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Allgemeines
Jedem Mitarbeiter, welcher in der Personalwolke bucht und/oder Fehlzeiten verwaltet, muss ein Zeitmodell zugewiesen werden. Diese Zeitmodel legt zum Beispiel fest, wie die Arbeitszeiten des Mitarbeiters sind, wann er Anspruch auf Überstunden hat, und wie diese bewertet werden. In der Personalwolke haben Sie die Möglichkeit eigene Zeitmodelle anzulegen und zu bearbeiten. Dazu benötigen Sie zwei Aktionen: Tagesprogramme und Wochenprogramme. Mit der Aktion „Tagesprogramm“ können Sie bestehende Tagesprogramme anpassen und neue Tagesprogramme erstellen. „Wochenprogramme“ benötigen Sie hingegen, um bestehende Wochenprogramme zu ändern oder neue anzulegen.
Übersicht
Ein Wochenprogramm besteht aus mehreren Tagesprogrammen. Daher ist es wichtig für jeden Tag in der Woche ein geeignetes Tagesprogramm anzulegen.
In der Tagesprogramm-Übersicht können Sie alle aktiven Tagesprogramme sehen, welche Ihnen zur Verfügung stehen. Dabei gibt es folgende Spalten:
Id: eine eindeutige Nummer, welche von der Personalwolke vergeben wird.
Kurzname: der Kurzname des Tagesprogrammes.
Langname: der lange Name des Tagesprogrammes. Hier können Sie z.B. festhalten, wofür dieses Programm benötigt wird.
Tagessollzeit: Sie sehen hier die Tagessollzeit in Normalminuten (60 Minuten-Format).
Gültigkeit: Die Gültigkeit des Tagesprogrammes gibt an, über welchen Zeitraum pro Kalendertag sich dieses Programm bezieht. Beispiel: Eine Gültigkeit von 00:00 bis 24:00 gibt an, dass ein Tag von 00:00 bis 24:00 gewertet wird. Ein Tagesprogramm von 06:00 bis 05:59 hat zur Folge, dass Mehrzeit und Überstunden, die von 00:00 bis 05:59 dem Vortag zugerechnet werden. Würde ein Mitarbeiter also um 01:00 zu arbeiten beginnen, würde er auch automatisch um 05:59 ausgebucht werden. Rahmenzeit: Diese Zeitspanne gibt an, wann Buchungen des Mitarbeiters als Arbeitszeit gewertet werden. Zeiten außerhalb des Rahmens sind unbewertete Arbeitszeiten. Achtung: Hierzu müssen Sie den Parameter „Arbeiten außer Rahmen“ aktivieren, wenn Sie mit einer Rahmenzeit arbeiten wollen!
Normale Arbeitszeit: Dies ist die normale Arbeitszeit des Tagesprogrammes. In dieser Zeit werden Fehlgründe, wie Arztbesuche gewertet.
Mandant: Hier sehen Sie, welchem Mandanten das Tagesprogramm zugewiesen ist. Wenn die Spalte leer ist, dann handelt es sich hier um ein Standard-Tagesprogramm von der Personalwolke, welches allen Mandanten Personalwolke-weit zur Verfügung steht, aber nicht bearbeitet werden kann.
Die Übersicht bietet außerdem folgende Features:
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Neues Tagesprogramm: über diesen Button kommen Sie zur Eingabemaske für ein neues Tagesprogram, siehe Tagesprogramm neu anlegen
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Archivierte Tagesprogramme anzeigen: nicht mehr aktuelle Tagesprogramme werden hier aufgelistet.
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Druck/PDF/Excel: über diese Buttons ist eine Weiterverarbeitung der Liste in Printversion bzw. als Excel möglich
Weitere Informationen zur Anlage bzw. zur Bearbeitung von Tagesprogrammen und Erklärung zu den Reitern finden Sie hier:
General
Every employee who books time and/or manages absences in Personalwolke must be assigned a time model. This time model determines, for example, what the employee's working hours are, when they are entitled to overtime, and how it is valued.
In Personalwolke you can create and edit your own time models.
For this you need two actions: Daily schedules and Weekly schedules.
With the "Daily schedule" action you can adapt existing daily schedules and create new ones.
You need "Weekly schedules", on the other hand, to change existing weekly schedules or create new ones.
Overview
A weekly schedule consists of several daily schedules. It is therefore important to create a suitable daily schedule for each day of the week.
In the daily schedule overview you can see all active daily schedules available to you. It has the following columns:
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Id: a unique number assigned by Personalwolke.
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Short name: the short name of the daily schedule.
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Long name: the long name of the daily schedule. Here you can note, for example, what this schedule is needed for.
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Daily target time: here you see the daily target time in decimal minutes (60-minute format).
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Validity: The validity of the daily schedule indicates the period per calendar day to which this schedule applies.
Example: A validity of 00:00 to 24:00 indicates that a day is counted from 00:00 to 24:00. A daily schedule from 06:00 to 05:59 means that extra time and overtime from 00:00 to 05:59 are attributed to the previous day. So if an employee started working at 01:00, they would also be booked out automatically at 05:59.
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Frame time: This time span indicates when the employee's bookings are counted as working time. Times outside the frame are unvalued working time.
Attention: To do this, you must activate the parameter "Work outside frame" if you want to work with a frame time!
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Normal working time: This is the normal working time of the daily schedule. Absence reasons such as doctor's visits are valued within this time.
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Client: Here you see which client the daily schedule is assigned to. If the column is empty, it is a standard daily schedule from Personalwolke that is available to all clients across Personalwolke but cannot be edited.
The overview also offers the following features:
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New daily schedule: this button takes you to the input screen for a new daily schedule, see Create a new daily schedule
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Show archived daily schedules: daily schedules that are no longer current are listed here.
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Print/PDF/Excel: these buttons let you process the list further as a print version or as Excel
You can find more information on creating and editing daily schedules and explanations of the tabs here:
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