Business trip request

General information

If the employee is to perform his or her work outside his or her normal working environment on the employer's behalf (= business trip), he or she can use this menu item to submit a business trip request in advance. This contains all relevant data for the planned business trip, such as duration, purpose, start and destination as well as a cost estimate.

The following descriptions refer to the standard version of the business trip request. Due to the possibility of individualizing this, it occasionally comes at some places with the respective user to deviations concerning the indicated fields / input possibilities.

The business trip request

1. - Travel data

As a first step, the employee has to fill in the following form in order to enter the most important information concerning the trip:

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• DR-Number
  The number of the business trip is assigned automatically by the system.
• Traveller
  The name of the employee who submits the business trip request is also entered automatically by the system 
• from and to date
  Period over which the trip is to extend 
• from and to time
  These parameters can be used to limit the travel period more precisely. This is also decisive for the calculation of overnight and night allowances - estimated costs are discussed in more detail in point 2.
• Starting region 
  Country in which the business trip is started.
• Destination
  If the travel type is an international business trip, you must select the relevant country to which the trip leads. This can be done by selecting from the dropdown list or by direct entry (with AutoComplete function). If several destination regions are travelled to, the region in which most of the time is spent should be selected here. The correct selection is decisive for the correct calculation of the estimated daily / night money. 
• Starting location
  The location within the start region from which the trip is started - e.g: Vienna
• Target
  The destination within the destination region - e.g: Znojmo
• Travel type
  Possible examples of trip types: Standard business trip, domestic business trip, international business trip, training, business trip without diets, ... 
• Purpose of the trip
  This field must indicate the reason for the mission. This can include customer visits, trade fairs, training courses, and so on.
• Description
  The purpose of the trip can be described in more detail here (max. 250 characters) for more precise traceability.

Once all the necessary travel data has been entered, click on the Next button to navigate to the next point. Navigation is also possible by directly clicking on "2 - estimated costs" or "3 - files".

2. - estimated costs

In the second step, you can enter the expected costs for each individual document type. In addition, the daily/night allowance automatically calculated from the entries as well as the estimated kilometer allowance can be entered.  The sum of all these values results in the estimated final amount. This rough cost calculation is for information purposes only and allows the supervisor / HR department an approximate overview of the costs incurred.

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• Trip Information
  A compact view of the key data

• Estimated costs
• estimated daily allowance:
  This amount depends on the destination region chosen and the duration of the mission.
• Estimated overnight allowance: 
  Without proof of the overnight stay costs (e.g. hotel receipt), a flat-rate amount must be paid, depending on the destination region. If the accommodation costs are proven, they must be paid in full by the employer.
• Estimated kilometer allowance
  The official mileage allowance is a lump-sum payment for all costs incurred by using a private motor vehicle for business trips.
  Car: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorcycles: 0,24 Euro / Kilometer
  For each passenger a further 0.05 Euro / kilometer has to be paid to the employee.
• receipts
  Here you can optionally enter the estimated costs for the displayed receipts (if already known).
• Amount - estimated final amount
  All previous amounts totaled (in euros).

Once all estimated costs have been recorded, click on the Next button to navigate to the last point.

3. - Dateien

Im letzten Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen  hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe für den Genehmiger dienlich sind. 

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Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via Als Entwurf speichern zur späteren Weiterbearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.

Vom Antrag zur Abrechnung

Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht seiner offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:

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Der Status dieser Dienstreise lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag  (gestellt von Frau Fröhlich)  jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Gemütlich) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vorliegt. 

Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn genehmigt, ändert sich der Status wie folgt: 

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Genehmigt! Frau Fröhlich kann ihre eintägige Dienstreise am 10.07.2015 offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert: 

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Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Frau Fröhlich die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun - nach dem geplanten Ende der Dienstreise - zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihr unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vor. Im Fall, dass die Dienstreise aus irgendwelchen Gründen (z.B. Krankheit des Antragsstellers, Absage des Kundentermins,...) nicht zustande gekommen ist, kann die Dienstreise per Klick auf Stornieren storniert werden.  

Dienstreisen können erst nach ihrer Beendigung abgerechnet werden - sprich, wenn das geplante Bis-Datum und die geplante Bis-Uhrzeit in der Vergangenheit liegen! 

Per Klick auf Details gelangt man zur Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden.

Per Klick auf Bearbeiten gelangt der Mitarbeiter zur Eingabemaske für die Dienstreise-Abrechnung. Die geschätzten Werte aus dem Dienstreise-Antrag werden übernommen und können weiter bearbeitet werden.