When Absent

General information

The following explains the effect of a time booking if the booking status is previously set to Absent (red). 

Case 1 also deals with the possibility that the employee was already at work on one day and was fully booked again in the course of the day. The description given here can also be applied to all other cases. 

Case 1: Comment booking - Reason empty

The employee starts his or her workday with the Come booking or continues it after the break, and performs his or her tasks from the work center.

Booking status before booking 

- if no posting has preceded it

Vergrößern

The booking status (red) is initially set to Absent, as no booking has been made on this day (07/03/2015). In addition, the booking rhythm is Come - this means that time recording is started with the next booking.

Journal before posting 

- if no posting has preceded it 

Click on Show Journal (in the booking screen) to display the employee's monthly journal. The corresponding line (current date) now also shows that no postings have been made yet - the Postings column is empty.

In principle, it is the same if time recording has already been carried out on this row:

Posting status before posting 

- If an interval has already been posted

In connection with time recording, an interval is defined as the time period that lies between the from time (clock-in posting) and the to time (clock-out posting). An interval is therefore complete when the employee is fully booked out again.

Vergrößern

The above screenshot shows that the booking status (red) is also set to Absent. Under last booking you will find an overview of the last booking (13:00). The journal provides clarity on how this case came about:

Journal before booking 

- If an interval has already been posted

Apparently, the employee logged on in the morning when work started (09:01) and logged off at noon (13:00) when he took a break. 

Booking status after booking

- applies both if no booking has been made beforehand and if an interval has already been booked.

If you click on  a (Coming) booking where the field Reason is left empty, the booking status changes as follows:

Vergrößern

The fact that the booking status (green) is now Present confirms the success of the booking. As a result, the booking frequency is now set to Go - this means that the time recording is ended / interrupted with the next booking. Under last booking you can now find an overview of the just made come-booking. This can also be checked in the journal:

Journal after booking

- if no booking has preceded it

In der Spalte Buchungen scheint jetzt die Uhrzeit auf, zu der die Kommt-Buchung vorgenommen wurde. In diesem Fall ist der Mitarbeiter also seit 09:00 (Von-Uhrzeit) eingebucht. Eine Bis-Uhrzeit erscheint, sobald der Mitarbeiter die  Geht-Buchung vornimmt. In the Bookings column, the time at which the come booking was made now appears. In this case, the employee has been booked in since 09:00 (from time). A to-time appears as soon as the employee makes the outgoing booking.

Journal after booking 

- If an interval has already been posted

Here, the new interval started after the lunch break (14:00) now appears directly under the old, closed interval. A to-time appears as soon as the employee makes another outbound booking.

Fall 2: Kommt-Buchung mit produktivem Fehlgrund

Unter einem produktivem Fehlgrund ist zu verstehen, dass der Mitarbeiter seinen Dienst zwar verrichtet, dies aber nicht am normalen Arbeitsplatz stattfindet. Darunter fallen z.B. Dienstreisen, Arbeiten die von Zuhause aus erledigt werden können, Kundenbesuche, usw.

Buchungsstatus vor der Buchung

Vergrößern

Der Buchungsstatus (rot) steht zu Beginn auf Abwesend, da an diesem Tag (03.07.2015) noch keine Buchung erfolgt ist. Außerdem lautet der Buchungsrhythmus Kommt - das bedeutet, dass die Zeiterfassung mit der nächsten Buchung gestartet wird.

Journal vor der Buchung

Per Klick auf Journal einblenden (in der Buchungsmaske) wird das Monatsjournal des Mitarbeiters angezeigt. In der entsprechenden Zeile (aktuelles Datum) ist nun ebenfalls ersichtlich, dass bislang noch nicht gebucht wurde - die Spalte Buchungen ist leer.

Buchungsstatus nach der Buchung

Erfolgt nun eine (Kommt) Buchung, bei der im Feld Grund ein produktiver Fehlgrund (hier: Arbeiten außer Haus) ausgewählt ist,  per Klick auf ,  so ändert sich der Buchungsstatus  wie folgt:

Vergrößern

Die Tatsache, dass der Buchungsstatus (blau) jetzt den entsprechenden produktiven Fehlgrund anzeigt, bestätigt den Erfolg der Buchung. Demzufolge steht der Buchungsrhythmus  nun auf Geht - das bedeutet, dass die Zeiterfassung mit der nächsten Buchung beendet / unterbrochen wird. Unter letzte Buchung ist nun Übersicht der eben getätigten Kommt-Buchung zu finden. Dies kann ebenfalls im Journal überprüft werden:

Journal nach der Buchung

In der Spalte Buchungen scheint jetzt die Uhrzeit auf, zu der die Kommt-Buchung vorgenommen wurde. In diesem Fall ist der Mitarbeiter also seit 10:00 Uhr (Von-Uhrzeit) eingebucht. Eine Bis-Uhrzeit erscheint, sobald der Mitarbeiter die  Geht-Buchung vornimmt. In der Spalte Fehlgründe scheint der entsprechende produktive Fehlgrund auf.

