FAQ: Neue Gruppe (Abteilung) anlegen

Voraussetzungen

Bevor Sie eine neue Abteilung / Gruppe /Organisationseinheit anlegen, sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

• In welche Organisationsstruktur soll die Gruppe eingegliedert werden?
• Organigramm: hierarchische Gruppe (Beziehung der Gruppen untereinander (übergeordnete / untergeordnete Gruppen); ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied in einer hierarchischen Gruppe sein)
• Lose Gruppen: keine Hierarchien zwischen den Gruppen untereinander, Mitarbeiter kann in beliebig vielen losen Gruppen gleichzeitig Mitglied sein

• Organigramm: Welche Gruppe soll der neu angelegten Gruppe übergeordnet sein? Welche untergeordnet?

• Lose Gruppen: Hat die Gruppe (und dadurch alle ihre Mitglieder) eine spezielle Funktion (Rolle) im Unternehmen (Personal, Vorgesetzter)?
• Ja: Welche? Personal oder Vorgesetzter oder beides?

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für die Anlage einer neuen Gruppe erforderlich sind, zusammen.

Beispiele für hierarchische Gruppen: eine neue Abteilung Einkauf (EK) soll der Abteilung Geschäftsführung (GF) unterstellt werden; die neue Abteilung Einkauf (EK) soll die übergeordnete Abteilung der Gruppen Einkauf Ost (EKO) und Einkauf West (EKW) sein etc. --> eine hierarchische Gruppe einrichten

Beispiele für Lose Gruppen: alle weiblichen Mitarbeiter; alle männlichen Mitarbeiter; alle Lehrlinge; alle Abteilungsvertrauenspersonen, eine Personalabteilung; etc. --> eine Lose Gruppe einrichten

Hinweis: Sollte Ihre Organisationsstruktur Standorte oder Kostenstellen beinhalten, so erfolgt deren Anlage wie die von Losen Gruppen!

Eine neue hierarchische Gruppe einrichten

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Losen / hierarchischen (Organigramm) Gruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

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In der nachfolgenden Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

• Mandant: <Ihre Firma>
• Organisationsstruktur (erst nach Auswahl des Mandanten verfügbar): Organigramm
• Kurzname (vorbelegt mit dem Präfix =Mandantenkürzel): z.B.: SuW-PBWien
• Name (Langname der Gruppe): z.B.: Planungsbüro Wien
• Beschreibung (optional): z.B.:Anlagenplanung Standort Wien
• Gültig von/Gültig bis: Begrenzung möglich, automatisch mit dem Tagesdatum bzw. mit dem 01.01.3000 vorbelegt
• Neue Person automatisch hinzufügen: Checkbox für Automatisationen

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Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

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Für den täglichen Gebrauch relevant sind die 3(4) rot markierten Reiter: Übergeordnete Gruppe, (Untergruppe), Rollen, Personen.

Achtung: Der Haken bei Höchste Ebene [NUR bei hierarchischen Gruppen] muss für genau eine einzige angelegte Gruppe gesetzt werden. Diese stellt dann die oberste Gruppe (Wurzel) im Organigramm dar. Ihr sind alle anderen Gruppen untergeordnet

Übergeordnete Gruppe

Da eine neue Gruppe im Organigramm angelegt wurde, muss diese natürlich in die bestehende Hierarchie eingefügt werden. Dazu klicken wir im Reiter Übergeordnete Gruppe auf den Button Neue übergeordnete Gruppe

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Über die Dropdown-Liste kann die Gruppe ausgewählt werden, die im Organigramm oberhalb der gerade angelegten Gruppe liegen soll. Mit Gültig von und Gültig bis kann optional der Gültigkeitszeitraum dieser Zuweisung festgelegt werden. Wird nichts ausgefüllt, gilt die Zuweisung ab sofort und bis auf Weiteres (01.01.3000). Nützlich ist dieses Feature, wenn zum Beispiel eine Änderung im Organigramm ansteht - so kann diese hier schon frühzeitig geplant werden (z.B.: Gültig ab 01.09.) und wird zu dem festgelegten Datum dann automatisch aktiviert.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Zuordnung übernommen.

Untergruppen

Dieser Reiter hat bei Verwendung des Reiters "Übergeordnete Gruppen" keine Relevanz

Rollen

Durch einen Klick auf Rollenzuordnung, kann der Gruppe eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Eine neue Lose Gruppe einrichten

Hinweis: die Anlage von neuen Kostenstellen oder Standorten erfolgt auf dieselbe Weise, wie die Anlage von Losen Gruppen.

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Losen / hierarchischen (Organigramm) Gruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

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In der Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

• Mandant: <Ihre Firma>
• Organisationsstruktur (erst nach Auswahl des Mandanten verfügbar): Organigramm
• Kurzname (vorbelegt mit dem Präfix =Mandantenkürzel): z.B.: SuW-PBWien
• Name (Langname der Gruppe): z.B.: Planungsbüro Wien
• Beschreibung (optional): z.B.:Anlagenplanung Standort Wien
• Gültig von/Gültig bis: Begrenzung möglich, automatisch mit dem Tagesdatum bzw. mit dem 01.01.3000 vorbelegt
• Neue Person automatisch hinzufügen: Checkbox für Automatisationen

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Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

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Für den täglichen Gebrauch relevant sind hier vor allem die beiden Reiter Rollen und Personen.

Rollen

Durch einen Klick auf Neuer Rolleninhaber kann der Gruppe als Ganzes eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig.Dies gilt auch automatisch für jeden dieser Gruppe neu zugeordnenen Mitarbeiter.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Hinweis: Sollten in der Struktur Ihrer Organisation auch Kostenstellen und Standorte vorgesehen sein, ist deren Anlegen auf die gleiche Weise, durch entsprechende Auswahl in der Dropdown-Liste im Feld "Organisationsstruktur", möglich.