Vergleichsreport

Diese Kapitel beinhaltet folgende Punkte

Anlegen eines neuen Rolleninhabers

• Schritt 1: Aufrufen der Rollen-Übersicht
• Schritt 2: Reiter "Rolleninhaber"
• Schritt 3: neuer Rolleninhaber

Editieren und Löschen einer Rollenzuweisung

Anlegen eines neuen Rolleninhabers

• Schritt 1: Aufrufen der Rollen-Übersicht
• Schritt 2: Reiter Rolleninhaber
• Schritt 3: neuer Rolleninhaber

Schritt 1:  Aufrufen der Rollen-Übersicht

• Auswählen der Rolle, deren Zuweisung bearbeitet werden soll
• Durch Anklicken der Zeile der zu bearbeitenden Rolle geht die Maske zu dieser Rolle auf.

Sie finden hier eine Übersicht über die Zuweisungsinformationen

• Name: Bezeichnung der Rolle
• Beschreibung: Details zur Funktion der Rolle
• Mandant: bei der Administration mehrerer Mandanten ist hier ein Wechsel möglich

Alle weiteren Felder sind nicht bearbeitbar und nur für den internen Gebrauch durch die Systemadministratoren notwendig.

Schritt 2: Reiter Rolleninhaber

In diesem Bereich erhalten Sie die Informationen zu bestehenden Zuweisungen der Rolle innerhalb Ihres Unternehmens.

Folgende Felder werden angezeigt

Kompetenzziel: gibt an, für welche Einheit in der Organisation von einer Rolle bearbeitet werden kann. Es ist auch möglich, mehrere Kompetenzziele pro Rolle zuzuweisen.

Mögliche Kompetenzziele

• der gesamte Mandant (= Ihre Organisation als gesamtes)
• eine oder mehrere Gruppen in Ihrer Organisation (Organisationseinheiten, Berechtigungsgruppen, Standorte, Kostenstellen)
• eine oder mehrere einzelne Personen aus Ihrer Organisation

Rolleninhaber: gibt an, wer diese Rolle zu einem bestimmten Zeitpunkt (=Abfragezeitpunkt) innehat

mögliche Rolleninhaber:

• eine Gruppe innerhalb Ihrer Organisation (Organisationseinheiten, Berechtigungsgruppen, Standorte, Kostenstellen)
• eine oder mehrere einzelne Personen aus Ihrer Organisation

Reihenfolge

Eine Rolle ist mit Berechtigungen verbunden. Diese Berechtigungen bestimmen, welche Workflow-Aufgaben an eine Rolle gebunden sind. Die Reihung der Inhabern einer Rolle bestimmt, in welcher Reihenfolge diese Aufgaben von System vorgelegt werden.

Grundsätzlich werden Aufträge etc. immer dem Ersten in der Reihenfolge vorgelegt.

Werden zwei Mitarbeiter mit z.B. der Reihung 3 versehen, so erhält derjenige, der als Erster von den beiden im System angelegt wurde, als Erster die Aufgabe vorgelegt.

Möchten Sie mehrere Rolleninhabern zu der geöffneten Rolle eingeben, haben Sie die Möglichkeit, über das Feature "Erweiterte Suche ein/ ausblenden" ein Suchfunktion aufzuklappen:

Durch Auswahl der Kompetenzziele (alle, Person, Gruppe, Mandant) bzw. durch die Auswahl der Rolleninhaber (alle, Person, Gruppe, Mandant) werden nur diejenigen Rolleninhaber ausgefiltert, die den Suchbegriffen entsprechend.

Zusätzlich ist es möglich, durch das Anklicken der kleinen Pfeile neben der Spaltenüberschrift "Kompetenzziel" bzw. "Rolleninhaber"  die Reihenfolge der Anzeige zu drehen.

Schritt 3: neuer Rolleninhaber

Durch das Anklicken des Buttons "Neuer Rolleninhaber"

öffnet sich die Eingabemaske.

