Vergleichsreport

Funktionen für den Dienstnehmer

Innerhalb von Webdesk EWP kann der Dienstnehmer folgende Daten einsehen:

• aktuelle Verdienstnachweise (im PDF-Format, welche von LeitnerLeitner in das Portal hochgeladen wurden),
• vergangene Verdienstnachweise (im PDF-Format),
• Jahreslohnkonten,
• Jahreslohnzettel,
• SV-Meldungen,
• eine Auswahl seiner Stammdaten, 
• innerbetrieblich freigegebene Daten seiner Kollegen (wie z.B. Firmen-Telefonliste, OE-Zugehörigkeit)

Der Dienstnehmer des Mandanten findet hier also ein sehr einfaches Portal, um seine Verdienstnachweise abzufragen und Infos zu Kollegen zu erfahren.

Über den Menüpunkt "Meine Entgeltnachweise" erhält der Dienstnehmer Einblick auf alle vergangenen und aktuellen Verdienstnachweise.

Im Menüpunkt Info findet der Dienstnehmer im Ordner „Richtlinien und Informationen“ verschiedene Firmenrichtlinien und steuerrechtliche Informationen.

Im Menüpunkt „Meine Personalakte“ kann der Dienstnehmer seine Dokumente einsehen und herunterladen.

Funktionen für den HR-Admin

Innerhalb der Personalwolke kann der HR-Admin:

• die Personalmanagement-App „HR-Expert“ aufrufen (zur Mitarbeiteranlage und zu Stammdaten-Änderungen),
• auf die Mitarbeiter seiner Firma "switchen" (zu Support-Zwecken),
• Aufgaben & Anträge erledigen, im Sinne von abschließen und an LeitnerLeitner schicken.
• Mit Hilfe der Personalwolke kann der HR-Admin auch eine neue periodische Entgeltabrechnung starten. Dabei werden alle Mitarbeiter des Mandanten inklusive ihren fixen und variablen Gehaltsbestandteile (Lohnarten) in eine Tabelle geladen – zur Bearbeitung und automatisierten Versendung durch den HR-Admin an LeitnerLeitner.
• Alternativ können auch Excel-Übergabedateien (zB für Zeitdaten) und andere Dateien  hochgeladen werden.
• Eine ähnliche Eingabe-Möglichkeit besteht auch, um Abwesenheiten (Nicht-Leistungszeiten) der Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum zu erfassen.

Ausgewiesene Gehaltsbestandteile können pro Mandant definiert werden.

Bei Änderungen eines Zahlenwerts kann auch ein rückwirkendes Gültigkeitsdatum – in einem eigenen  Datumsfeld - angegeben werden.

An dieser Stelle kann der Mandant  bzw HR-Admin die Änderungs-Tabellen auch durch den Import von CSV-Dateien befüllen. CSV-Vorlagen werden in den jeweiligen Bereichen angeboten.

Sicherheit

Das Personalwolke System läuft derzeit mit folgender Password-Policy (Richtlinie):

• Mindestens 8 Zeichen
• Mindestens 1 Ziffer
• Mindestens 1 Sonderzeichen
• Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben
• Kein Ablaufdatum

Für einzelne Mandanten ist es möglich, diese Passwort-Policy abzuändern und eine 2-Faktor Authentifizierung zu konfigurieren. In diesem Fall muss der User einen zusätzlichen zeit-abhängigen Token nach der erfolgreichen Angabe von Username und Passwort eingeben, um authentifiziert zu werden. Die Generierung dieses Tokens erfolgt dabei über eine Smartphone-App („Google Authenticator“).

Zusätzliche Sicherheit wird dadurch gewährleistet, dass jeder Benutzer der Personalwolke auch nur die für ihn notwendigen und damit freigegebenen Daten einsehen kann. Gewährleistet wird dies über die Zuweisung vordefinierter, den jeweiligen Aufgaben entsprechenden Rollen.

Voraussetzungen für die Verwendung

Für die Verwendung von Webdesk wie auch HR-Expert wird Folgendes immer zwingend benötigt:

Functions for the employee

Within Webdesk EWP, the employee can view the following data:

• current earnings statements (in PDF format, uploaded to the portal by LeitnerLeitner),
• past earnings statements (in PDF format),
• annual payroll accounts,
• annual wage tax statements,
• social security notifications,
• a selection of their master data,
• internally released data of their colleagues (such as the company phone list, organizational unit affiliation)

The client's employee thus finds a very simple portal here for retrieving their earnings statements and learning about colleagues.

Via the menu item "My earnings statements", the employee can view all past and current earnings statements.

In the Info menu item, the employee finds various company policies and tax information in the folder "Policies and information".

In the menu item "My personnel file", the employee can view and download their documents.

Functions for the HR admin

Within Personalwolke, the HR admin can:

• open the personnel management app "HR-Expert" (to create employees and change master data),
• "switch" to the employees of their company (for support purposes),
• handle tasks & requests, meaning complete them and send them to LeitnerLeitner.
• With the help of Personalwolke, the HR admin can also start a new periodic payroll run. All of the client's employees, including their fixed and variable salary components (wage types), are loaded into a table - for processing and automated submission to LeitnerLeitner by the HR admin.
• Alternatively, Excel transfer files (e.g., for time data) and other files can also be uploaded.
• A similar input option also exists for recording employee absences (non-working time) in the payroll period.

Displayed salary components can be defined per client.

When a numerical value is changed, a retroactive effective date can also be specified - in a separate date field.

At this point, the client or HR admin can also populate the change tables by importing CSV files. CSV templates are offered in the respective areas.

Security

The Personalwolke system currently runs with the following password policy:

• At least 8 characters
• At least 1 digit
• At least 1 special character
• Combination of uppercase and lowercase letters
• No expiration date

For individual clients, it is possible to change this password policy and configure two-factor authentication. In this case, the user must enter an additional time-based token after successfully entering username and password in order to be authenticated. This token is generated via a smartphone app ("Google Authenticator").

Additional security is ensured by the fact that every Personalwolke user can only view the data that is necessary for them and has therefore been released to them. This is ensured by assigning predefined roles that correspond to the respective tasks.

Requirements for use

To use Webdesk as well as HR-Expert, the following is always required:

• a PC, smartphone or tablet,
• an active internet connection and
• an internet browser (recommended: Google Chrome or Firefox).