Vergleichsreport

In dieser Eingabemaske wird zwischen zwei Begriffen unterschieden:

Beschäftigung: die hauptsächlichen (=Primär)Tätigkeitsart der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters

und

Beschäftigungszustand: welche Beschäftigungen gab es bisher bzw. sind geplant oder laufen parallel zur Primärbeschäftigung. 

Diese Administrierungsform ermöglicht das Verwalten des primären und des sekundären Status der Beschäftigung eines Mitarbeiters, sowie deren historische Dokumentation. 

Somit können mehrere "Jobs" (Beschäftigungen) dargestellt werden, welche sich gegenseitig je nach Beschäftigungszustand abwechseln/unterbrechen.

Wann kann diese Funktion sinnvoll angewendet werden?

Wann immer ein Mitarbeiter im Laufe seiner Unternehmenszugehörigkeit eine Änderung in der Art des Dienstverhältnis bzw. der Wochenarbeitszeit konsumiert hat oder dies tun wird, z.B. Elternkarenz, Sabbatical, Pflegekarenz, Altersteilzeit usw. 

Es bleibt aber dem Anwender überlassen, inwieweit er die Historisierungsmöglichkeit dazu nutzt, jede (kleine) Änderung der Beschäftigungsdaten zu einem neuen Beschäftigungsabschnitt zu machen, oder nur wesentliche Eckpunkte zu dokumentieren wie z.B.:

• Änderung der Arbeitszeit
• Änderung der Kollektivvertragseinstufung
• Status-Wechsel zwischen AKTIV, INAKTIV bzw. AUSTRITT

Wichtig: Beachten Sie Zeitabgrenzung und Historisierung damit Sie die beabsichtigte Wirksamkeit und Historisierung erzielen!

Um Verwechslungen zu vermeiden:

• Gültig von: Gültigkeitsbeginn des Datensatzes
• Eintrittsdatum: Datum an dem der Mitarbeiter Teil des Unternehmens wurde
• fiktives Eintrittsdatum: optional und wird für die Berechnung der Dienstjahre verwendet

Details zu den einzelnen Feldern befinden sich unter Beschäftigung Feldverzeichnis 

Alle relevanten Änderungen sowie der Umgang mit den neuen Optionen werden im folgenden Beispiel dargestellt:

Beispiel: Beschäftigungen und Beschäftigungsverhältnisse

Der Angestellte Michael Micosi ist Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden im Unternehmen angestellt. Mit 01.03.2023 möchte er für zwei Monate in Vaterkarenz gehen, möchte jedoch geringfügig für 9 Stunden pro Woche im Unternehmen weiterarbeiten. Renate Rennard  ist seine HR-Verantwortliche und bereitet in HR-Expert bei Michaels Beschäftigungszuständen alles vor.

Schritt 1 - primäres Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Elternkarenz pausieren

Zunächst aktiviert Renate im Reiter "Beschäftigungszustände" über den Button "Bearbeiten" die Bearbeitungsansicht. Um die Voraussetzungen für ein sekundäres Beschäftigungsverhältnis zu schaffen, muss zunächst das primäre Beschäftigungsverhältnis (Vollzeit) für die Dauer der Elternkarenzbeschäftigung inaktiv geschalten werden. 

Dazu klickt sie auf die primäre Beschäftigung und neben dem Titel "Beschäftigungszustände" auf "Neu". Ein neuer Beschäftigungszustand "inaktiv" für die Dauer der Elternkarenz sowie die Reaktivierung des Vollzeit-Verhältnisses nach der Elternkarenz müssen als eigene Zeilen erstellt werden:  

Schritt 2 - neue Beschäftigung (geringfügig) hinzufügen

Mit dem Button "Neu" wird eine neue Beschäftigung hinzugefügt - diese soll die geringfügige Beschäftigung während der Karenz abbilden. Durch die Pausierung der primären Beschäftigung werden die Felder "Gültig von" und "Gültig bis" vom System automatisch ausgefüllt. Renate wählt die folgenden Einstellungen:

Gültig von

Gültig bis

Dauer

Priorität der Beschäftigung

Sozialvers.-Gruppe

Anstellungscode

Eintrittsdatum

Austrittsdatum

fikt. Eintrittsdatum

Qualifiziert bis

This input form distinguishes between two terms:

Employment: the main (=primary) type of activity of the employee

and

Employment state: which employments there have been so far, are planned, or run in parallel to the primary employment. 

