Personalwolke Handbuch
Stichwortverzeichnis

Personalwolke Handbuch

Inhaltsverzeichnis

1 FAQ

1.1 Allgemeines

1.1.1 An- und Abmelden

1.1.2 Ansicht ändern / Layout wechseln

1.1.3 Personalwolke an den Startbildschirm des mobilen Gerätes heften

1.1.4 Ich bekomme die Fehlermeldung "session expired". Was kann ich tun?

1.2 Personalwolke Time

1.2.1 Wie buche ich richtig?

1.2.2 Konten korrigieren

1.3 Personalwolke Project-Time

1.3.1 Berechtigungen für Projekte richtig setzen

1.4 Personalwolke HR-Expert

1.4.1 Einen neuen Mitarbeiter anlegen

1.4.2 Einen bestehenden Mitarbeiter bearbeiten

1.4.3 Austritt eines Mitarbeiters

1.4.4 Eine neue Abteilung (Gruppe) anlegen

1.4.5 Eine bestehende Abteilung (Gruppe) bearbeiten

1.4.6 Organigramm

1.5 FAQ: Neuen Mitarbeiter anlegen

Voraussetzungen

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind zusammen. Zusätzlich können Sie auch noch weitere persönliche Daten zu dem Mitarbeiter speichern (Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, etc.).

Anlegen des neuen Mitarbeiters

Schritt 1: Im Menübaum unter Administration den Punkt Personen anklicken

Schritt 2: Oberhalb der Liste von Personen auf Neue Person klicken

Schritt 3: Vorname, Nachname, Mandant, Gruppe, Benutzername und Personalnr müssen ausgefüllt werden. Ebenso muss der Haken bei Aktiver Benutzer gesetzt werden, falls der Mitarbeiter sich in Personalwolke einloggen können soll. Alle weiteren Felder sind optional!

Hinweis: Das Feld zur Auswahl der Gruppe steht erst nach der Auswahl des Mandanten zur Verfügung. Ebenso werden die Felder Benutzername und Personalnr mit unveränderlichen, mandantenspezifischen Präfixen vorbelegt!

Schritt 4: Speichern

Schritt 5: Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter dem Register Passwort auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werden.

Schritt 6: Den Mitarbeiter zur Losen Gruppe XX-ALLE hinzufügen

Um die Menüpunkte, die der Mitarbeiter nach dem Login auswählen kann zu definieren, muss der Mitarbeiter in verschiedene Lose Gruppen hinzugefügt werden.

Absolut notwendig ist es, den Mitarbeiter in die Gruppe XX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist in der Personalwolke keine Navigation möglich!

Dazu wie folgt vorgehen: unter dem Reiter Organisation / Gruppen den Eintrag Lose Gruppen aus dem Dropdown auswählen und den Mitarbeiter unter Neue Gruppe der Gruppe XX-ALLE hinzufügen.

Schritt 7: Speichern

Die Schritte 6 und 7 können nun wiederholt werden, um den Mitarbeiter auch den Gruppen XX-Admin bzw. XX-Management hinzuzufügen, falls dieser Admin bzw. Management Fähigkeiten in der Personalwolke ausüben können sollte.

Die Gruppe XX-Admin wird im Normalfall an jene Mitarbeiter vergeben, die neue Personen in der Personalwolke hinzufügen / bearbeiten bzw. Gruppen (Abteilungen) im Organigramm erstellen / bearbeiten können sollen.
Die Mitgliedschaft in der Gruppe XX-Management schaltet zusätzliche Menüpunkte für Auswertungen / Statistiken frei (wird üblicherweise an Personalisten / Vorgesetzte vergeben).

Schritt 8: Besondere Eigenschaften für den Mitarbeiter (Personal, Vorgesetzter)

Unter dem Reiter Rollen können dem Mitarbeiter spezielle Funktionen zugewiesen werden. Konkret die Rollen Personal und Vorgesetzter, die dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen verhelfen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und zusätzliche Menüpunkte freischalten. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt um zu steuern wer diese Anträge genehmigen muss.

Die getätigten Einstellungen müssen mit einem Klick auf Speichern übernommen werden. Dieser Schritt kann beliebig oft wiederholt werden, um dem Mitarbeiter mehrere Rollen für unterschiedliche Kompetenzziele zuweisen zu können.

Schritt 9: Aktivierung des Mitarbeiters in der Zeiterfassung (bei Time-Base / Time-Professional Kunden)

Eintritt von Mitarbeitern

1.6 Berechnung aliquoter Resturlaub

 Allgemeines

Beim Neueintritt eines Mitarbeiters muss entschieden werden, ob es möglich sein soll, den aliquoten Resturlaubsstand unterjährig auszuwerten. Ebenso kann es notwendig sein, den aliquoten Resturlaub beim unterjährigen Austritt eines Mitarbeiters anzuzeigen. Für diese beiden Fälle wurde im System eine Logik implementiert, die wie in den folgenden Beispielen gezeigt parametriert werden muss.

Hinweis: wird keine Auswertung über den aliquoten Resturlaubsstand benötigt, müssen die nachfolgenden Schritte nicht durchgeführt werden.

Die Eingabe der berechneten Werte ist über den Korrektur-Client vorzunehmen (zu finden unter Administration - Zeitwirtschaft). Eine detaillierte Beschreibung der Eingabe dieser Werte ist am Ende dieses Dokuments zu finden: Eingabe im Korrektur-Client

Beispiele

Startdatum Zeiterfassung (Anlage des Benutzers in der Personalwolke): 01.07.2015 

Datum Urlaubsstichtag (Datum an dem der Jahresurlaub gutgeschrieben wird): 01.12.

Beispiel 1:

Erklärung des Tabelleninhalts:

Beispiel 2:

Erklärung des Tabelleninhalts:

Beispiel 3:

Erklärung des Tabelleninhalts:

Eingabe im Korrektur-Client

Um die laut den obigen Beispielen berechneten Werte im System einzugeben, müssen über den Korrektur-Client die folgenden Konten korrigiert werden.

Der berechnete aliquote Resturlaub wird ab dem auf die Korrektur folgenden Tag (02.07.) in der Zeile Resturlaub ges. aliquot (grün markiert) angezeigt. 

1.7 Eintritt von Mitarbeitern

1.7.1 Anlage von Personen in Zukunft & Vergangenheit

Oftmals werden neue Mitarbeiter nicht genau am Tag des Eintritts im System angelegt. Personalwolke Time unterstützt aus diesem Grund unterschiedliche Szenarien um eine neue Person 

im System zu erfassen.

Personenstammsätze haben in unserem System ein "Gültig von" und ein "Gültig bis" Datum. Wenn eine neue Person anlegt wird, dann werden diese Daten automatisch befüllt und können nicht manuell geändert werden. 

Um für nachträglich angelegte Personen die Zeiterfassung in die Vergangenheit zu ermöglichen muss das Feld  „Beginn der Zeiterfassung“ auf ein Datum in der Vergangenheit gesetzt werden.

1.7.1.1 Relevante Parameter

Die Eingabe der folgenden Werte muss unter Module / Zeiterfassung im Personenstammsatz durchgeführt werden.

Eine Beschreibung der übrigen Felder finden Sie unter Feldbeschreibung Stammsatz

1.7.1.1.1 Beginn der Zeiterfassung

Wenn man im Reiter Module / Zeiterfassung die Checkbox "Zeiterfassung aktivieren" anhakt, muss man unbedingt das Beginndatum der Zeiterfassung richtig angeben. Das Beginndatum der Zeiterfassung ist auf einem Tag vor dem Tag zu setzen, ab dem Zeiten im System erfasst werden sollen.

Dieses Datum kann nicht in der Zukunft liegen. Es kann auch nicht das aktuelle Datum sein. Es muss ein Datum in der Vergangenheit sein, wie zum Beispiel der gestrige Tag. Wenn das aktuelle Datum eingegeben wird, wird es beim Speichern automatisch mit dem gestrigen Datum ersetzt.

Dies ist dazu dienlich, damit man für den Vortag bereits den Resturlaub und sonstige Werte eintragen kann, umso ab dem Eintrittsdatum bereits abgerechnete Werte im System zu haben.

Beispiel:

1.7.1.1.2 Eintrittsdatum

Beim Anlegen einer Person muss das Eintrittsdatum angegeben werden. Es kann dann in diversen Auswertungen angezeigt werden.

1.7.1.1.3 Fiktives Eintrittsdatum

Das fiktive Eintrittsdatum ist dann wichtig, wenn ein Mitarbeiter aufgrund der Anrechnung von Vordienstzeiten ein früheres, fiktives Eintrittsdatum hat. Man hat somit im System sauber getrennt a) das eigentliche Eintrittsdatum und b) das fiktive Eintrittsdatum, welches dann auch für die Berechnung des Urlaubsanspruchs herangezogen wird.

Beispiel:

1.7.1.2 Beispiele zur Personenanlage

1.7.1.2.1 Beispiel 1: Der Mitarbeiter ist bereits im Unternehmen und wird nachträglich in der Zeiterfassung angelegt:
  1. Die Zeiterfassung wird per Eintrittsdatum in die Vergangenheit aktiviert. Danach müssen die Buchungen nachträglich eingetragen werden.
  2. Die Zeiterfassung wird mit dem aktuellen Zeitpunkt aktiviert. Danach muss man über den Korrektur-Client (zu finden unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client) die Saldowerte und Urlaubsdaten (weiter unten beschrieben) manuell nachgezogen werden.
1.7.1.2.2 Beispiel 2: Mitarbeiter tritt neu in das Unternehmen ein:
  1. Der Mitarbeiter kann schon vorab in der Personalwolke angelegt werden und erst am Eintrittsdatum für die Zeiterfassung aktiviert werden.
    Beispiel: Eintrittsdatum: 01.04.
    Der Mitarbeiter wird per 25.03. angelegt, damit die Informationen bereits existieren und die Personalwolke mit Eintrittsdatum vollwertig verwendet werden kann. 
    Dann muss am 01.04. noch per 31.03. die Zeiterfassung aktiviert werden.
  2. Der Mitarbeiter kann am Eintrittstag angelegt werden und die Zeiterfassung per Vortag aktiviert werden.
    Beispiel: Eintrittsdatum: 01.04.
    Der Mitarbeiter wird am 01.04. im System angelegt und das Startdatum der Zeitwirtschaft wird auf 31.03. gesetzt. Somit kann der Mitarbeiter ab 01.04. seine Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen.

1.7.1.3 Urlaubsanspruch

Bei neu eingetretenen Mitarbeitern muss der Urlaubsanspruch angegeben werden und auch den „Stichtag der Hinzuzählung“, damit am Hinzuzählungsdatum der neue Urlaubsanspruch hinzugerechnet wird. Wird der neue Jahresurlaub per Kalenderjahr gut geschrieben, muss man als Stichtag der Hinzuzählung den 01.01 eintragen. Sollte das Eintrittsdatum relevant sein, dann muss hier das Eintrittsdatum angegeben werden.

Wird ein Mitarbeiter in der Personalwolke angelegt, der bereits im Unternehmen ist, müssen zusätzlich auch noch die Tage seit der letzten Hinzuzählung und evtl. der Anspruch aus dem Vorjahr bzw. Vor-Vorjahr eingetragen werden. Diese werden im Korrektur-Client unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client eingetragen. Dort muss die Ansicht auf die tägliche Ansicht umgeschaltet werden und am ersten Tag in der Zeiterfassung die korrekten Werte eingegeben werden.

Beispiel:

Wenn Max Mustermann am 01.01.2019 eingetreten ist und dann per 01.04.2020 in der Zeiterfassung angelegt wird, müssen die Urlaubswerte wie folgt hinterlegt werden:

1.7.1.4 Aliquotierung des Eintrittsjahrs

Der Parameter "Aliquotierung des Eintrittsjahrs" steuert ob der Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten aliquot hinzugezählt werden soll und muss dazu auf "gesetzeskonform" gesetzt werden.

Achtung: Sollte der Mitarbeiter nachträglich in der Zeiterfassung angelegt werden und das Eintrittsdatum ist nicht im aktuellen Jahr, dann diesen Parameter auf "Nein" setzen.

Beispiel:

1.8 Austritt von Mitarbeitern

Folgendes ist im Austrittsfall zu beachten:

Sollte man das Austrittsdatum nicht rechtzeitig im vorhinein setzen, dann läuft die Zeiterfassung weiter und es kommt zu falschen Kontenwerten. In diesem Fall muss nachträglich das Austrittsdatum gesetzt werden und die Tagesabrechnung ab dem Austrittsdatum gestartet werden (detaillierte Beschreibung weiter unten).

Mitarbeiter/in Austritt 

1. Benutzer Deaktivieren

Wenn ein/e Mitarbeiter/in das Unternehmen verlässt und die Daten noch ausgewertet werden sollen, sind für den Austritt folgende Schritte notwendig:

1.1. Beenden der Zeiterfassung:

1.2. Benutzer deaktivieren:

1.3. Verschieben in die Austrittsgruppe:

2. Mitarbeiter Löschen:

Wenn die Daten nicht mehr benötigt werden kann eine Person gelöscht werden (Achtung: hierdurch werden alle Zeiterfassungsdaten gelöscht):

ACHTUNG: wenn Sie das Popup mit fortfahren bestätigen, werden die Daten der Person unwiderruflich gelöscht. Diese können nicht mehr ausgewertet oder wiederhergestellt werden!

Häufiger Fehlerfall bei Austritten

Es kann vorkommen, dass bei einem ausgetretenem Mitarbeiter lediglich das „Aktiver User“-Häkchen entfernt wird, aber nicht das Austrittsdatum gesetzt wird. Dies führt dazu, dass die Zeitkonten fortlaufend berechnet werden, der Mitarbeiter somit weiterhin eine Soll-Zeit hat und aufgrund der Nichtanwesenheit Minusstunden erwirtschaftet, obwohl er eigentlich ausgetreten ist.

In diesem Fall muss das Austrittsdatum nachträglich angegeben und dann die Tagesabrechnung ab dem Austrittsdatum gestartet werden. Dadurch wird die Kontenberechnung neu aufgerollt und das Austrittsdatum somit berücksichtigt.

Anleitung:

Zu beachten ist, dass das Datum mit dem die Tagesabrechnung gestartet wird, nicht vor dem Austrittsdatum liegen darf, da sonst Informationen verloren gehen wie zum Beispiel die Freigabeberechtigungen (Monatsfreigabe, 10h- / 50h-Kappung Aufhebung, etc.), Tagesprogramme, Urlaubsanspruchswerte, usw. Hierbei werden die bereits vorhandenen Daten mit den aktuellen Werten überschrieben.

Beispiel:

Austritte unter dem Monat

Monatsfreigaben können bei Austritten unter dem Monat nicht frühzeitig zur Genehmigung abgesendet werden. Diese können nur am Monatsletzten abgesendet werden.

Auch die Statistik zeigt nur Kontenwerte vom Ende des Monates an. Daher werden bei einem Mitarbeiter, der während des Monates ausgetreten ist, in Personalwolke Monatsstatistikauswertungen die Werte des Austrittsmonates nicht angezeigt.

1.9 Session Expired

In manchen Fällen bekommen Nutzer die Fehlermeldung, dass die Session expired ist. Dies ist meist auf einen fehlerhaften Cookie im Browser zurückzuführen. Um diesen Fehler zu beheben, können Sie entweder die Cookies und den Cache löschen oder den Browser in einem Inkognito-Fenster/privaten Fenster öffnen.

Browser Cache Leeren

Firefox

Google Chrome

Microsoft Edge

MAC / Safari

MAC / Google Chrome

Inkognito-/privates Fenster öffnen

Je nachdem welchen Browser Sie nutzen heißt dieser Modus unterschiedlich (z.b. Chrome Inkognito-Fenster, Edge InPrivate-Fenster und Firefox privates Fenster)Um ein Inkognito-/privates Fenster zu öffnen, klicken Sie in Ihrem Browser auf das Menüsymbol oben rechts (, , ) und wählen die entsprechende Option.
Alternativ: Können Sie bei den meisten Browsern mit einem Rechtsklick auf das Browser-Symbol diese Option ebenfalls auswählen.

2 Time

Allgemeines

Standard-Mitarbeiter haben die Möglichkeit zu Buchen, die Menüpunkte unter Info sowie Anträge, Workflow Management und Optionen zu benutzen.

Management-Mitarbeiter haben zusätzlich zu den Möglichkeiten des Standard-Mitarbeiters den Menüpunkt Management für diverse Auswertungen das Unternehmen / die Mitarbeiter betreffend.

Admin-Mitarbeiter haben zusätzlich zu den Möglichkeiten des Standard-Mitarbeiters den Menüpunkt Administration um administrative Aufgaben das Unternehmen / die Mitarbeiter betreffend durchzuführen.

Natürlich kann einem oder mehreren Mitarbeitern auch die Management und Administrationsfähigkeit gleichzeitig zugewiesen werden.

Die Steuerung der Workflows erfolgt über die freie Zuweisung der Rollen Vorgesetzter und Personal an einzelne Mitarbeiter und / oder Gruppen.

Die Funktionen im Detail:

In den Anleitungen auf diesen Seiten werden zur besseren Visualisierung Screenshots verwendet. Da jedoch jedes Personalwolke-System individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, können diese Screenshots in Darstellung und/oder Text geringfügig von Ihrem System abweichen.

2.1 Buchen

Allgemeines

Die Buchungsmaske bietet dem Benutzer die Möglichkeit, Zeitbuchungen zu erstellen (Anwesend (Abwesend) / Dienstgang / Arzt / Behördenweg).

Dabei wird das Datum und die Uhrzeit vom Web-Server übernommen, und der richtige Buchungsrhythmus (Kommen / Gehen) wird vom System ermittelt. Zusätzlich können so auch Fehlgründe gebucht werden (Dienstgang, Arzt, Behördenweg).

Weiters lässt sich eine Mitteilung eingeben, die in der Anwesenheitsliste für die Kollegen sichtbar ist.

Beispiele: Dienstgang - Besuch beim Kunden; Anwesend - in Besprechung/Konferenz, etc.

Die Schaltfläche "Journal anzeigen" kann zu Hilfe genommen werden und bietet eine Übersicht über das gesamte Monatsjournal. Um das Journal wieder zu verbergen, klickt man auf die Schaltfläche "Journal verbergen". Diese erscheint automatisch, wenn man auf  die "Journal anzeigen"- Schaltfläche klickt.

Eine erfolgreiche Buchung wird vom Server mit einer Meldung quittiert, falls Fehler auftreten erscheinen entsprechende Fehlermeldungen.

Wenn Sie beim Einstieg gleich in der Buchen-Maske landen wollen, dann wäre es hilfreich den folgenden Link https://personalwolke.at/webdesk3/ta_doBooking.act in den Favoriten des Browsers abzulegen. So können Sie direkt auf die Buchen-Maske springen. 

2.2 Buchungslogik

Auf dieser Seite wird erklärt, wie die Buchungslogik bei der Zeitbuchung in der Personalwolke funktioniert. Dabei werden auch der jeweilige Buchungsrhythmus sowie verschiedene Abwesenheitsgründe (produktiv und unproduktiv) berücksichtigt.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen:

Die wichtigsten Indikatoren im Buchungsfenster sind neben Datum, Uhrzeit und Buchungsgrund der Buchungsstatus und der Buchungsrhythmus:

Buchungsstatus

Der Buchungsstatus gibt an, ob der Mitarbeiter gerade im Büro anwesend oder abwesend ist. Zusätzlich wird bei Abwesenheiten mit einem bestimmten Grund (z.B. Dienstreise, Arztbesuch, Zeitausgleich) dieser Grund auch direkt im Buchungsstatus angezeigt.

Buchungsrhythmus

Der Buchungsrhythmus zeigt an, welche Art der Buchung ("Kommen" oder "Gehen") beim nächsten Betätigen des "Buchen"-Buttons (ohne besonderen Fehlgrund) gebucht wird.

Klassische Buchung (normale An- & Abwesenheit)

Diese Art der Buchung ist der wohl häufigste Fall der Zeitbuchung in der Personalwolke. Dieser Fall tritt auf, wenn der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin ihrer normalen Arbeit mit Anwesenheit im Büro nachgeht und sich jeweils beim Kommen, vor und nach der Pause und zu Feierabend ein- und ausbucht.
Bei der klassischen Buchung bleibt das Feld "Grund" in der Registerkarte "Neue Buchung" leer, es wird lediglich der "Buchen"-Button betätigt.

Bevor sich der Mitarbeiter morgens zu Arbeitsbeginn einbucht, steht der Buchungsstatus zunächst auf "Abwesend", der Buchungsrhythmus zeigt "Kommt" für die nächste Buchung an. Startet der Mitarbeiter nun mit der Arbeit und bucht sich ein, wechselt der Buchungsstatus auf "Anwesend" und der Buchungsrhythmus zeigt "Geht" für die nächste Buchung an.

Im Laufe des Tages bucht sich der Mitarbeiter zur Mittagspause aus, nach der Pause wieder ein und schließlich zu Feierabend wieder aus. Bei dieser klassischen Buchungstätigkeit wurden jeweils nur jene Zeitintervalle erfasst, in denen der Mitarbeiter gearbeitet hat - das Journal zeigt also die Arbeitszeit zwischen Arbeitsbeginn und Mittagspause sowie zwischen Mittagspause und Feierabend. Diese Intervalle werden als produktive Arbeitszeit auch voll in den Arbeitszeitsaldo miteinbezogen.

Abwesenheit mit produktivem Fehlgrund

Zusätzlich zur normalen An-/Abwesenheitsbuchung, gibt es auch bestimmte Situationen, bei denen der Mitarbeiter nicht an seinem Arbeitsplatz präsent/anwesend ist, aber dennoch Arbeitsleistungen für das Unternehmen erbringt. In diesen Situationen soll der Mitarbeiter zwar als abwesend gekennzeichnet sein, die Arbeitszeit aber trotzdem im Journal und im Saldo berücksichtigt werden. Für diesen Zweck lassen sich in der Personalwolke produktive Fehlgründe buchen.

Wird bei der Buchung ein produktiver Fehlgrund angegeben (z.B. der Mitarbeiter arbeitet von Zuhause aus), ist es unerheblich, ob der Buchungsstatus davor auf "Anwesend" oder "Abwesend" steht - der Mitarbeiter wird in jedem Fall als "Abwesend" gekennzeichnet, allerdings ergänzt durch den produktiven Fehlgrund (Buchungsstatus in orange/blau). Im Gegensatz zur gewöhnlichen Abwesenheit (z.B. Pause, Feierabend) wird hier ein Zeitintervall im Journal erfasst, welches im Falle eines produktiven Fehlgrunds auch als Arbeitszeit beim Saldo berücksichtigt wird.

Ist die produktive Abwesenheit beendet (z.B. Ende der Dienstreise, Ende von Mobile Working), gibt es zwei Möglichkeiten: 



Abwesenheit mit unproduktivem Fehlgrund

Es gibt auch bestimmte Fehlgründe, welche zwar nicht als Arbeitszeit gelten, aber dennoch im System erfasst werden müssen. Hierzu zählt zum Beispiel Krankheit oder ein Arzt- oder Behördengang während der Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist die Buchungslogik bei unproduktiven Fehlzeiten identisch mit der Vorgehensweise bei produktiven Fehlzeiten. Die Buchungsintervalle werden auf dieselbe Art und Weise im Journal gespeichert, allerdings wird die erfasste Zeit bei nicht produktiven Abwesenheitsgründen nicht als Arbeitszeit im Saldo berücksichtigt. Auch ein Zeitintervall mit unproduktivem Fehlgrund kann, wie oben beschrieben, entweder mit anschließender Abwesenheit oder mit anschließender Anwesenheit beendet werden.

2.3 Info

2.3.1 Stammdaten u. Kontowerte

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer Stammdaten und Kontenstände seiner wichtigsten Zeiterfassungskonten für einen bestimmten Stichtag abfragen.

Im Datumsfeld kann der Benutzer ein alternatives Datum (alternativer Stichtag) eingeben. Das Datum kann entweder direkt im Format tt.mm.jjjj (z.B.: 03.04.2013) eingegeben, oder durch einen Klick auf das Kalendersymbol ausgewählt werden. Durch die Aktualisierung (Klicken auf den "Abfrage" - Button) erhält man somit die Kontenwerte zum gewählten Stichtag.

Personendaten

Neben allgemeinen Personendaten wie Nachname und Vorname sind auch weitere Informationen ersichtlich:

Kontowerte

Die Kontowerte bieten eine Übersicht / Zusammenfassung der wichtigsten Zeit-Konten zum unter Datum gewählten Stichtag:

Wichtig: Bei den angezeigten Werten handelt es sich um die Werte zum gewählten Stichtag!

2.3.2 Monatsjournal

Allgemeines

Das Journal umfasst alle wichtigen persönlichen Zeitinformationen eines Monats, wobei das laufende Monat bis zum heutigen Tag angezeigt wird. Eine Zeile umfasst die Buchungen und bestimmte Kontenwerte pro Tag. Das Journal wird in Normalminuten geführt, d.h. ein Pausenabzug von 0,30 entspricht 30 Minuten.

Mit Hilfe der Pfeiltasten kann man bequem zwischen den Monaten wechseln und sich so Daten aus den vergangenen Monaten anzeigen lassen. Ebenso kann ein bestimmtes Monat direkt aus dem Dropdown Menü ausgewählt werden.

Neben dem Datum und dem Wochentag (Tag) werden zusätzlich noch folgende Informationen ausgegeben:

Findet an einem Tag keine Buchung statt, und es ist keine Fehlzeit geplant, erscheint im Journal der Hinweis "Fehlt unentschuldigt". Für Negativ-Zeiterfasser kann unter Personen --> entsprechende Person auswählen --> Tab "Module" --> "Negativ-Zeiterfasser: Auto-Generierung Istzeit" vom Administrator festgelegt werden, unter welchen Bedingungen dieser Eintrag erscheinen soll oder nicht.

Praktische Funktionen

Durch einen Klick auf den Doppelpfeil unterhalb / neben dem Datumseintrag kann ein Menü aufgerufen werden, um direkt einen Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den betreffenden Tag zu stellen.

Außerdem ist es auch möglich, mit einem Rechtsklick, in der entsprechenden Zeile im Journal, einen Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den gewählten Tag zu stellen.

(In diesem Beispiel würde ein Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den 03.05.2013 gestellt werden.)

Das Journal kann auch als PDF oder Excel exportiert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole () angebracht.

Beispiel für Tageseintrag

2.3.3 Kalender

2.3.4 Kalender_01_TimeBase_Allgemeines

Allgemeines

Der Fehlzeitkalender dient zur Planung und Übersicht der ganztägigen und halbtägigen Fehlgründe (Urlaub, Schulung, Krankheit,...).

Genehmigte Fehlgründe werden schwarz dargestellt / ungenehmigte Fehlgründe werden in roter Farbe angezeigt.
Hell gelb markiert den aktuellen Tag, Samstage sind hell orange, Sonntage orange und bei den grün markierten Tagen handelt es sich um Feiertage.

Mit den Pfeil-Buttons kann ein Jahr vor- bzw. zurückgeblättert werden.

Solange ein Fehlzeit- / Sonderfehlzeitantrag unterwegs ist (Status ungenehmigt), ist der Fehlgrund bereits rot im Kalender eingetragen.

Nachdem ein Antrag genehmigt wurde, erscheint der Fehlgrund an den betreffenden Tagen in schwarz. Sämtliche arbeitsrelevanten Daten werden aktualisiert (z.B. Resturlaub oder verplanter Urlaub).

Durch Klicken auf das U-Feld im Kalender erhält man detaillierte Informationen zum Antrag (Beispiele für einen ungenehmigten und genehmigten Fehlzeit-Antrag):

2.3.5 Kalender_02_TimeBase_PraktischeFunktionen

Praktische Funktionen

Durch einen Klick auf den (Doppel-)Pfeil unterhalb / neben dem Datumseintrag kann ein Menü aufgerufen werden, um direkt das Journal für das betreffende Monat anzuzeigen.

Außerdem ist es auch möglich, mit einem Rechts-Klick, in der entsprechenden Zelle im Kalender, einen Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den gewählten Tag zu stellen oder das Journal für das gewählte Monat aufzurufen.

(In diesem Beispiel könnte ein Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den 11.09.2017. gestellt bzw. das Journal für November angezeigt werden.)

Die Kalenderansicht kann auch als PDF oder Excel exportiert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole ( ) angebracht.

2.3.6 Gruppenkalender

2.3.7 Gruppenkalender_01_TimeBase_Allgemeines

Allgemeines

Über den Gruppenkalender werden dem Benutzer alle geplanten und konsumierten ganz- und halbtägigen Fehlzeiten einer definierten Personengruppe (im Regelfall seine Abteilung) angezeigt.
Diese Ansicht soll eine reibungslose Urlaubs- und Fehlzeitplanung innerhalb einer definierten Personengruppe (Abteilung) gewährleisten.

Ungenehmigte Fehlzeiten werden rot dargestellt, genehmigte Fehlzeiten werden in schwarzer Farbe dargestellt.

Der Benutzer kann den Gruppenkalender mit Hilfe der Zeiteinheit Woche / Monat oder des Zeitintervalls (zeigt das gewünschte Monat an) abfragen. Mit den Pfeil-Buttons kann das Monat gewechselt werden.

Jeder Mitarbeiter sieht im Gruppenkalender die Kollegen aus seiner Abteilung bzw. gemäß seiner Einsichtsberechtigung auch Kollegen aus anderen Abteilungen.

Durch einen Klick auf die genehmigten (schwarz) bzw. ungenehmigten (rot) Fehlzeiten erhält man Detailinformationen zu den jeweiligen Fehlzeiten:

2.3.8 Gruppenkalender_02_TimeBase_PraktischeFunktionen

Praktische Funktionen

Außerdem ist es auch möglich, mit einem Rechts-Klick, in der entsprechenden Zelle im Kalender, einen Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den gewählten Tag zu stellen.

(In diesem Beispiel könnte ein Zeitkorrektur / Fehlzeit Antrag für den 03.11. gestellt werden)

Die Kalenderansicht kann auch als PDF bzw. Excel exportiert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole ( ) angebracht.

2.3.9 Anwesenheitsliste

Allgemeines

Die Anwesenheitsliste zeigt die gewählten Gruppen, die Namen der Personen, die der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes Kreuz bei Abwesenheit, Fehlgrund), Informationen über die letzte Buchung, bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund sowie die Dauer der Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, ...). Über die Suchmaske kann der Benutzer die An/Abwesenheit von Mitarbeitern anhand diverser Kriterien abfragen.

Anwesenheitsliste nach Abfrage

Suchmaske vor Abfrage

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Aktualisierungs-Intervall (in Minuten)

Hiermit kann festgelegt werden nach wie vielen Minuten sich die Anwesenheitsliste automatisch aktualisieren soll.

Durch Eingabe von 0 oder einer negativen Zahl wird die automatische Aktualisierung deaktiviert.

Ansicht

Mit diesem Parameter kann kann zwischen der Standard- und der Kompakt-Ansicht gewählt werden.

Standardansicht Anwesenheitsliste:

Kompaktansicht Anwesenheitsliste:

Filter

Mit diesem Parameter kann gezielt nach folgenden Kriterien gesucht werden: nur Anwesende, nur Abwesende, nur Fehlgrund, keine Einschränkung.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Resultat sofort anzeigen

Ist diese Option aktiviert, werden die gewählten Sucheinstellungen gespeichert und bei einem erneuten Aufruf der Anwesenheitsliste sofort das Ergebnis angezeigt.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Anwesenheitsliste zeigt die gewählte Gruppe, die Namen der Personen, die der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes Kreuz bei Abwesenheit, Fehlgrund), Informationen über die letzte Buchung, bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund (Urlaub, Krank, etc.) sowie die Dauer der Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, ...).

In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Keine Gruppierung" gewählt, wodurch eine alphabetische Liste der Mitarbeiter angezeigt wird.

In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Level 3" gewählt, wodurch die Mitarbeiter zusätzlich zur alphabetischen Sortierung auch noch in ihren jeweiligen Gruppen angezeigt werden - bis Ebene 3.

In der Zusammenfassung findet sich die Information über die Anzahl der angezeigten Angestellten.

2.4 Anträge

2.4.1 Zeitkorrektur

Allgemeines

Zeitkorrektur-Anträge werden verwendet, um vergessene, versäumte oder aufgrund anderer Umstände nicht getätigte Buchungen nachzuholen.

Der Benutzer muss Datum und Zeitraum der Korrekturbuchung in das Formular eintragen.

Möchte man Zeit nachträglich einbuchen, dann ist der Fehlgrund "Anwesend" anzugeben. Das Bemerkungs-Feld dient zur Erfassung eines Textes, der dem Entscheidenden die Bearbeitung erleichtern soll. Der in diesem Feld eingetragene Text erscheint später zusammen mit den Antragsdetails in der Liste Offene Anträge (zu finden unter dem Menüpunkt Workflow) beim Antragsteller und in der Liste Offene Aufgaben beim Genehmiger (Vorgesetzter).

Mögliche Fehlgründe für eine Zeitkorrektur sind:

Die Schaltfläche "Journal einblenden" dient hier als mögliche Hilfe beim Ausfüllen des Antrages, das Monatsjournal wird eingeblendet.

Der Antrags-Prozess wird über einen Klick auf die Schaltfläche "Prozess starten" gestartet und der Antrag zur Genehmigung an den Vorgesetzten geschickt. Dieser findet den Zeitkorrektur-Antrag unter dem Menüpunkt Workflow - Offene Aufgaben.


(In diesem Beispiel wird ein Zeitkorrektur Antrag für den 12.04.2019 gestellt. Der Mitarbeiter hat generell vergessen zu buchen und erstellt daher den Antrag für 08:00-12:30 und 13:00-16:00 Uhr. In der ersten Zeitspanne war er anwesend während er in der zweiten Periode Telearbeit geleistet hat.)

Nach dem Starten des Prozesses wird man zur Übersicht Offene Anträge weitergeleitet und sieht dort alle eigenen offenen Anträge chronologisch geordnet nach dem Zeitpunkt der Erstellung (nähere Infos siehe Offene Anträge).

Achtung: Falls für den aktuellen Tag eine Zeitkorrektur gestellt wird, muss bereits eine Buchung an dem Tag vorhanden sein, sonst ist keine Korrektur möglich.

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Vorgesetzter zur Genehmigung

Korrekturen - Prinzip: Überschreiben (gilt für alle Anträge die gestellt werden können)

Die Zeitkorrekturen werden nach dem Prinzip des Überschreibens angewandt:

Neue Buchungsintervalle sind stärker als bestehende Intervalle. Bei Überschneidung werden die bestehenden Intervalle gelöscht bzw. gekürzt. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Es zeigt bestehende Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Buchung korrigiert werden.

2.4.2 Storno Zeitkorrektur

Allgemeines

Storno Zeitkorrektur Anträge werden verwendet, um falsche Anwesenheitszeiten aus dem System zu löschen. Das heißt, dass ein Mitarbeiter - der zum Beispiel vergessen hat die Mittagspause zu buchen - diese über einen Storno Zeitkorrektur Antrag nachträglich einbuchen kann.
Ein Beispiel: ein Mitarbeiter arbeitet von 08:20 bis 16:40 und war von 13:00 bis 13:30 auf Mittagspause - hat aber vergessen diese zu buchen. Also ruft er den Storno Zeitkorrektur Antrag auf und trägt das entsprechende Datum und die Zeitspanne (13:00 - 13:30) ein. Da keine Genehmigung durch den Vorgesetzten notwendig ist, ist die Änderung sofort nach einem Klick auf Prozess starten im Journal sichtbar.

