Vergleichsreport

Allgemein

Der Wiedereintritt eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, z.B. aufgrund saisonaler Beschäftigung, kann in der Personalwolke erfasst werden.

Dies ist in Personalwolke Time über zwei Wege möglich. 

Die Erfassung eines Wiedereintritts in HR-Expert ist HIER beschrieben.

1. Über die Anlage eines neuen Personenprofils (empfohlen)

Die Anlage eines neuen Profils ist die einfachste Vorgehensweise, da hier Eingabefehler oder falsche Rückrechnungen vermieden werden.

Tarife: Wird ein neuer Stammsatz angelegt und der alte Stammsatz verbleibt als inaktiver User, so fallen zusätzlich zu den Kosten für den neuen Stammsatz auch die für den inaktiven Stammsatz an.

Wichtig:

Vor der Anlage der neuen Stammdaten müssen bei den bisherigen Stammdaten der Person folgende Punkte erledigt sein bzw. veranlasst werden: 

• Ist der Austritt vollständig erfasst, inklusive Erledigung des aliquoten Urlaubsanspruchs?

• Wird die E-Mail-Adresse wieder verwendet? Wenn ja, so muss sie im bisherigen Stammsatz gelöscht werden, da E-Mail-Adressen in der Personalwolke für immer nur einen Stammsatz verwendet werden dürfen

• Personalnummer: gleiches gilt für die Personalnummer. Auch hier sollte die bisherige Nummer mit einem eindeutigen Vermerk im alten Stammsatz ergänzt werden, sodass die Personalnummer wiederverwendet werden kann.

Die Personalwolke bietet auch die Möglichkeit eine automatische Archivierung einzurichten. Falls Sie Interesse daran haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support!

2. Über das bestehende Profil durch Erfassung eines Wiedereintritts

Folgende Schritte sind dafür vorzunehmen:

Vorarbeit

Kontrollieren Sie bitte, ob im Korrektur-Client zu dieser Person die Konten für die Resturlaubstage und jene für Gleitzeit und Überstunden jeder Art auf null gestellt sind. Denn grundsätzlich sollte laut Gesetz sämtliche Ansprüche des Mitarbeiters hinsichtlich Urlaub und angesparter Gleitzeit bzw. Überstunden zum Austrittszeitpunkt abgegolten werden.

1. Aufrufen der Person

Öffnen Sie dazu die Personen-Übersicht unter Administration/Personen

Zum leichteren Auffinden nicht aktiver Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können Sie im Header der Liste alle inaktiven User ausfiltern.

Klicken Sie nun jene Person aus der Liste an, deren Wiedereintritt Sie erfassen wollen.

2. Stammsatz der Person

Stellen Sie die Person auf aktiv durch Anklicken der Checkbox im ersten Reiter des Stammsatzes (Checkbox neben "Aktiver Benutzer").

3. Reiter Einstellungen 

Öffnen Sie bitte nun den Reiter "Einstellungen" und dort den Bereich "Zeiterfassung"

4. Änderung des Wochenprogramms

Zum Eintragen dieses 0-Wochenstunden Programms klicken Sie bitte hier auf den Pfeil und wählen aus der Liste das Programm aus, das 0 Wochenstunden vorsieht.

5. Neu abrechnen

Klicken Sie auf "Neu abrechnen" in der Zeiterfassungsmaske. Wählen Sie als Abrechnungsdatum den Tag nach dem Austrittsdatum und klicken Sie anschließend auf "Neu abrechnen" im Fenster

Achtung: wird bei der Neuabrechnung ein falsches Datum eingegeben, so ist dies nicht mehr korrigierbar. Die Daten können nicht mehr rekonstruiert werden!

6. Austritts- und Wiedereintrittsdatum

Löschen Sie dort das Austrittsdatum und tragen Sie bitte beim Eintrittsdatum das Datum des neuerlichen Dienstbeginns = des Wiedereintritts ein.

7. Neues Wochenprogramm

Es öffnet sich ein Tabellenblock. Wählen Sie bitte aus der Dropdown-Liste das Wochenprogramm aus, dem der wieder eintretende Mitarbeiter ab dem Wiedereintrittsdatum folgen soll.

Als Beginn-Datum tragen Sie das Wiedereintrittsdatum ein.

Eine Rückrechnung über den Wiedereintrittstermin hinaus ist nicht möglich!

8. Speichern

Beenden Sie nun die ganze Eingabe durch einen Klick auf "Speichern".

9. Löschung der Saldo- und Urlaubswerte im Korrektur-Client

Stellen Sie als Nächstes alle editierbaren Zeitkonten auf null (also alle Konten, die ein Editiersymbol - Stift - haben).