This form of administration makes it possible to manage the primary and secondary status of an employee's employment, as well as to document it historically. 

This allows several "jobs" (employments) to be displayed, which replace or interrupt each other depending on the employment state.

When is it useful to use this function?

Whenever an employee has taken or will take a change in the type of employment relationship or in the weekly working hours during their time with the company, e.g. parental leave, sabbatical, care leave, partial retirement, etc. 

However, it is up to the user to what extent they use the historization option to turn every (small) change in the employment data into a new employment period, or only document key milestones such as:

• Change of working hours
• Change of collective agreement classification
• Status change between ACTIVE, INACTIVE or TERMINATION

Important: Please note Time Limitation and Historization so that you achieve the intended effectiveness and historization!

To avoid confusion:

• Valid from: start of validity of the record
• Entry date: date on which the employee became part of the company
• Fictitious entry date: optional and used for calculating the years of service

Details on the individual fields can be found under Employment Field Index 

All relevant changes as well as how to use the new options are shown in the following example:

Example: Employments and employment relationships

The salaried employee Michael Micosi works full-time in the company with 38.5 weekly hours. As of 03/01/2023, he wants to take paternal leave for two months, but would like to continue working marginally for 9 hours per week in the company. Renate Rennard  is his HR manager and prepares everything in HR-Expert for Michael's employment states.

Step 1 - pause the primary employment relationship for the duration of the parental leave

First, Renate activates the edit view in the "Employment states" tab via the "Edit" button. To create the prerequisites for a secondary employment relationship, the primary employment relationship (full-time) must first be set to inactive for the duration of the parental leave. 

To do so, she clicks the primary employment and then "New" next to the title "Employment states". A new employment state "inactive" for the duration of the parental leave, as well as the reactivation of the full-time relationship after the parental leave, must be created as separate rows:  

Step 2 - add a new (marginal) employment

With the "New" button, a new employment is added - this is meant to represent the marginal employment during the leave. Because the primary employment is paused, the fields "Valid from" and "Valid until" are filled in automatically by the system. Renate selects the following settings:

Die sekundäre Beschäftigung scheint nun in der Übersicht auf und ein Verhältnis kann jetzt aktiviert werden The secondary employment now appears in the overview and a relationship can now be activated.  BO

Schritt 3 - Beschäftigungszustand Sekundäre Beschäftigung aktivieren

Im letzten Schritt muss nun noch ein aktiver Beschäftigungszustand für die neue Sekundärbeschäftigung im gewünschten Zeitraum erstellt werden. Dieser aktive Status darf nicht über die Gültigkeiten der Sekundärbeschäftigung oben hinausgehen. Die HR-Managerin wählt also für das vorübergehende, geringfügige Dienstverhältnis folgende Einstellungen: 

Ansicht nach Abschluss der Eingaben

Nach Abschluss aller Änderungen zeigt die Beschäftigungsübersicht des Mitarbeiters Michael Micosi folgends Bild: 

Abschluss: neue Ansicht der Beschäftigungen

Es existieren nun zwei verschiedene Beschäftigungen, welche getrennt voneinander ausgewiesen sind und jeweils eigene Beschäftigungsverhältnisse beinhalten. Durch Klick auf die jewelige Beschäftigung wird diese markiert und nur die ihr zugehörigen Verhältnisse unten aufgelistet. Ein neuerlicher Klick hebt diese Filterfunktion wieder auf.

Primäre Beschäftigung und Beschäftigungszustände

Sekundäre Beschäftigung und Beschäftigungszustände

Step 3 - activate the employment state of the secondary employment

In the last step, an active employment state must now be created for the new secondary employment in the desired period. This active status must not extend beyond the validity of the secondary employment above. The HR manager therefore selects the following settings for the temporary, marginal employment relationship: 

View after completing the entries

After all changes are complete, the employment overview of the employee Michael Micosi shows the following picture: 

Result: new view of the employments

There are now two different employments, which are shown separately from each other and each contain their own employment relationships. By clicking the respective employment, it is highlighted and only the relationships belonging to it are listed below. Clicking again removes this filter function.

Primary employment and employment states

Secondary employment and employment states

In this example, all settings were already made at the start of the parental leave period. However, these changes can also be made in real time, i.e. on the respective effective dates (start/end of parental leave) - nothing changes for the user.