Der Benutzer muss Datum und Zeitraum der Korrekturbuchung in das Formular eintragen.

Der einzig mögliche Fehlgrund ist Abwesend, da eine falsch gebuchte Anwesenheit korrigiert werden soll.

Für andere Zeitkorrekturen (Arzt, Dienstgang, Diverse Fehlzeiten, Telearbeit) muss der Menüpunkt Zeitkorrektur verwendet werden!

Im Feld Bemerkung kann bei Bedarf ein Hinweis vermerkt werden, warum die Zeit korrigiert werden musste (z.B.: Vergessen Mittagspause zu buchen).

Die Schaltfläche "Journal einblenden" dient hier als mögliche Hilfe beim Ausfüllen des Antrages, das Monatsjournal wird eingeblendet.

Nach einem Klick auf "Prozess starten" wird Korrektur im System vorgenommen und man gelangt zur Übersicht Offene Anträge.

Genehmigungsweg

Antragsteller

Bei diesem speziellen Antrag gibt es keinen Genehmigungsweg, da der Antrag von niemandem genehmigt werden muss d.h. der Antrag wird durch den Klick auf Prozess starten abgeschickt und gleichzeitig genehmigt.

2.4.3 Fehlzeit

Allgemeines

Bitte die Hinweise unter Verhalten der Fehlgründe bez. ganztägiger Fehlgrund und Buchung am selben Tag beachten!

Der Fehlzeitantrag dient dazu, geplante halb- und ganztägige Fehlgründe in das Zeitwirtschaftssystem, unter Einhaltung eines definierten Genehmigungsweges, einzutragen.

Als Unterstützung kann der Benutzer seinen Kalender einblenden, um sich einen Überblick über die eigene Jahresplanung zu verschaffen.
Weiters kann auch der Gruppenkalender eingeblendet werden, welcher einen Überblick über die geplanten Fehlzeiten innerhalb der Abteilung bietet.
Der Kalender / Gruppenkalender lässt sich wieder ausblenden, indem man auf die Schaltfläche "Kalender ausblenden" / "Gruppenkalender ausblenden" klickt.

Nach dem Starten des Prozesses wird man zur Übersicht Offene Anträge weitergeleitet und sieht dort alle eigenen offenen Anträge chronologisch geordnet nach dem Zeitpunkt der Erstellung (nähere Infos siehe Offene Anträge).

Verhalten der Fehlgründe

Wenn an einem Tag, an dem ein ganztägiger Fehlgrund eingetragen ist, eine Buchung erfolgt, so werden folgende Fehlgründe nicht gelöscht:

Die folgenden Fehlgründe werden gelöscht und es erscheint nur mehr die Buchung im Journal:

Beispiele: 

- Urlaub  am 15.04.2019 und Buchung von 08:00-10:00 Uhr - sowohl der Fehlgrund als auch die Buchung werden im Journal angezeigt: 

Der Urlaubstag am 15.04.2019 bleibt trotz der Buchung von 08:00 - 10:00 (2 Stunden) bestehen. Die Istzeit wird um 2 Stunden erhöht.

- Krank am 01.04.2019 


Anschließend Buchung von 08:00 - 10:00 

Durch die Buchung von 08:00 - 10:00 wird der Fehlgrund Krank gelöscht. Auch auf die Summe hat dies Auswirkungen (da die Istzeit von 07:42 nicht erreicht wurde, wird die Summe entsprechend verringert).

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Vorgesetzter zur Genehmigung

Wissenswertes

Solange der Fehlzeitantrag unterwegs ist (= Status ungenehmigt), ist der Fehlgrund bereits rot im Kalender eingetragen.

Durch Klicken auf das "U" im Kalender erhält man detaillierte Informationen zum ungenehmigten Antrag:

Nachdem ein Antrag genehmigt wurde, erscheint der Fehlgrund an den betreffenden Tagen in schwarz, sämtliche arbeitsrelevanten Daten werden aktualisiert (z.B. Resturlaub oder verplanter Urlaub).

Durch Klicken auf das "U" im Kalender erhält man detaillierte Informationen zum genehmigten Antrag:

2.4.4 Fehlzeit Storno

Allgemeines

Fehlzeit Storno Anträge werden verwendet, um falsche ganz- oder halbtägige Abwesenheiten (Urlaub, Zeitausgleich, ...) aus dem System zu löschen. Das heißt, dass ein Mitarbeiter - der zum Beispiel seinen beantragten und bereits genehmigten Urlaub stornieren möchte, diesen über einen Storno Fehlzeit Antrag nachträglich aus dem System entfernen kann.
Ein Beispiel: ein Mitarbeiter hat einen genehmigten Urlaub von 03.04. bis 10.04. - kann diesen aber nicht antreten. Also ruft er den Storno Fehlzeit Antrag auf und trägt das entsprechende Datum (von 03.04. bis 10.04.) ein. Da keine Genehmigung durch den Vorgesetzten notwendig ist, ist die Änderung sofort nach einem Klick auf Prozess starten sofort im System sichtbar.

Der Benutzer muss Von- und Bis-Datum (von 03.04. bis 10.04.) in das Formular eintragen.

Der einzig mögliche Fehlgrund ist Anwesend, da eine ganz- oder halbtägige Abwesenheit storniert werden soll.

Im Feld Bemerkung kann bei Bedarf ein Hinweis vermerkt werden, warum die Fehlzeit storniert werden musste (z.B.: Verschieben des Urlaubs).

Die Schaltfläche "Kalender einblenden" dient hier als mögliche Hilfe beim ausfüllen des Antrages, der persönliche Kalender wird eingeblendet.

Die Schaltfläche "Gruppenkalender einblenden" dient hier als mögliche Hilfe beim ausfüllen des Antrages, der Gruppenkalender wird eingeblendet.

Nach einem Klick auf "Prozess starten" wird die Stornierung im System vorgenommen und man gelangt zur Übersicht  Offene Anträge.

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Vorgesetzter

Der Antrag wird dem Vorgesetzten zum Sichten (also eine Art zur Kenntnis nehmen) vorgelegt.

2.4.5 Sonderfehlzeit

Allgemeines

Der Sonderfehlzeitantrag dient, in Absprache mit dem Vorgesetzten, zur Erfassung von Sonderurlauben wie bei z.B.: Heirat, Geburt, Todesfall, Kur, etc.

Der tatsächliche Sonderurlaubsanspruch in Tagen bei z.B.: Heirat, Todesfall, Geburt, Wohnsitzwechsel, etc. ist abhängig vom jeweiligen Kollektivvertrag und kann nicht pauschal festgelegt werden!

Als Unterstützung kann der Benutzer seinen Kalender einblenden, um sich einen Überblick über die eigene Jahresplanung zu verschaffen.
Weiters kann auch der Gruppenkalender eingeblendet werden, welcher einen Überblick über die geplanten Fehlzeiten innerhalb der Abteilung bietet.
Der Kalender / Gruppenkalender lässt sich wieder ausblenden, indem man auf die Schaltfläche "Kalender ausblenden" / "Gruppenkalender ausblenden" klickt.

Nach dem Starten des Prozesses wird man zur Übersicht Offene Anträge weitergeleitet und sieht dort alle eigenen offenen Anträge chronologisch geordnet nach dem Zeitpunkt der Erstellung (nähere Infos siehe Offene Anträge).

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Vorgesetzter zur Genehmigung --> Personalabteilung / -verantwortlicher zur Genehmigung

Dieser Antrag wird nach dem Vorgesetzten auch dem Personalverantwortlichen zur Genehmigung vorgelegt um zu prüfen, ob ein begründeter Anspruch auf Sonderurlaub besteht und um die gewählte Dauer des Sonderurlaubs mit den festgelegten Grenzwerten im Kollektivvertrag zu vergleichen.

Der Vorgesetzte kann auch gleichzeitig der Personalverantwortliche sein - in diesem Fall ist der Antrag 2 mal zu genehmigen.

2.4.6 Krankmeldung

Allgemeines

Die Krankmeldung dient dazu, einen Kollegen krank zu melden. Wichtig zu erwähnen ist, dass Krankmeldungen nur für den aktuellen und den vorherigen Tag angemeldet werden können. Für länger zurückliegende Krankenstände muss ein Fehlzeitantrag gestellt werden.

Wichtig ist auch, dass der Fehlgrund "Krank" über diesen Antrag so lange automatisch gebucht wird, bis der Mitarbeiter zum ersten Mal wieder im System bucht.

Über die Schaltflächen Kalender / Gruppenkalender einblenden kann sich der Antragsteller seinen entsprechenden eigenen Kalender anzeigen lassen bzw. wieder ausblenden.

Nach dem Starten des Prozesses wird man zur Übersicht Offene Anträge weitergeleitet und sieht dort alle eigenen offenen Anträge chronologisch geordnet nach dem Zeitpunkt der Erstellung (nähere Infos siehe Offene Anträge).

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Personalabteilung / -verantwortlicher zum Sichten

Der Antrag wird dem Personalverantwortlichen zum Sichten (also eine Art zur Kenntnis nehmen) vorgelegt.

2.4.7 §20 AZG Außergewöhnliche Fälle

Allgemeines

Laut österreichischem Arbeitszeitgesetz beträgt die tägliche Höchstarbeitszeit derzeit 10 Stunden. Eine Überschreitung dieser Höchstarbeitszeit ist nur in begründeten Ausnahmefällen (siehe §20 Arbeitszeitgesetz) erlaubt.

Zu beachten ist auch, dass Arbeiten in außergewöhnlichen Fällen, bei denen diese Regelung nicht eingehalten werden kann, der Arbeitsinspektion schriftlich (binnen 4 Tagen) anzuzeigen sind!

Daher wird in der Personalwolke standardmäßig jene Zeit, die diese Grenze überschreitet gekappt (abgeschnitten) und als unbewertete Zeit im Journal ausgewiesen.

Mit Hilfe des Antrags §20 AZG Außergewöhnliche Fälle, kann diese unbewertete Arbeitszeit, die aufgrund eines gültigen Ausnahmefalls geleistet werden musste, wieder geltend gemacht werden..

Eine Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit wird im Journal wie folgt dargestellt:

Um die unbewertete (gekappte) Zeit in Höhe von 3:30 Stunden gutgeschrieben zu bekommen, muss vom Mitarbeiter der Antrag ausgefüllt und mittels Klick auf die Schaltfläche Prozess starten zur Genehmigung an den Vorgesetzten weitergeleitet werden:

Nach dem Starten des Prozesses wird man zur Übersicht Offene Anträge weitergeleitet und sieht dort alle eigenen offenen Anträge, chronologisch geordnet nach dem Zeitpunkt der Erstellung (nähere Infos siehe  Offene Anträge).

Genehmigt der Vorgesetzte schließlich den Antrag, so ist die tatsächliche Istzeit sofort im Journal ersichtlich - der automatische Pausenabzug bleibt bestehen.

Genehmigungsweg

Antragsteller --> Vorgesetzter zur Genehmigung

2.5 Workflow

2.5.1 Allgemeine Informationen

Die Menüpunkte, die durch die Menüleiste Workflow zusammengefasst sind, dienen zur Verfolgung des Verlaufes eigener und zur Bearbeitung zugewiesener Anträge, sowie als Archiv für abgeschlossene Anträge und erledigte Aufgaben.

In diesem Dokument wird die Bedienung der Filterfunktion und die Verlaufsansicht am Beispiel " offene Anträge" demonstriert. Die selben Optionen stehen allerdings auch unter den restlichen Menüpunkten dieses Unterpunkts zur Verfügung.

Bedienung der Filterfunktion

Anhand folgender Parameter (Suchkriterien) kann man dann nach dem gewünschten Antrag suchen:

Durch Anklicken der Schaltfläche "Aktualisieren" werden die Anträge entsprechend den Parametern durchsucht und angezeigt.

Möchte man die Filterkriterien nicht auf der Bildfläche haben, so klickt man auf die Schaltfläche "Filter ausblenden".

Soll in der Antragsübersicht die Spalte mit dem Prozessverlauf nicht angezeigt werden, so ist die Schaltfläche "Verlauf aus" anzuklicken. Möchte man die Spalte sehen, so ist "Verlauf ein" zu selektieren.

Verlaufsansicht

Hat man den gewünschten Antrag anhand der Filter-Parameter (Suchkriterien) gefunden, kann man diesen anhand des Info-Buttons (Spalte Details) noch genauer anschauen:

Durch einen Klick auf den Info-Button, werden folgende Informationen angezeigt:

2.5.2 Offene Aufgaben

Allgemeines

Für Entscheidungsträger (Vorgesetzer, Personal) dient dieser Menüpunkt zur Bearbeitung zugewiesener Anträge.

Beispiel: Person A ist Vorgesetzter von Person B. Person B stellt einen Zeitkorrektur Antrag. Person A sieht diesen Antrag unter dem Menüpunkt Offene Aufgaben (da Person A den Antrag von Person B genehmigen oder ablehnen muss). [ Person B sieht den Antrag unter dem Menüpunkt Offene Anträge ]

Bei der Bearbeitung der Anträge stehen 7 Optionen zur Auswahl:

Abhängig von Ihrer Funktion und Ihren Berechtigungen innerhalb des Systems stehen Ihnen eventuell nicht alle Optionen zur Verfügung. So scheint beispielsweise die Option "Genehmigen" nur bei Vorgesetzten auf, welche berechtigt sind, Urlaubsanträge zu genehmigen.

Nach dem Klick auf Genehmigen bzw. Ablehnen verschwindet der Antrag aus dieser Ansicht und wird in die Ansicht erledigte Aufgaben verschoben.

Eine genauere Beschreibung zu den Filterfunktionen und der Detailsansicht (durch Anklicken des blauen Info-Buttons / des Buttons Details) finden Sie im Kapitel Workflow / Allgemeine Informationen.

Praktische Funktion: Kommentieren


(In diesem Beispiel sieht man, dass Rudi Renner einen Kommentar hinzugefügt hat)

2.5.3 Offene Anträge

Allgemeines

Unter diesem Menüpunkt hat der Antragsteller die Möglichkeit eine Übersicht über den Status seiner aktuell gestellten Anträge, die sich noch auf dem Genehmigungsweg befinden, zu bekommen.

In dieser Ansicht hat der Antragsteller die Möglichkeit seinen gestellten Antrag zu

In obigem Screenshot ist ersichtlich, dass

Eine genauere Beschreibung zu den Filterfunktionen und der Detailsansicht (durch Anklicken des blauen Info-Buttons  / des Buttons Details) finden Sie im Kapitel Workflow / Allgemeine Informationen.

2.5.4 Archiv

2.5.4.1 erledigte Aufgaben

Allgemeines

Unter diesem Menüpunkt haben Entscheidungsträger (Vorgesetzter, Personal) die Möglichkeit, eine Übersicht über die durch sie bearbeiteten / abgeschlossenen Anträge zu bekommen.

Die Ansicht gleicht im Wesentlichen jener der Offenen Aufgaben allerdings mit dem Unterschied, dass in den erledigten Aufgaben nur abgeschlossene Anträge angezeigt werden, die nicht mehr weiter bearbeitet werden können. Diese Ansicht stellt eine Art Archiv dar, das lediglich zur Dokumentation der erledigten Aufgaben dient.

In obigem Screenshot ist ersichtlich,

Eine genauere Beschreibung zu den Filterfunktionen und der Detailsansicht (durch Anklicken des blauen Info-Buttons  / des Buttons Details) finden Sie im Kapitel Workflow / Allgemeine Informationen.

2.5.4.2 abgeschlossene Anträge

Allgemeines

Unter diesem Menüpunkt hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Übersicht der von ihm selbst erstellten und bereits abgeschlossenen (genehmigt / abgelehnt durch einen Entscheidungsträger) Anträge zu bekommen. Das Archiv zeigt hierbei die erledigten Anträge für eine definierte Zeitspanne in die Vergangenheit an.

In obigem Screenshot ist ersichtlich,

Sichten bedeutet in diesem Fall so etwas wie "zur Kenntnis genommen" - dieser Schritt ist dazu notwendig, dass Wollein Franz bei dem Sonderfehlzeitantrag sicher sein kann, dass Honig Helga die Ablehnung auch mitbekommen hat. Im Falle der Krankmeldung wird "nur" gesichtet, da eine Krankmeldung per Telefon / E-Mail / etc. bzw. eine Krankmeldung generell nicht abgelehnt werden kann.

Eine genauere Beschreibung zu den Filterfunktionen und der Detailsansicht (durch Anklicken des blauen Info-Buttons / des Buttons Details) finden Sie im Kapitel Workflow / Allgemeine Informationen.

2.6 Administration

2.6.1 Berechtigungskonzept

Im Modul Time gibt es grundsätzlich drei sogenannte "lose Gruppen". Benutzer können diesen Gruppen hinzugefügt werden, um unkompliziert innerhalb des Systems gewisse Aktionsberechtigungen zu erlangen, beispielsweise die für die klassische Zeitbuchung, aber auch für erweiterte Management-Reports. Die Anzahl sowie die spezifischen Gruppennamen- und Berechtigungen können auch in der Personalwolke von Unternehmen zu Unternehmen variieren, standardmäßig sind aber diese drei Typen vertreten:

Personalwolke Time:

PB-ALLE

PB-ALLE + PB-Management

PB-ALLE + PB-Admin

Standard-Gruppe - dieser Gruppe MUSS jeder Benutzer zugewiesen werden!

Management-Gruppe - Benutzer, die dieser Gruppe hinzugefügt werden, erhalten zusätzliche Menüpunkte für die Auswertung von Mitarbeitern des Unternehmens -  Konten Auswertung,  Kalenderübersicht,  Jahreskalender und  Statistik.

Administratoren-Gruppe - Benutzer, die dieser Gruppe hinzugefügt werden, erhalten zusätzliche Menüpunkte für die Verwaltung des  Organigramms, der  Personen,  Gruppen und  Rollen sowie die Möglichkeit  Benutzer umschalten um den Webdesk aus der Sicht des gewählten Benutzers zu betrachten.

Natürlich ist es auch möglich, einen Benutzer in alle losen Gruppen hinzuzufügen und somit dem Benutzer die Administrations- UND Management-Menüpunkte freizuschalten oder es wird ein einfacher Standardbenutzer erzeugt der nur der losen Gruppe PB-ALLE hinzugefügt wird.

Einen Spezialfall stellt der Menüpunkt Zeitwirtschaft --> Korrektur-Client dar. Nur Personen, welche die Rolle Personal zugewiesen haben, können (unabhängig von den losen Gruppen denen sie hinzugefügt sind) über diesen Korrektur-Client Buchungen verändern. In manchen Fällen erfassen auch Standard-User ihre Arbeitszeiten im Korrektur-Client. In diesem Fall ist die Zuweisung zur Gruppe "PB-Alle" ausreichend.

2.6.2 Organigramm

Allgemeines

Die Organisationsstruktur erlaubt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Gruppen (Abteilungen) und ist hierbei das oberste organisatorische Element für alle Gruppen, welche denselben Typ haben. Meist ist hierbei von hierarchischen Strukturen, wie z.B. dem Organigramm die Rede. Die hierarchischen Strukturen spielen bei der Abfrage div. Listen und Darstellungen eine wesentliche Rolle (z.B. Abfrage einer Anwesenheitsliste, Managementlisten, ...). Es können aber auch Organisationsstrukturen angelegt werden, welche in keiner hierarchischen Beziehung zueinander stehen sogenannte lose Gruppen (mehr Informationen dazu unter Berechtigungskonzept).

Eine Organisationsstruktur hat eine der folgenden Organisationstypen zugeordnet:

Die hierarchische Aufbauorganisation wird in einem Organigramm des Unternehmens (Mandanten) dargestellt. Diese Hierarchie bestimmt die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander. Hierzu kann eine oberste Gruppe (Abteilung) in der Organisationsstruktur definiert werden (z.B. Vorstand). Weiters bestimmen übergeordnete bzw. untergeordnete Gruppen (Einteilung im Menüpunkt Gruppen) das Aussehen des Organigramms und das Verhältnis der Gruppen zueinander.

Eine Person kann zu einem Zeitpunkt nur einer hierarchischen Gruppe angehören (jedoch zusätzlich auch noch Mitglied in diversen losen Gruppen sein)!

Der Organisationstyp "Lose Gruppe" dient für Gruppen ohne einen systematischen Organisationszweck. Bei den losen Gruppen besteht also keine hierarchische Beziehung der Gruppen zueinander. Beispiele für solche Gruppen ergeben sich aus den Notwendigkeiten einzelner Anwendungsmodule, die Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien zu gruppieren, z.B. Pauschalisten, alle männlichen Mitarbeiter, alle Lehrlinge, etc. 

Ein Mitarbeiter kann zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein.

Stellvertretung

Nähere Infos sind unter Rollen zu finden!

Organigramm - Suchmaske

Unter dem Menüpunkt Organigramm verbirgt sich eine Suchmaske mit der das Organigramm nach verschiedenen Kriterien durchsucht bzw. dargestellt werden kann.

Die Abfrage wird mit einem Klick auf Start ausgeführt.

Über Suchmaske anzeigen können die Parameter der Suche angepasst werden zum Beispiel wie folgt:

Die Änderung der Parameter ergibt folgendes Organigramm:

Hier sieht man nun eindeutig, die einzelnen Gruppen und Mitarbeiter des Unternehmens. In der rechten Hälfte des Organigramms wird angezeigt, wer für die jeweilige Person / Gruppe die Rolle Vorgesetzter" übernimmt d.h.: für die Gruppe PB-SUP (Support) ist "Honig Helga" die Vorgesetzte - so wie für alle anderen Personen / Gruppen des Unternehmens. Gelb markiert ist der Name "Golf Rolf" auf Grund des Suchbegriffs "Golf".

In den folgenden 3 Kapiteln wird eine sehr übersichtliche Methode der Rollen / Gruppen / Personen Wartung vorgestellt.

Praktische Funktionen - Rollen

Hat man bei der Suchabfrage Rollen ausgewählt, die angezeigt werden sollen (in diesem Fall Vorgesetzter) dann kann mit einem Rechtsklick auf den Rollennamen ein Menü aufgerufen werden um diese Rolle direkt zu bearbeiten - d.h. also direkt zur Administrationsseite der Rolle zu springen.

Praktische Funktionen - Gruppen

Mit einem Rechtsklick auf den Gruppennamen lässt sich ein Menü aufrufen über das folgende Funktionen aufgerufen werden können:

Praktische Funktionen - Personen

Mit einem Rechtsklick auf eine Person lässt sich ein Menü aufrufen, mit dem folgende Funktionen bedient werden können:

2.6.3 Personen

Allgemeines

Die Personenverwaltung umfasst alle auswertbaren Mitarbeiter des Unternehmens, sowie alle Benutzer des Mitarbeiterportals. Diese beiden Mengen von Personen müssen nicht unbedingt deckungsgleich sein.  Grundsätzlich muss aber jede Person, welche über die Berechtigungsstrukturen des Webdesk auswertbar werden soll, als Stammsatz im Webdesk vorhanden sein.

Je nach Bedarf können hier alle aktiven, aber auch ausgetretenen Mitarbeiter verwaltet werden.

Die Personenstammdaten erfüllen 2 Funktionen:

In der Personenverwaltung werden alle Personenstammdaten erfasst und verwaltet wie z.B. Benutzername, Personalnummer, welcher Gruppe (Abteilung) der Mitarbeiter zugeordnet ist, welche Rollen er inne hat und auch wer für diesen Mitarbeiter verantwortlich (Vorgesetzter, Personal) ist. Hier werden ebenfalls die Passwörter verwaltet.
Neue Gruppenzuordnungen können hier ebenso vorgenommen werden, wie die Zuweisung neuer Rollen.

Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt immer nur genau einer hierarchischen Gruppe, jedoch mehreren losen Gruppen zugeordnet sein!

Aktive / Nicht-aktive Mitarbeiter

Bei den Mitarbeitern kann zwischen aktiven und nicht-aktiven Mitarbeitern unterschieden werden.
Aktive Mitarbeiter sind alle Mitarbeiter mit Webdesk Zugang, sie sind voll auswertbar. Nicht-aktive Mitarbeiter haben keinen Zugang zum Webdesk, können nicht über Benutzer umschalten-Funktion erreicht werden , sind jedoch voll auswertbar. Nicht-aktive Mitarbeiter können beispielsweise Mitarbeiter sein, welche in einer Werkshalle arbeiten und keinen fixen Arbeitsplatz bzw. PC haben. Hier können die Zeiterfassung und Korrekturen über eine übergeordnete Person (z.B. Schicht-, Team- oder Werksleiter etc.) erfolgen.

Die Kennzeichnung der Mitarbeiter als aktiv oder nicht-aktiv erfolgt im Personenstammblatt.

Neueintritte / Austritte

Das Anlegen neu eingetretener Mitarbeiter erfolgt direkt im Webdesk über den Menüpunkt Neue Person.
Beim Neuanlegen prüft ein Lizenzprüfmechanismus im Hintergrund die Lizenzverfügbarkeit. Bei Überschreitung der verfügbaren Webdesk Lizenzen erfolgt eine entsprechende Meldung. Neu eingetretene Mitarbeiter können beim Anlegen als aktiv oder nicht-aktiv gekennzeichnet werden.

Bei ausgetretenen Mitarbeitern bestehen folgende Möglichkeiten:

 Zu beachten ist hier, dass es vom Gesetzgeber vorgesehen ist, die Daten für gewisse Zeit zu archivieren. Um diesen Punkt kümmert sich der Webdesk automatisch und es ist kein Eingriff ihrerseits notwendig.

Historisierung

Die Historisierug der Mitarbeiter-Daten bezieht sich lediglich auf die Auswertungsmöglichkeiten, und ist dazu gedacht, ausgetretene Mitarbeiter und Gruppenwechsel zu berücksichtigen. Dies gewährleistet die Möglichkeit einer historisch korrekten Gruppenzuordnung bei Abteilungswechseln.

2.6.3.1 Übersicht

Allgemeines

Unter dem Menüpunkt Personen findet sich eine Übersicht aller angelegten Personen (Mitarbeiter) für Ihren Mandanten (Firma).

Folgende Spalten sind in der Liste enthalten

Personenstammblatt

Durch einen Klick in eine Zeile bzw. auf das  Editieren-Symbol gelangt man zum Personenstammblatt wo den Mitarbeiter betreffende Daten geändert / der Mitarbeiter gelöscht werden kann. Eine Erklärung der einzelnen Felder und Tabs (Reiter) ist unter Neue Person zu finden.

Passwort ändern

Wenn das Passwort über die Personalwolke verwaltet wird kann das Passwort per über den Button "Passwort zurücksetzen" auf den Benutzernamen zurückgesetzt werden (hier muss Groß- und Kleinschreibung beachtet werden). Bei seinem nächsten Login wird der User aufgefordert sein Passwort zu ändern.

Sortierungs- / Suchoptionen

Diese Liste kann mit Hilfe der Dreiecke () auf- bzw. absteigend und nach verschiedensten Kriterien frei sortiert werden (Nachname, Vorname, Gruppe, Benutzername, Personalnummer, TA-ID, Aktiv, Gültig von).

Zusätzlich bieten die weißen Textfelder am Beginn der Liste eine Möglichkeit die angezeigten Datensätze nach verschiedenen Kriterien einzuschränken z.B.: Nachname "ren" zeigt nur Personen deren Nachnamen "ren" beinhalten (ren in das Textfeld eingeben und Suche mit Enter / Eingabe Taste /  anklicken starten). Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen einfach den Suchbegriff aus dem entsprechenden Feld löschen und erneut Enter / Eingabe Taste drücken bzw. anklicken.

Praktische Funktionen

Durch Klicken eines der 3 Symbole im rechten oberen Bereich  öffnet sich folgendes Dialog Feld um die Daten, die in dem gewählten Medium (Druck, PDF, Excel) angezeigt werden sollen, näher zu spezifizieren:

Ausgabebereich

In neuem Fenster öffnen

Diese Funktion ist auch praktisch, wenn man eine Liste der Mitarbeiter, eventuell nach diversen Kriterien gefiltert, exportieren möchte. Hierfür bietet sich das Excel Format an.

2.6.3.2 Neue Person

2.6.3.3 Personen_01_ALL_Allg_PwMgmt_PersVerw_GrHier

Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neue Person" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gestartet.

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Nach Eingabe von Vorname und Nachname muss unter Mandant die eigene Firma und danach noch eine Gruppe welcher die Person angehören soll ausgewählt werden.

Hinweis: Prinzipiell sollten VOR der Anlage von Personen die benötigten hierarchischen Gruppen (Abteilungen) angelegt werden, da ein neuer Mitarbeiter direkt zugeordnet werden muss!

Wichtig: Nach dem Speichern der Person MUSS diese unter dem neu erscheinenden Reiter Gruppen (vor dem Speichern nicht sichtbar) noch zumindest der losen Gruppe "xxx-ALLE" hinzugefügt werden. Ansonsten steht dem Benutzer kein Menübaum nach dem Login zur Verfügung!

Nach der Auswahl des Mandanten werden die Felder Benutzername und Personalnr automatisch mit unveränderlichen mandantenspezifischen Präfixen ausgefüllt (in diesem Beispiel "pp" und "0002"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Benutzername und Personalnr frei wählbar - müssen aber innerhalb des Unternehmens eindeutig sein.

ZEF Stammsatznr wird automatisch vom System befüllt und ist nicht veränderbar.

E-Mail-Benachrichtigung regelt, ob der Benutzer ein E-Mail bekommen soll, wenn bei ihm neue Anträge zur Genehmigung / Sichtung vorliegen

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, nur aus der Sicht des Stellvertreters

Stellvertreter darf genehmigen Aktiviert / Deaktiviert die Stellvertreterregelung d.h. der Stellvertreter ist berechtigt / nicht berechtigt Anträge zu genehmigen

E-Mail die E-Mail Adresse des Benutzers an die die Benachrichtigungen zugestellt werden

Die übrigen Felder sind wie bereits erwähnt optional und selbsterklärend

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann die Person durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Person 'Mustermann Max' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Erst jetzt kann durch einen Klick auf den Button Passwort zurücksetzen das Kennwort für den Benutzer auf das Standardkennwort (=Benutzername) zurückgesetzt werden. Beim ersten Login des Benutzers muss dieses geändert werden.

Password-Management

Nach dem Speichern einer Person kann mittels Passwort zurücksetzen das Passwort des Benutzers auf das Standardpasswort gesetzt werden.

Hinweis: Das Standardpasswort entspricht dem Benutzernamen inkl. Präfix (Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss nach dem ersten Login geändert werden!

Mit Passwort zurücksetzen kann das Passwort auf das Standardpasswort gesetzt werden.

Personenverwaltung

Nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen die Zusatzreiter Gruppen, Rollen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber und Module.

Reiter: Gruppen

Unter Gruppen kann die Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe geändert (Organigramm) und die Zuordnung zu einer Losen Gruppe hinzugefügt werden.

Hierarchische Gruppen

Hier sieht man, dass der ausgewählte Benutzer aktuell im Organigramm PB der Gruppe PB-SUP (Support) zugeordnet ist. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Unter Neue Gruppe kann eine andere Gruppe ausgewählt und eine Zeitspanne für die Gültigkeit der Gruppenzugehörigkeit definiert werden. Der Haken bei mit Vergangenheit bestimmt ob in der Liste der Gruppenzugehörigkeiten auch bereits abgelaufene (vergangene) Gruppenzugehörigkeiten angezeigt werden sollen.

Als Beispiel: Hr. Müller arbeitet bis 02.05.2013 in der Gruppe PB-ENTW und soll ab 03.05.2013 der Gruppe PB-VERTR angehören. Um dies automatisch zu realisieren kann bereits jetzt das Gültig bis Datum auf 02.05.2013 geändert und unter neue Gruppe die Gruppe PB-VERTR mit Gültig von 03.05.2013 gespeichert werden. Dadurch erfolgt der Gruppenwechsel automatisch zum angegebenen Stichtag.

Hinweis: Eine Person kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied in genau EINER hierarchischen Gruppe sein!

2.6.3.4 Personen_02_TimeBase_LoseGruppen_Rollen

Lose Gruppen

Unter Lose Gruppen kann die Zugehörigkeit zu mehreren nicht hierarchisch aufgebauten Gruppen festgelegt werden. Die Anzahl der losen Gruppen denen der Mitarbeiter zugeordnet sein kann ist unbegrenzt.

Hinweis: Der Benutzer muss auf jeden Fall der losen Gruppe xx-ALLE zugeordnet werden - ansonsten steht nach dem Login kein Menübaum zur Verfügung!


(In diesem Screenshot sind die 3 Standard Losen-Gruppen zu sehen. Der neue Benutzer muss ZUMINDEST der Gruppe xx-ALLE (PB-ALLE) zugeordnet werden)

Um dem Benutzer zusätzliche Rechte (auch in den Modulen Project-Time und Travel) zu gewähren muss er auch noch zu einer der folgenden losen Gruppen hinzugefügt werden!

Wir wählen die Gruppe PP-ALLE aus und klicken auf Speichern. Dadurch wird der Mitarbeiter der losen Gruppe PP-ALLE zugeordnet.

Zusammenfassend kann man sagen, dass bei der Neuanlage einer Person bezüglich den Gruppen / Rollen die folgenden Dinge beachtet werden müssen:

Die Rollenvergabe für Vorgesetzte und Personal wird im nächsten Abschnitt erklärt.

Reiter: Rollen

Unter Rollen findet sich eine Übersicht der dieser Person zugeordneten Rollen im Unternehmen. Im folgenden Screenshot ist ersichtlich, dass der Person noch keine Rolle zugeordnet wurde.

Soll dem Mitarbeiter jetzt noch eine weitere Rolle (Vorgesetzter, Personal) zugeordnet werden, geschieht dies mittels Klick auf die Schaltfläche Neuer Rolleninhaber.

Bsp.: Neue Rollenzuordnung "Vorgesetzter", Kompetenzziel: Gruppe, "PP-SUP (Support)" - das bedeutet, dass die Person die Rolle Vorgesetzter für die Gruppe PB-SUP ausübt d.h. alle Anträge die von einer Person aus der Gruppe PB-SUP gestellt werden und einer Genehmigung / Sichtung durch die Rolle Vorgesetzter bedürfen landen bei dieser Person. Ebenso könnte natürlich statt der Gruppe auch eine spezielle Person festgelegt werden. Dann gilt die Rolle Vorgesetzter nur für jene Person die definiert wurde.

Einer Person können mehrere Rollen mit verschiedenen Kompetenzzielen zugeordnet werden!

Mit einem Klick auf Speichern wird festgelegt, dass der Mitarbeiter ab jetzt Vorgesetzter der Gruppe PP-SUP (Support) ist.

Die zugewiesenen Rollen können dem Benutzer mittels Löschen  / Bearbeiten  auch wieder entzogen / geändert werden.

