Booking logic

This page explains how the booking logic works when time is booked in Personalwolke. The respective booking rhythm as well as different absence reasons (productive and unproductive) are also taken into account.

Basically, a distinction is made between:

• Normal attendance/absence
  This includes the normal booking in at the start of work at the workplace as well as the booking out at the beginning of the lunch break or after the end of work.

• Absence with a productive reason
  This includes booking in when physically absent but at the same time productively working for the company. These can be reasons such as active travel time, teleworking or working from home. Absence times with a productive absence reason are taken into account when calculating the working time balance.

• Absence with a non-productive reason
  This basically refers to absence during regular working hours due to a special (non-productive) reason. This can be, for example, illness or a doctor's appointment during working hours.

The most important indicators in the booking window are the booking status and the booking rhythm, in addition to the date, time and booking reason:

Booking status	The booking status indicates whether the employee is currently present or absent from the office. In addition, for absences with a specific reason (e.g. business trip, doctor's appointment, time off), this reason is also displayed directly in the booking status.
Booking rhythm	The booking rhythm indicates which type of booking ("coming" or "going") will be booked the next time the "Book" button is pressed (without a particular absence reason).

Classic Booking (normal attendance and absence)

This type of booking is probably the most common case of time booking in Personalwolke. This case occurs when the employee is doing his/her normal work with attendance in the office and logs in and out when coming, before and after the break and at the end of the working day. In the classic booking, the "Reason" field in the "New booking" tab remains empty, only the "Do booking" button is pressed.

Before the employee books in at the start of work in the morning, the booking status is initially set to "Absent", the booking rhythm shows "Coming" for the next booking. When the employee starts work and logs in, the booking status changes to "Present" and the booking frequency shows "Going" for the next booking.

In the course of the day, the employee books out for lunch, books in again after the break and finally books out again at the end of the working day. In this classic booking activity, only those time intervals were recorded in which the employee worked - the journal therefore shows the working time between the start of work and the lunch break and between the lunch break and the end of work. These intervals are also fully included in the working time balance as productive working time.

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Abwesenheit mit produktivem Fehlgrund

Zusätzlich zur normalen An-/Abwesenheitsbuchung, gibt es auch bestimmte Situationen, bei denen der Mitarbeiter nicht an seinem Arbeitsplatz präsent/anwesend ist, aber dennoch Arbeitsleistungen für das Unternehmen erbringt. In diesen Situationen soll der Mitarbeiter zwar als abwesend gekennzeichnet sein, die Arbeitszeit aber trotzdem im Journal und im Saldo berücksichtigt werden. Für diesen Zweck lassen sich in der Personalwolke produktive Fehlgründe buchen.

Wird bei der Buchung ein produktiver Fehlgrund angegeben (z.B. der Mitarbeiter arbeitet von Zuhause aus), ist es unerheblich, ob der Buchungsstatus davor auf "Anwesend" oder "Abwesend" steht - der Mitarbeiter wird in jedem Fall als "Abwesend" gekennzeichnet, allerdings ergänzt durch den produktiven Fehlgrund (Buchungsstatus in orange/blau). Im Gegensatz zur gewöhnlichen Abwesenheit (z.B. Pause, Feierabend) wird hier ein Zeitintervall im Journal erfasst, welches im Falle eines produktiven Fehlgrunds auch als Arbeitszeit beim Saldo berücksichtigt wird.

Ist die produktive Abwesenheit beendet (z.B. Ende der Dienstreise, Ende von Mobile Working), gibt es zwei Möglichkeiten: 

• Beendigung mit anschließender Abwesenheit
  Dies tritt z.B. ein, wenn der Mitarbeiter die Telearbeit beendet und Feierabend macht. Hierbei muss er noch einmal denselben Fehlgrund auswählen und anschließend den "Buchen"-Button betätigen. Der Buchungsstatus wechselt dann auf "Abwesend" und das Zeitintervall wird beendet.

• Beendigung mit anschließender Anwesenheit
  Dies tritt z.B. ein, wenn der Mitarbeiter nach einer Dienstreise wieder im Büro ankommt und seine Tätigkeit dort fortsetzt. Wird aus der Abwesenheit mit produktivem Fehlgrund heraus ohne Angabe eines Grundes der "Buchen"-Button betätigt, so wechselt der Buchungsstatus auf "Anwesend" und ein neues Zeitintervall wird gestartet, während die Zeiterfassung der Dienstreise/Telearbeit/etc. beendet wird.

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Abwesenheit mit unproduktivem Fehlgrund

Es gibt auch bestimmte Fehlgründe, welche zwar nicht als Arbeitszeit gelten, aber dennoch im System erfasst werden müssen. Hierzu zählt zum Beispiel Krankheit oder ein Arzt- oder Behördengang während der Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist die Buchungslogik bei unproduktiven Fehlzeiten identisch mit der Vorgehensweise bei produktiven Fehlzeiten. Die Buchungsintervalle werden auf dieselbe Art und Weise im Journal gespeichert, allerdings wird die erfasste Zeit bei nicht produktiven Abwesenheitsgründen nicht als Arbeitszeit im Saldo berücksichtigt. Auch ein Zeitintervall mit unproduktivem Fehlgrund kann, wie oben beschrieben, entweder mit anschließender Abwesenheit oder mit anschließender Anwesenheit beendet werden.

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