Vergleichsreport

In diesem Kapitel finden Sie folgende Punkte:

• Voraussetzungen für das Anlegen einer Gruppe
• Eine neue Organisationseinheit anlegen
• Eine Berechtigungsgruppe anlegen

[Anm.: die Screenshot beinhalten noch die vor Juli 2024 für Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen üblichen Namen "Organigramm Gruppe" bzw. "Lose Gruppen".]

Voraussetzungen

Bevor Sie eine neue Abteilung / Gruppe /Organisationseinheit anlegen, sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

• In welche Organisationsstruktur soll die Gruppe eingegliedert werden?
• Organisationseinheit: hierarchische Gruppe (Beziehung der Gruppen untereinander (übergeordnete / untergeordnete Gruppen); ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied in einer hierarchischen Gruppe sein)
• Berechtigungsgruppe: keine Hierarchien zwischen den Gruppen untereinander. Mitarbeiter kann in beliebig vielen Berechtigungsgruppen gleichzeitig Mitglied sein

• Organisationseinheit: Welche Gruppe soll der neu angelegten Gruppe übergeordnet sein? Welche untergeordnet?

• Berechtigungsgruppe: Hat die Gruppe (und dadurch alle ihre Mitglieder) eine spezielle Funktion (Rolle) im Unternehmen (Personal, Vorgesetzter)?
• Ja: Welche? Personal oder Vorgesetzter oder beides?

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für die Anlage einer neuen Gruppe erforderlich sind, zusammen.

Beispiele für hierarchische Gruppen: eine neue Abteilung Einkauf (EK) soll der Abteilung Geschäftsführung (GF) unterstellt werden; die neue Abteilung Einkauf (EK) soll die übergeordnete Abteilung der Gruppen Einkauf Ost (EKO) und Einkauf West (EKW) sein etc. --> eine hierarchische Gruppe einrichten

Beispiele für Berechtigungsgruppen: alle weiblichen Mitarbeiter; alle männlichen Mitarbeiter; alle Lehrlinge; alle Abteilungsvertrauenspersonen, eine Personalabteilung; etc. --> eine Berechtigungsgruppe einrichten

Hinweis: Sollte Ihre Organisationsstruktur Standorte oder Kostenstellen beinhalten, so erfolgt deren Anlage wie die von Berechtigungsgruppen!

Eine neue Organisationseinheit anlegen

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

In der nachfolgenden Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

• Mandant: <Ihre Firma>
• Organisationsstruktur (erst nach Auswahl des Mandanten verfügbar): Organisationseinheit
• Kurzname (vorbelegt mit dem Präfix =Mandantenkürzel): z.B.: SuW-PBWien
• Name (Langname der Gruppe): z.B.: Planungsbüro Wien
• Beschreibung (optional): z.B.:Anlagenplanung Standort Wien
• Gültig von/Gültig bis: Begrenzung möglich, automatisch mit dem Tagesdatum bzw. mit dem 01.01.3000 vorbelegt
• Neue Person automatisch hinzufügen: Checkbox für Automatisationen

Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

Für den täglichen Gebrauch relevant sind die 3(4) rot markierten Reiter: Übergeordnete Gruppe, (Untergruppe), Rollen, Personen.

Achtung: Der Haken bei Höchste Ebene [NUR bei hierarchischen Gruppen] muss für genau eine einzige angelegte Gruppe gesetzt werden. Diese stellt dann die oberste Gruppe (Wurzel) im Organigramm dar. Ihr sind alle anderen Gruppen untergeordnet

Übergeordnete Gruppe

Da eine neue Gruppe im Organigramm angelegt wurde, muss diese natürlich in die bestehende Hierarchie eingefügt werden. Dazu klicken Sie bitte  im Reiter Übergeordnete Gruppe auf den Button Neue übergeordnete Gruppe

Über die Dropdown-Liste kann die Gruppe ausgewählt werden, die im Organigramm oberhalb der gerade angelegten Gruppe liegen soll. Mit Gültig von und Gültig bis kann optional der Gültigkeitszeitraum dieser Zuweisung festgelegt werden. Wird nichts ausgefüllt, gilt die Zuweisung ab sofort und bis auf Weiteres (01.01.3000). Nützlich ist dieses Feature, wenn zum Beispiel eine Änderung im Organigramm ansteht - so kann diese hier schon frühzeitig geplant werden (z.B.: Gültig ab 01.09.) und wird zu dem festgelegten Datum dann automatisch aktiviert.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Zuordnung übernommen.