2.6.3.5 Personen_03_ALL_Aktionsberechtigungen

Reiter: Aktionsberechtigungen

Unter Aktionsberechtigungen kann nichts verändert werden.

Der guten Ordnung halber sei aber erwähnt, dass hier die von den Mitgliedern der Gruppe aufrufbaren Aktionen angezeigt werden.

2.6.3.6 Personen_04_TimeBase_Kompetenzbereich

Reiter: Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

In diesem Reiter findet man eine Übersicht der Personen die für den Benutzer "zuständig" sind wie beispielsweise in Personalfragen "Gschaftig Gunter" und die Vorgesetzte "Honig Helga".

2.6.3.7 Personen_05_ALL_Module

Reiter: Module

Reisen

Unter dem Reiter Reisen können Fahrzeuge hinzugefügt werden. Diese Fahrzeuge können von der Person (bei Verwendung des Travel-Moduls) im Reiter Kilometergeld der Reiseabrechnung ausgewählt werden. Es entsteht somit die Möglichkeit, ein virtuelles Fahrtenbuch zu führen. Nach einem Klick auf den Button Hinzufügen erscheint folgende Maske: 

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Nach dem Ausfüllen dieser Maske muss die Eingabe mit einem Klick auf den Speichern Button übernommen werden.Es können beliebig viele Fahrzeuge pro Person hinzugefügt werden.Mit dem  - Button (neben dem Feld Gültig bis) können hinzugefügte Fahrzeuge wieder entfernt werden.

Groupware

Wenn das optionale Groupware-Modul bestellt wurde, kann hier überprüft werden ob die Verbindung zum Groupware-System (derzeit werden Microsoft Exchange, LotusNotes und ZIMBRA unterstützt) funktionstüchtig ist. Es können keine Änderungen vorgenommen werden - dieser Reiter bietet lediglich eine Status-Ansicht. 

Zeiterfassung

Um die Zeiterfassung für den Benutzer zu aktivieren muss in dieser Ansicht der Haken bei Zeiterfassung aktivieren gesetzt werden. Im Anschluss daran muss eines der vorgegebenen Wochenprogramme ausgewählt werden!

Nach Setzen des Hakens und der Auswahl eines Wochenprogramms werden die Einstellungen mit Speichern gesichert.

Tagesabrechnung

Mit dem Button Tagesabrechnung kann eben diese gestartet werden. Nach dem Klick auf den Button wird ein Fenster geöffnet in dem weitere Einstellungen getroffen werden müssen:

Mit einem Klick auf "Tagesabrechnung starten" wird die Tagesabrechnung gemäß den gewählten Einstellungen gestartet.

Stammdaten

Im Anschluss daran, sollten unter Stammdaten im unteren Drittel des Fensters noch einige Einstellungen getroffen werden:

Details zu den Einstellungen finden Sie in dem folgenden PDF:  Feldbeschreibung Stammsatz

2.6.4 Gruppen

Allgemeines

Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten, welche verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen können:

Die Zuordnung der Gruppe zur Organisationsstruktur gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (in der Personalwolke als "Organigramm XXXX" bezeichnet, wobei XXXX dem Mandantenkürzel entspricht) oder eine lose Gruppe handelt.

Hierarchische Gruppe

Ist die Gruppe Teil einer hierarchischen Aufbauorganisation (Organigramm XXXX), so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung:  Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe in der Struktur" bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt.
Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen haben.

Lose Gruppen

Bei den nicht-hierarchischen (losen) Gruppen handelt es sich um Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h., dass diese Gruppen keine hierarchischen Beziehungen zueinander haben, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, Teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können zu mehreren losen Gruppen zeitgleich zugeordnet sein.

In der Personalwolke sind, je nach Account Typ (TimeFree, TimeBase, TimeProfessional) standardmäßig lose Gruppen von Beginn an angelegt, über die die Möglichkeiten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter gesteuert werden.

TimeFree
TimeBase & TimeProfessional

Jeder Mitarbeiter MUSS zur Gruppe XXXX-ALLE (wobei das XXXX für das jeweilige fix vergebene Mandantenkürzel steht) hinzugefügt werden.

Durch hinzufügen zu einer oder beiden anderen losen Gruppen können dem Mitarbeiter zusätzliche Rechte gewährt werden.

Gruppenmitgliedschaft u. Gruppenwechsel

Mitglieder von Gruppen sind Personen. Bei hierarchischen Gruppen muss zu einem Zeitpunkt eine Person genau EINER Gruppe zugeordnet sein. Die Zuordnung einer Person zu einer hierarchischen Gruppe bewirkt, dass diese Person die Mitgliedschaft bei seiner bisherigen hierarchischen Gruppe verliert.
Handelt es sich bei der Gruppe um eine lose Gruppe, so ist es Personen möglich, gleichzeitig Mitglied mehrerer solcher Gruppen zu sein!

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu einer Gruppe kann im Voraus geplant werden, indem man das Datum der Gültigkeit des jeweiligen Mitarbeiters in einer Gruppe bestimmt. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B) zugeteilt werden soll.

Rollen

Den selbst erstellten Gruppen können Rollen zugeordnet werden. Alle Mitarbeiter dieser Gruppe sind dann Inhaber der zugeordneten Rolle(n) (Vorgesetzter, Personal).

2.6.4.1 Übersicht

Allgemeines

Unter dem Menüpunkt Gruppen findet sich eine Übersicht aller angelegten Gruppen (Abteilungen) für Ihren Mandanten (Firma).

Kurzname - der Kurzname der Gruppe inkl. Präfix (muss eindeutig sein!)
Name - der (Lang-)Name der Gruppe
Beschreibung - Beschreibung der Gruppe (optional)
Mandant - die Firma der die Gruppe zugeordnet ist
Organisationsstruktur - handelt es sich um eine hierarchische (Organigramm XX) oder eine lose Gruppe (Lose Gruppen)
Gültig von / Gültig bis - Zeitraum in welchem diese Gruppe existiert (beispielsweise könnte bei einer Gruppe, welche aus nur einer Person besteht, das Gültig bis Datum auf das Vertragsende Datum dieser einen Person gesetzt werden - somit passiert das Entfernen der Gruppe aus dem Organigramm automatisch)

Sortierungs- / Suchoptionen

Diese Liste kann mit Hilfe der blauen Dreiecke () nach verschiedensten Kriterien sortiert werden (Kurzname, Name, Beschreibung, Mandant, Organisationsstruktur, Gültig von, Gültig bis).

Zusätzlich bieten die weißen Textfelder am Beginn der Liste eine Möglichkeit die angezeigten Datensätze nach verschiedenen Kriterien einzuschränken z.B.: Kurzname "SUP" zeigt nur Gruppen deren Kurzname "SUP" enthält. (er in das Textfeld eingeben und Suche mit Enter / Eingabe Taste /  anklicken starten). Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen einfach den Suchbegriff aus dem entsprechenden Feld löschen und erneut Enter / Eingabe Taste drücken bzw. anklicken.

Praktische Funktionen

Durch Klicken eines der 3 Symbole im rechten oberen Bereich  öffnet sich folgendes Dialog Feld um die Daten, die in dem gewählten Medium (Druck, PDF, Excel) angezeigt werden sollen, näher zu spezifizieren:

Ausgabebereich

In neuem Fenster öffnen

Diese Funktion ist auch praktisch, wenn man eine Liste der Mitarbeiter, eventuell nach diversen Kriterien gefiltert, exportieren möchte. Hierfür bietet sich das Excel Format an.

2.6.4.2 Neue Gruppe

2.6.4.3 Gruppen_01_ALL_Allg_UeberGr_UnterGr

Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neue Gruppe" wird der Prozess zum Anlegen einer neuen Gruppe (Abteilung) gestartet.

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Mandant bezeichnet die eigene Firma
Organisationsstruktur legt fest, ob die neue Gruppe in die hierarchische Struktur (Organigramm XXXX) eingegliedert oder ob eine Lose Gruppe (Lose Gruppen) angelegt werden soll.
Kurzname bezeichnet die Abkürzung der neuen Gruppe inkl. fix vorgegebenem Präfix (z.B.: Neu für Wiener Neustadt)
Name ist die frei wählbare aussagekräftige Bezeichnung der Gruppe
Beschreibung ist eine Beschreibung der Gruppe (optional)

Nach einem Klick auf Speichern ist die Gruppe angelegt und es müssen weitere Einstellungen in den Reitern Übergeordnete Gruppe, Untergruppen, Rollen, Personen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber getroffen werden.

Der Haken bei Höchste Ebene [NUR bei hierarchischen Gruppen] muss für genau 1 angelegte Gruppe gesetzt werden. Diese stellt dann die oberste Gruppe (Wurzel) im Organigramm dar. Ihr sind alle anderen Gruppen untergeordnet.

Reiter: Übergeordnete Gruppe

[Dieser Reiter steht nur bei hierarchischen Gruppen zur Verfügung]

Unter Übergeordnete Gruppe wird festgelegt, wo in der Hierarchie, des Unternehmens, diese neue Gruppe einzuordnen ist. Dazu erfolgt ein Klick auf Gruppenzuordnung. Anschließend wird unter Neue Übergeordnete Gruppe jene Gruppe ausgewählt, die direkt über der neu erstellten Gruppe stehen soll.

In diesem Beispiel soll Gruppe PP-SUP (Support) unterhalb der Gruppe PP-BAS (Basis Services) eingeordnet werden.

Mit Gültig von und Gültig bis kann diese Eingliederung zeitlich begrenzt werden beispielsweise in dem Fall, dass die Gruppe nur 1 Mitarbeiter mit einem zeitlich begrenzten Vertrag hat. Die Checkbox mit Vergangenheit dient dazu, bereits abgelaufene Gruppenzuordnungen anzuzeigen wenn gewünscht. Mit einem Klick auf Speichern werden die Änderungen übernommen.

Wichtig zu erwähnen ist hierbei noch, dass eine hierarchische Gruppe immer nur genau eine andere hierarchische Gruppe als direkte übergeordnete Gruppe haben kann!

Reiter: Untergruppen

[Dieser Reiter steht nur bei hierarchischen Gruppen zur Verfügung]

Unter Untergruppen können jene Gruppen festgelegt werden, die in der Hierarchie, des Unternehmens, unterhalb der aktuellen Gruppe angesiedelt sein sollen. Zu beachten ist hierbei, dass die Gruppen, welche in diesem Reiter hinzugefügt werden automatisch die aktuelle Gruppe als übergeordnete Gruppe zugewiesen bekommen. Im Normalfall ist dieser Reiter leer und es wird nur unter Übergeordnete Gruppe eine übergeordnete Gruppe angelegt und dadurch ergibt sich automatisch welche Gruppen in der Hierarchie weiter unten stehen.

2.6.4.4 Gruppen_02_TimeBase_Rollen

Reiter: Rollen

Unter Rollen, kann der Gruppe eine gewisse Rolle (Vorgesetzter, Personal) zugewiesen werden, die dann allen Mitarbeitern, die der Gruppe hinzugefügt werden, ebenfalls zugewiesen wird. Dazu erfolgt ein Klick auf Rollenzuordnung.

Unter Rolle wählt man durch einen Klick auf die gewünschte Rolle aus (in diesem Fall Personal). Unter Kompetenzziel hat man die Möglichkeit eine Person oder eine Gruppe auszuwählen, für die die aktuelle Gruppe die ausgewählte Rolle ausüben soll.

Ein Beispiel: Wählt man als Rolle Personal und als Kompetenzziel Person dann ist die aktuelle Gruppe in Personalfragen zuständig für die gewählte Person XYZ. Das heißt alle Mitglieder dieser Gruppe sind in Personalfragen betreffend Person XYZ zuständig.

Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Gültigkeitszeitraum für die Rollenzuordnung festgelegt werden. Ein Klick auf Speichern sichert die Einstellungen.

Mittels Löschen  und Bearbeiten  kann die gewählte Rolle aus der Gruppe gelöscht oder die angezeigten Einstellungen bearbeitet werden.

2.6.4.5 Gruppen_03_ALL_Pers_Aktionsber

Reiter: Personen

Unter Personen wird festgelegt, welche Personen dieser Gruppe angehören sollen. Hierbei ist es wichtig zu erwähnen, dass die Personen die zu der Gruppe hinzugefügt werden zusätzlich zu ihren eigenen Rollen auch die Rollen der Gruppe zugewiesen bekommen. Nach einem Klick auf Personenzuordnung kann eine neue Person mittels ausgewählt werden. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person dieser Gruppe zugewiesen ist. Eine Person kann immer nur in EINER hierarchischen Gruppe gleichzeitig Mitglied sein aber in beliebig vielen Losen Gruppen.

Nach einem Klick auf Speichern wurde die Person der Gruppe hinzugefügt. Unter Aktiv wird angezeigt, ob die Person freigeschalten (Haken) oder gesperrt (kein Haken) ist. Dies kann im Menüpunkt Person direkt bei der entsprechenden Person durch setzen / löschen des Hakens bei Aktiv geändert werden.

Mittels Löschen  und Bearbeiten  kann die gewählte Person aus der Gruppe gelöscht oder die Gültigkeitszeitspanne bearbeitet werden.

Reiter: Aktionsberechtigungen

Unter Aktionsberechtigungen kann nichts verändert werden.

Der guten Ordnung halber sei aber erwähnt, dass hier die von den Mitgliedern der Gruppe aufrufbaren Aktionen angezeigt werden.

2.6.4.6 Gruppen_04_TimeBase_Kompetenzbereich

Reiter: Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Unter Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber ist eine Übersicht jener Rolleninhaber zu finden, die Berechtigungen für diese Gruppe vorweisen können.

(In diesem Fall ist der Vorgesetzte der Gruppe Ernst Ludwig und der Personal Verantwortliche für diese Gruppe Renner Rudi.)

2.6.5 Rollen

Allgemeines

Eine Rolle umschreibt eine bestimmte Funktion innerhalb eines Unternehmens (Vorgesetzter, Personal).
Eine Rolle in der Personalwolke dient im Wesentlichen 2 Funktionen:

In der Personalwolke gibt es 2 vordefinierte Rollen, die einzelnen Personen oder Gruppen zugewiesen werden können:

Die Belegung der Rolle erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.

Weiters erfüllt die Rolle beim Prozessverlauf (Anträge) bestimmte Funktionen. Hier kann der Rolleninhaber definierte Aktivitäten setzen, wie z.B. einen Antrag genehmigen, ablehnen oder sichten (siehe offene Aufgaben).

Im Gegensatz zu Organisationsstrukturen (Gruppen, lose Gruppen) ist eine Rolle nicht auswertbar. Das bedeutet, dass keine Auskunftsfunktionen einer Rolle bei der Abfrage von Informationen berücksichtigt werden können. Um dies zu ermöglichen, müssten die Rolleninhaber in einer losen Gruppe zusammengefasst werden (z.B.: eine lose Gruppe Vorgesetzte zu der alle Inhaber der Rolle Vorgesetzter hinzugefügt werden).

Kompetenzziel

Als Kompetenzziel wird eine Person oder Gruppe verstanden, für welche der Rolleninhaber verantwortlich ist, bzw. welche eingesehen werden darf.

Hier gibt es 3 Möglichkeiten: bestimmte PERSON(en), bestimmte GRUPPE(n) oder MANDANT. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist möglich.

Zuweisung einer Rolle zu einer Person

Eine Möglichkeit, einem Mitarbeiter eine Rolle zuzuweisen, ist über den Menüpunkt Rollen gegeben.

Um eine Rolle zuzuweisen muss einfach das editieren Symbol  angeklickt werden. In der folgenden Übersicht findet sich eine Liste der Kompetenzziele und Rolleninhaber der ausgewählten Rolle.

In diesem Beispiel sieht man, dass die Gruppe PB-SUP die Rolle Personal für die Person Honig Helga ausübt d.h. alle Personen die der Gruppe PB-SUP zugeordnet sind übernehmen die Rolle Personal für die Person Honig Helga. Außerdem sieht man, dass die Person Gschaftig Gunter die Rolle Personal für das gesamte Unternehmen (Mandant) Personalwolke Base übernimmt.

Mit einem Klick auf Neuer Rolleninhaber kann neuen Personen / Gruppen die ausgewählte Rolle zugeordnet werden.

In diesem Beispiel wird der Person Renner, Rudi die ausgewählte Rolle (Personal) für die Gruppe PP-SUPG zugewiesen.

Praktische Funktionen

Bei der Zuordnung einer neuen Rolle zu einer Person / Gruppe / einem Mandanten gibt es auch die Möglichkeit eine AutoComplete Funktion zu nutzen. Diese wird aktiviert, in dem begonnen wird in einem leeren Textfeld zu tippen wobei dann, abhängig vom gewählten Kompetenzziel / Rolleninhaber, entsprechende Wahlmöglichkeiten eingeblendet werden bzw. wenn nur eine Möglichkeit existiert, diese gleich ausgewählt wird.

Als Beispiel: Wir wollen dem Benutzer Golf Rolf die Rolle Vorgesetzter für die Gruppe PB-SUP zuordnen. Ein Klick auf neuer Rolleninhaber bringt folgendes Menü zum Vorschein:

Wir wählen Kompetenzziel "Gruppe" und tippen in dem neu erscheinenden Textfeld "PP-" ein. Noch während dem Tippen erscheint eine Liste mit Möglichkeiten, aus denen gewählt werden kann. Mit den Pfeiltasten kann durch die Ergebnisliste geblättert oder ein Vorschlag mit der Maus ausgewählt werden.

Als Rolleninhaber wählen wir Person aus und tippen in das Eingabefeld "ren". Da es nur einen Mitarbeiter gibt, dessen Name mit "Ren" beginnt schreibt die AutoComplete Funktion sofort den gesamten Namen in das Feld.

Ein Klick auf Speichern speichert die Einstellungen.

2.6.6 Benutzer umschalten

Allgemeines

Um als Administrator auf einen anderen Benutzer umzuschalten, klicken Sie zunächst auf Ihren Namen in der rechten oberen Ecke und anschließend auf "Benutzer umschalten".

Im Arbeitsbereich erscheint eine alphabetische Auflistung aller zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Durch einen Klick auf den gewünschten Mitarbeiter gelangt man zu dessen Personalwolke-Startseite.

Der Name des "umgeschalteten" Benutzers scheint rechts in der Titelleiste in grüner Farbe auf - dies ist ein Indikator dafür, dass sie mit Administratorenrechten eingeloggt sind und der Benutzer lediglich umgeschaltet wurde.

Um wieder auf den ursprünglichen Benutzer umzuschalten klickt man auf den Namen und danach auf Zurück zum Original Benutzer

Es besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Aktionen für geschwitchte (umgeschaltete) User nicht ausführbar sind, um beispielsweise Eingriffe in die Privbatsphäre zu verhindern. Diese Einstellungen können bei der Konfiguration der jeweiligen Aktion bestimmt werden. Bei Änderungswünschen wenden Sie sich bitte an das Workflow-Team.

2.6.7 Zeitwirtschaft

2.6.7.1 Anlage von einem neuen Tagesprogramm

Neues Tagesprogramm anlegen

Klicken Sie auf „Neues Tagesprogramm“ um die Neuanlage eines Tagesprogrammes zu starten.
Zu Beginn sei erwähnt, dass die Vorlagen, welche Sie in den nächsten Schritten auswählen, anschließend bearbeitet werden können. Der Einfachheit halber ist es empfehlenswert, Vorlagen zu wählen, welche auch Ihrem Wunschtagesprogramm ähnlich sind.

Im ersten Schritt wählen Sie eine Vorlage aus. Mit dieser werden die Grundeinstellungen eines bestehenden Tagesprogrammes kopiert auf des neue Tagesprogramm. Dies erleichtert die Arbeit.

Im Anschluss geben Sie die gewünschte Sollzeit ein, ebenso wie Kurz- und Langname:

Gehen Sie mit „Weiter“ zur nächsten Seite. Dort können Sie die Pausenregelung hinterlegen. Wählen Sie hierfür eine Vorlage aus oder bleiben Sie bei der Einstellung, welche vom Tagesprogramm kopiert wurde, welches Sie im ersten Schritt ausgewählt haben.

Mit „Weiter“ kommen Sie zum letzten Schritt. Hier können Sie eine Überstundenregelung auswählen und hinterlegen.

Mit „Speichern“ wird das Tagesprogramm angelegt und es öffnet sich der Bearbeitungsmodus.

Tagesprogramme bearbeiten

Im Bearbeitungsmodus können Sie sämtlichen Einstellungen eines Tagesprogrammes bearbeiten.

Rahmen

Beispiel: Eine Gültigkeit von 00:00 bis 24:00 gibt an, dass ein Tag von 00:00 bis 24:00 gewertet wird. Wenn ein Tagesprogramm eine Gültigkeit von 06:00 bis 05:59 haben sollte würde das bedeuten, dass Überstunden und Zeiten im Rahmen von 00:00 bis 05:59 dem Vortag zugerechnet werden. Auch endet ein Tagesprogramm mit der Gültigkeit automatisch und bucht den Mitarbeiter aus.

Anmerkung: In dem Tab Gutschrift – „Gutschrift bei fehlender Buchung“ können Sie festlegen, wie sich das Programm verhalten soll, wenn der Mitarbeiter sich bis Ende der Gültigkeit des Tagesprogrammes nicht ausgebucht hat (z.B., weil der Mitarbeiter vergessen hat sich auszubuchen).

Achtung: Hierzu müssen Sie den Parameter „Arbeiten außer Rahmen“ aktivieren, wenn Sie mit einer Rahmenzeit arbeiten wollen.

Pausen

Hier können Sie eine Pausenvorlage auswählen.

Gutschrift

Im Tab Gutschrift können Sie folgende Einstellungen des Tagesprogrammes hinterlegen:

1. Gutschrift bei fehlender Gehen-Buchung: Hier können Sie einstellen, wie das System sich verhalten soll, wenn der Mitarbeiter sich nicht ausbucht. Beachten Sie, dass dies nur eine Auswirkung hat, wenn der Mitarbeiter sich bis zum Ende der Gültigkeit des Tagesprogrammes nicht ausgebucht hat!

Folgende Einstellungsmöglichkeiten haben Sie hier:
- Bis Rahmenzeit-Ende: Als letzte Buchung wird das Ende der Rahmenszeit herangezogen.
- Bis Kernzeit-Ende: Als letzte Buchung wird das Ende des Kernzeit herangezogen.
- Bis Normalarbeitszeit-Ende: Als letzte Buchung wird das Ende des Normalarbeitszeit herange-zogen. - Keine Gutschrift: Als letzte Buchung wird die letzte Buchung des Mitarbeiters herangezogen.

Beispiel: Mitarbeiter bucht sich um 12:15 ein und vergisst sich auszubuchen. Das System wird diese Buchung dann mit 12:15 abschließen, sodass hier keine Gutschrift entsteht. Der Mitarbeiter muss die Zeiten im Nachhinein mittels Zeitkorrekturantrag ausbessern. Es wird empfohlen diese Einstellung zu verwenden!

- Bis Gehen-Buchung aus dem Tagesprogramm: Als letzte Buchung wird die Uhrzeit, welche in der Einstellung „Letzte Gehen-Buchung“ hinterlegt ist herangezogen.

- Ergänzung bis Tagessollzeit: Wenn der Mitarbeiter sich vergisst auszubuchen, wird die Buchung mit der Zeit beendet, mit der der Mitarbeiter die Tagessollzeit erreichen würde.

2. Letzte Gehen-Buchung: Hier können Sie die Uhrzeit hinterlegen für die Einstellung „Bis Gehen-Uhrzeit aus dem Tagesprogramm“ von Gutschrift bei fehlender Gehen-Buchung.

3. Wegzeit-Gutschrift: eine Gutschrift die dem Mitarbeiter jeden Tag gutgeschrieben wird. Bsp. eine Wegzeit-Gutschrift von 5 bedeutet, dass am Tag 5 Minuten gutgeschrieben werden.

4. Überstd. Schwelle: gibt an, ab wann der Mitarbeiter Überstunden machen kann. Wenn hier Zb. 8:00 hinterlegt ist, bedeutet dass, das der Mitarbeiter erst ab der 8 Stunde Überstunden bekommen kann.

Beispiel: Überst. Schwelle = 10:00. Tagesprogramm hat eine Tagessollzeit von 8:00. Wenn der Mitarbeiter mehr als 8:00 arbeitet wird die Zeit bis zur 10:00 Stunde immer 1:1 gewertet, auch wenn der Mitarbeiter eine Berechtigung für Überstunden hat und sich in einem Zeitrahmen befindet in dem Überstunden anfallen können.

5. Höchstarbeitszeit: gibt die tägliche Höchstarbeitszeit an. Wenn die Tägliche 10h Kappung aktiv ist, wird hier die Zeit auf diesen Wert gekappt.

Beispiel: Höchstarbeitszeit = 12:00 und Tägliche 10h Kappung ist aktiv. Die Arbeitszeit des Mitarbeiters, die an dem Tag über 12h hinaus geht, wandert in das Hintergrund Konto unbewertete Stunden. Somit findet eine 12h Kappung statt.

Konten

Hier können Sie eine Vorlage auswählen, um Überstunden in einem Tagesprogramm zu hinterlegen.

Anmerkung: Benötigen Sie keine Überstundenberechnung, so können Sie diesen Punkt überspringen.

Sie haben zurzeit 4 Vorlagen zur Verfügung, welche Sie verwenden und bearbeiten können. Sie können zum Beispiel die Zeiten anpassen, in denen Überstunden erworben werden können.

Diese Vorlage gewährt 100% Überstunden im Zeitraum von 00:00 bis 06:00 und von 22:00 bis 24:00. Im Zeitraum von 06:00 – 22:00 gewährt das Tagesprogramm 50% Überstunden. Diese Überstunden werden erst gewertet, wenn die Überstd. Schwelle (Siehe Gutschrift) erreicht ist.

Diese Vorlage gewährt 100% steuerfreie Überstunden im Zeitraum von 00:00 – 24:00. Diese Überstunden werden erst gewertet, wenn die Überstd. Schwelle (Siehe Gutschrift) erreicht ist.

Diese Vorlage gewährt 100% Überstunden im Zeitraum von 00:00 bis 06:00 und von 22:00 bis 24:00. Diese Überstunden werden erst gewertet, wenn die Überstd. Schwelle (Siehe Gutschrift) erreicht ist.

Diese Vorlage gewährt 50% Überstunden im Zeitraum von 00:00 bis 24:00. Diese Überstunden werden erst gewertet, wenn die Überstd. Schwelle (Siehe Gutschrift) erreicht ist.
Beispiel Konten anpassen:
Wenn Sie eine Überstundenberechnung brauchen, welche folgende Regeln hat:

Verwenden Sie hier am besten die Vorlage „100% Üstd 00:00 - 06:00, 50% Üstd 06:00 – 22:00, 100% Üstd 22:00 – 24:00“

Dann passen Sie diese wie folgt an:

Wenn Sie dann im Anschluss speichern, haben Sie für das Tagesprogramm die Änderung erfolgreich durchgeführt.
Kontenbezeichnungen
Es gibt je nach Vorlage folgende Konten:

Beispiel: Es ist Beginn 06:00 und Ende 08:00 mit „TP 50% p. Vor“ hinterlegt. Die Überstd. Schwelle ist 0. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag von 07:00 bis 09:00 arbeitet, bekommt er 1 50% pflichtige Überstunden, sofern bei dem Mitarbeiter die Überstundenberechnung aktiviert wurde oder er durch den Korrektur Client die UE Berechtigung für den Tag bekommen hat.

Beispiel: Es ist Beginn 08:00 und Ende 22:00 mit „TP 50% p. Nach“ hinterlegt. Die Überstd. Schwelle ist 8. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag von 08:00 bis 18:30 arbeitet, bekommt er 2 50% pflichtige Überstunden für die Zeit von 16:30 bis 18:30, sofern bei dem Mitarbeiter die Überstundenberechnung aktiviert wurde oder er durch den Korrektur Client die UE Berechtigung für den Tag bekommen hat.

Beispiel: Es ist Beginn 00:00 und Ende 06:00 mit „TP 100% p. Vor“ hinterlegt. Die Überstd. Schwelle ist 0. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag von 05:00 bis 07:00 arbeitet, bekommt er 1 100% pflichtige Überstunden, sofern bei dem Mitarbeiter die Überstundenberechnung aktiviert wurde oder er durch den Korrektur Client die UE Berechtigung für den Tag bekommen hat.

Beispiel: Es ist Beginn 22:00 und Ende 24:00 mit „TP 100% p. Nach“ hinterlegt. Die Überstd. Schwelle ist 0. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag von 21:00 bis 23:00 arbeitet, bekommt er 1 100% pflichtige Überstunden, sofern bei dem Mitarbeiter die Überstundenberechnung aktiviert wurde oder er durch den Korrektur Client die UE Berechtigung für den Tag bekommen hat.

Beispiel: Es ist Beginn 00:00 und Ende 24:00 mit „TP 100% f. Nach“ hinterlegt. Die Überstd. Schwelle ist 0. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag von 07:00 bis 09:00 arbeitet, bekommt er 2 100% freie Überstunden, sofern bei dem Mitarbeiter die Überstundenberechnung aktiviert wurde oder er durch den Korrektur Client die UE Berechtigung für den Tag bekommen hat.

Speichern eines Tagesprogrammes

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bezüglich des Tagesprogrammes zur Verfügung:

Wenn Sie ein Tagesprogramm ändern und speichern, dann haben Sie zwei Optionen, wenn das Tagesprogramm bereits Mitarbeitern zugewiesen ist:

ACHTUNG: Da hier zurückgerechnet wird können sich die Werte in der Vergangenheit ändern! Wenn man das nicht möchte, muss man die Auswahl Kopieren verwenden um eine Kopie des Tagesprogrammes anzulegen. Dieses kann man dann verändern und dem Wochenprogramm zuweisen.

Falls das Tagesprogramm noch keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, dann wird das Tagesprogramm einfach gespeichert.

Mit Speichern & Archivieren können Sie übrigens nicht mehr benötigte Tagesprogramme aus der Liste der Tagesprogramme entfernen.

2.6.7.2 Anlage von Wochenprogrammen

Anlage von Wochenprogrammen

Mit der Aktion „Wochenprogramme“ werden Wochenprogramme erstellt.

In der Spalte Mandant können Sie sehen, welchem Mandanten dieses Wochenprogramm zugewiesen ist. Wenn die Spalte leer ist, dann handelt es sich hier um ein Standard Wochenprogramm von der Personalwolke, welches allen zur Verfügung steht aber nicht bearbeitet werden kann.
Jedes Wochenprogramm bekommt vom System eine ID zugewiesen. Diese können Sie nicht ändern.

Mit Wochenprogramm(e) sehen Sie, wie viele Wochenzyklen dieses Wochenprogramm enthält. Wenn dort zum Beispiel eine 2 steht, dann bedeutet das, dass dieses Wochenprogramm 2 Wochenzyklen hat. Die Wochenstunden des jeweiligen Wochenprogrammes sehen Sie in der Spalte mit diesen Wochenstunden. Wenn ein Wochenprogramm mehrere Wochenzyklen hat, dann sehen Sie die jeweiligen Wochenstunden der Woche mit einem Beistrich getrennt.

Basiswissen: Ein Wochenprogramm besteht aus mehreren Tagesprogrammen. Es muss für jeden Tag in der Woche, sprich Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag und Sonntag ein Tagesprogramm angegeben sein. Hinzu kommen noch die Tage für Weihnachten, Silvester und Feiertag Montag bis Feiertag Sonntag.

Neues Wochenprogramme erstellen

Wenn Sie auf den Knopf „Neues Wochenprogramm“ klicken, öffnen Sie den Editor mit dem Sie ein neues Wochenprogramm erstellen können.

Wählen Sie zuerst eine Tagessollzeit aus. Das System zeigt Ihnen anschließend bei der Spalte Tagesprogramm alle Tagesprogramme, welche diese Sollzeit anbieten.

Jetzt müssen Sie alle anderen Tage in dem Wochenprogramm befüllen. Hier ein Beispiel wie man ein 38:30 Wochenprogramm anlegt:

In dem Beispiel sehen Sie, dass die Arbeitszeit von Montag bis Freitag 07:42 beträgt. Am Samstag und Sonntag beträgt die Arbeitszeit 00:00.

Sie können auch die Feiertage des Wochenprogrammes hinterlegen. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben und in dieser die Feiertage bereits hinterlegt sind, dann werden diese übernommen.

Nachdem Sie das Wochenprogramm gespeichert haben, werden Sie automatisch in den Bearbeiten-Modus versetzt, sodass Sie dem Wochenprogramm noch den Feinschliff verpassen können.

Wochenprogramm bearbeiten

Sie können bestehende Wochenprogramme bearbeiten. Auch wenn Sie ein neues Wochenprogramm anlegen, werden Sie direkt in den Bearbeiten-Modus des Wochenprogrammes versetzt.

Tab Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag

Im ersten Tab können Sie parametrieren, welche Tagesprogramme von Montag bis Sonntag verwendet werden sollen. Mit dem Symbol  können Sie einen weiteren Wochenzyklus hinzufügen. Sie können bis zu 4 Zyklen in einem Wochenprogramm hinterlegen.

Anmerkung: Wochenzyklen können Sie zB. bei Fixzeitmodellen für Teilzeitmitarbeiter einsetzen.

Tab Feiertage

In dem Tab Feiertage müssen Sie die Tagesprogramme für Feiertage hinterlegen.

Hier haben Sie folgende Tage zur Auswahl:

Hier legen Sie fest, welches Tagesprogramm verwendet werden soll, wenn ein Feiertag an einem Montag, Dienstag usw. liegt. Wenn Sie keine Feiertage im Wochenprogramm hinterlegen, nimmt das Programm den Wochentag an einem Feiertag, welcher im Tab „Tagesprogramme für Werktag, Samstag und Sonntag“ hinterlegt ist.

Beispiel: Es ist ein Feiertag an einem Montag und in dem Wochenprogramm ist kein Feiertag Montag hinterlegt. Das System verwendet in dem Fall das normale Tagesprogramm für Montag an dem Feiertag. Wenn das Tagesprogramm eine Sollzeit von 08:00 hat, dann hätte jetzt der Mitarbeiter in dem Fall eine Tagessollzeit von 08:00 an dem Feiertag. Darum sollte für jeden Feiertag auch ein entsprechendes Tagesprogramm hinterlegt sein.

Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Weihnachten ein.

Hier stellen Sie das Tagesprogramm für Silvester ein.

Speichern eines Wochenprogrammes

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bezüglich des Wochenprogrammes zur Verfügung:

Wenn Sie ein Wochenprogramm ändern und speichern, dann haben Sie zwei Optionen, wenn das Wochenprogramm bereits Mitarbeitern zugewiesen ist:

Falls das Wochenprogramm noch keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, dann wird das Wochenprogramm einfach gespeichert.
Mit Speichern & Archivieren können Sie übrigens nicht mehr benötigte Wochenprogramme aus der Liste der Wochenprogramme entfernen.

2.6.7.3 Korrektur Client

2.6.7.4 KorrClient_00_TimeBase_Allg

Allgemeines

Die Buchungs- und Fehlzeit-Korrekturen dienen der Erfassung von Zeitbuchungen oder Fehlzeiten in Stunden, sowie der Korrektur bereits vorhandener Buchungen.
Die Erfassung kann in einer Monats- oder Tagesansicht vorgenommen werden.

