Soll der Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers seinen Dienst außerhalb seines normalen Arbeitsumfelds verrichten (=Dienstreise), so bekommt er über diesen Menüpunkt die Möglichkeit vorab einen Dienstreise-Antrag zu stellen. In diesem finden sich alle relevanten Daten zur geplanten Dienstreise, wie unter anderem die Dauer, der Zweck, Start- und Zielort sowie eine Kostenschätzung.
Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion des Dienstreise-Antrags. Aufgrund der Möglichkeit diesen zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer zu Abweichungen was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.
Als ersten Schritt hat der Mitarbeiter die nachfolgende Maske auszufüllen, um die wichtigsten Informationen die Reise betreffend zu erfassen:
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Sind soweit alle nötigen Reisedaten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum nächsten Punkt navigiert werden. Die Navigation ist auch durch direktes Klicken auf 2 geschätzte Kosten oder 3 Dateien möglich.
Im zweiten Schritt können die voraussichtlichen Kosten für jeden einzelnen Belegtyp erfasst werden. Hinzu kommt, das aus den Eingaben automatisch berechnete Tag- / Nachtgeld sowie das geschätzte Kilometergeld. Die Summe all dieser Werte ergibt den geschätzten Endbetrag. Diese grobe Kostenkalkulation dient lediglich der Information und erlaubt dem Vorgesetzten / der Personalabteilung einen ungefähren Überblick über die anfallenden Kosten.
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Sind soweit alle geschätzten Kosten erfasst, kann mit einem Klick auf die Weiter-Schaltfläche zum letzten Punkt navigiert werden.
Im letzten Schritt kann der Antragsteller Dateien (wie zum Beispiel Scans von bereits gebuchten Bahn- / Flugtickets, erhaltenen Seminarprogrammen, Aufträgen... ) über die Schaltflächen Anhang hinzufügen -> Datei auswählen hinzufügen, die später im Workflow als Entscheidungshilfe für den Genehmiger dienlich sind.
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Damit ist der Antrag nun komplett. Über die Zurück-Schaltfläche können die vorherigen Schritte nochmals überprüft und nötigenfalls überarbeitet werden. Ansonsten kann der Antrag per Klick auf Prozess starten in den Workflow integriert oder via Als Entwurf speichern zur späteren Weiterbearbeitung unter offene Aufgaben abgelegt werden.
Wird der Dienstreise-Antrag schließlich per Klick auf Prozess starten gestellt, gelangt der Benutzer daraufhin in die Übersicht seiner offenen Anträge. Hier wird der Dienstreise-Antrag nun an erster Stelle platziert:
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Der Status dieser Dienstreise lautet vorerst Antrag Genehmigung. Das bedeutet, dass der Antrag (gestellt von Herr Renner) jetzt bei ihrem Vorgesetzten (Herrn Huber) unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vorliegt.
Sobald sich dieser des Antrags annimmt und ihn genehmigt, ändert sich der Status wie folgt:
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Genehmigt! Herr Renner kann seine Dienstreise offiziell antreten. Und das ist auch genau das Datum, an dem sich der Status erneut ändert:
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Aus obigem Screenshot geht hervor, dass Herr Renner die Dienstreise bereits hinter sich hat und der ehemalige Dienstreise-Antrag (der durch die Genehmigung vor Reiseantritt abgeschlossen wurde) nun - nach dem geplanten Ende der Dienstreise - zu einem Abrechnungs-Entwurf geworden ist. Dieser liegt jetzt wiederum bei ihm unter offene Aufgaben zur Bearbeitung vor. Im Fall, dass die Dienstreise aus irgendwelchen Gründen (z.B. Krankheit des Antragsstellers, Absage des Kundentermins,...) nicht zustande gekommen ist, kann die Dienstreise per Klick auf Stornieren storniert werden.
Dienstreisen können erst nach ihrer Beendigung abgerechnet werden - sprich, wenn das geplante Bis-Datum und die geplante Bis-Uhrzeit in der Vergangenheit liegen!
Per Klick auf Details gelangt man zur Übersicht der Reise, mit allen Angaben die im Dienstreise-Antrag geschätzt wurden.
Per Klick auf Bearbeiten gelangt der Mitarbeiter zur Eingabemaske für die Dienstreise-Abrechnung. Die geschätzten Werte aus dem Dienstreise-Antrag werden übernommen und können weiter bearbeitet werden.