Untergruppen

Hier können jene Gruppen festgelegt werden, die in der Hierarchie des Unternehmens, unterhalb der aktuellen Gruppe angesiedelt sein sollen. Zu beachten ist hierbei, dass die Gruppen, welche in diesem Reiter hinzugefügt werden, automatisch die aktuelle Gruppe als übergeordnete Gruppe zugewiesen bekommen. Im Normalfall ist dieser Reiter leer und es wird nur unter Übergeordnete Gruppe eine übergeordnete Gruppe angelegt und dadurch ergibt sich automatisch welche Gruppen in der Hierarchie weiter unten stehen.

Rollen

Durch einen Klick auf Rollenzuordnung, kann der Gruppe eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig.

Durch einen Klick auf die 3 horizontalen Punkte wählt man die gewünschte Rolle aus (z.B. Personal). Unter Kompetenzziel hat man die Möglichkeit eine Person oder eine Gruppe auszuwählen, für die die aktuelle Gruppe die ausgewählte Rolle ausüben soll.

Ein Beispiel: Wählt man als Rolle Personal und als Kompetenzziel Person, dann ist die aktuelle Gruppe in Personalfragen zuständig für die gewählte Person XYZ. Das heißt alle Mitglieder dieser Gruppe sind in Personalfragen betreffend Person XYZ zuständig.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Eine neue Berechtigungsgruppe einrichten

Hinweis: die Anlage von neuen Kostenstellen oder Standorten erfolgt auf dieselbe Weise, wie die Anlage von Berechtigungsgruppen.

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

In der Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

• Mandant: <Ihre Firma>
• Organisationsstruktur (erst nach Auswahl des Mandanten verfügbar): Organigramm
• Kurzname (vorbelegt mit dem Präfix =Mandantenkürzel): z.B.: SuW-PBWien
• Name (Langname der Gruppe): z.B.: Planungsbüro Wien
• Beschreibung (optional): z.B.:Anlagenplanung Standort Wien
• Gültig von/Gültig bis: Begrenzung möglich, automatisch mit dem Tagesdatum bzw. mit dem 01.01.3000 vorbelegt
• Neue Person automatisch hinzufügen: Checkbox für Automatisationen

Es ist sinnvoll, bei der Gruppe XXX-ALLE (für alle Mitarbeiter) die Checkbox "Neue Person automatisch hinzufügen" zu aktivieren, denn jeder neue Mitarbeiter MUSS Mitglied der Gruppe XXX-ALLE sein, um überhaupt das System nutzen zu können.

Sollten Sie auch andere Personalwolke-Module wie z.B. Project Time oder Travel verwenden, ist auch hier das Aktivieren des automatischen Hinzufügens zur jeweiligen Basisuser-Gruppe sinnvoll.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

Übergeordnete und untergeordnete Gruppen gibt es bei Berechtigungsgruppen nicht, da diese ja nicht in ein Organigramm eingebettet sind.

[Anm.: der Screenshot enthält noch den vor Juli 2024 für Berechtigungsgruppen üblichen Namen "Lose Gruppen".]

Für den täglichen Gebrauch relevant sind hier vor allem die beiden Reiter Rollen und Personen.

Rollen

Durch einen Klick auf Neuer Rolleninhaber kann der Gruppe als Ganzes eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig. Dies gilt auch automatisch für jeden dieser Gruppe neu zugeordneten Mitarbeiter.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

This chapter covers the following topics:

• Prerequisites for creating a group
• Creating a new organizational unit
• Creating a permission group

[Note: the screenshots still contain the names "Organigram group" and "Loose groups" that were used for organizational units and permission groups before July 2024.]

Prerequisites

Before you create a new department / group / organizational unit, you should answer the following questions for yourself:

• Which organizational structure should the group be integrated into?
• Organizational unit: hierarchical group (relationship of the groups to one another (higher-level / lower-level groups); an employee can only be a member of one hierarchical group at a time)
• Permission group: no hierarchies between the groups. An employee can be a member of any number of permission groups at the same time

• Organizational unit: Which group should be higher-level than the newly created group? Which lower-level?

• Permission group: Does the group (and thereby all its members) have a special function (role) in the company (HR, supervisor)?
• Yes: Which one? HR or supervisor or both?

Once you have answered these questions, you have gathered the minimum information required to create a new group.

Examples of hierarchical groups: a new Purchasing (PU) department is to report to the Management (MG) department; the new Purchasing (PU) department is to be the higher-level department of the groups Purchasing East (PUE) and Purchasing West (PUW), etc. --> set up a hierarchical group

Examples of permission groups: all female employees; all male employees; all apprentices; all department representatives, an HR department; etc. --> set up a permission group

Note: If your organizational structure includes locations or cost centers, they are created in the same way as permission groups!

