Vergleichsreport

Allgemeines

Über diesen Menüpunkt erhält der Benutzer einen Überblick über seine geplanten bzw. abzurechnenden Reisen und deren Position im Workflow, innerhalb des von ihm festgelegten Zeitraums. Die Reisen werden hier mit ihren wichtigsten Daten chronologisch aufgelistet. Mit Hilfe der Suchmaske können diese Reisen nach verschiedenen Kriterien sortiert und durchsucht werden.

Die Suchmaske

von- und bis Datum

Mit diesen Parametern wird vom Benutzer der Zeitraum festgesetzt, der abgefragt werden soll. Dies kann sowohl durch Direkteingabe (im Format tt.mm.jjjj) als auch durch Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender  geschehen.

Reisestatus

Mit einem Klick auf dieses Dropdown-Element öffnet sich eine Liste aus der ausgewählt werden kann, in welchem Status sich die gesuchten Reise-Anträge / Reise-Abrechnungen befinden:

Selektionstyp

Nach Reisenden: Die Sortierung erfolgt anhand des Namens der Reisenden.

Nach zugewiesener Kostenstelle: Die Sortierung erfolgt anhand der in der Dienstreise optional hinterlegbaren Kostenstelle.

Ausgabeformat

Wird dieses Feld frei gelassen erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm. Alternativ dazu kann das Ergebnis auch als druckfreundliche Version dargestellt bzw. als PDF oder Excel gespeichert werden. 

Das Ergebnis

Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis einer Abfrage vom 01.05.2015 bis 31.07.2015, unter Berücksichtigung aller Reisestatus, selektiert nach Reisenden und im Standard-Ausgabeformat. Mit einem Klick auf kann es ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Erklärung der Tabellenspalten:

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reise betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt (zusätzlich zu den eben beschriebenen Daten der Abfrage) u.a. Auskunft darüber, wie sich die einzelnen Reisekosten zusammensetzen - an manchen Stellen sind auch vom Mitarbeiter verfasste Bemerkungen ersichtlich. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet):

General information

This menu option gives the user an overview of his planned or settled trips and their position in the workflow within the period defined by him. The trips are listed chronologically here with their most important data. Using the search mask, these trips can be sorted and searched according to various criteria.

The search mask

from and to date

These parameters are used by the user to set the time period to be queried. This can be done both by direct input (in dd.mm.yyyy format) and by clicking on the corresponding day in the calendar .

Travel status

A click on this dropdown element opens a list from which you can select the status of the travel requests / travel settlements you are looking for:

All: All trip requests and all trip settlements are output regardless of their status.

Request draft: Only those trip requests are displayed that have been temporarily saved as draft (i.e. not yet in the workflow).

Request Approval: The system displays all trip requests that are currently in the workflow, that is, still to be approved.

Request approved: If this option is selected, only requests that have already been approved are output.

Request rejected: The result of the query outputs all rejected trip requests.

The same applies to the settlements.

Trip cancelled: Canceled or rejected trip requests / trip settlements can be displayed.

Settlement transferred: This status is set as soon as the travel expenses have been exported from the personnel cloud for import into a third-party program (for example, payroll accounting).

Payroll is posted in FIBU: This is another status that can be set after the export to a third-party system.

Selection type

By travelers: Sorting is based on the name of the traveler

By assigned cost center: Sorting takes place on the basis of the cost center that can be optionally stored in the business trip.

Output format

If this field is left empty, you get the output on the screen. Alternatively, the result can also be displayed as a print-friendly version or saved as a PDF or Excel file. 

The result

The following screenshot shows the result of a query from 01.05.2015 to 31.07.2015, considering all trip statuses, selected by traveller and in standard output format. With a click on  it can be printed or exported as PDF or Excel document.

Erklärung der Tabellenspalten:

• Name
  The name of the employee who carried out Travel Expenses or the name of the applicant. 
• from and to date
  Period over which the trip extends.
• Starting location
  The point from which the journey begins.
• Destination 
  The target destination of the business trip.
• Amount
  Sum of the calculated costs (diets, kilometer allowances, receipts).
• Daily allowance / overnight stay allowance
  In this column, the total of the daily allowance / overnight stay allowance for the specified travel period is displayed. The amount varies according to duration and destination region. 
• KM Money
  The official mileage allowance is a lump-sum payment for all costs incurred by using a private motor vehicle for business trips.
  Car: 0,42 Euro / Kilometer
  Motorcycles: 0,24 Euro / Kilometer
  For each passenger a further 0.05 Euro / kilometer has to be paid to the employee.
• Staus
  A list of all possible trip statuses and their meanings can be found above under Search mask -> Trip status. 
• Total receipts
  The receipts contained in the trip are totaled in this column.
• Summary
  The number of trips in the queried period is displayed here.

A click on the edit symbol  opens a comprehensive view of all information relating to the trip. In addition to the query data described above, this view provides information about the composition of the individual travel expenses - in some places, comments written by the employee can also be seen. The travel information can also be opened in a print-friendly variant via the print symbol  (all details are shown in the following screenshot):

By clicking in the area framed in red, the user is again taken to the view of the menu item Business trip accounting. It is possible to view all items of the application / statement again here, but changes are no longer possible afterwards.