Job journalApprovalProcessReminder

Zweck und Status

Der Job erinnert Personen, die für die Journalgenehmigung aktiviert sind, an die Abgabe des Journals für den Vormonat. Er benötigt TA und Workflow, ist nicht konfigurierbar und im Job-Descriptor standardmäßig inaktiv.

Einstellungen im Mandanten

Der Job hat keine eigene Konfiguration. Er verwendet die TA-Einstellungen des Mandanten im Bereich Monatliche Journalfreigabe:

Aktiviert: Nur Mandanten mit aktivierter Journalfreigabe werden verarbeitet.
Für Personen dieser Gruppen: Gruppen, deren Personen erinnert werden.
X Tage nach Monatsende erinnern: Wartefrist. Erinnerungen werden frühestens am Tag X+1 des Folgemonats versendet (bei 0 ab dem Monatsersten).
Erinnern durch: Email (Standard), Prozess-Benachrichtigung oder Email und Prozess-Benachrichtigung.
Erinnerungsmail-Betreff Textbaustein und Erinnerungsmail-Text Textbaustein: i18n-Schlüssel für Betreff und Inhalt der Erinnerungsmail; sie werden in der Sprache der Person übersetzt.

Verarbeitung

Verarbeitet werden nur Mandanten mit aktivierter Journalgenehmigung. Inaktive und abgelaufene Testmandanten werden übersprungen.
Die konfigurierte Wartefrist nach Monatsbeginn muss abgelaufen sein, bevor Erinnerungen versendet werden.
Für die konfigurierten Journalgenehmigungsgruppen werden gültige Personen ermittelt. Personen ohne TA-ID oder mit bereits gesetzter Abgabe- beziehungsweise Genehmigungsberechtigung für den Vormonat werden übersprungen.
Je nach Mandanteneinstellung wird eine Workflow-Benachrichtigung, eine E-Mail oder beides versendet. E-Mails benötigen eine Adresse und verwenden die hinterlegten i18n-Schlüssel für Betreff und Inhalt.
Die Workflow-Benachrichtigung erscheint als Offene Aufgabe und öffnet das Monatsjournal des Vormonats.
Der Job merkt sich nicht, wer bereits erinnert wurde: Jeder Lauf nach Ablauf der Wartefrist erinnert erneut alle Personen, die das Journal des Vormonats noch nicht eingereicht haben. Wählen Sie den Zeitplan (Trigger) entsprechend, z. B. einmal täglich oder wöchentlich.