Creating a new organizational unit

In the menu tree under Administration, click the menu item Groups.

The following list shows an overview of all organizational units and permission groups in the company. Click New group.

In the following input screen, the fields must be filled in as follows:

• Client: <Your company>
• Organizational structure (available only after selecting the client): Organizational unit
• Short name (pre-filled with the prefix = client abbreviation): e.g.: SuW-PBVienna
• Name (long name of the group): e.g.: Planning office Vienna
• Description (optional): e.g.: Plant planning, Vienna location
• Valid from/Valid until: can be limited, pre-filled automatically with the current date and 01.01.3000 respectively
• Add new person automatically: checkbox for automations

Clicking Save creates the group, and additional tabs appear:

The 3 (4) tabs marked in red are relevant for daily use: Parent group, (Subgroup), Roles, Persons.

Caution: The checkbox for Top level [ONLY for hierarchical groups] must be checked for exactly one group. This group then represents the top group (root) in the organigram. All other groups are subordinate to it.

Parent group

Because a new group has been created in the organigram, it must of course be inserted into the existing hierarchy. To do so, click the button New parent group in the Parent group tab.

Use the dropdown list to select the group that should be located above the group you just created in the organigram. With Valid from and Valid until, you can optionally set the validity period of this assignment. If nothing is filled in, the assignment applies immediately and until further notice (01.01.3000). This feature is useful, for example, when a change in the organigram is coming up - you can plan it here early on (e.g.: valid from 01.09.), and it is then activated automatically on the specified date.

Clicking Save applies the assignment.

Subgroups

Here you can define the groups that should be located below the current group in the company hierarchy. Note that the groups added in this tab are automatically assigned the current group as their parent group. Normally this tab is empty, and only a parent group is created under Parent group, which automatically determines which groups are further down in the hierarchy.

Roles

By clicking Role assignment, a role can be assigned to the group (supervisor, HR). If, for example, the HR role is assigned, all members of this group automatically receive the HR role and are thereby responsible for HR matters for the company.

Click the 3 horizontal dots to select the desired role (e.g. HR). Under Competence target, you can select a person or a group for whom the current group is to exercise the selected role.

An example: If you select HR as the role and Person as the competence target, the current group is responsible for HR matters for the selected person XYZ. That means all members of this group are responsible for HR matters concerning person XYZ.

With Valid from and Valid until, a validity period can be set for the role assignment. Clicking Save saves the settings
Roles can be edited or deleted by clicking the corresponding icons.

Persons

You can find out how to assign persons to a group at the following link: Adding employees to a group

Setting up a new permission group

Note: new cost centers or locations are created in the same way as permission groups.

In the menu tree under Administration, click the menu item Groups.

The following list shows an overview of all organizational units and permission groups in the company. Click New group.

In the input screen, the fields must be filled in as follows:

• Client: <Your company>
• Organizational structure (available only after selecting the client): Organigram
• Short name (pre-filled with the prefix = client abbreviation): e.g.: SuW-PBVienna
• Name (long name of the group): e.g.: Planning office Vienna
• Description (optional): e.g.: Plant planning, Vienna location
• Valid from/Valid until: can be limited, pre-filled automatically with the current date and 01.01.3000 respectively
• Add new person automatically: checkbox for automations

It makes sense to enable the checkbox "Add new person automatically" for the group XXX-ALL (for all employees), because every new employee MUST be a member of the group XXX-ALL in order to be able to use the system at all.

If you also use other Personalwolke modules such as Project Time or Travel, it also makes sense to enable automatic adding to the respective base user group.

Clicking Save creates the group, and additional tabs appear:

Parent and subordinate groups do not exist for permission groups, since they are not embedded in an organigram.

[Note: the screenshot still contains the name "Loose groups" that was used for permission groups before July 2024.]

The two tabs Roles and Persons are the main ones relevant for daily use here.

Roles

By clicking New role holder, a role can be assigned to the group as a whole (supervisor, HR). If, for example, the HR role is assigned, all members of this group automatically receive the HR role and are thereby responsible for HR matters for the company. This also applies automatically to every employee newly assigned to this group.

Persons

You can find out how to assign persons to a group at the following link: Adding employees to a group

Note: If the structure of your organization also includes cost centers and locations, they can be created in the same way, by making the appropriate selection in the dropdown list in the field "Organizational structure".