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Allgemeines
Soll eine große Anzahl an Mitarbeitern angelegt werden, wäre es relativ zeitaufwändig dies über den Menüpunkt Personen im Webdesk zu erledigen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, die Stammdaten und alle weiteren relevanten Informationen die anzulegende Personen betreffend bequem in einer Microsoft Excel Mappe zu erfassen, von wo aus sie schließlich ausgelesen und eingespielt werden. Die dafür bereitgestellte Mappe wird in der Folge beschrieben - jede ihrer Seiten unter gleichnamiger Überschrift.
Die auf den Screenshots rot hervorgehobenen Spalten sind Pflichtfelder - die gelben Felder können optional befüllt werden.
Das Dokument
Personalstammdaten
Auf dieser Seite geht es um die persönlichen Daten der Mitarbeiter und die Zuordnung zu losen Gruppen.
Es folgt eine Erklärung jener Spalten, die einer solchen bedürfen:
Personalnummer Damit ist die Personalnummer gemeint, die dem Mitarbeiter auch im Unternehmen zugewiesen ist. User-ID Das ist der Benutzername, unter dem der Mitarbeiter im Webdesk angelegt werden soll. Dieser kann sich beliebig zusammensetzen (in diesem Fall wären das jeweils die ersten 3 Buchstaben des Vor- und des Nachnamens) OE - kurz für: Organisationseinheit Darunter sind die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu verstehen, wie z.B. Geschäftsführung (GF), Personal (PERS),...) In dieser Spalte sind die Kurznamen der entsprechenden OE zu erfassen User / Management / Admin Im Webdesk sind das die Bezeichnungen der 3 verschiedenen losen Gruppen. Je nach dem, welcher dieser Gruppen der Benutzer zugeordnet wird (J = Ja, hinzufügen / N = Nein, nicht hinzufügen) erhält er verschiedene Berechtigungen im Webdesk
Organisationseinheiten
Diese Seite dient dazu, die hierarchischen Gruppen / Abteilungen und deren Beziehungen zueinander zu definieren.
Kurzname Dieser setzt sich zusammen aus dem fix vergebenen Mandantenkürzel (XY) und einer frei wählbaren Kurzform der OE / Abteilung. Name Der vollständige Name der OE / Abteilung. Parent Der hier eingegebene Kurzname gibt an, welcher OE die Abteilung in Frage untersteht. Damit lässt sich eine klare hierarchische Ordnung erzeugen. In obigem Screenshot ist bei der Geschäftsführung Root angegeben - das bedeutet, dass die Geschäftsführung keine übergeordnete Abteilung hat, also an der hierarchischen Spitze steht. Vorgesetzter Oder auch Abteilungsleiter - hierunter ist die Personalnummer jenes Mitarbeiters zu erfassen, der diese Stellung im Unternehmen einnimmt. Es gilt darauf zu achten, dass sie mit dem übereinstimmt, was unter Personenstammdaten angegeben wurde. Personal Wie beim Vorgesetzten, muss auch hier die korrekte Personalnummer jener Person angegeben werden, die diese Rolle für die entsprechende Abteilung inne hat
General information
If a large number of employees is to be created, it would be relatively time-consuming to do this via the menu item Persons in the webdesk. Therefore there is the possibility to enter the master data and all other relevant information concerning the persons to be created comfortably in a Microsoft Excel folder, from where they are finally read out and imported.The folder provided for this purpose is described below - each of its pages under the same heading.
The columns highlighted in red on the screenshots are mandatory fields - the yellow fields can be filled optionally.
The document
Employee master data
This page deals with the personal data of the employees and the assignment to loose groups.
The following is an explanation of those columns that require such an explanation:
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Employee ID
This refers to the personnel number assigned to the employee in the company.
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User-ID
This is the user name under which the employee is to be created in the Webdesk. The user name can be any combination (in this case, the first 3 letters of the first and last names would be used).
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OE - short for: organizational unit
This includes the various departments of the company, such as management (GF), personnel (PERS),...). This column contains the short names of the relevant OU.
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User / Management / Admin
In the webdesk these are the names of the 3 different loose groups. Depending on which of these groups the user is assigned to (Y = Yes, add / N = No, do not add), he or she receives different authorizations in the Webdesk.
