Alle Reisemappen

Übersicht aller Reisemappen 

Über diesen Menüpunkt erhalten Benutzer mit Administrationsrechten (Mitglieder der losen Gruppe XX-TM-Admin) einen Überblick über alle im System erfassten Reisemappen des gesamten Unternehmens (unabhängig vom Status der Reise). 

Wird der Menüpunkt Alle Reisemappen geöffnet, so erscheint folgende Übersicht:

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Mit einem Klick auf  kann diese Übersicht ausgedruckt bzw. als PDF oder Excel Dokument exportiert werden.

Die Spalten der Tabelle und ihre Funktionen 

Neben den meisten Spaltenüberschriften befinden sich Pfeiltasten, mit deren Hilfe die angezeigten Reisen nach entsprechendem Wert entweder aufsteigend  (Pfeil nach oben) oder absteigend (Pfeil nach unten) / bzw. alphabetisch sortiert werden können:

• Reisenummer
  Jeder Reisemappe wird automatisch vom System eine fortlaufende Reisenummer zugeteilt, nach welcher hier gesucht werden kann
• Vor- und Nachname
  Der Name des Mitarbeiters, der die Reisemappe angelegt hat
• Von- und Bisdatum
  Durch Eingabe der jeweiligen Daten kann die Ausgabe so eingeschränkt werden, dass nur Reisemappen innerhalb des entsprechenden Zeitraumes angezeigt werden
• Reisestatus
  Die verschiedenen Arten von Reisestatus, nach denen die Ausgabe hier gefiltert werden kann geben die Position im Workflow an.
• Alle
  Alle Reisemappen werden unabhängig vom Status angezeigt.
• Erfassung
  Alle Reisemappen, die bei den jeweiligen Mitarbeitern in den offenen Aufgaben zur weiteren Ergänzung (Klick auf Bearbeiten) vorliegen.
• Aktzeptierung
  Es werden alle Reisemappen angezeigt die sich gerade im Workflow befinden, sprich noch genehmigt werden müssen.
• Aktzeptiert
  Wird diese Option gewählt, so werden nur bereits genehmigte Reisemappen angezeigt.
• Abgelehnt
  Die komplette Reisemappe inklusive aller darin enthaltenen Reiseabrechnungen wurde vom Vorgesetzten abgelehnt.
• Storniert
  Der Antragsteller hat die  komplette Reisemappe inklusive aller darin enthaltenen Reiseabrechnungen storniert.
• Übergeleitet
  Dieser Status wird gesetzt, sobald die Reisemappe inklusive aller darin enthaltenen Reiseabrechnungen aus der Personalwolke für den Import in ein Drittprogramm (z.B. Lohnverrechnung) exportiert wurde.
• Anzahl Abrechnungen
  Pro Reisemappe können beliebig viele Reiseabrechnungen hinzugefügt werden - die entsprechende Anzahl wird hier angezeigt

Reiseinformation

Per Klick auf das Editieren-Symbol   wird eine umfangreiche Ansicht aller die Reisemappe betreffenden Informationen geöffnet. Diese gibt auch eine Übersicht über alle darin erfassten Reisen. Die Reiseinformation lässt sich über das Druck-Symbol  auch in einer druckfreundlichen Variante öffnen (in folgendem Screenshot sind alle Details eingeblendet) : 

Per Klick in den (am Screenshot) rot umrahmten Bereich, gelangt der Administrator zu der Ansicht, der sich der Antragsteller beim Ausfüllen der  Dienstreise-Abrechnung bzw. des Dienstreise-Antrags gegenübersieht. Es kann hier nochmals Einsicht in alle Punkte der Abrechnung / des Antrags genommen werden, Änderungen sind im Nachhinein nicht mehr möglich.