Die Berechnung der Urlaubsansprüche der wieder eingetretenen Person unter Berücksichtigung von Aliquotierungen muss händisch erfolgen. In die jeweiligen Konten werden dann die absoluten Werte eingetragen.

Kontaktieren Sie bei dieser Variante der Wiedereintrittserfassung unbedingt unser Support-Team, da eine Löschung weiterer Datenbank-Einträge zur wieder eintretenden Person notwendig sein kann.

Stichwörter: Wiedereintritt, Webdesk, Saisonarbeit, Wiederaufnahme

General

The re-entry of an employee, e.g., due to seasonal employment, can be recorded in Personalwolke.

In Personalwolke Time, this is possible in two ways.

Recording a re-entry in HR-Expert is described HERE.

1. By creating a new person profile (recommended)

Creating a new profile is the simplest approach, since it avoids input errors or incorrect retroactive recalculations.

Rates: If a new master record is created and the old master record remains as an inactive user, the costs for the inactive master record are incurred in addition to the costs for the new master record.

Important:

Before creating the new master data, the following points must be completed or initiated for the person's existing master data:

• Is the termination fully recorded, including settlement of the prorated vacation entitlement?

• Will the email address be reused? If so, it must be deleted from the existing master record, because in Personalwolke an email address may only ever be used for one master record

• Username: Reusing the previous username makes sense, either because of the company's naming convention or because the person is already used to it, but no master record may exist without a username. A unique note must therefore be added to the username in the existing master record.
  Example: Adam Angelika at Sonne und Wind GmbH returns to the company after parental leave. Her previous username SuWadamange is changed to SuWadamange-old. This allows her previous username to be reused for the newly created profile.

• Employee number: the same applies to the employee number. Here too, the previous number should be supplemented with a unique note in the old master record so that the employee number can be reused.

• Time tracking data: If the time tracking data from before the termination has not yet been archived, it is advisable to archive it now, i.e., download it as a PDF.
  

  Personalwolke also offers the option of setting up automatic archiving. If you are interested, please contact our support team!

2. Via the existing profile by recording a re-entry

The following steps are required for this:

Preparation

Please check in the correction client whether the accounts for remaining vacation days and those for flextime and overtime of every kind are set to zero for this person. By law, all of the employee's claims regarding vacation and accumulated flextime or overtime should be settled at the time of termination.

1. Open the person

To do so, open the persons overview under Administration/Persons

To make it easier to find inactive employees, you can filter out all inactive users in the header of the list.

Now click the person whose re-entry you want to record in the list.

2. Master record of the person

Set the person to active by clicking the checkbox in the first tab of the master record (checkbox next to "Active user").

3. Settings tab

Now open the "Settings" tab and there the "Time tracking" area

4. Changing the weekly schedule

First, the weekly schedule for the period from the day after the termination, i.e., the first day after the last working day, must be changed to one that provides for a weekly working time of 0 hours.
If you do not have such a schedule available, one must be created. You can find information on creating a new weekly schedule HERE.

To enter this 0-hour weekly schedule, please click the arrow here and select the schedule that provides for 0 weekly hours from the list.

5. Recalculate

Click "Recalculate" in the time tracking screen. Select the day after the termination date as the settlement date and then click "Recalculate" in the window

Attention: if an incorrect date is entered during the recalculation, this can no longer be corrected. The data cannot be reconstructed!

6. Termination and re-entry date

Delete the termination date there and enter the date of the renewed start of work = the re-entry in the entry date field.

7. New weekly schedule

From the entry date onward, of course, a weekly schedule with working hours applies.
To record this, please now click the + sign next to "Weekly schedule".

A table block opens. Please select from the dropdown list the weekly schedule that the re-entering employee should follow from the re-entry date.

Enter the re-entry date as the start date.

A retroactive recalculation beyond the re-entry date is not possible!

8. Save

Now complete the entire entry by clicking "Save".

9. Deleting the balance and vacation values in the correction client

The following step can only be done after the entry date!
Please go to the correction client, specifically to the daily view of the calendar day immediately before the entry date.

Next, set all editable time accounts to zero (i.e., all accounts that have an edit icon - a pencil).

The calculation of the vacation entitlements of the re-entering person, taking prorating into account, must be done manually. The absolute values are then entered into the respective accounts.

For this variant of recording a re-entry, be sure to contact our support team, since deleting further database entries for the re-entering person may be necessary.

Keywords: re-entry, Webdesk, seasonal work, resumption