bundesarbeitsgerichts wird die Zeit für An- und Abreise, die sich außerhalb der regulären Arbeitszeit befindet, als Arbeitszeit betrachtet, wenn der Arbeitgeber ausdrücklich anordnet, dass der Arbeitnehmer während der Reisetätigkeit im Zug / Flugzeug arbeitet. Somit wird diese Reisetätigkeit dann auch als Arbeitszeit betrachtet, wobei zu beachten ist, dass die maximale Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nicht überschritten werden darf.
  • Aufwandsentschädigung und Spesen: Arbeitnehmer haben möglicherweise Anspruch auf Erstattung von Reisekosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand gemäß den geltenden steuerlichen und arbeitsrechtlichen Bestimmungen.

Es ist wichtig, den Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder geltende Betriebsvereinbarungen zu prüfen, um genaue Informationen darüber zu erhalten, wie Reisezeiten vergütet werden. In einigen Fällen können Arbeitgeber auch großzügigere Regelungen anbieten als gesetzlich vorgeschrieben.

Personalwolke – Zeiterfassung & Reisekostenabrechnung

Die richtige Erfassung von Arbeitszeiten, Reisezeiten und Reisekostenabrechnungen kann hohe interne Aufwände verursachen und wird in vielen Unternehmen noch mit Hilfe von Excel oder Papier gelöst.

Mit Personalwolke setzen Sie auf eine moderne Software, welche die Erfassung stark vereinfacht und Kontrollaufwände reduziert.

In unserer Software sind die passenden Bewertungsregeln und Anwesenheitsgründe hinterlegt.

Somit müssen Reisezeiten nicht mehr manuell berechnet werden.

Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung in einem!

Ihre Mitarbeiter profititieren von einer einfach zu bedienenden Software, mit der rasch Dienstreisen inkl. der Arbeitszeiten erfassten werden können.

Die Erfassung erfolgt mit Hilfe eines intelligenten Abrechnungsassistenten, der Schritt für Schritt duch die Abrechnung leitet.

Ergänzend dazu gibt es die Möglichkeit Reisezeiten und Arbeitszeiten während der Dienstreise mobil über die Personalwolke Smartphone App zu stempeln.

Informationen Zeiterfassung: Personalwolke Time
Informationen Reisekostenabrechnung: Personalwolke Travel

Sie interessieren sich für das Thema und möchten gerne mehr Informationen?

Vereinbaren Sie gleich einen kostenlosen Beratungstermin und wir melden uns in Kürze bei Ihnen.

Deutsches Urlaubsrecht – Urlaubsplanung Rechte & Pflichten für ArbeiternehmerInnen

Deutsches Urlaubsrecht – Urlaubsplanung Rechte & Pflichten für ArbeiternehmerInnen

Zeiterfassung Deutschland

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Alle Jahre wieder…beginnt die Jahresurlaubsplanung

Das Ende des Jahres naht und die letzten Urlaubstage für dieses Jahr sind bereits eingeplant. Für viele Angestellte beginnt somit bereits die Urlaubsplanung für das Jahr 2024. Gibt es in Ihrem Unternehmen die Vorgabe, dass schon zu Jahresbeginn der gesamte Urlaub verplant werden muss?

Wie sieht die gesetzliche Regelung dazu aus und welchen Spielraum gibt es tatsächlich? Damit beschäftigt sich der nachfolgende Artikel.

Was die Urlaubstage für unvorhergesehene Situationen betrifft, so ist die gute Nachricht für diejenigen, die nicht gerne langfristig planen, dass dies in der Regel nicht erforderlich ist.
Die weniger gute Nachricht für Spontanurlauber ist, dass ArbeitgeberInnen durchaus verlangen können, dass ArbeitnehmerInnen ihre Urlaubswünsche rechtzeitig vorab festlegen. Dennoch kann diese Verpflichtung nicht den gesamten Jahresurlaub umfassen. MitarbeiterInnen sollten sich eine gewisse Anzahl von Urlaubstagen für unerwartete Situationen freihalten können. Die genaue Anzahl hängt von den jeweiligen Umständen und den betrieblichen Anforderungen ab. Allerdings sollte diese Verpflichtung nicht den gesamten Jahresurlaub abdecken.

