Vergleichsreport

Achtung: Wird einer Gruppe eine Rolle zugewiesen, so hat automatisch jede Person in dieser Gruppe diese Rolle auch inne ("vererbt" von der Gruppe).

Editieren oder Löschen einer Rolle

Schritt 1: Gruppe auswählen

Attention: If a role is assigned to a group, every person in this group automatically holds this role as well ("inherited" from the group).

Step 1: Select a group
Step 2: "Roles" tab
Step 3: Add a new role

Editing or deleting a role

Step 1: Select a group

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Schritt Step 2: Reiter "Rollen"

Hierzu klicken Sie bitte den Reiter "Rollen" in der Profilansicht der hinzuzufügenden Gruppe an.

Hier können Sie bestehende Rollenzuweisungen und auch die historischen Zuordnungen durch Nutzung der Checkbox "mit Vergangenheit" betrachten.

Folgende Felder werden angezeigt:

Name: der Name der Rolle

Kompetenzziel: der Verantwortungsbereich, den diese Gruppe in Ausübung ihrer Rolle hat. Dies kann eine einzelne Person oder mehrere, eine Gruppe oder mehrere bzw. der ganze Mandant sein. Auch eine Mischung aus Personen und Gruppen ist möglich.

Gültig von/Gültig bis: zeitliche Einschränkung der Zuweisung

Reihung

Eine Rolle ist mit Berechtigungen verbunden. Diese Berechtigungen bestimmen, welche Workflow-Aufgaben an eine Rolle gebunden sind. Die Reihung der Inhabern einer Rolle bestimmt, in welcher Reihenfolge diese Aufgaben von System vorgelegt werden.

Auch eine Kombination aus Zuweisungen der Reihung an Gruppen wie an Personen als Rolleninhaber vorzunehmen.

Eine Zusammenfassung zum Thema Reihung finden Sie unter FAQ: Reihung/Reihenfolge von Rolleninhabern.

Schritt 3: Rolle hinzufügen

Dazu klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Rolleninhaber",

wodurch sich die Eingabemaske öffnet:

Folgende Eingabefelder sind vorhanden und müssen befüllt werden:

1. Rolle

Sie können die Rolle auswählen:

• durch Eingabe der vollständigen Rollenbezeichnung
• durch Eingabe der Anfangsbuchstaben und Nutzung der Autovervollständigung
• durch Klicken auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld, wodurch sich die Rollen-Übersicht öffnet und Auswählen aus der Liste

2. Kompetenzziel

• Personen
• Gruppe
• Mandant

Sobald Sie die Art des Kompetenzziels ausgewählt haben, können Sie im darunter liegenden Feld eine genaue Auswahl treffen: entweder durch Eingabe des ganzen Namens oder der ersten Buchstaben des Namens und Benutzung durch die Autovervollständigung, oder Sie wählen jemanden bzw. eine Gruppe aus der Liste, die durch das Anklicken der drei Punkte neben dem Eingabefeld aufgeht.

3. Gültig von/Gültig bis

zur Eingrenzung möglicher Zuweisungen. Erfolgt keine aktive Eingabe, werden die Felder mit dem Tagesdatum bzw. dem 01.01.3000 belegt.

4. Reihung

Hier ist einzugeben, welchen Rang der zukünftige Rolleninhaber in Bezug auf die Rolle hat.

Durch die Eintragung einer Nummer wird bestimmt, in welcher Reihenfolge Aufgaben und Anträge, die an die Rolle selbst gerichtet sind, den Rolleninhabern vom System vorgelegt wird.

Roles" tab

To do this, click the "Roles" tab in the profile view of the group to which the role is to be added.

Here you can view existing role assignments, and also historical assignments by using the "with history" checkbox.

The following fields are displayed:

Name: the name of the role

Competence target: the area of responsibility this group has in exercising its role. This can be a single person or several, one group or several, or the entire client. A mix of persons and groups is also possible.

Valid from/Valid to: time limit of the assignment

Sequence

A role is associated with permissions. These permissions determine which workflow tasks are tied to a role. The sequence of the holders of a role determines the order in which the system presents these tasks.

Sequence 1: this role holder receives the workflow tasks first
Sequence 2: receives the workflow tasks second (as deputy)
Sequence 3: receives the workflow tasks third, and so on.

In principle, an unlimited number of role holders can be defined for this sequence.
It is also possible to give two or more role holders the same position in the sequence, e.g., to appoint two deputies for one supervisor.

It is also possible to combine assignments in the sequence to groups as well as persons as role holders.

Example
The supervisor of the requesting person is the first to decide on vacation requests.
Second in the sequence is their deputy.
If both are unavailable, the HR department decides.

You can find a summary on the topic of sequence under FAQ: Sequence/order of role holders.

Step 3: Add a role

To do this, please click the "New role holder" button,

which opens the input screen:

The following input fields are available and must be filled in:

1. Role

You can select the role:

• by entering the full role name
• by entering the first letters and using autocomplete
• by clicking the three dots next to the input field, which opens the roles overview, and selecting from the list

2. Competence target

=  what area of responsibility does the new role holder have?
Selection options:

• Persons
• Group
• Client

Once you have selected the type of competence target, you can make a precise selection in the field below: either by entering the whole name or the first letters of the name and using autocomplete, or by choosing someone or a group from the list that opens when you click the three dots next to the input field.

3. Valid from/Valid to

to limit possible assignments. If nothing is entered, the fields are filled with today's date and 01/01/3000, respectively.

4. Sequence

Enter here the rank the future role holder has in relation to the role.

Entering a number determines the order in which the system presents tasks and requests addressed to the role itself to the role holders.

All requests concerning the role are presented first to the first in the sequence (determined by entering "1" in this field).
Requests etc. are assigned to the second if the first role holder is unavailable.  After the second come number 3, number 4 and so on.
It is possible to mix persons and groups in the sequence of a role assignment!

The sequence is entered as numbers (1, 2, 3, 4, 5....)

Mit dem Button  The "+"   (Plus) können weitere Rolleninhaber zu der Rolle angelegt werden.

Mit "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" wird der Vorgang abgeschlossen. Die Zuweisung ist ab dem gewählten "Gültig ab"-Datum wirksam. Haben Sie den Tag, an dem die Eingabe erfolgt, gewählt, ist sie in der Rollen-Übersicht sofort zu sehen.

Editieren oder Löschen einer Rolle

Beides erfolgt im Reiter "Rolle" in der Liste der bestehenden Rollen zu einer Person anhand der in der Zeile befindlichen Symbole.

Durch Anklicken des Bearbeiten-Symbols ist ein Ändern einer bestehenden Zuweisung möglich.

Die Rolle kann, z.B. bei irrtümlicher Zuweisung mit dem  - Symbol sofort gelöscht werdenplus) button lets you create further role holders for the role.

Clicking "Save" or "Save and close" completes the process. The assignment is effective from the selected "Valid from" date. If you selected the day on which you make the entry, it is immediately visible in the roles overview.

Editing or deleting a role

Both are done in the "Role" tab, in the list of existing roles, using the icons in the row.

Clicking the edit icon lets you change an existing assignment.

The role can be deleted immediately, e.g., in case of an erroneous assignment, with the icon.