Wichtig: Der Korrektur-Client steht nur Benutzern zur Verfügung, denen die Rolle "Personal" zugewiesen wurde!

2.6.7.5 KorrClient_01_ALL_Monatsansicht

Monatsansicht

Der gewünschte Mitarbeiter kann durch Tippen des Namens im Feld Person ausgewählt werden (Auto-Complete):

Durch die Eingabe des Namens wird eine Liste mit den Mitarbeitern mit entsprechenden Vor-/Nachnamen eingeblendet, aus welcher der gewünschte Mitarbeiter bequem selektiert werden kann. Sobald der eingegebene Name eindeutig ist, wird sein Name inkl. seiner Gruppe automatisch in dem Feld eingetragen (ohne das eine Interaktion mit der Maus notwendig ist).

Alternativ kann der gewünschte Mitarbeiter durch Klicken auf den Button  ausgewählt werden:

Durch Klicken der blauen Pfeiltasten  kann durch die möglichen Personen, Jahre und Monate geblättert werden.

In der Monatsansicht wird das aktuelle Monat dargestellt. Soll ein bestimmter Tag bearbeitet werden, so kann dies entweder über das Editier-Symbol in Spalte Aktion oder über einen Klick auf das Datum in der Datum-Spalte geschehen - durch den Klick auf das Datum wird allerdings in die Tagesansicht gewechselt!

Durch einen Klick auf das Bearbeiten-Symbol , in der betreffenden Zeile, können folgende Aktionen getätigt werden:

Wichtig: Die Daten des Vormonats können nur bis zum 15. des aktuellen Monats editiert werden!

Folgende Daten können bearbeitet werden: Nachdem die Daten korrigiert / eingetragen wurden:

Mit Speichern werden die Einträge übernommen, mit Abbrechen  werden die Änderungen verworfen. Durch einen Klick auf das Lösch-Symbol  wird ein vorhandener Zeit-Eintrag gelöscht.
Mit einem Klick auf das Neu-Symbol  kann eine weiterer Eintrag für den Tag hinzugefügt werden.

2.6.7.6 KorrClient_02_TimeBase_Tagesansicht

Tagesansicht

Klickt man in der Datum-Spalte auf das Datum, gelangt man zur Tagesansicht. Hier können, analog zur Monatsansicht, ebenfalls durch einen Klick auf das Editier-Symbol  Änderungen an den Tageseinträgen vorgenommen werden. Durch einen Klick auf das Lösch-Symbol  wird ein vorhandener Zeit-Eintrag gelöscht, mit einem Klick auf das Neu-Symbol  kann eine weiterer Eintrag für den Tag gemacht werden.

In dieser Ansicht können die folgenden Berechtigungen gesetzt werden:

In dieser Ansicht können die folgenden Konten korrigiert werden:

Wichtig: Die geänderten Werte für Saldo und Resturlaub gelten per Stichtag d.h. in obigem Beispiel würde eine Korrektur des Resturlaubs bzw. des Saldos den Stichtag 01.10.2013 haben.

2.6.7.7 KorrClient_03_TimeBase_TPTauschen

Tagesprogramme tauschen

In der Tagesansicht können zusätzlich zu den Zeit-Einträgen und Korrekturen auch Tagesprogramme getauscht werden. Hierzu klickt man auf das Editier-Symbol neben dem Tagesprogramm:

Die verfügbaren Tagesprogramme variieren je nach Mandant. Nach der Auswahl des gewünschten Tagesprogramms wird mit einem Klick auf das Speichern-Symbol  das neue Tagesprogramm, für den ausgewählten Tag, übernommen. Mit einem Klick auf das Abbrechen-Symbol  wird die Änderung abgebrochen, es erscheint wieder das ursprüngliche Tagesprogramm.

2.6.7.8 KorrClient_04_TimeBase_Kontokorrekturen

Kontokorrekturen (absolut + relativ)

Wie oben bereits erwähnt können auch Kontokorrekturen vorgenommen werden (in der Tagesansicht).

Wichtig: Kontokorrekturen können ausschließlich in der Tagesansicht vorgenommen werden. Sie gelten immer per Stichtag (der Stichtag entspricht immer dem gerade ausgewählten Tag)!

Die Änderung kann sowohl absolut (z.B.: Eingabe von 5 als Resturlaub - setzt den Resturlaub auf 5 Tage, egal welcher Wert bisher auf dem Konto verbucht war) als auch relativ (z.B.: Eingabe von +10 als Resturlaub - setzt den Resturlaub auf Resturlaub alt + 10 Tage = Resturlaub neu) erfolgen.

Konto korrigieren

Absolute Korrektur

Relative Korrektur

Das Konto wird nach Eingabe einer Zahl und einem Klick auf das Speichern-Symbol  auf den eingegebenen Wert geändert.

2.6.7.8.1 Saldo-Konto eines Mitarbeiters korrigieren

Das Korrigieren eines Kontos (in diesem Beispiel des Saldo Kontos) ist in der Personalwolke durch den Korrektur-Client möglich.

Vorgehensweise

Sie finden den Korrektur-Client in Ihrem Menübaum unter "Administration" --> "Zeitwirtschaft" --> "Korrektur-Client".

Nach der Auswahl des Menüpunktes muss unter Person (rot markiert) jener Mitarbeiter ausgewählt werden, für den eine entsprechende Korrektur vorgenommen werden soll. Die Auswahl des Mitarbeiters kann entweder per Klick auf die 3 Punkte oder durch direkte Eingabe des Namens erfolgen.

Anschließend wählt man den Tag aus, für den die Korrektur gültig sein soll. (grün markiert; in diesem Fall wollen wir, dass die Korrektur 03.05.2021 im System eingetragen wird).

Dadurch gelangt man zur Tages-Ansicht des entsprechenden Mitarbeiters für den ausgewählten Tag:

In dieser Ansicht ist für die Korrektur der rot markierte Bereich interessant. Hier gibt es allgemeine Infos zu den Konten des Mitarbeiters, welche nicht editiert werden können. Diese erkennt man daran, dass kein Editiersymbol   vorhanden ist. Editierbare Konten sind mit einem  versehen. 
Für unser Beispiel ist das Konto "GLZ-Saldo 1:1" (grün markiert) relevant, da wir den Saldo, der derzeit "-26:48" Stunden beträgt, korrigieren wollen. Mit einem Klick auf  starten wir den Editiermodus: 


Der aktivierte Editiermodus...


Durch Eingabe von +10 wird der Saldo (-26:48) nach einem Klick auf Speichern  um 10 Stunden erhöht auf -16:48.


Durch Eingabe von -10 wird der Saldo (-26:48) nach einem Klick auf Speichern  um 10 Stunden verringert auf -36:48.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass alle Konten mit diesem Symbol  durch Eingabe von +/- verändert werden können (relative Korrekturen). 

Das Ergebnis der Korrektur des Saldos um +10 Stunden ist in untenstehendem Screenshot ersichtlich (im grün markierten Bereich). Ebenso sei noch erwähnt, dass für jede getätigte Korrektur ein Kommentar angelegt wird, um die Nachvollziehbarkeit der Änderungen zu gewährleisten (rot markiert).

Bei diesem Beispiel wurden insgesamt 4 Korrekturen an diversen Konten vorgenommen.
Mit einem Klick auf das schwarze Informationssymbol  wird die Liste der Kommentare vollständig angezeigt:

Weiterführende Informationen

Weitere Informationen zum Thema Korrektur-Client erhalten Sie im Handbuch unter folgenden Links:

2.6.7.9 Fehlzeit Client

Allgemeines

Mit dem Fehlzeit-Client können auf einfache Art und Weise Fehlzeiten, die sich über einen oder mehrere Tage erstrecken, eingetragen werden.

Der gewünschte Mitarbeiter kann durch Tippen des Namens im Feld Person ausgewählt werden (Auto-Complete):

Durch die Eingabe des Namens wird eine Liste mit den Mitarbeitern mit entsprechenden Vor-/Nachnamen eingeblendet, aus welcher der gewünschte Mitarbeiter bequem selektiert werden kann. Sobald der eingegebene Name eindeutig ist, wird sein Name automatisch in dem Feld eingetragen (ohne das eine Interaktion mit der Maus notwendig ist).

Alternativ kann der gewünschte Mitarbeiter durch Klicken auf den Button  ausgewählt werden:

 

Durch Klicken der blauen Pfeiltasten kann durch die möglichen Personen und Jahre geblättert werden.

Korrekturmaske

Nach der Auswahl eines Mitarbeiters ändert sich die Eingabemaske wie folgt und die deaktivierten Felder (Beginn Abwesenheit, Ende Abwesenheit, Kommentar) werden aktiviert:

Folgende Felder müssen befüllt werden: Untenstehend finden Sie eine kurze Erklärung der verwendbaren Fehlgründe:

Fehlgrund-Nr.

Fehlgrund-Name

(S) Stundenweise / (GT) Ganztags / (HT) Halbtags

Beispiele für diesen Fehlgrund

0

Anwesend

(HT) / (GT)

Hat an diesem Tag gearbeitet aber vergessen zu buchen.

1

Urlaub bezahlt

(HT) / (GT)

z.B.: Sommerurlaub, Winterurlaub, etc.

2

Sonderurlaub unbezahlt

(HT) / (GT)

3

Sonderurlaub bezahlt

(HT) / (GT)

Heirat, Geburt, Todesfall, Wohnsitzwechsel

4

Krank mit Lohnfortzahlung

(HT) / (GT)

Krankschreibung vom Arzt

5

Krank ohne Lohnfortzahlung

(HT) / (GT)

7

Zeitausgleich

(HT) / (GT)

Abbau von Gleitzeit-Saldo

8

Dienstreise

(HT) / (GT)

z.B.: 2-tägige Dienstreise von Wien nach Innsbruck wegen eines Kundenbesuchs oder
1-tägige Dienstreise von Wien nach St. Pölten wegen eines Verkaufsgesprächs

10

Karenz

(HT) / (GT)

Schwangerschaft

12

Pflegefreistellung

(HT) / (GT)

z.B.: notwendige Pflege einer / eines im gemeinsamen Haushalt lebenden Kindes / Partners
nähere Informationen dazu finden Sie hier

13

Grundwehr-/Ersatzdienst

(HT) / (GT)

Bundesheer / Zivildienst

15

Diverse Fehlzeiten

(HT) / (GT)

Sammelfehlgrund für alle Fehlzeiten die nicht durch einen der anderen Fehlgründe abgedeckt sind.

16

unbewertete Fehlzeit

(HT) / (GT)

17

Kur

(HT) / (GT)

z.B.: Kur Aufenthalt nach längerer Krankheit, etc.

20

Telearbeit

(HT) / (GT)

z.B.: Arbeit von zu Hause aus (Home-Office)

Nach der Auswahl von Beginn und Ende der Abwesenheit wird die gewählte Zeitspanne im Kalender markiert:

Mit einem Klick auf Speichern wird die Korrektur im System eingetragen.

2.6.7.10 Konfiguration der Zeiterfassung bei neuer Person

2.6.7.10.1 Mehrstunden & Mehrstundenbewertung
Mehrstunden: Umbuchung aktivieren

Hier kann ausgewählt werden, ob und welche der über die Sollarbeitszeit hinausgehenden Stunden als Mehrstunden umgebucht werden sollen:

Durch die Wahl der Einstellung "Wöchentlich, Rumpfwoche" werden die ersten X Überstunden (Definition von X unter "Mehrstunden: Umbuchung-Schwellwert") pro Woche als Mehrstunden und nicht als Überstunden im System geführt.

Bei Auswahl der Einstellung "Wtl. 2 (Saldo,50,70)" werden die ersten 1,5 Stunden pro Woche, welche zusätzlich geleistet werden, als Mehrstunden geführt. Diese Regelung ist bspw. im Handels-KV relevant.

Wert

Beschreibung

---

"Wöchentlich, Rumpfwoche"

Durch die Wahl dieser Einstellung werden die ersten X Überstunden (Definition von X unter "Mehrstunden: Umbuchung-Schwellwert") pro Woche als Mehrstunden und nicht als Überstunden im System geführt.

"Wtl. 2 (Saldo,50,70)"

Bei Auswahl dieser Einstellung werden die ersten 1,5 Stunden pro Woche, welche zusätzlich geleistet werden, als Mehrstunden geführt. Diese Regelung ist bspw. im Handels-KV relevant.
Mehrstunden: Umbuchung-Schwellwert

Wenn in der obigen Einstellung der Parameter "Wöchentlich/Rumpfwoche" aktiviert ist, wird hier der Schwellenwert in Stunden eingetragen, bis zu welchem zusätzliche geleistete Stunden als Mehrstunden anstatt als Überstunden gezählt werden.

Wird beispielsweise "10" als Schwellenwert eingetragen, werden die ersten 10 zusätzlich zur Sollarbeitszeit geleisteteten Stunden als Mehrstunden umgebucht. Alle über diesen Wert hinausgehenden Stunden werden dann normal als Überstunden gerechnet.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Stunden und Normalminuten (z.B. 5,30 für 5 Stunden und 30 Minuten)

Beispiel:

Umbuchung Schwellwert: 3h (3,00)

Wochentag

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Mehrstunden

Mo

8,00

8,00

0,00

Di

8,00

9,00

1,00

Mi

8,00

10,00

2,00

Do

8,00

9,40

1,40

Fr

6,30

7,20

0,50

davon werden  3h als Mehrstunden, 2h 30min als Überstunden gerechnet

Mehrstundenbewertung: Arbeit außer Rahmen

Diese Option legt fest, ob der betreffende Mitarbeiter berechtigt ist, Mehrleistung außerhalb der Rahmenzeit zu erbringen. Wird Mehrleistung außerhalb der Rahmenzeit nicht zugelassen, aber dennoch verrichtet, wird die Zeit, die außerhalb der Rahmenzeit liegt, als unbewertete Zeit ausgewiesen, welche wieder geltend gemacht werden muss.

Option

Beschreibung

Ja

Berechtigung für Mehrleistung außerhalb der Rahmenzeit

Nein

Keine Berechtigung für Mehrleistung außerhalb der Rahmenzeit

Beispiel:

Ist die Mitarbeiterin Cloudia Rosso berechtigt, Mehrleistungen außerhalb der Rahmenzeit zu erbringen, so werden (beispielsweise) ihre 2 zusätzlichen Stunden außerhalb der Rahmenzeit normal ihrem Stundensaldo gutgeschrieben. Ist Sie allerdings nicht berechtigt für Mehrleistung außerhalb der Rahmenzeit, werden ihr diese 2 Stunden gekappt und vorerst nicht ausgewiesen. Cloudia muss dann tageweise einen Antrag auf Mehrarbeit außer Rahmen stellen. Wird dieser Antrag vom Vorgesetzten genehmigt, so werden die zuvor unbewerteten Stunden ihrem Saldo je nach Zeitprogramm gutgeschrieben.

Mehrstundenbewertung: Überstunden Berechtigung Anfang

Hier wird das Datum eingegeben, ab welchem die Berechtigung für Überstunden für den betreffenden Mitarbeiter gilt.

Diese Option setzt die Berechtigung für "Arbeit außer Rahmen" voraus!

Wert

Einheit

Datum

Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY)
Mehrstundenbewertung: Überstunden Berechtigung Ende

Hier wird das Datum eingegeben, bis zu welchem die Berechtigung für Überstunden für den betreffenden Mitarbeiter gilt.

Diese Option setzt die Berechtigung für "Arbeit außer Rahmen" voraus!

Wert

Einheit

Datum

Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY)
Mehrstundenbewertung: Überstunden fakt. auf Saldo Anfang

Entscheidet das Unternehmen sich dazu, Überstunden nicht auf einem speziellen Konto, sondern mit einem gewissen Faktor multipliziert (z.B. x 1.5) direkt dem Zeitsaldo gutzuschreiben, ist diese Einstellung relevant. Hier wird das Datum festgelegt, ab welchem eine faktorisierte Gutschrift der Überstunden auf dem Zeitkonto erfolgen soll.

Wirkt nur bei bestehender Überstundenberechtigung!

Wert

Einheit

Datum

Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY)
Mehrstundenbewertung: Überstunden fakt. auf Saldo Ende

Hier wird das Enddatum festgelegt, bis zu welchem eine faktorisierte Gutschrift der Überstunden auf dem Zeitkonto erfolgen soll.

Wirkt nur bei bestehender Überstundenberechtigung!

Wert

Einheit

Datum

Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY)
2.6.7.10.2 Negativ-Zeiterfasser

In manchen Unternehmen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter als sogenannte "Negativ-Zeiterfasser" ihre Arbeitszeiten erfassen. Dies bedeutet, dass die Person nicht aktiv Anwesenheiten bucht, sondern lediglich bei Abwesenheiten und Fehlgründen bucht und diese vermerkt.

 Dies macht zum Beispiel bei All-In-Verträgen Sinn, bei welchen alle Überstunden abgegolten sind und eine genaue Unterscheidung der Arbeitszeit zwischen Normalarbeit, Überstunden oder Rahmenzeit nicht relevant ist.

Für Negativ-Erfasser lassen sich diverse Modelle/Optionen festlegen:

Wert

Bedeutung

Nein

Standardwert - dies bedeutet, dass der Mitarbeiter kein Negativ-Zeiterfasser ist und wie jeder andere Mitarbeiter aktiv Arbeitszeiten bucht.

Nur bei Fehlt unentschuldigt, setzt Glz.-Saldo auf 0

Negativ-Zeiterfassung aktiviert: Die Anwesenheitszeit wird automatisch auf das Tages-Soll aufgefüllt, wenn der Fehlgrund "fehlt unentschuldigt" (=normale Anwesenheit für Negativ-Erfasser) vorliegt. Der Gleitzeit-Saldo wird dabei automatisch auf 0 gesetzt bzw. die fehlende Arbeitszeit auf einen Nullsaldo ergänzt.

Immer auf Tages-Soll auffüllen

Negativ-Zeiterfassung aktiviert: Diese Option ist für reine Negativ-Zeiterfasser gedacht, welche nur unregelmäßige Fehlgründe wie z.B. Urlaube, Arztgänge, etc. buchen. Hierbei wird die Arbeitszeit, unabhängig von An- oder Abwesenheiten oder diversen Fehlgründen  immer auf das Tages-Soll aufgefüllt.

Nur bei Fehlt unentschuldigt, Saldo wirksam

Negativ-Zeiterfassung aktiviert. Erfolgt am entsprechenden Tag keine Buchung (fehlt unentschuldigt), so wird die Arbeitszeit immer auf das Tages-Soll aufgefüllt. Ein etwaig vorhandener positiver oder negativer Gleitzeit-Saldo bleibt hierbei jedoch erhalten.

Unter Saldo auffüllen

2.6.7.10.3 Pauschalisten & Überstunden-Pauschalen
Pauschalisten: Mtl. Überstundenpauschale in Stunden

Hier wird die anzuwendende, monatliche Überstundenpauschale für den betreffenden Mitarbeiter in Stunden angegeben. Diese Anzahl an Überstunden ist monatlich inkludiert und wird, abhängig von der Einstellung in "Pauschalisten: Verrechnung", vom Monats-Endsaldo abgezogen.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Stunden pro Monat mit Normalminuten (z.B. 3h 30min = 3,30)
Pauschalisten: Verrechnung

Diese Einstellung definiert, ob bzw. nach welchen Kriterien die Überstundenpauschale am Ende des Monats vom Saldo des jeweiligen Mitarbeiters abgezogen werden soll. Hierbei gibt es folgende Optionen - um direkt zum praktischen Beispiel zu springen, klicken Sie jeweils auf den Namen der Option:

Option

Beschreibung

keine Verrechnung

dienst nur zur Kennzeichnung als Pauschalist
es erfolgt keine automatsiche Veränderung des Saldos am Ende des Monats

Pauschale v. Saldo abziehen (max. 0)

bedeutet eine Reduktion des Gleitzeit-Saldos um die Pauschale, wobei der Saldo durch den Abzug maximal auf 0 (nicht negativ!) sein kann

Pauschale v. Saldo abziehen

bedeutet eine Reduktion des Gleitzeit-Saldos um die Pauschale, wobei auch ein negativer Saldo möglich ist

Pauschale v. Saldo abziehen (Mehrstunden)

Der Gleitzeit-Saldo wird nur um jene Anzahl an Stunden reduziert, welche (unabhängig vom Saldo) tatsächlich in diesem Monat zusätzlich geleistet wurden. Der maximale Abzug entspricht auch hier der Überstundenpauschale.

Pauschale v. Saldo abziehen (nur von Glz. Saldo 1:1, 1:1,5, max. 0)

Diese Verrechnungs-Variante kommt bei der Verwendung von zwei verschiedenen Überstunden-Töpfen zum Einsatz. Wenn beispielsweise Mehrstunden (Verhältnis 1:1) und Überstunden (Verhältnis 1:1,5) in zwei verschiedenen Töpfen aufgezeichnet werden, so erfolgt der Abzug der Überstundenpauschale zunächst vom ranghöheren Topf (Überstunden 1:1,5) und, wenn dieser aufgebraucht ist, vom Nächstniedrigeren Topf (Mehrstunden 1:1,5). Hierbei kann der Saldo durch den Abzug jedoch maximal 0 (nicht negativ) sein.

Pauschale v. Saldo abziehen (nur von Glz. Saldo 1:1, 1:1,5)

Diese Variante funktioniert gleich wie "Pauschale v. Saldo abziehen (nur von Glz. Saldo 1:1, 1:1,5, max. 0)", jedoch ist hier durch den Abzug der Überstunden-Pauschale auch ein negativer Saldo möglich.
- Beispiel "keine Verrechnung"

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo
per 1. des Monats

Gleitzeit-Saldo
vor Abzug (31.)

Abzug
Pauschale

Gleitzeit-Saldo
Neu

Bsp.1

1,00

7,00

0,00

 7,00

Bsp.2

10,00

12,00

0,00

 12,00

Bsp.3

35,00

10,00

0,00

 10,00

Bsp.4

-4,00

-3,00

0,00

 -3,00

Es zeigt sich, dass vom Gleitzeit-Saldo die 10h Pauschale NICHT abgezogen wird.

-

Beispiel "Pauschale v. Saldo abziehen (max. 0)

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo
per 1. des Monats

Gleitzeit-Saldo
vor Abzug (31.)

Abzug
Pauschale

Gleitzeit-Saldo
Neu

Bsp.1

1,00

7,00

7,00

 0,00

Bsp.2

10,00

12,00

10,00

 2,00

Bsp.3

35,00

10,00

10,00

 0,00

Bsp.4

-4,00

-3,00

0,00

 -3,00

Es zeigt sich, dass vom Gleitzeit-Saldo die 10h Pauschale nur in jenem Ausmaß abgezogen wird, dass der Gleitzeit-Saldo nach Abzug der Pauschale mindestens 0,00 und nicht negativ ist.

-

Beispiel "Pauschale v. Saldo abziehen"

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo
per 1. des Monats

Gleitzeit-Saldo
vor Abzug (31.)

Abzug
Pauschale

Gleitzeit-Saldo
Neu

Bsp.1

1,00

7,00

10,00

 -3,00

Bsp.2

10,00

12,00

10,00

 2,00

Bsp.3

35,00

10,00

10,00

 0,00

Bsp.4

-4,00

-3,00

10,00

 -13,00

Es zeigt sich, dass vom Gleitzeit-Saldo immer die volle Pauschale von 10h abgezogen wird, auch wenn ein negativer Saldo das Ergebnis ist!

-

Beispiel "Pauschale v. Saldo abziehen (Mehrstunden)"

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo
per 1. des Monats

Monatliche Mehr- /
Minderleistung

Gleitzeit-Saldo
vor Abzug (31.)

Abzug
Pauschale

Gleitzeit-Saldo
Neu

Bsp.1

1,00

12,00

13,00

10,00

3,00

Bsp.2

10,00

2,00

12,00

2,00

10,00

Bsp.3

35,00

-5,00

30,00

0,00

30,00

Bsp.4

-4,00

11,00

7,00

10,00

-3,00

Man sieht also, dass die Pauschale immer nur in der Höhe der geleisteten Mehr-/Minderstunden abgezogen wird und maximal in der Höhe der festgelegten Pauschale (in diesen Beispielen 10h).

-

Beispiel "Pauschale v. Saldo abziehen (nur von Glz.Saldo 1:1, 1:1,5 max.0)"

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo 1:1 (Normal- und Mehrstunden) vor Abzug

Gleitzeit-Saldo 1:1,5 (Überstunden) vor Abzug

Abzug Pauschale

Gleitzeit-Saldo 1:1 neu

Gleitzeit-Saldo 1:1,5 neu

Bsp.1

5,00

8,00

10,00

3,00

0,00

Bsp. 2

5,00

0,00

5,00

0,00

0,00

Bsp. 3

5,00

12,00

10,00

5,00

2,00

Bsp. 4

-2,00

0,00

0,00

-2,00

0,00

Hier ist sichtbar, dass die Überstunden-Pauschale zunächst vom 1:1,5-Überstunden-Topf abgezogen wird. Ist dieser ausgeschöpft, wird die restliche Überstunden-Pauschale von normalen 1:1 Gleitzeit-Saldo abgezogen, jedoch nur bis zu einem maximalen Saldo von 0.

-

Beispiel "Pauschale v. Saldo abziehen (nur von Glz.Saldo 1:1, 1:1,5)"

In den folgenden Beispielen (1-4) wird davon ausgegangen, dass die Pauschale 10h beträgt.

Gleitzeit-Saldo 1:1 (Normal- und Mehrstunden) vor Abzug

Gleitzeit-Saldo 1:1,5 (Überstunden) vor Abzug

Abzug Pauschale

Gleitzeit-Saldo 1:1 neu

Gleitzeit-Saldo 1:1,5 neu

Bsp.1

5,00

8,00

10,00

3,00

0,00

Bsp. 2

5,00

0,00

10,00

-5,00

0,00

Bsp. 3

5,00

12,00

10,00

5,00

2,00

Bsp. 4

-2,00

0,00

10,00

-12,00

0,00

Bei dieser Variante verhält es sich wie im vorherigen Beispiel, jedoch mit dem Unterschied, dass immer die vollen 10h an Überstunden-Pauschale abgezogen werden und sich so mitunter auch ein negativer Saldo ergeben kann.

2.6.7.10.4 Pauschalisten Ausfallsprinzip

Die Auswahl des Ausfallsprinzips beschreibt, ob und in welchem Ausmaß bei Pauschalisten die Überstundenpauschale im Falle von Fehlzeiten wie Urlaub, Kranktagen, Feiertagen oder Ähnlichem angerechnet werden soll. 

Zum Beispiel kann der Pauschalist im Monat Dezember die Überstundenpauschale, aufgrund von mehreren Feiertagen und eventuellen Urlaubstagen, schwerer erreichen, als in anderen Monaten. Daher kann ein Ausfallsprinzip eingestellt werden, bei dem ein Teil der Pauschale automatisch gutgeschrieben wird.

Dieser Parameter wird nur angewendet, wenn der Parameter "Pauschalisten: Verrechnung" (unten) auf einen der Werte 2-4 gesetzt wurde! Sollte der Wert auf 1 (keine Verrechnung / Pauschalist) gesetzt sein, haben die Einstellungen unter diesem Punkt keine Auswirkungen auf die Abrechnung.

Wert

Beschreibung

Keines

ist diese Option ausgewählt, erhält der Mitarbeiter keine Anrechnung der Überstundenpauschale für Fehltage, etc. Die Überstundenpauschale wird am Monatsende im Ganzen vom originalen Saldo abgezogen.

Gutschrift Ist-Zeit

Wird diese Methode angewendet, so wird an qualifizierten Anrechnungstagen (Urlaub, Krankheit, etc.) der Tagesanteil an der Überstundenpauschale (lt. Formel unten) tageweise direkt der Istzeit gutgeschrieben. Am Ende des Monats wird dann die volle Pauschale vom Saldo abgezogen.

Gegenrechnung am Monatsende

Wird diese Methode gewählt, wird die Anzahl der qualifizierten Anrechnungstage (Urlaub, Krankheit, etc.) am Ende des Monats mit der Überstundenpauschale pro Tag multipliziert. Dieser Wert wird dann dem Saldo addiert, bevor die Überstundenpauschale abgezogen wird.

Zur Berechnung der aliquoten Tages-Überstunden-Pauschale wird folgende Formel verwendet: Pauschale pro Tag = (Überstundenpauschale / 4.33) / 5

Beispiel Fall "Keines"

Überstundenpauschale: 10h
 23 Werktage, davon 1 Feiertag und 3 Urlaubstage

Berechnung des Tages-Anteils der Pauschale:
 Formel = (10 / 4.33) / 5 = 0,46h

Saldo am 31.12. = 0,00

Datum

Fehlgrund

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Saldo

Di, 01.01.

Feiertag

0,00

0,00

0,00

Mi, 02.01.

Urlaub

8,00

8,00

0,00

Do, 03.01.

Urlaub

8,00

8,00

0,00

Fr, 04.01.

Urlaub

8,00

8,00

0,00

Sa, 05.01.

0,,

0,00

0,00

So, 06.01.

0,00

0,00

0,00

Mo, 07.01.

Anwesend

8,00

8,50

0,50

...

...

...

...

...

Mi, 30.01.

Anwesend

8,00

8,50

5,50

Do, 31.01.

Anwesend

8,00

9,00

6,50

Januar 2013

176,00

186,58

-3,50

Am Ende des Monats wurde eine Saldo Plus von 6,50h erwirtschaftet. Von diesem wird nun die volle Pauschale von 10h abgezogen, da keine Gutschrift (Ausfall-Prinzip) für entstandene Fehlzeiten erfolgt ist. Daraus ergibt sich dann, abhängig von der Einstellung bei "Pauschalisten: Verrechnung", der neue Saldo von -3,50 oder 0,00 je nachdem welche Einstellung gewählt wurde.

Beispiele Fall "Gutschrift Ist-Zeit" Beispiel 1 (Spezialfall)

Überstundenpauschale: 10h
 Gesamtes Monat krank / im Urlaub / anderer bezahlter Fehlgrund
23 "anrechenbare" Tage für die Pauschale (1 Feiertage, 22 Werktage)

Berechnung des Tages-Anteils der Pauschale:
 Formel = (10 / 4.33) / 5 = 0,46h

Saldo am 31.12. = 0,00

Datum

Fehlgrund

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Saldo

 Ausfall-Prinzip

Di, 01.01.

Feiertag

0,00

0,46

0,46

 0,46

Mi, 02.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

0,92

 0,46

Do, 03.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

1,38

0,46

...

...

...

...

...

 ...

Mi, 30.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

10,12

 0,46

Do, 31.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

10,58

 0,46

Januar 2013


176,00

186,58

0,58

(10,58)

Wird der Saldo nach dieser Methode berechnet, kann es passieren, dass der Mitarbeiter, obwohl er den gesamten Monat krank war, am Ende des Monats ein Plus erwirtschaftet. Der Saldo steigt über dan Monat hinweg kontinuierlich an und am Ende wird die volle Pauschale von 10h abgezogen. Der Mitarbeiter hat in diesem Beispiel allerdings 10,58h Plus "erwirtschaftet" woraus sich dann nach Abzug der Pauschale ein Plus von 0,58h ergibt.

Wenn dieser Spezialfall (im Normalfall besteht zwischen dieser und der folgenden Methode kein Unterschied) berücksichtigt werden soll, muss nach der 2. Variante (Gegenrechnung mit Überstundenpauschale) abgerechnet werden.

Beispiel 2 (Normalfall)

Überstundenpauschale: 10h
 23 Werktage, davon 1 Feiertag, 3 Krankenstandstage (daraus folgt: 4 "anrechenbare" Tage für die Pauschale)

Berechnung des Tages-Anteils der Pauschale:
 Formel = (10 / 4.33) / 5 = 0,46h

Saldo am 31.12. = 0,00

Datum

Fehlgrund

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Saldo

 Ausfall-Prinzip

Di, 01.01.

Feiertag

0,00

0,46

0,46

 0,46

Mi, 02.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

0,92

 0,46

Do, 03.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

1,38

 0,46

Fr, 04.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,46

1,84

 0,46

Sa, 05.01.

0,00

0,00

0,00

 --

So, 06.01.

0,00

0,00

0,00

 --

Mo, 07.01.

Anwesend

8,00

8,50

2,34

 --

Di, 08.01.

Anwesend

8,00

8,25

2,59

 --

...

...

...

...

...

 ...

Mi, 30.01.

Anwesend

8,00

8,20

8,50

 --

Do, 31.01.

Anwesend

8,00

9,00

9,50

 --

Januar 2013


176,00

185,50

-0,50

(1,84)

Die Gutschrift des Ausfall-Prinzips ist während der Abwesenheit direkt auf die Ist-Zeit gebucht worden und hat dadurch den Saldo im entsprechenden Ausmaß erhöht. Dadurch wird am Monatsende von den 9,50 Saldo-Stunden die volle Pauschale von 10h abgezogen. Daraus ergibt sich dann, abhängig von Pauschalisten: Verrechnung, der Saldo von -0,50 oder 0,00, je nachdem welche Einstellung gewählt wurde.

Beispiel Fall "Gegenrechnung am Monatsende" Beispiel 1 (Spezialfall)

Überstundenpauschale: 10h
Gesamtes Monat krank / im Urlaub / anderer bezahlter Fehlgrund
23 "anrechenbare" Tage für die Pauschale (1 Feiertage, 22 Werktage)

Berechnung des Tages-Anteils der Pauschale:
Formel = (10 / 4.33) / 5 = 0,46h

Saldo am 31.12. = 0,00

Datum

Fehlgrund

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Saldo

Ausfall-Prinzip

01.01.

Feiertag

0,00

0,00

0,00

0,46

02.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

03.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

...

...

...

...

...

30.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

31.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

Januar 2013


176,00

176,00

0,00

(10,58)

Laut obiger Formel würde die Summe der Stunden des Ausfall-Prinzips 10,58h betragen (23 x 0,46h). Da die Pauschale aber nur 10h beträgt und keine Buchung auf die Ist-Zeit erfolgt ist, ändert sich in diesem Spezialfall nichts am Saldo.

Beispiel 2 (Normalfall)

Überstundenpauschale: 10h
23 Werktage, davon 1 Feiertag, 3 Krankenstandstage (daraus folgt: 4 "anrechenbare" Tage für die Pauschale)

Berechnung des Tages-Anteils des Pauschale:
Formel = (10 / 4.33) / 5 = 0,46h

Saldo am 31.12. = 0,00

Datum

Fehlgrund

Tages-Sollzeit

Tages-Istzeit

Saldo

Ausfall-Prinzip

Di, 01.01.

Feiertag

0,00

0,00

0,00

0,46

Mi, 02.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

Do, 03.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

Fr, 04.01.

Krank mit Lohnfortzahlung

8,00

8,00

0,00

0,46

Sa, 05.01.

0,00

0,00

0,00

--

So, 06.01.

0,00

0,00

0,00

--

Mo, 07.01.

Anwesend

8,00

8,50

0,50

--

Di, 08.01.

Anwesend

8,00

8,25

0,75

--

...

...

...

...

...

...