Fall 3: Kommt-Buchung mit unproduktivem Fehlgrund

Ein unproduktiver Fehlgrund liegt vor, wenn der Mitarbeiter aus irgendwelchen Gründen (z.B. Arztbesuche, passive Reisezeiten,...) völlig an der Arbeit gehindert ist. 

Buchungsstatus vor der Buchung

Vergrößern

Der Buchungsstatus (rot) steht zu Beginn auf Abwesend, da an diesem Tag (24.07.2015) noch keine Buchung erfolgt ist. 

Journal vor der Buchung

Per Klick auf Journal einblenden (in der Buchungsmaske) wird das Monatsjournal des Mitarbeiters angezeigt. In der entsprechenden Zeile (aktuelles Datum) ist nun ebenfalls ersichtlich, dass bislang noch nicht gebucht wurde - die Spalte Buchungen ist leer.

Buchungsstatus nach der Buchung

Erfolgt nun eine Buchung, bei der im Feld Grund ein unproduktiver Fehlgrund (hier: Arzt) ausgewählt ist,  per Klick auf ,  so ändert sich der Buchungsstatus  wie folgt:

Vergrößern

Die Tatsache, dass der Buchungsstatus (grün) jetzt den Anwesend anzeigt, bestätigt den Erfolg der Buchung. Ab diesem Zeitpunkt ist der Mitarbeiter regulär eingebucht. Die Zeit, die seit Beginn der Normalarbeitszeit bis jetzt verstrichen ist, wird automatisch mit dem Fehlgrund Arzt verbucht (siehe: Journal nach der Buchung).

Journal nach der Buchung

In der Spalte Buchungen scheint jetzt die Uhrzeit auf, zu der die Buchung mit unproduktivem Fehlgrund vorgenommen wurde. In diesem Fall war der Mitarbeiter zwischen 08:00 Uhr (Beginn der Normalarbeitszeit) und 10:03 (tatsächlicher Arbeitsantritt) beim Arzt. Die Buchung mit unproduktivem Fehlgrund hat die Wirkung einer Zeitkorrektur, wobei unter Fehlgründe der entsprechende Grund angegeben wird. 

Fall 4: Start in einen neuen Intervall mit unproduktivem Fehlgrund

Buchungsstatus vor der Buchung

Vergrößern

Im Gegensatz zu Fall 3 wurde an diesem Tag bereits ein Intervall gebucht. In diesem Fall beendet der Mitarbeiter also gerade seine Mittagspause und geht zum Arzt, anstatt seine Arbeit fortzusetzen.

Journal vor der Buchung

Per Klick auf Journal einblenden (in der Buchungsmaske) wird das Monatsjournal des Mitarbeiters angezeigt. In der entsprechenden Zeile (aktuelles Datum) ist nun ersichtlich, dass der Mitarbeiter bereits einen halben Tag gearbeitet hat.

Buchungsstatus nach der Buchung

Erfolgt nun eine Buchung, bei der im Feld Grund ein unproduktiver Fehlgrund (hier: Arzt) ausgewählt ist,  per Klick auf ,  so ändert sich der Buchungsstatus  wie folgt:

Vergrößern

Die Tatsache, dass der Buchungsstatus (braun) jetzt den Abwesend / Arzt anzeigt, bestätigt den Erfolg der Buchung. Dieser Status sagt aus, dass sich der Mitarbeiter nun auf Arztgang befindet.

Journal nach der Buchung

In der Spalte Buchungen scheint jetzt - unter dem bereits zu Mittag abgeschlossenen Intervall - die Uhrzeit auf, zu der die Buchung mit unproduktivem Fehlgrund vorgenommen wurde. Im Gegensatz zu Fall 3 startet der Intervall nicht mit Beginn der Normalarbeitszeit, sondern mit der aktuellen Uhrzeit. Dieser Intervall dauert schließlich solange an, bis sich der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr wieder eingebucht hat. Deshalb steht der Buchungsrhythmus auch auf Kommt.