Folgende Eingabefelder sind vorhanden und müssen befüllt werden: 

1. Kompetenzziel

= welchen Verantwortungsbereich hat der neue Rolleninhaber?

Auswahlmöglichkeiten

• Personen
• Gruppe
• Mandant

Sobald Sie die Art des Kompetenzziels ausgewählt haben, können Sie im darunter liegenden Feld eine genaue Auswahl treffen: entweder durch Eingabe des ganzen Namens oder der ersten Buchstaben des Namens und Benutzung durch die Autovervollständigung, oder Sie wählen jemanden bzw. eine Gruppe aus der Liste, die durch das Anklicken der drei Punkte neben dem Eingabefeld aufgeht.

2. Rolleninhaber

Auswahlmöglichkeiten

• Personen
• Gruppe
• dynamische Rollenzuordnung 

Achtung! Verwenden Sie bitte die Dynamische Rollenzuweisung nicht im Zusammenhang mit der Rolle "Vorgesetzter"! Die mit dieser Rolle verbundenen Aktionsberechtigungen führen zu einem Konflikt im System!

Sobald eine Auswahl zur Art des Rolleninhabers getroffen wurde, kann man im Feld unmittelbar darunter die Detailauswahl treffen, entweder durch die Namenseingabe, durch Eingabe des Namensanfangs und die Autovervollständigung oder durch Anklicken der drei Punkte, wodurch sich die Liste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Organisation bzw. die Liste der Gruppen (aus dem Organisationseinheiten, Berechtigungsgruppen, gegebenenfalls auch Standorte und Kostenstellen) öffnet. Wählen Sie hier bitte durch Anklicken den zukünftigen Rolleninhaber aus.

3. Gültig von/Gültig bis:

 zur Eingrenzung möglicher Zuweisungen.

Erfolgt keine aktive Eingabe, werden die Felder mit dem Tagesdatum bzw. dem 01.01.3000 belegt.

4. Reihung

Hier ist einzugeben, welchen Rang der zukünftige Rolleninhaber in Bezug auf die Rolle hat.

Durch die Eintragung einer Nummer wird bestimmt, in welcher Reihenfolge Aufgaben und Anträge, die an die Rolle selbst gerichtet sind, den Rolleninhabern vom System vorgelegt wird.

This chapter contains the following topics

Creating a new role holder

• Step 1: Open the roles overview
• Step 2: "Role holders" tab
• Step 3: New role holder

Editing and deleting a role assignment

Creating a new role holder

• Step 1: Open the roles overview
• Step 2: "Role holders" tab
• Step 3: New role holder

Step 1:  Open the roles overview

• Select the role whose assignment is to be edited
• Clicking the row of the role to be edited opens the screen for this role.

Here you will find an overview of the assignment information

• Name: name of the role
• Description: details on the function of the role
• Client: when administering several clients, you can switch here

All other fields cannot be edited and are only needed for internal use by the system administrators.

Step 2: "Role holders" tab

In this area you get the information on existing assignments of the role within your company.

The following fields are displayed

Competence target: indicates for which unit in the organization a role can be exercised. It is also possible to assign several competence targets per role.

Possible competence targets

• the entire client (= your organization as a whole)
• one or more groups in your organization (organizational units, permission groups, locations, cost centers)
• one or more individual persons from your organization

Role holder: indicates who holds this role at a certain point in time (= query date)

Possible role holders:

• a group within your organization (organizational units, permission groups, locations, cost centers)
• one or more individual persons from your organization

Sequence

A role is associated with permissions. These permissions determine which workflow tasks are tied to a role. The sequence of the holders of a role determines the order in which the system presents these tasks.

In principle, tasks etc. are always presented to the first in the sequence.

Sequence 1: is presented the tasks first.
Sequence 2: is presented the task second
Sequence 3: receives the task if 1 or 2 are not available or not present (vacation, etc.)
Sequence 4: receives the task if only one or none of those ahead of them in the sequence is available or present

If two employees are given, for example, sequence 3, the one who was created first in the system of the two is presented the task first.