Mi, 30.01.

Anwesend

8,00

8,20

8,50

--

Do, 31.01.

Anwesend

8,00

9,00

9,50

--

Januar 2013

176,00

185,50

1,34

(1,84)

Da keine Gutschrift des Pauschale auf die Ist-Zeit erfolgt ist, wird in diesem Fall der Saldo (9,50) mit der Summe des Ausfall-Prinzips (1,84) addiert (= 11,34) und von dieser Summe dann das Pauschale von 10h abgezogen (= 11,34 - 10,00 = +1,34h).

Abhängig von dem unter Pauschalisten: Verrechnung gewählten Wert kann der Saldo auch negativ oder auf 0,00 begrenzt werden.

2.6.7.10.5 Saldoverrechnung
Saldoverrechnung: Abrechnungsart

Die Abrechnungsart, welche hier auszuwählen ist, beschreibt, was am Ende einer gewissen Periode mit dem Saldo passieren soll. Dieser kann entweder belassen, in einem gewissen Rahmen gekappt oder beispielsweise automatisch auf ein Überstundenkonto übertragen werden.

Optionen

---

keine Aktion, Saldo bleibt unverändert auf dem Standardkonto

1

Saldokappung

restlose Kappung des Saldos, Kappen abhängig von den Einstellungen in "Kappung Gleitzeit-Saldo negativ" und "Kappung Gleitzeit-Saldo positiv"

2

Saldoübertragung 50%

Kappung und Gegenrechnung der gekappten der Saldostunden mit dem 50% Überstunden Konto, abhängig von den Einstellungen in "Kappung Gleitzeit-Saldo negativ" und "Kappung Gleitzeit-Saldo positiv" 

3

Saldoübertragung 65%

Kappung und Gegenrechnung der gekappten der Saldostunden mit dem 65% Überstunden Konto, abhängig von den Einstellungen in "Kappung Gleitzeit-Saldo negativ" und "Kappung Gleitzeit-Saldo positiv" 

4

Saldo löschen

setzt den Saldo am Ende der in "Saldoverrechnung: Zeitpunkt" angegebenen Periode immer auf 0 (Überstunden werden nicht bewertet)

5

 Übst. Saldo/ZA.
Saldoverrechnung: Kappung Gleitzeit-Saldo negativ

Hier wird die Saldountergrenze eingegeben, bis zu der keine Kappung stattfinden soll. Bei Unterschreitung dieser Grenze erfolgt die Kappung.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Stunden und Normalminuten (z.B. 2,45 = 1h 45min)

-

Beispiel

Wert Kappung Gleitzeit-Saldo negativ: -10

Verrechnung des Saldos: monatlich (einstellbar über "Saldoverrechnung: Zeitpunkt")
Stand Saldo am Monatsletzten: -12 Stunden

Dadurch, dass die Saldoverrechnung in unserem Beispiel monatlich erfolgt, beträgt der Saldo am Monatsersten des Folgemonats:

Stand Saldo am Monatsersten des Folgemonats: -10 Stunden

Es wurden also 2 Stunden gekappt (abgeschnitten).

Saldoverrechnung: Kappung Gleitzeit-Saldo positiv

Hier wird die Obergrenze des Gleitzeit-Saldos angegeben, bis zu welcher nicht gekappt wird. Bei einer Überschreitung dieses Wertes erfolgt die Kappung und die gekappten Stunden werden als Überstunden gewertet.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Stunden und Normalminuten (z.B. 2,45 = 1h 45min)

-

Beispiel

Wert Kappung Gleitzeit-Saldo positiv: +10
Verrechnung des Saldos: monatlich (einstellbar über "Saldoverrechnung: Zeitpunkt")
Stand Saldo am Monatsletzten: +12 Stunden

Dadurch, dass die Saldoverrechnung in unserem Beispiel monatlich erfolgt, beträgt der Saldo am Monatsersten des Folgemonats:

Stand Saldo am Monatsersten des Folgemonats: +10 Stunden

Es wurden also 2 Stunden gekappt (abgeschnitten).

Saldoverrechnung: Verhalten bei Minus-Saldo

Die hier konfigurierbare Einstellung beschreibt, wie mit einem eventuell auftretenden Minus-Saldo verfahren werden soll. Hierfür gibt es die folgenden Optionen:

Optionen

Beschreibung

1

keine Aktion

es erfolgt keine Aktion, der Minussaldo verbleibt als negativer Wertauf dem Gleitzeit, Konto

2

Gegenr. mit Überstunden

Gegenrechnung des Minus-Saldo mit Überstunden: soweit möglich, werden Minusstunden vom Saldo entfernt und mit den Überstunden gegengerechnet/von diesen abgezogen

3

Unregelmäßigkeit

es erfolgt keine Veränderung des Saldo, jedoch wird der Mitarbeiter beim Einstieg in die Personalwolke über den negativen Saldo informiert

4

Minus Mehrleistung, Löschen Mehrstunden

-

Beispiel:

Im Folgenden finden sich sechs Beispiele, welche die Abrechnung des Minus-Saldos erklären sollen:

Kappung Gleitzeit-Saldo negativ

Gleitzeit-Saldo

ÜSt. 50%

ÜSt. 100%

Gleitzeit-Saldo (neu)

ÜSt. 50% (neu)

ÜSt. 100% (neu)

Bsp.1

0,00

-1,00

0,00

0,00

-1,00

0,00

0,00

Bsp.2

0,00

-4,00

1,00

2,00

-1,00

0,00

0,00

Bsp.3

0,00

-2,00

1,00

2,00

0,00

0,00

1,00

Bsp.4

-5,00

-4,00

1,00

2,00

-4,00

1,00

2,00

Bsp.5

-5,00

-9,00

3,00

2,00

-5,00

0,00

1,00

Bsp.6

-5,00

-11,00

3,00

2,00

-6,00

0,00

0,00

Eine Verrechnung mit den Überstunden erfolgt nur dann, wenn unter "Saldoverrechnung: Abrechnungsart" eine der Optionen "Saldoverrechnung (50 %/65 %/100 %)" ausgewählt wurde. Für den Ausgleich des negativen Gleitzeit-Saldos werden nur die erbrachten Überstunden herangezogen und auch nur dann, wenn der negative Gleitzeit-Saldo den Grenzwert (festgelegt in Saldoverrechnung: Kappung Gleitzeit-Saldo negativ) unterschreitet.

Saldoverrechnung: Zeitpunkt

Hier wird festgelegt, wann und in welchem Intervall die Saldokappung erfolgen soll:

Optionen

1

Monatlich

am Ende jedes Monats

2

Quartal

am Ende des Quartals

3

Jährlich

am Ende des Jahres

4

Durchrechnungszeitraum

am Ende des definierten Durchrechnungszeitraums (siehe stpinfo127, stpinfo128, stpinfo130, stpinfo131)
2.6.7.10.6 Teilzeit
Teilzeit: Überstunden Verrechnung aktivieren

Diese Einstellung bezieht sich auf die Verrechnung und Zulässigkeit von Überstunden bei Teilzeit-Arbeitnehmern. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Verrechnung von Überstunden für die betreffende Person erlaubt. Diese Option ist nur für Teilzeitangestellte relevant, da bei Vollzeitbeschäftigung ohnehin Überstunden verrechnet werden.

Option

Beschreibung
- - -

Die Verrechnung von Überstunden ist für diese in Teilzeit angestellte Person nicht zulässig
Aktiviert

Die Verrechnung von Überstunden ist für diese Person aktiviert und zulässig

Teilzeit: Überstunden-Schwellwert

Hier wird die Anzahl der vom Teilzeitangestellten verrichteten Überstunden angegeben, welche mit einem Zuschlag von 25 % als Mehrstunden verrechnet werden sollen. Alle Überstunden, welche diesen Wert überschreiten, werden dann nach der festgelegten Regel in  "Saldoverrechnung: Abrechnungsart" bewertet.

Diese Option ist nur dann relevant und gültig, wenn "Teilzeit: Überstunden Verrechnung" (oben) aktiviert ist. Das Ergebnis ist auch abhängig von "Saldoverrechnung: Kappung Gleitzeit Saldo positiv", da der Gleitzeit-Saldo im Falle von Mehrstunden erst gekappt wird und dann die Zeit, welche die Kappung übersteigt, als Überstunden bzw. in diesem Falle als Mehrstunden gewertet wird.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Stunden und Normalminuten (z.B. 2,35 = 2h 35min

-

Beispiel:

Teilzeitangestellte/r: 20h/Woche
Verrichtete Arbeitszeit in einer Woche: 39h
Kappung Gleitzeit-Saldo positiv: 10h
Überstunden-Schwellwert: 5h
Saldoverrechnung: Abrechnungsart: Saldoübertrag 50%

davon sind aufgrund der in "Überstunden-Schwellwert" getätigten Einstellungen:

2.6.7.10.7 Urlaubsverrechnung

Übersicht

Aliquotierung Resturlaub

Aliquotierung des Eintrittsjahres

Anspruch (jährl.)

Anspruch in Tagen oder Stunden

Fiktives Eintrittsdatum

Sonderanspruch

Staffelung - nach X Dienstjahren

Staffelung - Urlaubsanspruch

Stichtag Hinzuzählung

Urlaubsverfall Stichtag

Urlaubsverfall/Verjährung

Urlaubsverrechnung: Aliquotierung Resturlaub

Hier wird bestimmt, nach welcher Methode die Aliquotierung des Resturlaubes beim Austritt des Mitarbeiters berechnet werden soll:

Option

Beschreibung

Tag/aufgerundet (Standard)

Der Urlaub wird genau nach der Anzahl der Tage berechnet und dabei aufgerundet

Tage/ungerundet

Der Urlaub wird genau nach der Anzahl der Tage berechnet und dabei abgerundet

Monat/ungerundet

Der Urlaub wird anhand der restlichen Monate im Unternehmen berechnet und dabei abgerundet
Urlaubsverrechnung: Aliquotierung des Eintrittsjahres

Die Aliquotierungs-Variante bestimmt, nach welcher Art der Urlaubsanspruch im Eintrittsjahr aliquotiert wird. Hierbei ist auch die Art der Urlaubsverrechnung ein Einflussfaktor, diese wird unter "Urlaubsverrechnung: Stichtag Hinzuzählung" bestimmt:

Option

Beschreibung

Nein

UV mit Kalenderjahr: keine Aliquotierung bei unterjährigem Eintritt, Urlaubsanspruch erst mit Beginn des nächsten Kalenderjahres
UV mit Eintrittsdatum: keine Aliquotierung, Zuzählung des gesamten Jahresanspruchs am Eintrittsdatum

Gesetzkonform

UV mit Kalenderjahr: gesetzlich korrekte Aliquotierung (Unterscheidung 1./2. Halbjahr) - monatliche, aliquote Zurechnung bis zur Jahresmitte, danach halber Anspruch auf einmal - neue Zurechnung immer zum 01.01.
UV mit Eintrittsdatum: erste 6 Monate nach Eintritt aliquote, anteilige Gutschrift; danach voller Anspruch - neue Zurechnung immer zum Jahrestag des Eintrittsdatums

Aliquot

UV mit Kalenderjahr: aliquote Hinzuzählung über das gesamte, restliche Eintrittsjahr verteilt (nicht 100% gesetzeskonform), neue Zurechnung immer zum 01.01. 
UV mit Eintrittsdatum: siehe "Gesetzkonform"

Aliquot Teilzeit

**fragen**
- Beispiel "Nein"

Eintrittsdatum: 01.05.2013
Urlaubsanspruch: 25T (Verbrauch wird nicht berücksichtigt)

Datum

UV mit Kalenderjahr

UV mit Eintrittsdatum

01.05.2013

0T

25T

01.01.2014

25T

25T

01.05.2014

25T

50T

01.01.2015

50T

50T

01.05.2015

50T

75T
- Beispiel "Gesetzkonform"

Eintrittsdatum: 01.05.2013
Urlaubsanspruch: 25T (Verbrauch wird nicht berücksichtigt)

Datum

UV mit Kalenderjahr

UV mit Eintrittsdatum

01.05.2013

3T (+3)

3T (+3)

01.06.2013

5T (+2)

5T (+2)

01.07.2013

17T (+12)

7T (+2)

01.08.2013

17T (+0)

9T (+2)

01.09.2013

17T (+0)

11T (+2)

01.10.2013

17T (+0)

13T (+2)

01.11.2013

17T (+0)

25T (+12)

01.12.2013

17T (+0)

25T (+0)

01.01.2014

42T (+25)

25T (+0)

...

...

...

01.05.2014

42T (+0)

50T (+25)

01.01.2015

67T (+25)

50T (+0)

01.05.2015

67T (+0)

75T (+25)

-

Beispiel "Aliquot"

Eintrittsdatum: 01.05.2013
Urlaubsanspruch: 25T (Verbrauch wird nicht berücksichtigt)

Datum

UV mit Kalenderjahr

UV mit Eintrittsdatum

01.05.2013

3T (+3)

3T (+3)

01.06.2013

5T (+2)

5T (+2)

01.07.2013

7T (+2)

7T (+2)

01.08.2013

9T (+2)

9T (+2)

01.09.2013

11T (+2)

11T (+2)

01.10.2013

13T (+2)

13T (+2)

01.11.2013

15T (+2)

25T (+12)

01.12.2013

17T (+2)

25T (+0)

01.01.2014

42T (+25)

25T (+0)

...

...

...

01.05.2014

42T (+0)

50T (+25)

01.01.2015

67T (+25)

50T (+0)

01.05.2015

67T (+0)

75T (+25)
Urlaubsverrechnung: Anspruch (jrl.)

Hier wird der Urlaubsanspruch in Tagen oder Stunden angegeben, der dem betreffenden Mitarbeiter in einem vollen Jahr zusteht.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Tage/Stunden pro Jahr
Urlaubsverrechnung: Anspruch in Tagen oder Stunden?

Hier erfolgt die Auswahl, ob der unter "Anspruch (jrl.)" angegebene Urlaubsanspruch in Tagen oder Stunden pro Jahr gutgeschrieben wird.

Option

Beschreibung
Tage

Urlaubsanspruch wird in Tagen pro Jahr gewertet
Stunden

Urlaubsanspruch wird in Stunden pro Jahr bewertet
Urlaubsverrechnung: Fiktives Eintrittsdatum

Das Fiktive Eintrittsdatum wird verwendet um den korrekten Urlaubsanspruch im Bezug auf die Dienstjahre (laut Staffel) zu berechnen. Da eine bestimmte Anzahl an Dienstjahren, Schul- oder Hochschulzeiten angerechnet werden kann, wird das fiktive Eintrittsdatum berechnet, um die Position in der Staffelung, unabhängig vom tatsächlichen Eintrittsdatum, zu bestimmen.

Wert

Einheit

Datum

Tag und Monat zweistellig, Jahr vierstellig (DD.MM.YYYY)
Urlaubsverrechnung: Sonderanspruch **Tage oder Stunden?**

Hier kann der Sonderurlaubs-Anspruch pro Jahr für die betreffende Person eingegeben werden. Diese Sonderurlaubs-Tage kommen beispielsweise bei Hochzeit, Umzug, Todesfällen oder der Niederkunft der Ehefrau zum Einsatz.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Tage/Stunden pro Jahr
Urlaubsverrechnung: Staffel 1 - nach X Dienstjahren

In der Personalwolke besteht die Möglichkeit, in einer Staffelung bis zu 4 verschiedene Werte für Urlaubsanspruch pro Dienstnehmer festzulegen. Hier kann angegeben werden, nach wie vielen anrechenbaren Dienstjahren die Person in die Staffel 1 weiterrückt und ihr damit mehr Urlaubsanspruch zusteht.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Anzahl der Dienstjahre ab welchen die 1. Staffel aktiv ist
Urlaubsverrechnung: Staffel 1 - Urlaubsanspruch

Hier wird der für die Staffel 1 vorgesehene (erhöhte) Urlaubsanspruch in Tagen pro Jahr festgelegt. Nach Erfüllung der vorab definierten Anzahl an Dienstjahren wird der Urlaubsanspruch automatisch auf diesen Wert erhöht.

Wert

Einheit

Zahlenwert

Urlaubsanspruch pro Jahr in der 1. Staffel

Die Einstellungen für Staffel 2 und 3 verhalten sich genau gleich wie jene für Staffel 1, es wird jeweils die Anzahl der notwendigen Dienstjahre und der neue (erhöhte) Urlaubsanspruch eingetragen.

Urlaubsverrechnung: Stichtag Hinzuzählung

Hier wird der Tag im Jahr definiert, am welchen der Urlaubsanspruch auf dem Resturlaubskonto gutgeschrieben wird. Diese Einstellung beeinflusst auch das Verhalten der Option "Urlaubsverrechnung: Aliquotierung des Eintrittsjahres".  Außerdem wird dieser Stichtag auch verwendet, um den Anspruch für Pflege/Sonderurlaub gutzuschreiben.

Wird in diesen Feld kein Wert eingetragen, dann wird kein Urlaub gutgeschrieben!

Wert

Beschreibung

Kalenderjahr

Verrechnung mit Kalenderjahr: 01.01.YYYY

Eintrittsdatum

Verrechnung mit Eintrittsdatum: DD.MM.YYYY
Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall Stichtag

Sollte in der unten erwähnten Einstellung "Urlaubsverfall/Verjährung" die Option "Stichtag, Urlaubsverfall DE" ausgewählt worden sein, kann hier ein beliebiger Stichtag gewählt werden, am welchem der restliche Urlaubsanspruch des vergangenen Jahres verfallen soll.

Wert

Beschreibung

Datum

Format: DD.MM.YYYY - an diesem Datum (Stichtag) verfällt der Resturlaub des Vorjahres automatisch
Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall/Verjährung

Lt. österreichischem Urlaubsgesetz darf ein Mitarbeiter maximal 3 volle Urlaubsansprüche mitnehmen. Wird diese Schwelle überschritten, verfällt der älteste Urlaubsanspruch nach dieser Zeit. Hier kann festgelegt werden, ob Personalwolke diese Regelung automatisch durchführen soll. Zusätzlich kann im Falle eines früheren Verfalls von Urlaubstagen auch ein Stichtag (oben erklärt) festgelegt werden.

Option

Beschreibung

Ja

wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, so verfällt der noch vor dieser Zeit mitgenommene, älteste Resturlaub

Nein

wenn die Schwelle von 3 Jahren überschritten ist, verfällt der übersteigende Resturlaub NICHT automatisch

Stichtag, Urlaubsverfall DE

der Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr verfällt zu dem unter "Urlaubsverrechnung: Urlaubsverfall Stichtag" gewählten Datum

-

Beispiel

Ausgangssituation:

Datum

Urlaub konsumiert

Urlaub aktuelles Jahr

Urlaub Vorjahr

Urlaubsverfall

31.12.

5

0

0

01.01.

25

5

0

03.02.

1

25

4

0

04.02.

1

25

3

0

05.02

1

25

2

0

31.03.

25

0

2

Die 3 Urlaubstage im aktuellen Jahr werden zuerst vom Resturlaub des Vorjahres abgezogen und zwar so lange, bis dieser aufgebraucht ist. Am Stichtag (31.03.) verfällt dann der unverbrauchte Resturlaub aus dem Vorjahr. Wird ein Urlaubstag am Stichtag beantragt, so wird dieser vor dem Verfall noch vom Resturlaub abgezogen (auf das Beispiel oben bezogen bedeutet das, dass wenn am 31.03. noch ein Urlaubstag eingegeben worden wäre, nur 1 Urlaubstag verfallen wäre und nicht 2).

2.7 Management

2.7.1 Konten Auswertung

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer eine Auswertung der verschiedenen Konten aller Mitarbeiter des Unternehmens für die die Zeiterfassung aktiviert wurde. Die angezeigten Konten lauten wie folgt: Saldo, Krankentage, Resturlaub, Urlaubstage konsumiert, Reisetage, Ausbildungstage.

Die Konten Auswertung zeigt die Summe der Konten (Saldo, Krankentage, Resturlaub, Urlaubstage konsumiert, Reisetage, Ausbildungstage) bis zum gewählten Stichtag an.

Suchmaske

Datum

Dieser Paramter definiert den Stichtag, bis zu welchem die Auswertung erfolgen soll.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Konten Auswertung zeigt die Summe der Konten (Saldo, Krankentage, Resturlaub, Urlaubstage konsumiert, Reisetage, Ausbildungstage) bis zum gewählten Stichtag an.

 
(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Keine Gruppierung" gewählt, wodurch eine alphabetische Liste der Mitarbeiter angezeigt wird.)


(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Level 2" gewählt, wodurch die Mitarbeiter zusätzlich zur alphabetischen Sortierung auch noch in ihren jeweiligen Gruppen angezeigt werden - bis Ebene 2.)

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Mit einem Klick auf gelangt man direkt in das Journal des gewählten Mitarbeiters.

In der letzten Zeile der Tabelle wird eine Gesamtsummer aller Einzelsummen angezeigt. Ebendso wird auch die Summe pro Abteilung / Gruppe separat ausgewiesen.

2.7.2 Kalenderübersicht

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer eine Übersicht der Fehlzeit-Kalender aller Mitarbeiter (Urlaube, Zeitausgleich, Seminare, etc.) mit genehmigten und aktuell noch ungenehmigten Anträgen an.

Die Kalenderübersicht zeigt die Fehlzeit-Kalender der Mitarbeiter gruppiert / eingeschränkt nach den ausgewählten Kriterien an.

Suchmaske

Zeiteinheit
Zeitintervall

Basierend auf der Einstellung Zeiteinheit erfolgt hier entweder die Auswahl des Monats oder der Woche die im Ergebnis der Abfrage angezeigt werden soll.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Kalenderübersicht zeigt die Fehlzeit-Kalender der Mitarbeiter gruppiert / eingeschränkt nach den ausgewählten Kriterien an.

(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Keine Gruppierung" gewählt, wodurch eine alphabetische Liste der Mitarbeiter angezeigt wird.)
(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Level 2" gewählt, wodurch die Mitarbeiter zusätzlich zur alphabetischen Sortierung auch noch in ihren jeweiligen Gruppen angezeigt werden - bis Ebene 2.)

Um Detail-Infos zu einem Fehlgrund zu bekommen, muss dieser nur angeklickt werden und es erscheint, das aus anderen Ansichten bekannte Pop-Up z.B.:

2.7.3 Jahreskalender

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer die Möglichkeit eine Abfrage zu starten und die selektierten Fehlgründe für die ausgewählten Gruppen / Mitarbeiter in einer grafisch aufbereiteten Form zu sehen.

Die Kalenderübersicht zeigt die Fehlzeit-Kalender der Mitarbeiter gruppiert / eingeschränkt nach den in der Suchmaske ausgewählten Kriterien an.

Suchmaske

Jahr

Das Kalenderjahr für das die Darstellung erfolgen soll

Anzuzeigende Fehlgründe

Mit diesem Parameter kann bestimmt werden, welche Fehlgründe im Ergebnis der Abfrage anzeigt werden sollen (Dienstreise, Krank Lfz, Sonderurlaub, Urlaub und Zeitausgleich).

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Kalenderübersicht zeigt die Fehlzeit-Kalender der Mitarbeiter gruppiert / eingeschränkt nach den ausgewählten Kriterien an.

 
(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Keine Gruppierung" gewählt, wodurch eine alphabetische Liste der Mitarbeiter angezeigt wird.)


(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Level 2" gewählt, wodurch die Mitarbeiter zusätzlich zur alphabetischen Sortierung auch noch in ihren jeweiligen Gruppen angezeigt werden - bis Ebene 2.)

Praktische Funktionen

Wird die Maus über eines der farbigen Rechtecke im Kalender bewegt, erscheint ein kleines Info-Feld, in dem die genaue Dauer der Abwesenheit angezeigt wird.

2.7.4 Statistik

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer die Möglichkeit eine Abfrage zu starten, die Informationen zu Kranktagen, konsumiertem Urlaub und Anwesenheit für jeden betroffenen Mitarbeiter übersichtlich darstellt.

Die Statistik zeigt die ausgewählten Konten der Mitarbeiter übersichtlich nach den ausgewählten Kriterien an wobei sowohl die aktuellen (hellgraue Spalte) als auch die Durchschnittswerte (dunkelgraue Spalten) angezeigt werden.

Suchmaske

Jahr

Das Jahr für das die Darstellung erfolgen soll.

Konto
Betrachtungszeitraum
Richtung
Gruppierung

Dieser Parameter ist nur veränderbar, wenn der Parameter Konto auf Kranktage, Urlaub konsumiert oder Anwesenheit gesetzt wurde.

Er ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Historisierung

Vergangene / Abgelaufene (historische) Gruppenzugehörigkeiten verwenden.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Statistik zeigt die ausgewählten Konten der Mitarbeiter übersichtlich nach den ausgewählten Kriterien an.

(In diesem Screenshot wurde für die Gruppierung der Wert "Keine Gruppierung" gewählt, wodurch eine alphabetische Liste der Mitarbeiter angezeigt wird.)

2.8 Optionen

2.8.1 Einstellungen

Durch klicken auf Ihren Namen und Einstellungen gelangen Sie zu den Einstellungen.

Bei den Ersten Punkten können Sie Einstellungen zur angezeigten Sprache, zum Aussehen und Menü Darstellung ändern. Mit dem Punkt "Seite mit Menü Koppeln" können Sie entscheiden, ob sie beim Springen über ein Kontextmenü in ein anderes Modul den Menübaum anpassen  möchten.

Stellvertreter

Unter Stellvertreter können Sie für einen definierten Zeitraum einen Stellvertreter definieren. Diese hat für den bestimmten Zeitraum die von Ihnen ausgewählte Kompetenz und kann je nach zugewiesener Rolle für Sie Anträge freigeben.

Bankkonten

Hier können Sie ihr eigenes Bankkonto pflegen.

Sicherheit

Hier besteht die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern.

Workflow Einstellungen

Im Falle neuer Aufgaben möchte ich eine Mailbenachrichtigung erhalten: Durch diesen Parameter wird die Mailverständigung aktiviert. Immer wenn ein Antrag zur Bearbeitung vorliegt, wird durch das System automatisch ein Mail gesendet.

Ich möchte auch als Stellvertreter eine Mailbenachrichtigung erhalten: Wenn man selbst Stellvertreter eines Vorgesetzten ist, und man das Recht besitzt Anträge zu bearbeiten, so kann man die Mailverständigung aktivieren, falls Anträge im Namen des Vorgesetzten zu bearbeiten sind.

Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen: Falls man als Vorgesetzter möchte, dass der Stellvertreter auch Anträge genehmigen darf, dann muss dieser Parameter auf Ja gestellt werden.

Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Vererbungsrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden. Wenn die Vererbungsrichtung auf "auf" steht, wird das Organigramm aufwärts nach Stellvertretern durchsucht, bei "ab" abwärts und "keine" gar nicht.

Im Falle offener Aufgaben möchte ich beim Einstieg benachrichtigt werden: Nach dem Login erscheint eine Meldung, dass Anträge zur Bearbeitung vorliegen.

2.8.1.1 Passwort ändern

Die Anmeldung im Webdesk kann entweder automatisch über SingleSignOn erfolgen, oder über ein eigens hinterlegtes Passwort, welches durch den Administrator festgelegt wird.

Im Webdesk kann das Passwort auf folgende Weise geändert werden:

Passwortänderung durch Benutzer

Unter dem Reiter "Sicherheit" kann der Benutzer sein Passwort  unter "Passwort ändern" aktualisieren. Dazu muss das alte Passwort sowie 2x das neue Passwort in die Änderungsmaske eingegeben werden.

Passwort wird durch Administrator zurückgesetzt

Der Administrator kann das Passwort über Administration --> Person für die jeweilige Person ändern. Siehe Administration -->  Person

2.8.1.2 Passwort vergessen

Mitarbeiter, die Ihr Passwort vergessen haben, können dieses selbst durch ein Neues ersetzen. Voraussetzung dazu ist, dass eine gültige und einzigartige Mail-Adresse im System gespeichert ist. 

2.9 Time Professional

Allgemeines

Der Time Professional Account bietet gegenüber dem Time-Base Account die Möglichkeit, Reports für die Auswertung relevanter Daten einzusehen.

Die Zusatzfunktionen des PRO-Accounts im Detail:

2.9.1 Korrektur-Client

2.9.2 KorrClient_00_TimeBase_Allg

Allgemeines

Die Buchungs- und Fehlzeit-Korrekturen dienen der Erfassung von Zeitbuchungen oder Fehlzeiten in Stunden, sowie der Korrektur bereits vorhandener Buchungen.
Die Erfassung kann in einer Monats- oder Tagesansicht vorgenommen werden.

Wichtig: Der Korrektur-Client steht nur Benutzern zur Verfügung, denen die Rolle "Personal" zugewiesen wurde!

2.9.3 KorrClient_01_ALL_Monatsansicht

Monatsansicht

Der gewünschte Mitarbeiter kann durch Tippen des Namens im Feld Person ausgewählt werden (Auto-Complete):

Durch die Eingabe des Namens wird eine Liste mit den Mitarbeitern mit entsprechenden Vor-/Nachnamen eingeblendet, aus welcher der gewünschte Mitarbeiter bequem selektiert werden kann. Sobald der eingegebene Name eindeutig ist, wird sein Name inkl. seiner Gruppe automatisch in dem Feld eingetragen (ohne das eine Interaktion mit der Maus notwendig ist).

Alternativ kann der gewünschte Mitarbeiter durch Klicken auf den Button  ausgewählt werden:

Durch Klicken der blauen Pfeiltasten  kann durch die möglichen Personen, Jahre und Monate geblättert werden.

In der Monatsansicht wird das aktuelle Monat dargestellt. Soll ein bestimmter Tag bearbeitet werden, so kann dies entweder über das Editier-Symbol in Spalte Aktion oder über einen Klick auf das Datum in der Datum-Spalte geschehen - durch den Klick auf das Datum wird allerdings in die Tagesansicht gewechselt!

Durch einen Klick auf das Bearbeiten-Symbol , in der betreffenden Zeile, können folgende Aktionen getätigt werden:

Wichtig: Die Daten des Vormonats können nur bis zum 15. des aktuellen Monats editiert werden!

Folgende Daten können bearbeitet werden:
Nachdem die Daten korrigiert / eingetragen wurden:

Mit Speichern werden die Einträge übernommen, mit Abbrechen  werden die Änderungen verworfen. Durch einen Klick auf das Lösch-Symbol  wird ein vorhandener Zeit-Eintrag gelöscht.
Mit einem Klick auf das Neu-Symbol  kann eine weiterer Eintrag für den Tag hinzugefügt werden.

2.9.4 KorrClient_02_TimePro_Tagesansicht

Tagesansicht

Klickt man in der Datum-Spalte auf das Datum, gelangt man zur Tagesansicht. Hier können, analog zur Monatsansicht, ebenfalls durch einen Klick auf das Editier-Symbol  Änderungen an den Tageseinträgen vorgenommen werden. Durch einen Klick auf das Lösch-Symbol  wird ein vorhandener Zeit-Eintrag gelöscht, mit einem Klick auf das Neu-Symbol  kann eine weiterer Eintrag für den Tag gemacht werden.

Alle Konten, neben denen ein  Symbol steht, können editiert werden. Hierbei können sowohl absolute als auch relative Korrekturen durchgeführt werden. Mehr dazu unter dem Punkt Kontokorrekturen (absolut + relativ)!

Ebenso können Berechtigungen für den ausgewählten Tag erteilt / entzogen (setzen / entfernen des Hakens bei der entsprechenden Berechtigung) werden:

In dieser Ansicht können die folgenden Berechtigungen gesetzt werden:

In dieser Ansicht können die folgenden Konten korrigiert werden:

Wichtig: Die geänderten Konten-Werte und Berechtigungen gelten per Stichtag d.h. in obigem Beispiel würde eine Korrektur des Resturlaubs bzw. des Saldos den Stichtag 12.08.2013 haben.

2.9.5 KorrClient_03_TimeBase_TPTauschen

Tagesprogramme tauschen

In der Tagesansicht können zusätzlich zu den Zeit-Einträgen und Korrekturen auch Tagesprogramme getauscht werden. Hierzu klickt man auf das Editier-Symbol neben dem Tagesprogramm:

Die verfügbaren Tagesprogramme variieren je nach Mandant. Nach der Auswahl des gewünschten Tagesprogramms wird mit einem Klick auf das Speichern-Symbol  das neue Tagesprogramm, für den ausgewählten Tag, übernommen. Mit einem Klick auf das Abbrechen-Symbol  wird die Änderung abgebrochen, es erscheint wieder das ursprüngliche Tagesprogramm.

2.9.6 KorrClient_04_TimeBase_Kontokorrekturen

Kontokorrekturen (absolut + relativ)

Wie oben bereits erwähnt können auch Kontokorrekturen vorgenommen werden (in der Tagesansicht).

Wichtig: Kontokorrekturen können ausschließlich in der Tagesansicht vorgenommen werden. Sie gelten immer per Stichtag (der Stichtag entspricht immer dem gerade ausgewählten Tag)!

Die Änderung kann sowohl absolut (z.B.: Eingabe von 5 als Resturlaub - setzt den Resturlaub auf 5 Tage, egal welcher Wert bisher auf dem Konto verbucht war) als auch relativ (z.B.: Eingabe von +10 als Resturlaub - setzt den Resturlaub auf Resturlaub alt + 10 Tage = Resturlaub neu) erfolgen.

Konto korrigieren

Absolute Korrektur

Relative Korrektur

Das Konto wird nach Eingabe einer Zahl und einem Klick auf das Speichern-Symbol  auf den eingegebenen Wert geändert.

2.9.7 Reports

2.9.7.1 Urlaubsfilter (>5 Tage)

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer eine Liste jener Mitarbeiter die zum gewählten Stichtag mehr als 5 Tage (> 5 Tage) Resturlaub haben.

Der Urlaubsfilter zeigt den Namen, den Urlaub aus dem Vorjahr, den aktuellen Urlaubsanspruch, den jährlich verbrauchten Urlaub (Durchschnitt), den offenen Urlaub, den verplanten Urlaub und den unverplanten Urlaub an.

Suchmaske

Datum

Dieser Paramter definiert den Stichtag, bis zu welchem die Auswertung erfolgen soll.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Filter aktivieren

Wenn der Haken bei Filter aktivieren gesetzt ist, kann das Ergebnis so eingeschränkt werden, dass nur Personen, deren unverplanter Urlaub größer als die eingegebene Anzahl an Tagen ist, angezeigt werden.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Der Urlaubsfilter zeigt den Namen, den Urlaub aus dem Vor-Vorjahr, den Urlaub aus dem Vorjahr, den Urlaub aus dem aktuellen Jahr, den daraus resultierenden aktuellen Urlaubsanspruch, den offenen Urlaub, den verplanten Urlaub und den unverplanten Urlaub an. Mit einem Klick auf  kann die Liste auch ausgedruckt werden bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Mit einem Klick auf  gelangt man direkt in das Journal des gewählten Mitarbeiters.

In der letzten Zeile der Tabelle wird eine Gesamtsumme der offenen und der unverplanten Urlaube angezeigt.

2.9.7.2 Buchungsliste

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer Zugriff auf eine Liste die eine Übersicht der gewählten Mitarbeiter zeigt, in der die wichtigsten Informationen auf einen Blick verfügbar sind (Anwesenheit, Fehlgrund, Tages Soll, Tages Ist, Saldo, Monatssumme).