Eine Orientierung an der Rechtsprechung zu Betriebsferien könnte dabei hilfreich sein. Gemäß einer Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 1 ABR 79/79) ist es etwa angemessen, wenn drei Fünftel des Urlaubsanspruchs für Betriebsferien vereinnahmt werden. Daraus kann man ableiten, dass bezüglich der Jahresurlaubsplanung zu Jahresbeginn zumindest 60% des Jahresurlaubs beantragt werden müssen.

Ausnahme bestehen zum Beispiel für Branchen wie das Bauwesen, in denen besonders viele Aufträge anstehen. Hier könnte es erforderlich sein, mehr als 60 Prozent des Jahresurlaubs zu Beginn des Jahres zu planen. In Betrieben, in denen eine frühzeitige Urlaubsplanung wichtig ist, kann mit Zustimmung des Betriebsrats festgelegt werden, den gesamten Jahresurlaub zu planen.

Personalwolke - Zeiterfassung

Mit Personalwolke setzen Sie auf eine Software, welche alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Jahresurlaubsplanung inklusive der Urlaubsanspruchsberechnung ist schnell und einfach mit unserem System möglich. Sowohl die Unternehmens- als auch die MitarbeiterInnensicht wird mittels Manager- und Employee-Self-Service optimal abgedeckt. Egal ob am Smartphone, Tablet, Notebook oder PC, mit Personalwolke kann immer ein Urlaubsantrag gestellt werden.

Zudem lässt sich die Abwesenheitsverwaltung an interne und externe Vorgaben wie etwa neue Betriebsvereinbarungen, Gesetzesänderungen uvm. anpassen und kann Stück für Stück erweitert werden.

Eine automatische E-Mail erinnert darüber wie viel Resturlaub aus dem Vorjahr noch vorhanden ist und bis wann dieser aufgebraucht werden soll.

Ihre Vorteile mit unserer Personalwolke Zeiterfassung:

  • Urlaubsberechnung gemäß deutschem Recht
    • Urlaub in Tagen oder
    • Urlaub in Stunden
  • Einfache Urlaubsverwaltung
  • Kalender / Gruppenkalender
  • Reports für Führungskräfte
  • Frühwarnsystem mit dem automatischen Hinweis des Urlaubsverfall

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Die Personalwolke Zeitwirtschaft unterstützt Ihre MitarbeiterInnen einfach und rasch Arbeitszeiten zu erfassen. Doch wie behält man den Überblick als ManagerIn und stellt sicher, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden?

Mit dieser Frage befasst sich der nachfolgende Artikel.

Ausgangssituation

Ein modernes Zeitwirtschaftsystem bietet unterschiedlichste und vor allem komfortable Möglichkeiten um Arbeitszeiten zu erfassen.

Unsere Personalwolke Zeiterfassungslösung verfolgt hier den Ansatz die Arbeitszeiterfassung dort zu unterstützen, wo sie gerade passiert. Also egal ob man im Büro am PC sitzt, unterwegs auf Dienstreise ist oder das Unternehmensgebäude betritt. Es werden alle Erfassungsvarianten unterstützt. Gerade in mittelständischen Unternehmen ist dies ein wichtiger Faktor, da neben den gesetzlichen Anforderungen oft auch Arbeitszeiten Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zugeordnet werden. Auf diesem Wege entstehen sehr viele Daten und Informationen, die zeitnah auf gesetzliche Vorgaben, aber auch auf Basis von betrieblichen Anforderungen geprüft werden müssen.

Wie kann unsere Personalwolke Zeitwirtschaftslösung Ihre ManagerInnen oder Zeitbeauftragten dabei unterstützen den Überblick zu behalten? Und das am besten ohne hohe Zeitaufwände.

Automatisiertes Frühwarnsystem

Elektronische Assistenzsysteme sind mittlerweile weit verbreitet. Wir schätzen den Komfort, dass uns ein elektronischer Abstandswarner rechtzeitig beim Einparken warnt, bevor wir einen Parkschaden am hinter uns parkenden Auto fabrizieren.