Organizational units
This page is used to define the hierarchical groups / departments and their relationships to each other.
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Shortname
This consists of the fixed client abbreviation (XY) and a freely selectable abbreviation of the OU / department.
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Name
The full name of the OU / department.
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Parent
The short name entered here indicates which OU the department is subordinate to in the question. This allows a clear hierarchical order to be created. In the screenshot above, root is given for the management - this means that the management does not have a superior department, i.e. is at the top of the hierarchy.
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Supervisor
Or even department heads - this includes the personnel number of the employee who holds this position in the company. It is important to ensure that it matches what was entered under Person master data.
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Personnel
As with the supervisor, the correct personnel number of the person who has this role for the relevant department must also be specified here.
Eine Definition der Rollen Vorgesetzter und Personal ist im Menüpunkt Rollen enthalten.
Tagesprogramm
Hier können, entsprechend der Struktur im Unternehmen, verschiedene Arbeitszeits-Modelle erfasst werden. 
NummerDie Tagesprogramme müssen eindeutig nummeriert sein - mit diesen Nummern sind sie auch auf der Seite Wochenprogramme zu erfassen. Kurztext Eine frei wählbare Kurzbezeichnung des Tagesprogramms. In obigem Fall steht G/7,42 für ein Gleitzeitmodell, mit einem Tagessoll von 7 Stunden und 42 Minuten Bezeichnung Wie im Screenshot gezeigt, könnte der Langname des Programms so gewählt werden, dass er die wichtigsten Informationen in sich vereint. Gültigkeit TP Beginn / Ende Hierbei handelt es sich um den Zeitraum, in dem der Tagesplan gültig ist. Eine Ausnahme zum Normalfall
A definition of the roles superior and personnel is contained in the menu option Roles.
Daily program
Various working time models can be recorded here, depending on the structure of the company.
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Number
The daily programs must be clearly numbered - these numbers can also be used to enter them on the Weekly Programs page.
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Short text
A freely selectable short name for the day program. In the above case, G/7.42 stands for a flexitime model (Gleitzeitmodell) with a daily target of 7 hours and 42 minutes.
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Designation
As shown in the screenshot, the long name of the program could be chosen to contain the most important information.
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Validity TP Start / End
This is the period in which the daily schedule is valid. Shift models are an exception to the normal case (00:00 - 24:00 Uhr) bilden beispielsweise Schicht-Modelle, da sich Nachtschichten vom späten Abend bis lange nach Mitternacht erstrecken können. Tagessoll Die bereits erwähnte tägliche Soll-Arbeitszeit gibt die Anzahl an Arbeitsstunden an, die ein Mitarbeiter täglich (im Schnitt) zu leisten hat, um schließlich sein Wochenziel zu erreichen.
Wochenprogramm
Durch das Wochenprogramm wird festgelegt, an welchem Wochentag welches Tagesprogramm Anwendung findet. 
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Kurztext Eine frei wählbare Kurzbezeichnung des Wochenprogramms. In obigem Fall steht G/38,3 für ein Gleitzeitmodell, mit einer Wochenarbeitszeit von 38,3 Stunden und einer Rahmenzeit zwischen 07:00 und 18:00 Uhr. Langtext Wie im Screenshot gezeigt, könnte der Langname des Programms so gewählt werden, dass er die wichtigsten Informationen in sich vereint. Mo -So Unter den jeweiligen Kurzbezeichnungen der Wochentage (Mo - So) wird die Nummer des zutreffenden Tagesprogramms eingegeben. , since night shifts can extend from late evening to long after midnight.
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Daily target
The daily target working time mentioned above specifies the number of working hours that an employee must work each day (on average) in order to achieve his or her weekly target.
Weekly program
The weekly program determines which daily program is used on which day of the week.
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Short text
A freely selectable short name for the week program. In the above case, G/38.3 stands for a flexitime model (Gleitzeitmodell), with a weekly working time of 38.3 hours and a framework time between 07:00 and 18:00 hours.
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Long text
As shown in the screenshot, the long name of the program could be chosen to contain the most important information.
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Mon -Sun
The number of the applicable day program is entered under the respective short names of the weekdays (Mon - Sun).
erste