Suchmaske

Datum

Dieser Paramter definiert den Stichtag, bis zu welchem die Auswertung erfolgen soll.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Buchungsliste zeigt eine Übersicht, der gewählten Mitarbeiter, zum gewählten Stichtag, mit den folgenden Informationen an:

Mit einem Klick auf  gelangt man direkt in das Journal des gewählten Mitarbeiters. Mit einem Klick auf   kann die Liste auch ausgedruckt werden bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

In der letzten Zeile der Tabelle wird eine Gesamtsumme von Tages SOLL und Tages IST angezeigt. Ebenso wird auch die Summe pro Abteilung / Gruppe separat ausgewiesen (wenn die Gruppierung aktiviert wurde).

2.9.7.3 Auswertung Anträge

Allgemeines

Die Auswertung der Anträge bringt eine Übersicht über die im Unternehmen gestellten Anträge die mittels der Buttons im rechten oberen Eck des Bildschirms  ausgedruckt / nach PDF / Excel exportiert werden kann. Über eine Suchmaske können gewisse Filterkriterien festgelegt werden.

Am Ende der Liste wird eine Zusammenfassung angezeigt, welche die Gesamtzahl der angezeigten Prozessinstanzen, die Anzahl der nicht leeren Gruppen und eine Auflistung der Gruppen-Namen die in der Liste enthalten sind.

Suchmaske

Prozess zwischen <Datum Von> und <Datum Bis>

Hier kann der Zeitraum, für den die Anträge ausgewertet werden sollen eingeschränkt werden.

Nach folgendem Datumstyp filtern

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen CreationDate und Workflow-Variable.

Prozessdefinition

Dieser Parameter ermöglicht die Einschränkung auf einen bestimmten Antragstyp.

Prozess-Status

Dieser Parameter ermöglicht die Einschränkung auf offene oder abgeschlossene Prozesse.

Sortierung

Dieser Parameter steuert die Sortierung des Auswertungsergebnisses.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste. Die Abfrage kann auch als PDF oder Excel Dokument gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Die Auswertung Anträge zeigt eine Übersicht über die im System erfassten Anträge. Mit einem Klick auf  kann die Liste auch ausgedruckt werden bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Mit einem Klick auf  gelangt man direkt zu den Details des gewählten Antrags.

Am Ende der Liste wird eine Zusammenfassung angezeigt, welche die Gesamtzahl der angezeigten Prozessinstanzen, die Anzahl der nicht leeren Gruppen und eine Auflistung der Gruppen-Namen die in der Liste enthalten sind enthält.

2.9.7.4 10h Überschreitungen

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer eine Liste jener Mitarbeiter, die innerhalb des gewählten Zeitraumes an einem oder an mehreren Tagen die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit von 10 Stunden pro Tag überschritten haben.

Suchmaske

Datum und Datum bis

Diese Parameter definieren den Zeitraum, in dem nach Mitarbeitern gesucht werden soll, die die Höchstarbeitszeit überschritten haben.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste. Das Ergebnis kann auch als PDF oder Excel Dokument gespeichert werden.

Filter aktivieren

Wenn der Haken bei Filter aktivieren gesetzt ist, kann das Ergebnis so eingeschränkt werden, dass nur Personen, deren tägliche Arbeitszeit größer als die eingegebene Anzahl an Stunden ist, angezeigt werden.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Das Ergebnis zeigt den Namen, das Datum der 10 Stunden-Überschreitung, die Abteilung in der der betreffende Mitarbeiter beschäftigt ist, das Buchungskennzeichen (FB), die Spalte Buchung zur Anzeige der Buchungsintervalle, ein weiteres Buchungskennzeichen (FE), den Fehlgrund, und die tägliche Arbeitszeit an.Mit einem Klick auf  kann das Ergebnis auch ausgedruckt werden bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Mit einem Klick auf  gelangt man direkt in das Journal des gewählten Mitarbeiters.

2.9.7.5 50h Überschreitungen

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer eine Liste jener Mitarbeiter, die innerhalb des gewählten Zeitraumes in einer oder mehreren Wochen die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit von 50 Stunden pro Woche überschritten haben.

Suchmaske

Datum und Datum bis

Diese Parameter definieren den Zeitraum, in dem nach Mitarbeitern gesucht werden soll, die die wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten haben.

Gruppierung

Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Ausgabeformat

Wird dieser Parameter auf Druckversion gestellt, erhält man eine druckfreundliche Ausgabe der Liste. Das Ergebnis kann auch als PDF oder Excel Dokument gespeichert werden.

Filter aktivieren

Wenn der Haken bei Filter aktivieren gesetzt ist, kann das Ergebnis so eingeschränkt werden, dass nur Personen, deren wöchentliche Arbeitszeit größer als die eingegebene Anzahl an Stunden ist, angezeigt werden.

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.

Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Ergebnis

Das Ergebnis zeigt den Namen, das Datum der 50 Stunden-Überschreitung, die Abteilung in der der betreffende Mitarbeiter beschäftigt ist, das Buchungskennzeichen (FB), die Spalte Buchung zur Anzeige der Buchungsintervalle, ein weiteres Buchungskennzeichen (FE), den Fehlgrund, und die wöchentliche Arbeitszeit an.Mit einem Klick auf  kann das Ergebnis auch ausgedruckt werden bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Mit einem Klick auf  gelangt man direkt in das Journal des gewählten Mitarbeiters.

3 Travel

Allgemeines

Das Travel Modul ist der Schlüssel zur einfachen und effizienten Reisekostenerfassung. Mit Hilfe eines leicht zu bedienenden Schritt für Schritt Assistenten können sowohl Anträge für Dienstreisen gestellt, als auch deren Abrechnung vorgenommen werden. Und das für Inlands- wie Auslandsreisen, Schulungen, Reisen ohne Diäten, etc.!  

Im Reiseantrag können bereits vorab anfallende Kosten geschätzt werden, wodurch dem Genehmiger eine gute Entscheidungsgrundlage gelegt wird.

Dem Reisenden ist es zudem einfach möglich, seine Arbeitszeit direkt in der Reiseabrechnung einzutragen um auch die Zeiterfassung im System abzubilden. Weiters bietet die Reiseabrechnung den Vorteil, dass Diäten (Tages- und Nachtgelder) sowie Kilometergeld automatisch berechnet werden. Die Erfassung von bezahlten Belegen (z.B.: Bewirtung, Hotel-Rechnungen, etc.) sind ebenfalls über den Assistenten zu erfassen.

Abhängig vom Berechtigungsumfang des Benutzers gibt es verschiedene Auswertungsmöglichkeiten, was die Anträge und Abrechnungen betrifft. 

Die Funktionen im Detail:

Dienstreise-Antrag

ein übersichtlicher 3-Schritte-Assistent zum Erstellen des Antrags

Dienstreise-Abrechnung

von den Reisedaten bis zur Zeitkorrektur: in 7 Schritten zur abgerechneten Dienstreise

In den Anleitungen auf diesen Seiten werden zur besseren Visualisierung Screenshots verwendet. Da jedoch jedes Personalwolke-System individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, können diese Screenshots in Darstellung und/oder Text geringfügig von Ihrem System abweichen.

3.1 Berechtigungskonzept

Die  Berechtigungsverwaltung im Modul Travel erfolgt auf Basis der im Folgenden beschriebenen losen Gruppen. 

Durch Hinzufügen der Benutzer zu den einzelnen losen Gruppen erhalten diese die folgenden Menüpunkte:

XX-TM-User

XX-TM-Manager

XX-TM-Admin
  • Reise beantragen / abrechnen (abhängig von der Definition laut Einrichtungsworkshop) - Mit dieser Funktion kann man Reiseanträge erstellen und die Reise wird im Kalender angezeigt. Nach Abschluss der Reise wird automatisch eine Abrechnung für die Reise erstellt. Alternativ können auch nur Reiseabrechnungen eingegeben werden.
  • Info / Meine Reisen - Hier kann man alle eigenen Reiseanträge / -abrechnungen auf einen Blick einsehen und Detailinformationen abrufen.
  • Management / Reisen meiner Mitarbeiter - Mit diesem Menüpunkt kann ein Manager (Vorgesetzter) die offenen Reisen / Reiseabrechnungen seiner Mitarbeiter, über die er Einsichtsberechtigungen besitzt, einsehen.
  • Administration / Reiseabrechnung / Alle Reisen - Mit diesem Menüpunkt kann der „Reise-Admin“ alle Reisen aller Mitarbeiter einsehen.
  • Administration / Reiseabrechnung / Alle Reisemappen - Mit diesem Menüpunkt kann der „Reise-Admin“ alle Reisemappen aller Mitarbeiter einsehen.
  • Management / Reisen meiner Mitarbeiter - Mit diesem Menüpunkt kann ein Manager (Vorgesetzter) die offenen Reisen/Reiseabrechnungen seiner Mitarbeiter, über die er Einsichtsberechtigungen besitzt, einsehen.

3.2 Dienstreise-Antrag

Allgemeines

Soll der Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers seinen Dienst außerhalb seines normalen Arbeitsumfelds verrichten (=Dienstreise), so bekommt er über diesen Menüpunkt die Möglichkeit vorab einen Dienstreise-Antrag zu stellen. In diesem finden sich alle relevanten Daten zur geplanten Dienstreise, wie unter anderem die Dauer, der Zweck, Start- und Zielort sowie eine Kostenschätzung.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion des Dienstreise-Antrags. Aufgrund der Möglichkeit diesen zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer  zu Abweichungen was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.

Dienstreise-Antrag

1. Reisedaten

Als ersten Schritt hat der Mitarbeiter die nachfolgende Maske auszufüllen, um die wichtigsten Informationen die Reise betreffend zu erfassen:

Sind soweit alle nötigen Reisedaten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum nächsten Punkt navigiert werden. Die Navigation ist auch durch direktes Klicken auf 2 geschätzte Kosten oder 3 Dateien möglich.

2. Geschätzte Kosten

Im zweiten Schritt können die voraussichtlichen Kosten für jeden einzelnen Belegtyp erfasst werden. Hinzu kommt, das aus den Eingaben automatisch berechnete Tag- / Nachtgeld sowie das geschätzte Kilometergeld.  Die Summe all dieser Werte ergibt den geschätzten Endbetrag. Diese grobe Kostenkalkulation dient lediglich der Information und erlaubt dem Vorgesetzten / der Personalabteilung einen ungefähren Überblick über die anfallenden Kosten.

Sind soweit alle geschätzten Kosten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum letzten Punkt navigiert werden.

3. Dateien

Im letzten Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe für den Genehmiger dienlich sind. 

Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via Als Entwurf speichern zur späteren Weiterbearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.

Vom Antrag zur Abrechnung

Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht seiner offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:

Der Status dieser Dienstreise lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag  (gestellt von Herr Renner)  jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Huber) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vorliegt. 

Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn genehmigt, ändert sich der Status wie folgt: 

Genehmigt! Herr Renner kann seine Dienstreise offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert: 

Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Herr Renner die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun - nach dem geplanten Ende der Dienstreise - zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihm unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vor. Im Fall, dass die Dienstreise aus irgendwelchen Gründen (z.B. Krankheit des Antragsstellers, Absage des Kundentermins,...) nicht zustande gekommen ist, kann die Dienstreise per Klick auf Stornieren storniert werden.  

Dienstreisen können erst nach ihrer Beendigung abgerechnet werden - sprich, wenn das geplante Bis-Datum und die geplante Bis-Uhrzeit in der Vergangenheit liegen! 

Per Klick auf Details gelangt man zur Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden.

Per Klick auf Bearbeiten gelangt der Mitarbeiter zur Eingabemaske für die Dienstreise-Abrechnung. Die geschätzten Werte aus dem Dienstreise-Antrag werden übernommen und können weiter bearbeitet werden.

3.3 Dienstreise-Abrechnung

Allgemeines

Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallen Kosten und Reisezeiten zu befüllen. 

Der Reiseantrag, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat, geht als Vorlage für die Reiseabrechnung in die Liste der offenen Aufgaben des Benutzers über, der diesen dann entsprechend anpasst.

Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern die keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über diesen Menüpunkt die Abrechnung zu beantragen.

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion der Dienstreise-Abrechnung. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer  zu Abweichungen was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.

Dienstreise-Abrechnung

Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die Schritte mit Bezug auf Reisedaten, Kosten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind. 

Hier eine Gegenüberstellung des Dienstreise-Antrags und der Dienstreise-Abrechnung.

1. Reisedaten

In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise eingegeben werden. Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit wird das zustehende Taggeld berechnet. Die Felder Nächtigungsgelder und Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten beziehen sich nur auf den Inlandsteil der Dienstreise. 

Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung; z.B.: bei Verwandten / Freunden) im Inland zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt. 

Anzahl von Firma bezahlte Mahlzeiten: Hier ist die Anzahl der von der Firma bezahlten Mahlzeiten zu erfassen (nur die im Inland erhaltenen Mahlzeiten). 

2. Auslandsetappen (nur bei Auslandsreisen verfügbar)

In diesem Schritt sind jene Teile der Reise zeitlich zu erfassen, die sich außerhalb der Inlandsregion abgespielt haben. Das ist entscheidend um das Taggeld korrekt zu berechnen, da dieses in jedem Land unterschiedlich hoch ausfällt.

Per Klick auf Reiseetappe hinzufügen, können entsprechend der Reiseroute alle Auslandsaufenthalte in den jeweiligen Ländern erfasst werden. 

Unter Region kann die entsprechende Region (Land) ausgewählt werden.

Wichtig ist hier das von- und bis Datum, sowie die von- und bis Uhrzeiten, damit die anteiligen Taggelder richtig berechnet werden. 

Bei Flügen sind die Zeitpunkte des Abfluges und der Landung am inländischen Flughafen zu erfassen. Zeiträume der Dienstreise, die nicht Auslandsetappen gedeckt sind, sind automatisch Inlandsetappen und nicht extra zu erfassen. 

Unter Taggeldabzüge ist die Anzahl der Tage zu erfassen, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen UND ein Abendessen im Ausland erhalten hat - hat der Mitarbeiter nicht beides erhalten, werden die Auslandsdiäten nicht reduziert. 

Per Klick auf  können Auslandsetappen wieder entfernt werden.

Nächtigungsgelder: Hier ist gegebenenfalls die Anzahl der privaten Nächtigungen (also nicht in einem Hotel; ohne Rechnung) in der jeweiligen Region (Land) zu erfassen. Diese Nächtigungen werden in der Regel mit  einem Pauschalbetrag abgegolten der vom jeweiligen Kollektivvertrag abhängt. 

Seit 1. Jänner 2008 werden Tagesgelder für Auslandsreisen auf die gleiche Weise berechnet wie Tagesgelder für Dienstreisen im Inland. Der Betrag der dem Mitarbeiter für eine ganztägige Dienstreise zusteht, hängt vom Dienstvertrag und dem Land des Aufenthalts ab.

3. Kilometergelder

Anspruch auf Kilometergeld ensteht, wenn ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird. 

Sollte sich die Reise über mehrere Tage erstrecken, so sind die zurückgelegten Strecken für jeden Tag einzeln, unter Angabe der Route zu erfassen. Das Prinzip gleicht praktisch einem Fahrtenbuch. Optional besteht auch die Möglichkeit das Kennzeichen der jeweiligen Mitarbeiter im Reiter Kilometergeld zu erfassen - anschließend können Auswertungen pro Kennzeichen (=Auto) erstellt werden. Die Wartung der Kennzeichen kann durch den Mitarbeiter selbst erfolgen.

Die zu verrechnenden Kilometergelder ergeben sich automatisch durch die Eingabe des Kilometerstandes am Beginn (von Kilometer) und am Ende (bis Kilometer) der Dienstreise (steuerliche Anforderung). Optional kann auch nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer erfasst werden.

Ausgangspunkt der Dienstreise ist der Dienstort bzw. der Wohnort falls dieser dem Zielort näher liegt. 

Mitbeförderte Personen (Anzahl Mitfaherer) sind im Ausmaß der tatsächlichen Kilometer (Anzahl/km Mitfahrer) zu erfassen.

Die amtlichen Sätze für Kilometergeld bzw. Mitfahrerzuschlag pro Kilometer sind jeweils dem EStG zu entnehmen und im System hinterlegt. Durch die Bezahlung des Kilometergeldes sind sämtliche Nebenkosten (Maut, Parkgebühren, Garage,...) steuerlich abgedeckt. Eine gesonderte Verrechnung dieser Nebenkosten ist also nicht gestattet - es sei denn, die Reise wurde mit dem Firmenauto angetreten (wodurch der Anspruch auf Kilometergeld entfällt).

 4. Belege

Hier werden die Kosten der einzelnen Belege erfasst. 

Im Fall von Frau Fröhlich wurden ein Mautbeleg in der Höhe von 15,- Euro und ein Parkschein in der Höhe von 5,- Euro und zusätzliche Bemerkungen eingetragen.

Auch die Eingabe in anderen Währungen ist möglich. Die Umrechnungskurse werden tagesaktuell im System eingespielt. 

Eine Liste der derzeit unterstützten Währungen finden Sie unter folgendem Link: https://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

5. Berechnete Kosten

Im 5. Schritt werden alle vom Mitarbeiter erfassten Daten ausgewertet und übersichtlich dargestellt. 

Diäten
Hier werden die vom System (laut dem jeweils gültigen KV) berechneten Taggelder ausgewiesen.

Kilometergelder
Da Frau Fröhlich das Firmenauto benutzt hat hat sie keinen Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird gegebenenfalls anhand der Differenz zwischen dem Kilometerstand vor und dem Kilometerstand nach dem Beginn / dem Ende der Dienstreise errechnet (PKW: 0,42 Euro / Kilometer; pro Mitfahrer sind weitere 0,05 Euro / Kilometer an den Mitarbeiter zu entrichten).

Belege
Hier scheinen die erfassten Kosten inklusive der optionalen Bemerkungen auf.

Summe
Alle Beträge (in Euro) summiert.

6. Dateien

Im 6. Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bezahlten Bahn- / Flugtickets, Mautrechnungen, Parkscheinen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen.

7. Zeitkorrekturen

Mit diesem letzten Schritt kann der Angestellte die Arbeitszeit, die ihm aufgrund der fehlenden Zeit-Buchungen noch nicht gutgeschrieben wurde, richtigstellen. 

Im Zusammenhang mit eintägigen Dienstreisen kann mit der Auswahl automatisch die Zeitkorrektur für die Dauer der Dienstreise (eingegeben unter 1. - Reisedaten) berechnet werden. Im Zusammenhang mit (ein- oder) mehrtägigen Dienstreisen ist mit der Auswahl manuell die händische Korrektur der Zeit-Buchung durchzuführen - dies ist im Fall von Frau Fröhlich geschehen. 

Auch die Unterscheidung zwischen

und

Reisezeit kann im System abgebildet werden.

Genehmigungs-Workflow starten / stornieren / speichern / abbrechen

Speichern und Weiterleiten: Nachdem der Dienstreise-Abrechnung-Antrag fertiggestellt ist, kann er durch Klick auf dieses Feld  gespeichert und gleichzeitig der Workflow gestartet werden - das heißt  zur Bearbeitung (Genehmigung) an den Vorgesetzten weitergeleitet (in seine offenen Aufgaben) werden.

Stornieren: Per Klick auf diesen Button kann die Dienstreise-Abrechnung storniert werden. 

Speichern: Die getätigten Eingaben werden als Entwurf gespeichert und können unter offene Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden. 

Zurück: Durch Klicken dieses Buttons wird die Reise-Abrechnung verlassen.

3.4 Reisemappe

Allgemeines

Die Reisemappe dient dazu, die gesammelten Abrechnungen von mehreren Dienstreisen über einen selbst definierten Zeitraum zu erfassen.
Daraus ergeben sich folgende Vorteile für Mitarbeiter / Genehmiger:

Eine Reisemappe kann beispielsweise am Anfang des Monats für das gesamte Monat angelegt werden (siehe: Neue Reisemappe) und im Laufe des Monats schrittweise ergänzt werden (siehe: Reisemappe bearbeiten)

Da es sich bei einer Reisemappe um eine Sammlung von Dienstreise-Abrechnungen handelt, gleichen sich auch die Genehmigungswege: 
Wird der Genehmigungs-Workflow vom Benutzer gestartet, wandert die Reisemappe in die offenen Aufgaben seines Vorgesetzten, welcher sie schließlich genehmigen oder ablehnen kann. Mehr dazu in den folgenden Kapiteln.  

3.4.1 Neue Reisemappe

Erstellen einer Neuen Reisemappe

Per Klick auf den Menüpunkt Anträge - Reisemappe öffnet sich folgende Maske:

Nach dem Speichern wird die Reisemappe angelegt. Dadurch erscheint auch gleich folgende Übersicht:

Per Klick auf Speichern wird die (leere) Reisemappe unter Workflow - offene Aufgaben gespeichert und kann später ergänzt werden. 

Per Klick auf Abrechnung hinzufügen kann die Reisemappe sofort um Abrechnungen ergänzt werden. Diese Möglichkeit ist im folgenden Kapitel beschrieben: Reisemappe bearbeiten

3.4.2 Reisemappe bearbeiten

Allgemein

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie zu einer bereits angelegten Reisemappe Abrechnungen hinzugefügt werden können.
Dies kann auf zwei Arten geschehen.

1) Direkt nach dem Erstellen einer Reisemappe

Wie bereits am Ende des Kapitels  Neue Reisemappe gezeigt, gelangt der Benutzer nach dem Speichern der Reisemappe zu der im Screenshot gezeigten Ansicht. Klickt er nun auf Abrechnung hinzufügen, wird er zum Dienstreiseabrechnung-Assistent weitergeleitet. 

Dienstreise-Abrechnung hinzufügen

Eine genaue Beschreibung des Abrechnungs-Assistenten lässt sich im Kapitel Dienstreise-Abrechnung nachlesen. 

Nach Fertigstellung der Abrechnung, per Klick auf Speichern & Schließen, wird dieser automatisch zur Reisemappe hinzugefügt:

2) Nachträglich über den Menüpunkt Workflow - offene Aufgaben

Gespeicherte Reisemappen sind zu einem späteren Zeitpunkt über Workflow - offene Aufgaben zu erreichen. 

Von hier aus gelangt der Benutzer wieder zum Dienstreiseabrechnungs-Assistent, in dem er in der Spalte Aktion(en)  Bearbeiten auswählt. Von dort aus geht es weiter wie unter Punkt 1).

Weiters hat er hier folgende Möglichkeiten:

In der Spalte Aktivität kann der Benutzer den Status seiner Reisemappe stets mitverfolgen.

Solange die Reisemappe noch nicht zur Genehmigung weitergeleitet wurde, steht in der Spalte Aktivität Reiseabrechnung befüllen. 

Wurde die Reisemappe per Klick auf Weiterleiten weitergeleitet, steht dort solange Genehmigung bis er vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt wurde.

Zu beachten: Findet eine Reiseabrechnung in der Reisemappe keine Zustimmung, so muss die ganze Reisemappe vom Vorgesetzten abgelehnt werden. In diesem Fall geht die gesamte Mappe an den Mitarbeiter zurück, wo entsprechende Korrekturen vorgenommen werden, bzw. wo die gesamte Mappe storniert werden kann. 

3.5 Info

3.5.1 Meine Reisen

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer einen Überblick über seine geplanten bzw. abzurechnenden Reisen und deren Position im Workflow, innerhalb des von ihm festgelegten Zeitraums. Die Reisen werden hier mit ihren wichtigsten Daten chronologisch aufgelistet. Mit Hilfe der Suchmaske können diese Reisen nach verschiedenen Kriterien sortiert und durchsucht werden.

Die Suchmaske
von- und bis Datum

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Reisestatus

Mit einem Klick auf dieses Dropdown-Element öffnet sich eine Liste aus der ausgewählt werden kann, in welchem Status sich die gesuchten Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen befinden:

Alle: Es werden alle Reise-Anträge sowie alle Reise-Abrechnungen ungeachtet ihres Status' ausgegeben.
Antrag Entwurf: Nur diejenigen Reise-Anträge werden angezeigt, die vorläufig als Entwurf gespeichert (also noch nicht im Workflow befindlich) wurden.
Antrag Genehmigung: Es werden alle Reise-Anträge angezeigt die sich gerade im Workflow befinden, sprich noch genehmigt werden müssen.
Antrag genehmigt: Wird diese Option gewählt, so werden nur bereits genehmigte Anträge ausgegeben.
Antrag abgelehnt: Das Ergebnis der Abfrage gibt alle abgelehnten Reise-Anträge aus.
Mit den Abrechnungen verhält es sich genauso.

Reise storniert: Stornierte oder verworfene Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen können angezeigt werden.
Abrechnung übergeleitet: Dieser Status wird gesetzt, sobald die Reisekosten aus der Personalwolke für den Import in ein Drittprogramm (z.B. Lohnverrechnung) exportiert wurden.
Abrechnung in FIBU verbucht: Dies ist ein weiterer Status, der nach dem Export in ein Dritt-System gesetzt werden kann.

Selektionstyp

Nach Reisenden: Die Sortierung erfolgt anhand des Namens der Reisenden.

Nach zugewiesener Kostenstelle: Die Sortierung erfolgt anhand der in der Dienstreise optional hinterlegbaren Kostenstelle.

Ausgabeformat

Wird dieses Feld frei gelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Das Ergebnis

Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis einer Abfrage vom 01.05.2015 bis 31.07.2015, unter Berücksichtigung aller Reisestatus, selektiert nach Reisenden und im Standard-Ausgabeformat. Mit einem Klick auf kann es ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der Tabellenspalten:

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reise betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt (zusätzlich zu den eben beschriebenen Daten der Abfrage) u.a. Auskunft darüber, wie sich die einzelnen Reisekosten zusammensetzen - an manchen Stellen sind auch vom Mitarbeiter verfasste Bemerkungen ersichtlich. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet):

Per Klick in den rot umrahmten Bereich gelangt der Benutzer erneut in die Ansicht des Menüpunkts Dienstreise-Abrechnung. Es kann hier nochmals Einsicht in alle Punkte des Antrags / der Abrechnung genommen werden, Änderungen sind im Nachhinein jedoch nicht mehr möglich.

3.6 Administration

3.6.1 Reiseabrechnung

3.6.1.1 Alle Reisen

Übersicht aller Dienstreisen im Unternehmen

Über diesen Menüpunkt erhalten Benutzer mit Administrationsrechten (Mitglieder der losen Gruppe XX-TM-Admin) einen Überblick über alle im System erfassten Dienstreisen des gesamten Unternehmens (unabhängig vom Status der Reise). 

Wird der Menüpunkt Alle Reisen geöffnet, so erscheint folgende Übersicht:

Mit einem Klick auf  kann diese Übersicht ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Die Spalten der Tabelle und ihre Funktionen 

In der Spalte Typ wird durch ein Klick auf den Pfeil ein Dropdown-Menu aufgerufen und nach Reiseabrechnungen oder Reiseanträge sortiert:

Die Spalten Betrag und davon Steuerfrei geben Auskunft über die Kosten, die die entsprechende Reise verursacht (hat) und deren steuerliche Beschaffenheit. 

Reiseinformation

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reise betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt u.a. Auskunft darüber, wie sich die einzelnen Reisekosten zusammensetzen - an manchen Stellen sind auch vom Mitarbeiter verfasste Bemerkungen ersichtlich. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet) : 

Per Klick in den (am Screenshot) rot umrahmten Bereich, gelangt der Benutzer zu der Ansicht, der sich der Antragsteller beim Ausfüllen der  Dienstreise-Abrechnung bzw. des Dienstreise-Antrags gegenübersieht. Es kann hier nochmals Einsicht in alle Punkte der Abrechnung / des Antrags genommen werden, Änderungen sind im Nachhinein allerdings nicht mehr möglich.

3.6.1.2 Alle Reisemappen

Übersicht aller Reisemappen 

Über diesen Menüpunkt erhalten Benutzer mit Administrationsrechten (Mitglieder der losen Gruppe XX-TM-Admin) einen Überblick über alle im System erfassten Reisemappen des gesamten Unternehmens (unabhängig vom Status der Reise). 

Wird der Menüpunkt Alle Reisemappen geöffnet, so erscheint folgende Übersicht:

Mit einem Klick auf  kann diese Übersicht ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Die Spalten der Tabelle und ihre Funktionen 

Neben den meisten Spaltenüberschriften befinden sich Pfeiltasten, mit deren Hilfe die angezeigten Reisen nach entsprechendem Wert entweder aufsteigend  (Pfeil nach oben) oder absteigend (Pfeil nach unten) / bzw. alphabetisch sortiert werden können:

Reiseinformation

Per Klick auf das Editieren-Symbol  wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reisemappe betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt auch eine Übersicht über alle darin erfassten Reisen. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet) : 

Per Klick in den (am Screenshot) rot umrahmten Bereich, gelangt der Administrator zu der Ansicht, der sich der Antragsteller beim Ausfüllen der  Dienstreise-Abrechnung bzw. des Dienstreise-Antrags gegenübersieht. Es kann hier nochmals Einsicht in alle Punkte der Abrechnung / des Antrags genommen werden, Änderungen sind im Nachhinein nicht mehr möglich.

3.7 Management

3.7.1 Reisen meiner Mitarbeiter

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Vorgesetzte einen Überblick über die geplanten bzw. abzurechnenden Reisen seiner Mitarbeiter, die über die Suchmaske ausgewählt werden. Es ist auch die Position der betreffenden Dienstreisen im Workflow ersichtlich, die innerhalb des festgelegten Zeitraums liegen. Die Reisen werden hier mit ihren wichtigsten Daten chronologisch aufgelistet. Mit Hilfe der Suchmaske können sie nach verschiedenen Kriterien sortiert und durchsucht werden.

Die Suchmaske

von- und bis Datum

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Reisestatus

Mit einem Klick auf dieses Dropdown-Element öffnet sich eine Liste aus der ausgewählt werden kann, in welchem Status sich die gesuchten Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen befinden:

Alle: Es werden alle Reise-Anträge sowie alle Reise-Abrechnungen ungeachtet ihres Status' ausgegeben.
Antrag Entwurf: Nur diejenigen Reise-Anträge werden angezeigt, die vorläufig als Entwurf gespeichert (also noch nicht im Workflow befindlich) wurden.
Antrag Genehmigung: Es werden alle Reise-Anträge angezeigt die sich gerade im Workflow befinden, sprich noch genehmigt werden müssen.
Antrag genehmigt: Wird diese Option gewählt, so werden nur bereits genehmigte Anträge ausgegeben.
Antrag abgelehnt: Das Ergebnis der Abfrage gibt alle abgelehnten Reise-Anträge aus.
Mit den Abrechnungen verhält es sich genauso.

Reise storniert: Stornierte oder verworfene Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen können angezeigt werden.
Abrechnung übergeleitet: Dieser Status wird gesetzt, sobald die Reisekosten aus der Personalwolke für den Import in ein Drittprogramm (z.B. Lohnverrechnung) exportiert wurden.
Abrechnung in FIBU verbucht: Dies ist ein weiterer Status, der nach dem Export in ein Dritt-System gesetzt werden kann.

Selektionstyp

Nach Reisenden: Die Sortierung erfolgt anhand des Namens der Reisenden.

Nach zugewiesener Kostenstelle: Die Sortierung erfolgt anhand der in der Dienstreise optional hinterlegbaren Kostenstelle.

Ausgabeformat

Wird dieses Feld frei gelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.
Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Das Ergebnis

Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis einer Abfrage vom 01.03.2015 bis 31.07.2015, unter Berücksichtigung aller Reisestatus, selektiert nach Reisenden und im Standard-Ausgabeformat. Mit einem Klick auf  kann es ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der Tabellenspalten:

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reise betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt (zusätzlich zu den eben beschriebenen Daten der Abfrage) u.a. Auskunft darüber, wie sich die einzelnen Reisekosten zusammensetzen - an manchen Stellen sind auch vom Mitarbeiter verfasste Bemerkungen ersichtlich. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet) : 

Per Klick in den (am Screenshot) rot umrahmten Bereich, gelangt der Benutzer zu der Ansicht, der sich der Antragssteller beim Ausfüllen der  Dienstreise-Abrechnung gegenübersieht. Es kann hier nochmals Einsicht in alle Punkte der Abrechnung genommen werden, Änderungen sind im Nachhinein jedoch nicht mehr möglich.

4 Project-Time

Allgemeines

Projekt-Time ermöglicht dem Benutzer per Web oder Smartphone Projektzeiten live zu buchen oder diese im Nachhinein zu erfassen. 

Für letztere Option steht die Projektzeiterfassungsmaske mit integrierter Favoriten-Funktion zur Verfügung. 

Benutzern mit Management-Rechten stehen überdies erweiterte Report-Funktionen zur Auswahl, die unter Funktionen im Detail beschrieben werden. 

Durch die Projektverwaltung ist eine beliebig tiefe Gliederung der Projekte (übergeordnete Projekte, Sub-Projekte,...) möglich. 

Die Funktionen im Detail:

Projektzeit-Buchung

Projektzeiterfassung live per Stoppuhr starten (auch als Smartphone App verfügbar)

Projektzeit erfassen

Projektzeiten im Nachhinein über die dafür vorgesehene Maske erfassen / korrigieren

In den Anleitungen auf diesen Seiten werden zur besseren Visualisierung Screenshots verwendet. Da jedoch jedes Personalwolke-System individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, können diese Screenshots in Darstellung und/oder Text geringfügig von Ihrem System abweichen.

4.1 Berechtigungskonzept

Die  Berechtigungsverwaltung im Modul Project-Time erfolgt auf Basis der im Folgenden beschriebenen  losen Gruppen. 

Durch Hinzufügen der Benutzer zu den einzelnen losen Gruppen erhalten diese die folgenden Menüpunkte:

XX-PTM-Usr

XX-PTM-Mgm

XX-PTM-ProjMngr

XX-PTM-Admin

4.2 Projektzeit-Buchung

Allgemeines

Die Projektzeit-Buchung bietet dem Benutzer die Möglichkeit, seine geleistete Arbeitszeit wie mit einer Stoppuhr bestimmten Projekten zuzuweisen. Sie unterscheidet sich von dem Menüpunkt Projektzeit erfassen u. a. dadurch, dass hier die Buchung nicht extra im Nachhinein erfasst werden muss, sondern Projektzeiten live mittels Start / Stopp Funktion auf Projekte gebucht werden können.

Bedienung der Projektzeit-Buchungsmaske

Im Folgenden sehen Sie die Projektzeit-Buchungsmaske direkt nach dem Aufruf des Menüpunkts.

Projektauswahl - AutoComplete

Alternativ zu den im Folgenden dargestellten Projekt-Auswahlmethoden besteht auch die Möglichkeit durch Eingabe von (Teilen) des Namens/Kurznamens oder Codes direkt Projekte auszuwählen.

Ist der eingegebene Text nicht eindeutig einem Projekt zuordenbar, so wird eine Liste aller Projekte die der Eingabe entsprechen angezeigt.