Das selbe Prinzip haben wir im Bereich der Zeiterfassung umgesetzt. In unserem System können Frühwarnindikatoren festgelegt werden. Bewegt sich jemand auf die Grenze zu, kann entweder die Person selbst oder eine Rolle darüber informiert werden. Somit haben wir zum Beispiel die Möglichkeit rechtzeitig vor dem Überschreiten der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze ein Hinweismail zu versenden.

Das kann auf alle relevanten täglichen, monatlichen oder laufenden Zeitwirtschaftskonten angewendet und somit mögliche Überschreitungen früh erkannt und entgegengesteuert werden.

Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

      • Warnhinweis per Mail rechtzeitig vor Überschreiten der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze
      • Warnhinweis für die wöchentliche Höchstarbeitszeitgrenze
      • Systemhinweis, wenn am Vortag keine Arbeitszeit erfasst wurde
      • Systemhinweis, wenn zum Beispiel nur in der Früh eingebucht und eine Gehen-Buchung vergessen wurde

Unsere Systemhinweise sind jeweils mit dem richtigen Antragstyp verknüpft. Somit können zum Beispiel aus dem “Buchung vergessen” Systemhinweise direkt eine Zeitkorrektur gestartet und somit zeitnah reagiert werden. Dies führt dazu, dass die Qualität der erfassten Arbeitszeitdaten zeitnah sehr hoch sind und auch alle relevanten Arbeitszeitregeln eingehalten werden.

Aber auch der beste Zeiterfassungsassistent mit Frühwarnsystem wird manchmal ignoriert und es kommt zu Unregelmäßigkeiten.

Unregelmäßigkeiten automatisch erkennen

Sollte es trotz des Frühwarnsystems zu Unregelmäßigkeiten kommen, müssen diese rechtzeitig vor dem Monatsabschluß behoben werden. Vor allem, wenn unser Zeitwirtschaftssystem lohnrelevante Daten wie Überstunden berechnet. Daher gestaltet sich ein nachträgliches Aufrollen der Gehaltrechnung als mühsam und zeitaufwändig. Dies kann im schlimmsten Fall zu zusätzlichen Kosten durch einen externen DienstleisterIn führen und ist letzendlich kostspielig.

Wie können wir nun elegant und ohne hohen Zeitaufwand unsere Ausreißer rasch erkennen?

In diesem Zusammenhang wird unser Zeiterfassungssystem durch das Konzept der Unregelmäßigkeiten unterstützt. Es erkennt definierte Unregelmäßigkeiten automatisch und kann darauf aufbauend zum Beispiel am Wochenanfang alle Unregelmäßigkeiten der letzten Woche per Mail als Report versenden.
Somit müssen einzelne Zeitjournale nicht durchforstet und alle einzeln kontrolliert werden. Eine Check-Liste ist daher rasch und effizient abgearbeitet. Bei Bedarf kann ad-hoc geprüft werden, ob bereits alle Unregelmäßigkeiten beseitigt wurden.

Auch hier unterstützt Sie unser System! Per MitarbeiterIn können Self-Service Zeitkorrekturen, Überstunden, Abwesenheiten und vieles mehr beantragt werden und diese Tätigkeiten müssen nicht zentral durch eine Person / ein Team durchgeführt werden.

FAZIT

Nur ein Zeitwirtschaftssystem mit umfangreichen automatisierten Assistenzsystemen führt zu weniger Zeitaufwand im Controlling und besserer Datenqualität. Ohne diese Funktionen wird die Erfassung möglicherweise einfacher als im Excel oder Papier jedoch erhöht sich der Aufwand um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und am Besten zu vermeiden oder ist in der Praxis nicht umsetzbar.

Ein Unternehmen mit 200 MitarbeiternInnen kann unmöglich manuell täglich die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit überprüfen.

Das Personalwolke Zeitwirtschaftssystem beinhaltet aus diesem Grund ein automatisierteres Frühwarnsystem, dass dabei unterstützt Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Sollten sie geschehen erkennt diese unser System und kann sie automatisch aufbereiten.

Sie interessieren sich für das Thema und möchten gerne mehr Informationen?

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