In principle, an unlimited number of role holders can be defined for this sequence.
It is also possible to combine assignments in the sequence to groups and persons as role holders.

Example
The supervisor of the requesting person is the first to decide on vacation requests.
Second in the sequence is their deputy.
If both are unavailable, the HR department decides.

If you want to enter several role holders for the opened role, you can use the "Show/hide advanced search" feature to expand a search function:

Selecting the competence targets (all, person, group, client) or the role holders (all, person, group, client) filters out only those role holders that match the search terms.

In addition, you can reverse the display order by clicking the small arrows next to the column headings "Competence target" or "Role holder".

Step 3: New role holder

Clicking the "New role holder" button

opens the input screen.

The following input fields are available and must be filled in: 

1. Competence target

= what area of responsibility does the new role holder have?

Selection options

• Persons
• Group
• Client

Once you have selected the type of competence target, you can make a precise selection in the field below: either by entering the whole name or the first letters of the name and using autocomplete, or by choosing someone or a group from the list that opens when you click the three dots next to the input field.

2. Role holder

Selection options

• Persons
• Group
• Dynamic role assignment 

Dynamic role assignment: this only makes sense in combination with the role "Colleague". A dynamic role assignment means that all holders of this role have mutually effective permissions, e.g., with a dynamic role assignment, employee A can, as a colleague of employee B, enter a sick note in Webdesk for B and vice versa. If employees C, D and E also have the dynamic role assignment as "Colleagues", all of these employees can represent each other in Webdesk or for other permissions.

Attention! Please do not use the dynamic role assignment in connection with the role "Supervisor"! The action permissions associated with this role lead to a conflict in the system!

Once a selection has been made for the type of role holder, you can make the detailed selection in the field immediately below, either by entering the name, by entering the beginning of the name and using autocomplete, or by clicking the three dots, which opens the list of employees of your organization or the list of groups (organizational units, permission groups, and possibly also locations and cost centers). Please select the future role holder here by clicking.

3. Valid from/Valid to:

 to limit possible assignments.

If nothing is entered, the fields are filled with today's date and 01/01/3000, respectively.

4. Sequence

Enter here the rank the future role holder has in relation to the role.

Entering a number determines the order in which the system presents tasks and requests addressed to the role itself to the role holders.

All requests concerning the role are presented first to the first in the sequence (determined by entering "1" in this field).
Requests etc. are assigned to the second if the first role holder is unavailable.  After the second come number 3, number 4 and so on.
It is possible to mix persons and groups in the sequence of a role assignment!

The sequence is entered as numbers (1, 2, 3, 4, 5....)

Mit dem Button  The "+"   (Plus) können weitere Rolleninhaber zu der Rolle angelegt werden.

Mit "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" wird der Vorgang abgeschlossen. Die Zuweisung ist ab dem gewählten "Gültig ab"-Datum wirksam. Haben Sie den Tag, an dem die Eingabe erfolgt, gewählt, ist sie in der Rollen-Übersicht sofort zu sehen.

Editieren oder Löschen einer Rollenzuweisung

Beides erfolgt in der Liste der bestehenden Rolleninhaber zur spezifischen Rolle anhand der in der Zeile befindlichen Symbole.

Durch Anklicken des Bearbeiten-Symbols ist ein Ändern einer bestehenden Zuweisung möglich. Diese Änderung erfolgt analog zur Anlage eines neuen Rolleninhabers. Die Rolle kann, z.B. bei irrtümlicher Zuweisung mit dem  - Symbol sofort gelöscht werdenplus) button lets you create further role holders for the role.

Clicking "Save" or "Save and close" completes the process. The assignment is effective from the selected "Valid from" date. If you selected the day on which you make the entry, it is immediately visible in the roles overview.

Editing or deleting a role assignment

Both are done in the list of existing role holders for the specific role, using the icons in the row.

Clicking the edit icon lets you change an existing assignment.
This change is made in the same way as creating a new role holder.

The role can be deleted immediately, e.g., in case of an erroneous assignment, with the icon.