Projektauswahl - Listenansicht

Zuerst muss ein Projekt ausgewählt werden. Durch Klick auf den Button mit 3 Punkten erscheint folgende Listenansicht der angelegten Projekte:

In der hier gezeigten Listenansicht können in dem Feld Name, Code oder Kurzname die Projekte nach den jeweiligen Kriterien durchsucht werden. Im Dropdown-Feld Sortiert nach... kann entschieden werden, ob die Projekte alphabetisch nach ihrem Namen, Kurznamen oder nach ihrem Code sortiert werden sollen. Das Dropdown-Feld darunter dient zur Auswahl der Struktur - da jedoch in der Regel ohnehin nur eine Struktur vorhanden ist, muss hier meist keine Änderung vorgenommen werden.

Projektauswahl - Hierarchische Ansicht

Wechselt man in die Hierarchische Ansicht, sind im Menübaum vorerst nur die Hauptprojekte ohne deren Subprojekte zu sehen.

Wenn - wie am Screenshot ersichtlich - der Menübaum vollständig geöffnet wird, so erscheinen auch die Subprojekte unter den übergeordneten Projekten.

Verrechenbarkeit

Ein Haken in diesem Kontrollkästchen bedeutet, dass das Projekt als verrechenbar deklariert ist, was auch später in der Projektübersicht aufscheint / ausgewertet werden kann. Ob der Haken bei den jeweiligen Projekten gesetzt werden kann oder ob er standardmäßig gesetzt ist, wird bei der Neuanlage des Projekts festgelegt. 

Grundsätzlich lassen sich Projekte durch ihre Verrechenbarkeit unterscheiden: Verrechenbar sind jene Projekte, die an Dritte weiterverrechnet werden können, sich also gewinnbringend auswirken. Interne Projekte (z.B.: Einschulung von neuen Mitarbeitern, Wartung der EDV Anlagen uvm.) betreffen nur das eigene Unternehmen und sind somit nicht verrechenbar.

Beschreibung

In dem rot umrahmten Feld kann näher beschrieben werden, wie die zu erfassende Zeit genutzt wird, um einen noch besseren Überblick über die geleisteten Arbeiten im Projektverlauf zu erhalten. 

Starten der Zeiterfassung

Ist nun ein Projekt ausgewählt lässt sich mittels Klick auf den grün hinterlegten Start Button die Stoppuhr starten, wodurch die Zeit gemessen und dem Projekt zugewiesen wird.

Die Projekt-Zeiterfassung läuft jetzt. Das ist daran zu erkennen, dass der Start Button nun rot hinterlegt ist und den Text Stop anzeigt. Direkt rechts davon wird die seit der Startzeit vergangene Zeit wie bei einer Stoppuhr angezeigt.

Als Startzeit wird automatisch die aktuelle Uhrzeit angenommen. Sie kann aber jederzeit auch manuell festgelegt werden, falls z.B. bei Arbeitsantritt darauf vergessen wurde auf Start zu klicken.

Stoppen der Projekt-Zeiterfassung

Wenn die Arbeit am entsprechenden Projekt unterbrochen wird, ist abermals der Start / Stopp Button zu betätigen. Die Projektzeit-Buchungsmaske wird dadurch automatisch wieder zurückgesetzt und die folgende Projektübersicht aktualisiert: 

4.3 Projektzeit erfassen

Allgemeines

Die Projektzeit erfassen - Maske bietet dem Benutzer die Möglichkeit, Projektzeiten die nicht direkt per Stoppuhr ( Projektzeit-Buchung) verbucht wurden, im Nachhinein zu erfassen. Außerdem können bereits erfasste Projektzeiten bearbeitet oder gelöscht werden. 

Projektzeit erfassen - Maske

Im Folgenden sehen Sie die Projektzeit erfassen - Maske eines Mitarbeiters (Renner Rudi) direkt nach Aufruf des Menüpunktes.

Erklärung der Tabellenspalten
Erklärung anhand des Beispiels "Renner Rudi"

Person

Als Person wird automatisch der angemeldete Benutzer festgelegt (Hier Renner Rudi). Die Möglichkeit nach anderen Personen zu suchen bzw. mit den Pfeiltasten zwischen Personen zu wechseln und die von diesen Personen eingetragenen Projektzeiten zu editieren, besteht nur für Benutzer mit Administrations-Rechten (Mitglieder der Gruppe XX-PTM-Admin - siehe Berechtigungskonzept). 

Wahl der Kalenderwoche

Die Projektzeit erfassen - Maske ist in ihrer Anzeige auf eine Woche beschränkt. Standardmäßig wird immer die aktuelle Kalenderwoche angezeigt - mit den letzten beiden Feldern kann zu jeder beliebigen Kalenderwoche navigiert werden.

 Es gilt zu beachten, dass Projektzeit-Erfassungen nicht an Tagen vorgenommen werden können die in der Zukunft liegen.

Favoriten 

Durch Klick auf die Bearbeiten Schaltfläche können mithilfe der folgenden Maske gewünschte Projekte als Favoriten festgelegt werden.

Nachdem die Schaltfläche Neuen Favorit hinzufügen betätigt wurde, muss im ersten Feld ein frei wählbarer Name für den Favoriten festgelegt werden. Danach ist das gewünschte Projekt auszuwählen. Die Spalten Bebuchbar und Verr. werden automatisch befüllt. Der Text der in das Feld Kommentar geschrieben wird, ist dann auch im gleichnamigen Feld in der Projektzeit erfassen - Maske sichtbar.  Sobald alle Pflichtfelder befüllt sind erscheint das Speichern-Symbol  durch das der Favorit schließlich hinzugefügt werden kann. Mit  wird die Zeile gelöscht. Bestehende Favoriten können mit  bearbeitet werden.

Eine zweite Methode Favoriten hinzuzufügen wird in unter dem Punkt Zeilenoptionen / zu Favoriten hinzufügen erklärt.

Projektzeit Übersicht - Tabelle

Wie aus dem Screenshot ersichtlich, hat Herr Renner am Montag, dem 08.04. vier verschiedene Projektzeiten erfasst. In den letzten drei Spalten ist zu erkennen, dass sich seine gebuchte Anwesenheit von 4 Stunden genau mit der Summe seiner erfassten Projektzeiten deckt. Dadurch ergibt sich eine Differenz von 0,00 (grün).

Am Dienstag, dem 09.04. sind noch keine Projektzeiten erfasst. Aufgrund seiner Anwesenheitszeit ergibt sich folglich ein Defizit von 3.,23 Stunden (rot). Herr Renner hat jederzeit die Möglichkeit die Projektzeiten nachzutragen und so das Gleichgewicht wiederherzustellen.

Am Mittwoch, dem 10.04. (aktueller Tag) wird in der Spalte Anw. der Wert 0,00 angezeigt, da die Anwesenheit für den aktuellen Tag immer erst am Folgetag sichtbar ist. Dadurch ergibt sich das Plus von 1,02 Stunden (blau). Der Mitarbeiter hat per Rechtsklick -> Tages-Journal anzeigen die Möglichkeit, die Buchungen des aktuellen Tages einzusehen (sofern der Benutzer auch das Personalwolke Time-Modul freigeschalten hat).

Zeilenoptionen

Ein Rechtsklick in die gewünschte Zeile eröffnet Herrn Renner folgende Möglichkeiten:

Tages-Journal anzeigen
Es öffnet sich ein Fenster mit dem Tagesjournal des Benutzers (für genaue Erklärung der Spalten siehe Info/Journal)

Achtung: Das Tages-Journal kann nur angezeigt werden, wenn der Benutzer auch das Personalwolke Time-Modul abonniert hat!

Kopieren und Einfügen
Der Zeileninhalt der gewählten Zeile wird kopiert und kann in einer anderen Zeile (an einem anderen Tag oder am selben Tag) per Rechtsklick mit Einfügen eingefügt werden. Wird die Projektzeit-Eingabe am selben Tag kopiert und eingefügt, so müssen bei der Kopie unbedingt die Spalten Von und Bis angepasst werden, da keine sich überschneidenden Intervalle zulässig sind. 
Das Duplikat kann vor dem Speichern   noch beliebig angepasst werden. Wurde die Zeile versehentlich falsch eingefügt, ist der Vorgang mit  abzubrechen.

Zu Favoriten hinzufügen
Nach der Auswahl dieser Option öffnet sich ein Fenster, um den Favoriten zu benennen. Nach Bestätigung mit dem OK Button wird das Projekt wie folgt zur Favoritenliste hinzugefügt.

Wird nun ein Tag ausgewählt, kann per Klick auf den entsprechenden Favoriten die Zeile automatisch befüllt werden. Die Spalten Von und Bis müssen manuell befüllt  werden, bevor die Projektzeit mit  erfasst werden kann.

Änderungs-Historie anzeigen

Es öffnet sich ein Fenster, das in chronologischer Reihenfolge alle vorgenommenen Buchungen des ausgewählten Tages anzeigt.

4.4 Info

4.4.1 Meine Projektzeiten

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer erfasste Projektzeiten innerhalb eines von ihm festgelegten Zeitraums nach verschiedenen Kriterien durchsuchen.

Das Ergebnis der Projektzeiten-Abfrage kann auch als PDF oder Excel exportiert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole  angebracht.

Einzelbuchungen anzeigen und Bericht expandieren

Das Ergebnis der Abfrage kann per Klick auf  expandiert werden - d.h., dass jede einzelne Buchung im entsprechenden Zeitraum angezeigt wird.

Um den Effekt der einzelnen Parameter besser zu verdeutlichen, wurde diese Aktion bei allen Screenshots durchgeführt. Hier die einzige Ausnahme:

(In diesem Screenshot wurde der Bericht per Klick auf  zusammengefalten. Es ist nun nur eine Summenanzeige für das Jahr 2015 gegeben)

Die Suchmaske

Von und Bis

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Struktur

Darunter ist der Pfad zu verstehen, unter dem das jeweilige Projekt zu finden ist - beginnend mit dem mandantenspezifischen Präfix. Da jedoch in der Regel ohnehin nur eine Struktur vorhanden ist, muss hier meist keine Änderung vorgenommen werden.

Projekt

Es besteht die Möglichkeit durch Eingabe von (Teilen) des Namens/Kurznamens oder Codes direkt Projekte auszuwählen. Ist der eingegebene Text nicht eindeutig einem Projekt zuordenbar, so wird eine Liste aller Projekte die der Eingabe entsprechen angezeigt. 
Alternativ dazu kann per Klick auf  die Listenansicht der Projekte geöffnet werden, die im Menüpunkt Projektzeit-Buchung ausführlich erklärt wird.

Ansichtsvariante

In diesem Dropdown-Element kann entschieden werden, ob das Ergebnis der Abfrage chronologisch oder nach Projekten sortiert werden soll. Die Auswirkung dieser Wahl wird unter dem Punkt Auswertungsbeispiele dargestellt. 

Verrechenbarkeit auswählen

Dieser Parameter bestimmt, ob anhand der Verrechenbarkeit gefiltert werden soll oder nicht. Alle: es werden alle Projekte unabhängig von ihrer Verrechenbarkeit angezeigt. Bei Auswahl von Verrechenbare werden in der Abfrage nur jene Projekte ausgewertet, die bei der Erfassung als verrechenbar festgelegt wurden. 

Projekthierarchie anzeigen

Dieser Parameter steht nur zur Auswahl, wenn unter Ansichtsvariante die Option Sortieren nach Buchungselement ausgewählt ist. Wird Projekthierarchie anzeigen nun auf Ja gestellt, wird in dem Ergebnis der Abfrage der Unterschied zwischen Projekten und Subprojekten deutlich dargestellt.

Einzelbuchungen anzeigen

Ist dieser Parameter auf Ja gestellt, hat man im Ergebnis der Auswertung Einsicht in alle eigenen Buchungen, die zu den jeweiligen Projekten / dem gewählten Projekt getätigt wurden.  

Alternativer Berichtstitel

Der hier eingegebene Text erscheint später bei der Abfrage anstelle des Standard-Berichtstitels "Meine Projektzeiten" als Überschrift des Zeitberichts. 

Ausgabeformat

Wird dieses Feld freigelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswertungsbeispiele

Anhand der folgenden Screenshots werden die Auswirkungen einiger der oben beschriebenen Parameter gezeigt. 

Ansichtsvariante

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Buchungselement gestellt - dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Projekten. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Projekt angezeigt. Die Einträge sind also nur  innerhalb eines Projekts chronologisch dargestellt.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Datum gestellt  - dadurch werden alle Projektzeit-Erfassungen, ungeachtet welches Projekt sie betreffen, in chronologischer Reihenfolge ausgegeben.

Projekthierarchie anzeigen

In obigem Screenshot wurde der Parameter Projekthierarchie anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden Subprojekte (hier: Workflow EDV) in der expandierten Ansicht mit Zeileneinzug angezeigt. In der zusammengefalteten Ansicht scheinen Subprojekte nicht auf.

Einzelbuchungen anzeigen: Ja

Bei den bisherigen Beispielen wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden unter jedem Datum alle Projektzeit-Erfassungen angezeigt, die an jenem Tag gebucht wurden.

Einzelbuchungen anzeigen: Nein

In obigem Screenshot wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Nein gestellt. Deshalb werden unter den jeweiligen Kalenderwochen nur die Projektzeit-Summen der Tage aufgelistet, an denen Projektzeiten erfasst wurden, nicht aber die Buchungselemente (Einzelbuchungen) selbst.

Alternativer Berichtstitel

In obigem Screenshot wurde mit Hilfe des Felds Alternativer Berichtstitel jener Text eingegeben, der am Screenshot rot umrahmt ist. Der Text ist frei wählbar und ersetzt den Standard Titel "Meine Projektzeiten:", der auf allen anderen Screenshots an dieser Stelle zu finden ist.

4.5 Administration

4.5.1 Projektzeit

4.5.1.1 Projekte

4.5.1.1.1 Übersicht
Allgemeines

Unter dem Menüpunkt Projekte findet sich eine Übersicht aller angelegten Projekte des Mandanten (Firma).

Projektstammblatt

Durch einen Klick auf das  Editieren-Symbol gelangt man zum Projektstammblatt, wo das Projekt betreffende Daten geändert / Projekte gelöscht / neue Projekte angelegt werden können. Eine Erklärung der einzelnen Felder und Tabs (Reiter) ist unter  Neues Projekt zu finden.

Sortierungs- / Suchoptionen

Diese Liste kann mit Hilfe der blauen Dreiecke () auf- bzw. absteigend und nach verschiedensten Kriterien frei sortiert werden (Kurzname, Name, Code, Oberste Ebene, Typ, Bebuchbar, Struktur, Geplanter Aufwand, Geplanter Aufwand gesamt).

Zusätzlich bieten die weißen Textfelder am Beginn der Liste eine Möglichkeit die angezeigten Datensätze nach verschiedenen Kriterien einzuschränken z.B.: Kurzname "bu" zeigt nur Projekte deren Kurzname "bu" enthält ("bu" in das Textfeld eingeben und Suche mit Enter / Eingabe Taste /  anklicken starten). Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen einfach den Suchbegriff aus dem entsprechenden Feld löschen und erneut Enter / Eingabe Taste drücken bzw.  anklicken.

Praktische Funktionen

Durch Klicken eines der 3 Symbole im rechten oberen Bereich  öffnet sich folgendes Dialog Feld um die Daten, die in dem gewählten Medium (Druck, PDF, Excel) angezeigt werden sollen, näher zu spezifizieren:

Ausgabebereich

In neuem Fenster öffnen

Diese Funktion ist auch praktisch, wenn man eine Liste der Projekte, eventuell nach diversen Kriterien gefiltert, exportieren möchte. Hierfür bietet sich das Excel Format an.

4.5.1.1.2 Neues Projekt
Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neues Projekt" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Projekts  gestartet.

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Reiter: Allgemein

Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden, während die nicht markierten Felder optional sind.

Wählen Sie die Struktur, dadurch wird in den entsprechenden Feldern automatisch das Mandanten-Kürzel eingefügt:

In obigem Screenshot wurde 1. der (nun vergraute) Button Neu geklickt und 2. die Struktur PP-Projekte ausgewählt.

Nach der Auswahl der Struktur werden die Felder Kurzname und Code automatisch mit dem unveränderlichen mandantenspezifischen Präfix begefüllt (in diesem Beispiel "PP"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Kurzname und Code frei wählbar - müssen aber innerhalb des Unternehmens eindeutig sein.

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann das Projekt durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Projekt 'XY' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Das Projekt scheint jetzt im Projektstammblatt auf und kann jederzeit bearbeitet werden.

Reiter: Unterprojekte

Dieser Reiter bietet eine Übersicht über die Projekthierarchie (über- / untergeordnete Projekte).

Beispiel

Zuerst wird ein Projekt ausgewählt. Um sich in längeren Listen zurechtzufinden kann nach dem Projekt gesucht werden, und zusätzlich eine Sortierung nach Kurznamen, Namen oder Code vorgenommen werden.

Im Reiter Unterprojekte werden dann (sofern vorhanden) die entsprechenden Unterprojekte fett unter dem gewählten Projekt angezeigt (in diesem Fall pp-Schulungen). 

Reiter: Berechtigungen

Nach einem Klick auf diesen Reiter öffnet sich die folgende Maske:

Die in obigem Screenshot ersichtliche, vorgeschlagene Standard-Konfiguration legt fest, dass:

Per Klick auf Berechtigungen hinzufügen kann die Tabelle um eine weitere Berechtigung ergänzt werden. Beispielsweise könnte auch einzelnen Personen die Buchen Berechtigung zugewiesen werden oder einzelne Personen könnten mit Hilfe der Berechtigung Negativ von der Buchung / vom Berichten auf / über dieses Projekt ausgeschlossen werden.

Erklärung der Tabellenspalten:

Reiter: Tätigkeiten, Kunden, Kostenträger, Attribute

Diese Reiter werden nur in besonderen Fällen auf Kundenanforderung verwendet.

4.6 Management

4.6.1 Projektaufwände

Allgemeines

Der Aufbau dieses Menüpunkts ähnelt dem der im Kapitel  Meine Projektzeiten beschrieben ist. Der Menüpunkt Projektaufwände ist für jene Personen sichtbar, die per Projekt-Berechtigung die Berichtigung "Berichten" auf ein oder mehrere Projekte zugewiesen bekommen haben.

Das Ergebnis der Projektaufwand-Abfrage kann auch als PDF oder Excel exportiert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole  angebracht.

Einzelbuchungen anzeigen und Bericht expandieren

Das Ergebnis der Abfrage kann per Klick auf  expandiert werden - d.h., dass jede einzelne Buchung im entsprechenden Zeitraum angezeigt wird.

Um den Effekt der einzelnen Parameter besser zu verdeutlichen, wurde diese Aktion bei allen Screenshots durchgeführt. Hier die einzige Ausnahme:

(In diesem Screenshot wurde der Bericht per Klick auf  zusammengefalten. Es ist nun nur eine grobe Übersicht über das Jahr 2019 gegeben.)

Suchmaske

Von und Bis

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Struktur

Darunter ist der Pfad zu verstehen, unter dem das jeweilige Projekt zu finden ist. Ebenfalls mit dem Präfix beginnend. Da jedoch in der Regel ohnehin nur eine Struktur vorhanden ist, muss hier meist keine Änderung vorgenommen werden.

Projekt

Es besteht die Möglichkeit durch Eingabe von (Teilen) des Namens/Kurznamens oder Codes direkt Projekte auszuwählen. Ist der eingegebene Text nicht eindeutig einem Projekt zuordenbar, so wird eine Liste aller Projekte die der Eingabe entsprechen angezeigt. 
Alternativ dazu kann per Klick auf  die Listenansicht der Projekte geöffnet werden, die im Menüpunkt  Projektzeit-Buchung ausführlich erklärt wird.

Ansichtsvariante

In diesem Dropdown-Element kann entschieden werden ob das Ergebnis der Abfrage nach Buchungselement (Projektzeit-Buchung), chronologisch nach Datum, nach Projekten oder nach Mitarbeitern sortiert werden soll. Die Auswirkung dieser Wahl wird unter dem Punkt Auswertungsbeispiele dargestellt. 

Verrechenbarkeit auswählen

Dieser Parameter bestimmt, ob anhand der Verrechenbarkeit gefiltert werden soll oder nicht. Alle: es werden alle Projekte unabhängig von ihrer Verrechenbarkeit angezeigt. Bei Auswahl von Verrechenbare werden in der Abfrage nur jene Projekte ausgewertet, die im Vorfeld als verrechenbar festgelegt wurden. 

Projekthierarchie anzeigen

Dieser Parameter steht nicht zur Auswahl, wenn unter Ansichtsvariante die Option Sortiert nach Datum ausgewählt ist. Wird Projekthierarchie anzeigen nun auf Ja gestellt, wird in dem Ergebnis der Abfrage der Unterschied zwischen Projekten und Subprojekten deutlich dargestellt (Hierarchie).

Einzelbuchungen anzeigen

Ist dieser Parameter auf Ja gestellt, hat man im Ergebnis der Auswertung Einsicht in alle eigenen Buchungen, die zu den jeweiligen Projekten / dem gewählten Projekt getätigt wurden.  

Alternativer Berichtstitel

Der hier eingegebene Text erscheint später bei der Abfrage anstelle des Standard-Berichtstitels "Meine Projektzeiten" als Überschrift des Zeitberichts. 

Ausgabeformat

Wird dieses Feld freigelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.
Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Auswertungsbeispiele

Mit Hilfe der folgenden Screenshots werden die Auswirkungen einiger der oben beschriebenen Parameter gezeigt. 

Ansichtsvariante

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Buchungselement gestellt. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Projekten. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Projekt angezeigt - die Einträge sind also nur  innerhalb eines Projekts chronologisch dargestellt. Nach dem Jahr und dem Monat der Buchung folgt die Abteilung und der Name des Mitarbeiters, der die Projektzeit erfasst hat. Somit kann genau nachvollzogen werden, wie sich die Summe der Projektaufwände zusammensetzt. 

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Datum gestellt  - dadurch werden alle Projektzeit-Erfassungen, ungeachtet welches Projekt sie betreffen, in chronologischer Reihenfolge ausgegeben. Wie unter dem vorhergehenden Screenshot (Sortiert nach Buchungselement) beschrieben scheinen alle Mitarbeiter unter den jeweiligen Gruppennamen auf, die zuvor in der Suchmaske unter dem Parameter Auswahl gewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Projektzeit nach Projekt gestellt. Am Beispiel der internen Projekte wird deutlich, dass in dieser Ansichtsvariante nicht nur die erfassten Projektzeiten des angemeldeten Benutzers, sondern auch die aller anderen Mitarbeiter unter dem entsprechenden Projekt aufscheinen. 
Welche Mitarbeiter hier angezeigt werden hängt davon ab, welche Gruppen bzw. Personen in der Projektaufwände-Suchmaske unter dem Parameter Auswahl ausgewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Projektzeit nach Mitarbeiter gestellt. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Mitarbeitern. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Mitarbeiter angezeigt - die Einträge sind also nur  innerhalb eines Mitarbeiters chronologisch dargestellt.
Welche Mitarbeiter hier angezeigt werden hängt davon ab, welche Gruppen bzw. Personen in der Projektaufwände-Suchmaske unter dem Parameter Auswahl ausgewählt wurden.

Projekthierarchie anzeigen

In obigem Screenshot wurde der Parameter Projekthierarchie anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden Subprojekte (hier: Workflow EDV) in der expandierten Ansicht mit Zeileneinzug angezeigt. In der zusammengefalteten Ansicht scheinen Subprojekte nicht auf.

Einzelbuchungen anzeigen: Ja

Bei den bisherigen Beispielen wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden unter jedem Datum alle Projektzeit-Erfassungen angezeigt, die an jenem Tag gebucht wurden

Einzelbuchungen anzeigen: Nein

In obigem Screenshot wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Nein gestellt. Deshalb werden unter den jeweiligen Kalenderwochen nur die Projektzeit-Summen der Tage aufgelistet, an denen Projektzeiten erfasst wurden, nicht aber die Buchungselemente (Einzelbuchungen) selbst.

Alternativer Berichtstitel

In obigem Screenshot wurde mit Hilfe des Felds Alternativer Berichtstitel jener Text eingegeben, der am Screenshot rot umrahmt ist. Der Text ist frei wählbar und ersetzt den Standard Titel "Meine Projektzeiten:", der auf allen anderen Screenshots an dieser Stelle zu finden ist.

4.6.2 Projektzeiten meiner Mitarbeiter

Allgemeines

Der Aufbau dieses Menüpunkts ähnelt dem der im Kapitel  Meine Projektzeiten beschrieben ist. Der Menüpunkt Projektzeiten meiner Mitarbeiter ist nur für Personen sichtbar, die sich in der losen Gruppe PTM-Mgm befinden. Über diesen Menüpunkt können die eigenen und die Projektzeiten der Mitarbeiter in seinem Kompetenzbereich nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.

Das Ergebnis der Projektzeit-Abfrage kann auch als Excel gespeichert bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole  angebracht.

Einzelbuchungen anzeigen und Bericht expandieren

Das Ergebnis der Abfrage kann per Klick auf  expandiert werden - d.h., dass jede einzelne Buchung im entsprechenden Zeitraum angezeigt wird.

Um den Effekt der einzelnen Parameter besser zu verdeutlichen, wurde diese Aktion bei allen Screenshots durchgeführt. Hier die einzige Ausnahme:

(In diesem Screenshot wurde der Bericht per Klick auf  zusammengefalten. Es ist nun nur eine grobe Übersicht über das Jahr 2019 gegeben.)

Suchmaske

Von und Bis

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Struktur

Darunter ist der Pfad zu verstehen, unter dem das jeweilige Projekt zu finden ist. Ebenfalls mit dem Präfix beginnend. Da jedoch in der Regel ohnehin nur eine Struktur vorhanden ist, muss hier meist keine Änderung vorgenommen werden.

Projekt

Es besteht die Möglichkeit durch Eingabe von (Teilen) des Namens/Kurznamens oder Codes direkt Projekte auszuwählen. Ist der eingegebene Text nicht eindeutig einem Projekt zuordenbar, so wird eine Liste aller Projekte die der Eingabe entsprechen angezeigt. 
Alternativ dazu kann per Klick auf  die Listenansicht der Projekte geöffnet werden, die im Menüpunkt  Projektzeit-Buchung ausführlich erklärt wird.

Ansichtsvariante

In diesem Dropdown-Element kann entschieden werden ob das Ergebnis der Abfrage nach Buchungselement (Projektzeit-Buchung), chronologisch nach Datum, nach Projekten oder nach Mitarbeitern sortiert oder ob es in Form eines Vergleichs der Anwesenheitszeit mit der erfassten Projektzeit dargestellt werden soll. Die Auswirkung dieser Wahl wird unter dem Punkt Auswertungsbeispiele dargestellt. 

Verrechenbarkeit auswählen

Dieser Parameter bestimmt, ob anhand der Verrechenbarkeit gefiltert werden soll oder nicht. Alle: es werden alle Projekte unabhängig von ihrer Verrechenbarkeit angezeigt. Bei Auswahl von Verrechenbare werden in der Abfrage nur jene Projekte ausgewertet, die im Vorfeld als verrechenbar festgelegt wurden. 

Projekthierarchie anzeigen

Dieser Parameter steht nicht zur Auswahl, wenn unter Ansichtsvariante die Option Sortiert nach Datum ausgewählt ist. Wird Projekthierarchie anzeigen nun auf Ja gestellt, wird in dem Ergebnis der Abfrage der Unterschied zwischen Projekten und Subprojekten deutlich dargestellt (Hierarchie).

Einzelbuchungen anzeigen

Ist dieser Parameter auf Ja gestellt, hat man im Ergebnis der Auswertung Einsicht in alle eigenen Buchungen, die zu den jeweiligen Projekten / dem gewählten Projekt getätigt wurden.  

Alternativer Berichtstitel

Der hier eingegebene Text erscheint später bei der Abfrage anstelle des Standard-Berichtstitels "Meine Projektzeiten" als Überschrift des Zeitberichts. 

Ausgabeformat

Wird dieses Feld freigelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Auswahlbaum

Dieser Parameter bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Suche

Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem kompletten Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Teil des Namens zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien-, als auch Vornamen und wird farblich hervorgehoben.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Grundsätzlich werden bei einer Eingabe im Feld Suche alle Gruppen, für die eine Einsichtsberechtigung besteht durchsucht.
Setzt man den Haken bei dieser Option so wird nur in den unter Auswahl ausgewählten Gruppen gesucht.

Auswahl

Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Auswertungsbeispiele

Mit Hilfe der folgenden Screenshots werden die Auswirkungen einiger der oben beschriebenen Parameter gezeigt. 

Ansichtsvariante

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Buchungselement gestellt. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Projekten. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Projekt angezeigt - die Einträge sind also nur  innerhalb eines Projekts chronologisch dargestellt. Nach dem Jahr und dem Monat der Buchung folgt die Abteilung und der Name des Mitarbeiters, der die Projektzeit erfasst hat. Somit kann genau nachvollzogen werden, wie sich die Summe der Projektaufwände zusammensetzt. 

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Sortiert nach Datum gestellt  - dadurch werden alle Projektzeit-Erfassungen, ungeachtet welches Projekt sie betreffen, in chronologischer Reihenfolge ausgegeben. Wie unter dem vorhergehenden Screenshot (Sortiert nach Buchungselement) beschrieben scheinen alle Mitarbeiter unter den jeweiligen Gruppennamen auf, die zuvor in der Suchmaske unter dem Parameter Auswahl gewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Projektzeit nach Projekt gestellt. Am Beispiel der internen Projekte wird deutlich, dass in dieser Ansichtsvariante nicht nur die erfassten Projektzeiten des angemeldeten Benutzers, sondern auch die aller anderen Mitarbeiter unter dem entsprechenden Projekt aufscheinen. 
Welche Mitarbeiter hier angezeigt werden hängt davon ab, welche Gruppen bzw. Personen in der Projektaufwände-Suchmaske unter dem Parameter Auswahl ausgewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Projektzeit nach Mitarbeiter gestellt. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach den einzelnen Mitarbeitern. Jede Projektzeit-Erfassung wird unter dem entsprechenden Mitarbeiter angezeigt - die Einträge sind also nur  innerhalb eines Mitarbeiters chronologisch dargestellt.
Welche Mitarbeiter hier angezeigt werden hängt davon ab, welche Gruppen bzw. Personen in der Projektaufwände-Suchmaske unter dem Parameter Auswahl ausgewählt wurden.

In obigem Screenshot wurde der Parameter Ansichtsvariante auf Vergleich Projektzeit / Anwesenheitszeit gestellt. Der Sinn dieser Variante ist es, auf einen Blick zu erkennen ob sich die Summe der gebuchten Anwesenheitszeiten mit der Summe der erfassten Projektzeiten deckt. Am Screenshot ist ersichtlich, dass dies lediglich beim Mitarbeiter Max Haas der Fall ist. Im Gegensatz dazu hat Herr Huber Peter 1,07 Stunden (blau) mehr Projekt- als Anwesenheitszeit gebucht - Grund dafür könnte sein, dass er einmal vergessen hat sich rechtzeitig einzubuchen. Herr Renner Rudi hingegen weißt ein Minus (rot) von 5,58 Stunden auf, da seine Anwesenheitszeit seine Projektzeit übersteigt. Die letzte Differenz ist so hoch, dass für die Gesamtheit der ausgegebenen Gruppe ein Minus (rot) von 4,51 Stunden entsteht.    

Projekthierarchie anzeigen

In obigem Screenshot wurde der Parameter Projekthierarchie anzeigen auf Ja gestellt. Dadurch werden Subprojekte (hier: Workflow EDV) in der expandierten Ansicht mit Zeileneinzug angezeigt. In der zusammengefalteten Ansicht scheinen Subprojekte nicht auf.

Einzelbuchungen anzeigen: Ja

Dieser Parameter ist nur verfügbar, wenn im Feld Ansichtsvariante entweder die Option Sortiert nach Buchungselement oder Sortiert nach Datum ausgewählt ist. Der folgende Screenshot zeigt eine Ausgabe mit der Variante Sortiert nach Buchungselement mit Einzelbuchungen:

Einzelbuchungen anzeigen: Nein

In folgendem Screenshot wurde der Parameter Einzelbuchungen anzeigen auf Nein gestellt. Deshalb werden von den jeweiligen Mitarbeitern nur die Summen erfassten Projektzeiten angezeigt, nicht aber die einzelnen Projektzeit-Buchungen.

Alternativer Berichtstitel

In obigem Screenshot wurde mit Hilfe des Felds Alternativer Berichtstitel jener Text eingegeben, der am Screenshot rot umrahmt ist. Der Text ist frei wählbar und ersetzt den Standard Titel "Projektzeiten meiner Mitarbeiter:", der auf allen anderen Screenshots an dieser Stelle zu finden ist.

5 Personalwolke HR-Expert

Allgemeines

Mit HR-Expert setzen Sie auf eine strukturierte, saubere und effiziente Personaldatenverwaltung. 

Hier kann der Personaler (HR-Admin) alle relevanten Stammdaten des Dienstnehmers direkt verwalten und auch auswerten. Daten können jederzeit in Excel oder PDF exportiert werden. 

HR-Expert selbst bietet eine umfangreiche Personen-Maske in einer sehr einfach und intuitiv zu bedienenden Oberfläche. Darüber hinaus können auch Organisations-Stammdaten wie Abteilungen und Kostenstellen gepflegt werden.

Webdesk HR-Expert verwendet dieselbe Datenbank wie Webdesk EWP und darüber hinaus zusätzliche Tabellen um die zu verwaltenden Informationen zu speichern.

Aufbau des Handbuches

Funktionen von HR-Expert

Im Detail sind das:

In den Anleitungen auf diesen Seiten werden zur besseren Visualisierung Screenshots verwendet. Da jedoch jedes Personalwolke-System individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, können diese Screenshots in Darstellung und/oder Text geringfügig von Ihrem System abweichen.

5.1 Informationen und Hilfen

5.1.1 Zeitabgrenzung und Historisierung

In HR-Expert können Einträge eines Mitarbeiters in einer Zeitlinie historisiert gespeichert werden. Einige grundlegende Dinge sind hierfür allerdings zu beachten, damit keine Datensätze versehentlich überschrieben werden. HR-Expert bietet dem Administrator einiges an automatischer Unterstützung, stellt aber die Richtigkeit eingegebener Daten nicht immer in Frage. Es gilt der Grundsatz: “Der Administrator hat (fast) immer Recht.“

Regel Nr. 1:

Es wird empfohlen immer einen neuen Datensatz mit klicken auf „Neu“ anzulegen, anstatt einen bestehenden zu bearbeiten. 

Regel Nr. 2:

Die Daten „Gültig von“ und „Gültig bis“ sind entscheidend für die Speicherung eines Datensatzes wie z.B. Gruppenzuweisung, Gehaltseinträge, Bankkonten, Primäre Wohnadresse, Beschäftigungseinträge, etc. 

Muss HR-Expert aufgrund einer zeitlichen Überschneidung (Konflikt) eine Abgrenzung vornehmen, so wird grundsätzlich immer der zuletzt eingegebene Datensatz bevorzugt. Zum besseren Verständnis, beschreibt nachfolgende Grafik das Vorrangprinzip.

Auf dieser Grafik ist zu sehen, wie sich Einträge mit unterschiedlicher Gültigkeitsdauer zueinander verhalten.

Wichtig! Absolut nichts kann vor dem Gültigkeitsbeginn des Mitarbeiteraktes gespeichert werden, definiert im Datum „Gültig von“ im Reiter Stammdaten. Jeder Eintrag mit einem früherem Gültigkeitsbeginn wird automatisch auf dieses Datum korrigiert (Eintrag D in der Grafik). 

Zustand 1: Eintrag A beginnt bspw. mit dem „Gültig von“ der Stammdaten.
Zustand 2: Der HR-Admin erstellt B mit einem „Gültig von“ während der Gültigkeitsdauer von A.A und B haben beide ein „Gültig bis“ unendlich.

Beim Speichern löst nun das System die zeitlichen Überlappungen der beiden Datensätze automatisch auf. Nach dem Prinzip der Bevorrangung neuerer Datensätze wird somit der ursprüngliche Eintrag A zeitlich verkürzt, so dass dieser mit dem Beginn von B endet.


Zustand 3: Stellt das Ergebnis nach der automatischen Korrektur durch das System dar.
Zustand 4: Der HR-Admin erstellt C mit einer Gültigkeit vor der von B. B und C haben beide ein „Gültig bis“ unendlich.

Wiederum bestehen zeitliche Überlappungen, die nicht zulässig sind und vom System beim Speichern nach dem Prinzip der Bevorrangung neuerer Datensätze automatisch aufgelöst werden.


Zustand 5: Stellt das Ergebnis nach dem Speichern dar. Das System hat das „Gültig bis“ von A auf einen Tag vor dem „Gültig von“ von C korrigiert. Eintrag C gilt bis auf weiteres („Gültig bis“ unendlich).

Zustand 6: Der HR-Admin erstellt Eintrag D mit einem Datum vor dem Gültigkeitsdatum des Mitarbeiterstammsatzes. 

Dies resultiert neben den zeitlicher Überlappung mit allen bisherigen Einträgen auch noch in der Fehlersituation, dass die Gültigkeit vor der Gültigkeit des Mitarbeiters beginnt.Das System korrigiert die Situation beim Speichern folgendermaßen:

Das Resultat ist ein einziger Eintrag D, welcher sich über die gesamte Gültigkeit erstreckt und alle bisherigen Eingaben auslöscht.

Zusammenfassung

5.1.2 Elemente aus einer Liste auswählen

Innerhalb von HR-Expert ist in den meisten Listen keine Mehrfachauswahl möglich, sondern ein Klick öffnet das entsprechende Element ggf. im Detail. Jedoch in manchen Fällen, ist eine Mehrfachauswahl wie folgt möglich:

Benutzer-Handlung

Erzieltes Ergebnis

Klick auf ein Element.

Genau ein Element ist ausgewählt.

Klick auf ein Element, SHIFT-Taste  gedrückt halten, Klick auf weiteres Element, SHIFT-Taste loslassen.

Alle Elemente vom erst bis zum letzt geklickten sind durchgehend ausgewählt.

Klick auf ein Element, Strg (CTRL)-Taste gedrückt halten, Klick auf weitere Elemente, CTRL-Taste loslassen.
(Am Mac: CMD Taste)

Einzelne Elemente sind ausgewählt, dazwischen sind Lücken an nicht ausgewählten Elementen.

5.1.3 Pflichtfelder

Nachfolgend eine Auflistung der Pflichtfelder zu einer Auswahl an Themengebieten.
Genauere Infos zu den Themengebieten sind den jeweiligen Anleitungen zu entnehmen, welche teils wiederum auf die Pflichtfelder-Übersicht hier verweisen.

 Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markierte Felder und können sich von Mandant zu Mandant unterscheiden.
Um einen Datensatz / Mitarbeiter speichern zu können müssen alle Pflichtfelder befüllt sein.

5.2 Personenmaske

Die Personen-Daten sind auf mehrere Reiter verteilt.
Umfangreiche Reiter sind nochmals in Unter-Reiter unterteilt.

Reiter

5.2.1 Stammdaten

Hier werden alle personenbezogenen Daten des Mitarbeiters erfasst.

In diesem Reiter befindet sich ein schneller Überblick über den Mitarbeiter, seiner Position im Unternehmen und auch sein Benutzername. 

Wichtig: Das Datum „Gültig von“ im Reiter „Stammdaten“ bestimmt den Gültigkeitsbeginn des Mitarbeiterakts insgesamt! Sämtliche zeitbezogenen Datensätze im Mitarbeiterakt können frühestens für jenes Datum eingegeben werden! Siehe Illustation: Zeitabgrenzung und Historisierung.

Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters befindet sich im  Reiter Beschäftigung - Beschäftigung.

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  Stammdaten Feldverzeichnis

5.2.2 System

5.2.2.1 Reiter System - System

Hier kann der HR-Admin einsehen ob ein Mitarbeiter aktiv und ev. gesperrt ist und die Systemeinstellungen für diesen Mitarbeiter festlegen.

Ein aktiver Benutzer ist an dem Häkchen zu erkennen, wenn dieses fehlen sollte kann der Mitarbeiter sich nicht in der Personalwolke anmelden. Das kann passieren nachdem öfter als 5 Mal das Passwort falsch eingegeben wurde.

Um einem ausgetretenen Mitarbeiter jeglichen Zugriff zur Personalwolke zu verweigern kann zusätzlich noch der Benutzerzugriff gesperrt werden durch anhaken. 

Wenn Mitarbeiter ein bestimmtes Kürzl innerhalb des Unternehmens verwenden, so kann dies in das Textfeld Abrechnungs-Kennzeichen eingetragen werden.

Um das Arbeiten mit der Personalwolke so angenehm und vielfältig wie möglich zu gestalten, ist es möglich die vom Mitarbeiter bevorzugte Sprache mittels Auswahl-Liste einzustellen, auch kann auf Wunsch beim Layout/Skin zwischen responsive und classic gewechselt werden. Für responsive stehen zusätzlich noch das Menü Desktop oder Mobil zur Verfügung. 

Ein Anhaken der Möglichkeit Seite mit Menü koppeln bewirkt, dass für den eingeloggten Mitarbeiter im Menü angezeigt wird wo die soeben angezeigte Seite der Personalwolke wieder zu finden ist.

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  System Feldverzeichnis

5.2.2.2 Reiter System - Passwort

Hier kann der HR-Admin einsehen ob bzw. wann ein Passwort für diesen Mitarbeiter vergeben wurde und dies auf Wunsch mit der angezeigten Schaltfläche auch zurücksetzen. Dies kann notwendig werden wenn ein Mitarbeiter z.B. sein Passwort vergessen hat.

Dem HR-Admin stehen hier zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. mit Passwort zurücksetzen wir das Standardpasswort wieder hergestellt und der Mitarbeiter kann wieder ein eigenes, neues Passwort vergeben

2. Zurücksetzen und per Mail informieren empfiehlt sich dann, wenn eine Passwortänderung vom HR-Admin gewünscht wird.

Ein Passwort wird für alle Mitarbeiter benötigt, welche die Möglichkeit haben sollen, sich im Webdesk der Personalwolke anmelden zu können

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  System Feldverzeichnis

5.2.3 Kontaktinfos

5.2.3.1 Reiter Kontaktinfos - Telefon und Email

In diesem Bereich können private und geschäftliche Telefonnummern und Email-Adressen gepflegt werden.

Bitte beachten Sie das für alle Benachrichtigungsfunktionen vom System die geschäftliche Emailadresse des Mitarbeiters herangezogen wird. Auch ist ein Login mit der geschäftlichen Emailadresse (anstatt des Usernamens) in die Personalwolke möglich, falls der Mitarbeiter ein aktiver User ist.

Die hier gepflegten Telefonnummern können auch in anderen Ansichten (speziell der  Anwesenheitsliste in der Zeiterfassung) mit angezeigt werden, falls dies vom Administrator eingerichtet wurde.
Die empfohlene Eingabeform hierfür wäre : +43 xxx xxxxxxxxx
Damit kann bei Verwendung eines Smartphones durch klicken auf die Telefonnummer, diese in die Anruffunktion des Telefons kopiert und durch betätigen der Wahlfunktion ein Telefongespräch hergestellt werden.

5.2.3.2 Reiter Kontaktinfos - Privatadressen

In diesem Bereich werden eine oder mehrere private Wohnanschriften eingetragen und in einer History aufbewahrt.  

Zu jeder Zeit kann nur eine Adresse als primäre (Melde-)Adresse markiert sein. Sobald eine neue Adresse dieses Attribut zugewiesen bekommt korrigiert HR-Expert automatisch das Feld "Gültig bis" der bislang als primär markierten Adresse. 

Die Anschrift ist für die Sozialversicherungsanmeldung erforderlich, oder für jegliche Form von Verträgen. Auch für die Koordination von jeglicher Aktivität außerhalb des Betriebes ist die private Anschrift des Mitarbeiters hilfreich.

Eine Korrespondenz-Adresse kann interessant sein, wenn der Mitarbeiter sich längere Zeit an einer anderen Anschrift aufhält, dort aber nicht gemeldet ist. Beispiel dafür könnte sein, dass die Handwerker eine länger andauernde Reparatur an der Meldeadresse durchzuführen haben.

Unterhalb der Eingabemaske werden die aktiven Wohnanschriften angezeigt, darunter alle Einträge deren Gültigkeit abgelaufen ist.

Es sind auf dieser Maske die beiden System-Buttons "Neu" für die Eingabe einer neuen Adresse und "Zeile löschen" um einen Eintrag aus der Liste zu entfernen.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.3.3 Reiter Kontaktinfos - Geschäftsadressen

In diesem Bereich wird die aktuelle Geschäftsadresse gepflegt (Adresse des Dienstgebers / aktueller Einsatzort bzw. Büroadresse). Die Anschrift ist für die Sozialversicherungsanmeldung erforderlich.

Durch Setzen des Häkchens bei Synchronisation mit zugewiesenem Standort wird von HR-Expert die (beim Standort) hinterlegte Adresse eingetragen. Voraussetzung dafür ist im Reiter Organisation - Gruppen eine Zuordnung zu einem Standort, sofern diese konfiguriert wurden.

5.2.4 Reiter Zeiterfassung

In diesem Reiter werden die Einstellungen zum Modul Time Base und Modul Time Pro vorgenommen. 

Hier werden der Beginn der Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter festgelegt, seine prozentuelle Arbeitszeit und das anzuwendende Wochenprogramm.

Details zu diesem Thema befinden sich auch auf dieser Seite:  Neue Person.

5.2.5 Organisation

5.2.5.1 Reiter Organisation - Gruppen

In diesem Bereich werden die Zuordnungen zu: 

Organisationseinheiten, Kostenstellen, Standorten und Abrechnungskreisen (ohne Symbol) historisiert gepflegt. Pro Mandant muss zumindest eine hierarchische Organisationseinheit existieren. Der Administrator hat damit die Möglichkeit, sein komplettes Organigramm in HR-Expert zu pflegen. (Menü Organisation)

Die Verwendung von Kostenstellen, Standorten und Abrechnungskreisen ist jeweils optional, erleichtert allerdings die Verwaltung sowie die Gehaltsabrechnung.
Der Vorteil dieser Gruppenzuweisungen ist die bessere Verwaltbarkeit der Mitarbeiter.

Sind Standorte eingetragen und den Mitarbeitern im Reiter Kontaktinfos - Geschäftsadressen zugewiesen, muss diese nicht manuell eingegeben werden.

Wichtig: Beachten Sie  Zeitabgrenzung und Historisierung  damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.5.2 Reiter Organisation - Rollen

In diesem Bereich wird die Zuweisung der Person zu verschiedenen Rollen historisiert vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit mehr als eine Rolle pro Gültigkeitsdauer zuzuweisen.

5.2.5.3 Reiter Organisation - In Zuständigkeit von

Hier ist eine Liste aller auf diesen Mitarbeiter wirkenden Rollen aufgelistet. Die Daten werden an anderer Stelle eingegeben, und werden hier als nicht bearbeitbare Zusammenfassung angezeigt.

Bearbeitet werden können diese an ihren jeweiligen Ursprungsorten:

5.2.5.4 Reiter Organisation - Stellen

In diesem Bereich werden die Stellenzuweisungen der Person historisiert vorgenommen. Es ist somit möglich alle beruflichen Veränderungen der Person innerhalb des Unternehmens zu dokumentieren.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.5.5 Reiter Organisation - Planstellen

Wenn mit Planstellen gearbeitet wird, ist es nicht möglich einen Mitarbeiter direkt in eine Organisationseinheit/ Abteilung einzutragen. 

In diesem Fall wird dem Mitarbeiter eine oder mehrere Planstellen zugewiesen die dann ihrerseits der Organisationseinheit zugewiesen sind. Eine Planstelle kann von einem oder mehreren Mitarbeitern ausgefüllt werden, ebenso kann ein Mitarbeiter mehreren Planstellen zugewiesen werden, wobei dann eine der Planstellen als primär gekennzeichnet werden muss.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.6 Reiter Qualifikationen

In diesem Reiter werden die Qualifikationen der Person historisiert eingepflegt. 

Dazu stehen einige anpassbare Auswahlfenster zur Verfügung. Mit "Qualifikation" kann die Fähigkeit ausgewählt werden und mit "Qualifikations-Niveau" das Level bzw. den Grad der Beherrschung dieser Fähigkeit. Im Feld "Anerkannt von", bedeutet Fähigkeit überprüft von,  kann ein Text manuell eingegeben werden oder mit dem nebenstehenden Button aus einer Liste der Mitarbeiter ausgewählt werden und das Datum dieser Überprüfung im dafür vorgesehenen Textfeld notiert werden. Auch ein Gültigkeitsdatum dieser Fähigkeit kann eingetragen werden.

Abgelaufene Qualifikationen werden unterhalb der aktiven Fähigkeiten aufgelistet.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.7 Beschäftigung

5.2.7.1 Reiter Beschäftigung - Beschäftigung

In diesem Bereich werden die Beschäftigungsdaten historisiert gepflegt. Jegliche Änderung im Beschäftigungsverhältnis sollte mit einem neuen Eintrag dokumentiert werden um eine durchgängige Beschäftigungshistorie des Mitarbeiters zu gewährleisten!

Beim Erstellen eines neuen Beschäftigungsabschnitts werden die wesentlichen Eckpunkte des vorangegangenen Abschnitts übernommen, um die Eingabe zu erleichtern. Als qualitätssichernde Maßnahme ist jedoch der Status auf leer gesetzt und muss bewusst vom Benutzer gesetzt werden.

Seit 09/2019 ist in der Personalwolke nun eine zusätzliche Unterscheidung zwischen Beschäftigung und Beschäftigungsstatus aktiv, welche parallel laufende Beschäftigungen (z.b. geringfügige Anstellung während Karenz) erlaubt. Siehe hierzu dieses Dokument.

Es bleibt aber dem Anwender überlassen, inwieweit er die Historisierungsmöglichkeit dazu nutzt, jede (kleine) Änderung der Beschäftigungsdaten zu einem neuen Beschäftigungsabschnitt zu machen, oder nur wesentliche Eckpunkte zu dokumentieren wie z.B.:

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

Um Verwechslungen zu vermeiden:

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  Beschäftigung Feldverzeichnis

5.2.7.2 NEU in Personalwolke HR-Expert: Beschäftigungen und Beschäftigungsstatus

In der Personalwolke Version 4.4.2 wurde die Beschäftigungsverwaltung von Mitarbeitern neu gestaltet. Zusätzlich zu den Beschäftigungszuständen wurde in einer übergeordneten Ebene nun auch das Hinzufügen von primären und sekundären Beschäftigungen ermöglicht. Dies vereinfacht unter anderem die Verwaltung bei einer Karenz / Elternzeit oder kurzfristigen Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses.

In der Personenansicht unter der Registerkarte "Beschäftigung" --> "Beschäftigungszustände" konnten bisher bei einer Änderung der wöchentlichen Arbeitszeit oder bei Karenz mit geringfügiger Weiterbeschäftigung diverse aktive und inaktive Beschäftigungszustände mit verschiedenen Gründen, Kollektiverträgen oder Wochenstunden hinzugefügt werden. 

Zur besseren Unterscheidung bzw. Nachvollziehbarkeit zweier oder mehrerer Beschäftigungs-"Linien" werden diese Beschäftigungszustände ab der Version 4.4.2 nun zwingend einer Primär- (z.B. Vollzeit-Job, welcher durch Karenz unterbrochen wird) oder Sekundärbeschäftigung (z.B. geringfügige Beschäftigung während der Karenz) zugeordnet . Somit können mehrere "Jobs" (Beschäftigungen) dargestellt werden, welche sich gegenseitig je nach Beschäftigungszustand abwechseln/unterbrechen.

Alle relevanten Änderungen sowie der Umgang mit den neuen Optionen werden im folgenden Beispiel dargestellt:

Beispiel: Beschäftigungen und Beschäftigungsverhältnisse

Der Angestellte Stefan Absicht ist Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden im Unternehmen angestellt. Mit 01.07.2019 möchte er für zwei Monate in Vaterkarenz gehen, möchte jedoch geringfügig für 9 Stunden pro Woche im Unternehmen weiterarbeiten. Cloudia Rosso ist seine HR-Verantwortliche und bereitet in HR-Expert bei Stefans Beschäftigungszuständen alles vor.

Schritt 1 - primäres Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Karenz pausieren

Zunächst aktiviert Cloudia im Reiter "Beschäftigungszustände" über den Button "Bearbeiten" die Bearbeitungsansicht. Um die Voraussetzungen für ein sekundäres Beschäftigungsverhältnis zu schaffen, muss zunächst das primäre Beschäftigungsverhältnis (Vollzeit) für die Dauer der Karenzbeschäftigung inaktiv geschalten werden. 

Dazu klickt sie auf die primäre Beschäftigung und neben dem Titel "Beschäftigungszustände" auf "Neu". Ein neuer Beschäftigungszustand "inaktiv" für die Dauer der Karenz sowie die Reaktivierung des Vollzeit-Verhältnisses nach der Karenz müssen als eigene Zeilen erstellt werden:

 primäres Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Karenz pausieren

- Schritt 2 - neue Beschäftigung (geringfügig) hinzufügen

Mit dem Button "Neu" wird eine neue Beschäftigung hinzugefügt - diese soll die geringfügige Beschäftigung während der Karenz abbilden. Durch die Pausierung der primären Beschäftigung werden die Felder "Gültig von" und "Gültig bis" vom System automatisch ausgefüllt. Cloudia wählt die folgenden Einstellungen:

Gültig von

Gültig bis

Dauer

Priorität der Beschäftigung

Sozialvers.-Gruppe

Anstellungscode

Eintrittsdatum

Austrittsdatum

fikt. Eintrittsdatum

Qualifiziert bis

01.07.2019

31.08.2019

1M 30T

sekundäre Beschäftigung

Geringfügig

Angestellter

01.07.2019

Die sekundäre Beschäftigung scheint nun in der Übersicht auf und ein Verhältnis kann jetzt aktiviert werden.

neue Beschäftigung (geringfügig) hinzufügen

-

Schritt 3 - Beschäftigungszustand Sekundärbeschäftigung aktivieren

Im letzten Schritt muss nun noch ein aktiver Beschäftigungszustand für die neue Sekundärbeschäftigung im gewünschten Zeitraum erstellt werden. Dieser aktive Status darf nicht über die Gültigkeiten der Sekundärbeschäftigung oben hinausgehen. Die HR-Managerin wählt also für das vorübergehende, geringfügige Dienstverhältnis folgende Einstellungen:

Aktivierung Beschäftigungszustand Sekundärbeschäftigung

Nach Abschluss aller Einstellungen zeigt die Beschäftigungsübersicht des Mitarbeiters Stefan Absicht folgendes Bild: 

Es existieren nun zwei verschiedene Beschäftigungen, welche getrennt voneinander ausgewiesen sind und jeweils eigene Beschäftigungsverhältnisse beinhalten. Durch Klick auf die jewelige Beschäftigung wird diese markiert und nur die ihr zugehörigen Verhältnisse unten aufgelistet. Ein neuerlicher Klick hebt diese Filterfunktion wieder auf.

In diesem Beispiel wurden alle Einstellungen bereits zu Beginn der Karenzperiode vorgenommen. Diese Änderungen können jedoch auch in Echtzeit bzw. zu den jeweiligen Stichtagen (Karenzbeginn/Karenzende) vorgenommen werden - für den Benutzer ändert sich hierbei nichts.

5.2.7.3 Reiter Beschäftigung - Nebentätigkeiten

In diesem Reiter können möglicherweise vorhandene Nebenbeschäftigungen des Mitarbeiters historisiert eingepflegt werden.

5.2.7.4 Reiter Beschäftigung - Mutterschutz / Elternzeit

In diesem Bereich wird ein zukünftiger Mutterschutz bzw. eine Karenz (Elternzeit) gepflegt.

Die Mutterschaft kann naturgemäß nur für eine Mitarbeiterin gespeichert werden. Karenz kann gesetzesgemäß für weibliche wie auch männliche Mitarbeiter (Väterkarenz) gespeichert werden.

Entsprechend des eingetragenen erwarteten Geburtstermins werden die Mutterschutz- und Karenzzeiten errechnet. 

Diese können mittels Anhaken der Checkbox „Beschäftigungseintrag für Mutterschutz anlegen/aktualisieren“ auch automatisch in einen Beschäftigungseintrag übernommen werden. 

Anwendungsfälle

Es gibt folgende Anwendungsfälle:

Bei dem Mutterschutz gibt es

Eine genauere Anleitung befindet sich unter  Karenz und Elternzeit verwalten.

5.2.7.5 Reiter Beschäftigung - Behinderungen

In diesem Bereich werden Behinderungen aktuell gehalten. Sobald eine Behinderung gespeichert wird, erscheint der Hinweis, dass dazu ein Dokument hinterlegt werden kann. Wählen Sie die gewünschte Behinderung in der Auflistung aus und klicken Sie die Schaltfläche „x verbundene Dokumente“. Im nachfolgenden Dialog können Sie eines oder mehrere Dokumente hochladen.

Wichtig: Dadurch wird das Dokument mit der ausgewählten Behinderung verknüpft und im Reiter „Dokumente“ automatisch im korrekten Zielordner abgelegt. Der umgekehrte Vorgang, das Dokument im Reiter „Dokumente“ hochzuladen und danach der Behinderung zuzuweisen ist nicht möglich, siehe: Dokumente mit Behinderung oder Steuervorteil verknüpfen 

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

Siehe auch die detaillierte Anleitung: Erfassung von Behinderungen und Steuervorteilen

5.2.7.6 Reiter Beschäftigung - Bewilligungen

Hier können Aufenthaltsbewilligungen und Arbeitsbewilligungen eingegeben und aktuell gehalten werden.

5.2.7.7 Reiter Beschäftigung - Disziplinarverfahren

In diesem Reiter können disziplinäre Schritte oder dienstrechtliche Maßnahmen und Abmahnungen des Mitarbeiters vermerkt und historisiert protokolliert werden. 

5.2.7.8 Reiter Beschäftigung - Austritte

Hier kann der Austritt eines Mitarbeiters vorbereitet oder sofort wirksam durchgeführt werden, abhängig davon wie der Status gesetzt wird.

Nach dem Speichern findet man folgendes vor:

Falls ein Austritt nur vorgemerkt wird, hat dies keine direkten Auswirkungen.

Die Beschäftigungsabschnitte sind unverändert und die Kündigung ist noch nicht wirksam geworden!

Bis zum Kündigungsdatum ist es für den Personalisten noch möglich den Austritt „abzubrechen“:

Ein Zurückziehen der Kündigung bewirkt:

5.2.8 Entwicklung

5.2.8.1 Reiter Entwicklung - Mitarbeitergespräche

In diesem Reiter werden die jährlichen Mitarbeitergespräche eingepflegt und gespeichert. 

5.2.8.2 Reiter Entwicklung - Kompetenzen

In diesem Menü kann eine Liste von sogenannten Softskills hinterlegt werden um die Fähigkeiten des Mitarbeiters zu dokumentieren. (z.B. Disziplin, Auffassungsgabe, etc)

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.9 Finanzen

5.2.9.1 Reiter Finanzen - Gehalt

Hier werden die als fix bekannten Gehaltselemente historisiert gepflegt.

Dabei wird pro Gehaltsposition definiert:

Zu einem Zeitpunkt kann für eine Art des Gehalts nur ein Eintrag existieren! Wird ein neuer Eintrag z.B. für „Grundgehalt“ erzeugt, so werden etwaig zeitlich überlappende Datensätze als nachrangig behandelt und automatisch abgegrenzt.

D.h. der neue Eintrag besteht danach jedenfalls komplett wie beabsichtigt, und ein oder mehrere vorige Einträge haben danach ggf. ein geändertes „Gültig von“ und/oder „Gültig bis“.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung  damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  Finanzen Feldverzeichnis

5.2.9.2 Reiter Finanzen - Steuerliche Vorteile

Hier werden steuerbegünstigende Vorteile eingepflegt. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter: Erfassung von Behinderungen und Steuervorteilen. 

Momentan auswählbare Arten sind (mandantenabhängig):

5.2.9.3 Reiter Finanzen - Bankkonten

In diesem Bereich kann der HR-Admin die Bankkonten des Mitarbeiters historisiert pflegen, falls für jede Änderung ein neuer Datensatz erstellt wird.

 Je Konto-Art (Feldbezeichnung „Konto für“) darf für einen Zeitraum immer nur ein Konto bestehen! Sollte es beim Speichern zu zeitlichen Überlappungen kommen, wird vom System die automatische Abgrenzung/Korrektur nach dem Vorrangprinzip durchgesetzt.

5.2.10 Bildung

5.2.10.1 Reiter Bildung - Bildung

In diesem Reiter besteht die Möglichkeit die absolvierte Ausbildung des Mitarbeiters aus seinem Lebenslauf einzupflegen.

5.2.10.2 Reiter Bildung - Weiterbildung u. Seminare

In diesem Reiter können geplante und durchgeführte Weiterbildungen und Seminare eines Mitarbeiters eingepflegt werden. 

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter:  Bildung Feldverzeichnis

5.2.10.3 Reiter Bildung - Zertifikate

In diesem Reiter können Zertifikate des Mitarbeiters eingepflegt werden. Diese Zertifikate müssen zuvor vom Administrator angelegt werden.

5.2.10.4 Reiter Bildung - Beruflicher Werdegang

In diesem Reiter kann der berufliche Werdegang des Mitarbeiters historisiert eingepflegt werden. Dieser Menüpunkt ist besonders für Konzerne mit mehreren Filialen interessant um den Werdegang des Mitarbeiters lückenlos erfassen zu können.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.11 Familie

5.2.11.1 Reiter Familie - Angehörige im Unternehmen

Dieser Reiter dient der Erfassung von Familienangehörigen im Unternehmen.

Anwendungsfälle sind hierbei:

5.2.11.2 Reiter Familie - Weitere Angehörige

In diesem Bereich werden Angehörige des Mitarbeiters eingepflegt. Anwendungsfälle sind hierbei:

Die Adresse je Angehörigen kann bei Bedarf von der Adresse des Mitarbeiters übernommen werden.

5.2.11.3 Reiter Familie - Familienstand

An dieser Stelle ist es möglich alle Familienstände und Nachnamen des Mitarbeiters historisiert einzupflegen.

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

5.2.12 Reiter Dokumente

In diesem Bereich werden die Dokumente des Mitarbeiters gepflegt. 

Die Ordner-Struktur ist pro Mandant vorgegeben und wird automatisch bei Anlage des Mitarbeiters erzeugt und ist mandantenabhängig. 

5.3 Verwaltung

In diesem Kapitel wird auf den nächsten Seiten die Verwaltung des HR-Expert erklärt.

5.3.1 Personal

Dashboard

Das Dashboard ist frei konfigurierbar und zeigt eine Übersicht über die gespeicherten Daten.

Momentan mögliche Fenster: 

Mitarbeiter aktuell

Mit dieser Filtermöglichkeit werden nur die aktuellen, aktiven Mitarbeiter angezeigt.

Eintritte

Hier kann nach geplanten Eintritten gefiltert werden.

Austritte

Hier werden alle ausgetretenen, inaktiven Mitarbeiter aufgelistet.

Alle Mitarbeiter

Mit dieser Liste erhält man einen Überblick über alle gespeicherten Mitarbeiter unabhängig ob aktiv oder inaktiv.

Administration
Wiedereintritte

Hier werden geplante Wiedereintritte aufgelistet.

Ende Dienstverhältnis

Das ist das Menü in welches zur Erfassung von Austritten verwendet wird.

Person

Textfeld mit hinterlegter Liste aller gespeicherten Personen

Austrittsdatum

Datumsfeld

Bekanntgegeben

Datumsfeld

Grund

Konfigurierbare Auswahlliste

Kommentar

Textfeld

Letzter Arbeitstag

Datumsfeld

Zurückgezogen

Datumsfeld

Austrittsbesprechung am

Datumsfeld

Besprechungsinhalt

Textfeld

Besprechungspartner

Textfeld mit hinterlegter Liste aller gespeicherter Personen

Arbeitsmittel zurückgegeben

Datumsfeld

Kommentar zu Arbeitsmitteln

Textfeld
Sozialversicherung Anmeldung

Diese Option zeigt alle aktiven Mitarbeiter an und hinterlegt diejenigen blau, die noch nicht den Arbeitsschritt der Sozialversicherungsanmeldung durchlaufen haben. Oberhalb der Liste sind 2 Schaltflächen zu sehen. „Schließen“ und „Starte Sozialversicherung Anmeldung“ Mit Schließen wird die Liste geschlossen und die Homepage von HR-Expert angezeigt, mit Starte Sozialversicherung Anmeldung werden alle blau markierten Mitarbeiter aus der Liste auf Vollständigkeit der notwendigen Daten überprüft und zur Sozialversicherungsanmeldung laut Workflow weitergeleitet. 

5.3.1.1 Berichte

Momentan stehen folgende Berichte zur Verfügung:

Als Formate werden pdf, print und xls unterstützt;
die bei Status hinterlegte Auswahlliste beinhaltet momentan Aktiv, Ausgetreten, Inaktiv.
Als Stichtag kann jedes Datum zwischen dem aktuellen und dem Beginn der Datenbankeintragungen gewählt werden.

5.3.1.1.1 Personallisten

Allgemeine Parameter aller Berichte in dieser Gruppe sind:

Die ausgewählten Parameter des Berichtes werden oberhalb der Liste angeführt.

Mitarbeiterliste

Wie der Name schon beschreibt ist dieser Bericht dafür vorgesehen einen Überblick über seine Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag zu erhalten.
Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

Telefonliste

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

Verantwortungen

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden, je nach gewählter Gruppierung:

Ausbildung

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

Zertifikate

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

Schulungsliste

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

Geburtstage und Jubileen

Zusätzliche Parameter sind:

Ausgegeben werden:

5.3.1.1.2 GDPR Persönliche Daten

In diesem Bericht werden der Datenschutzverordnung entsprechend ALLE über einen Mitarbeiter gespeicherten Daten in einem einzigen Bericht ausgegeben.Je nach Datenmenge kann die Erstellung einige Sekunden in Anspruch nehmen und auch mehrere (hundert) Seiten lang werden.

Auswählbare Felder sind:

5.3.1.1.3 Abteilungslisten

Dieser Bericht dient dem Überblick über die verschiedenen Abteilungen und den Mitarbeitern die zum Stichtag in dieser Abteilung arbeiten.

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben wird dieser Bericht nach Abteilungen sortiert in alphabetischer Reihenfolge.

Ausgegeben werden:

5.3.1.1.4 Stellenplan

Der Stellenplan gibt rasch und unkompliziert Auskunft darüber ob alle geplanten Stellen besetzt sind 

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

5.3.1.1.5 Kostenstellenlisten
Mitarbeiterliste

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Mitarbeiter-Kontingente

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Kostenstellen-Kontingente

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

5.3.1.1.6 Mitarbeiterstatus
Vollkräfterechnung

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Grund und Statusliste

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Mitarbeiter

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Beschäftigungsart

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Beschäftigungsstatus

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Beschäftigungsausmaß

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Dienstjahre

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

5.3.1.1.7 Änderungen
Ein/Austritte

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Umsetzungen

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

OrgEinheiten-Wechsel

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

Wochenstunden-Änderungen

Parameter dieses Berichtes sind:

Ausgegeben werden:

5.3.2 Organisation

Stellenplan

Mit dem Stellenplan wird die Stellenstruktur der ausgewählten Abteilung zum Stichtag angezeigt. Mit dem Plus-Symbol werden alle Unterordner aufgefächert, mit dem Minus-Symbol wieder ausgeblendet.

Organigramm

Unter Organigramm wird die Firmenstruktur mit allen Organisationseinheiten und Gruppen und den zugewiesenen Mitarbeitern angezeigt. 

Organisations-Einheit

Hier wird die Liste aller angelegten Organisationseinheiten angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Organisationseinheiten angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Kostenstelle

Kostenstellen werden unter anderem für die Zuweisung von Kosten von Weiterbildungen der Mitarbeiter verwendet.

Hier wird die Liste aller angelegten Kostenstellen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Kostenstellen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Standort

Hier wird die Liste aller angelegten Standorte angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Standorte angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Planstelle

Hier wird die Liste aller angelegten Planstellen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Planstellen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Wartung
Stelle

Hier wird die Liste aller angelegten Stellen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können  neue Stellen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Stellenfamilie 

Hier wird die Liste aller angelegten Stellen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können 

neue Stellen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

5.3.3 Systemwartung

Kollektiv- oder Tarifvertrag

Diese Verträge werden benötigt, um sie den Mitarbeitern dann zuweisen zu können und werden unter Beschäftigung verwendet beschrieben.

Hier wird die Liste aller angelegten Tarifverträge angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Tarifverträge angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Vertragstyp

Hier wird die Liste aller angelegten Planstellen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Planstellen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Karriere Stufe 

 

Hier wird die Liste aller angelegten Karrierestufen angezeigt und durch klicken auf „Neu“ können neue Karrierestufen angelegt werden.

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Bildung

Die hier beschriebenen Objekte ( Bildungsstätte, Bildungsstätten-typ und Seminargruppe werden benötigt um Weiterbildungen und Seminare von Mitarbeitern korrekt eintragen und speichern zu können. 

Bildungsstätte

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Bildungsstätten-Typ

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Seminargruppe

Dafür momentan vorhandene Felder:

Firmen
Firma

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Firmenkategorie

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Zertifikate

Zertifikate und Zertifikatgruppe werde gebraucht um Zertifikate von Mitarbeitern im dafür vorgesehenen Tab eintragen zu können. 

Zertifikatgruppe

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Zertifikat

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Qualifikationen
Qualifikation

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Qualifikationsgruppe

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Kompetenzen
Kompetenz

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Kompetenz Gruppe

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Aufgaben
Aufgabe

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Aufgabengebiet

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

5.3.4 Development

Bewertungen

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Mitarbeitergespräche

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

Mitarbeitergespräch Vorlage

Dafür momentan vorhandene Felder:

Tabs:  

5.3.5 Weitere Menüpunkte

Benutzer

In diesem Menü, rechts oben, zu finden sind:

Das linksseitige Symbol-Menü

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