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Aktivieren der Zeiterfassung

Übersicht

Bevor Sie mit den Einstellungen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

Wenn Sie auch die letzte Frage mit Ja beantworten konnten, finden Sie nachfolgend die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Aktivierung der Zeiterfassung:

Auswahlliste_Zeiterfassung
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Hinweis:

Wenn Sie die Zeiterfassung geöffnet haben, finden Sie in der Anzeige links eine Liste der hier beschriebenen Unterpunkte. Sie haben die Möglichkeit durch Anklicken des gewünschten Unterpunktes direkt zu dessen Eingabefeldern zu kommen.

Ein neuerliches Anklicken des ausgewählten Eingabeabschnitts in der Liste führt zur Anzeige aller Unterpunkte.

Schritt 1: Zeiterfassung für diese Person aktivieren

In der Personenmaske öffnen Sie den Hauptreiter "Einstellungen" und danach den Unterreiter "Zeiterfassung" (links senkrecht).

Die Schaltfläche "Für diese Person Aktivieren" wird angezeigt bei einer Person die neu angelegt wurde oder bisher noch keine Zeitwirtschaft nutzte.

Person - Zeiterfassung 0 Aktivieren
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Beschäftigung-Grunddaten

Nach Klick auf "Für diese Person Aktivieren" erscheint die Eingabezeile der Beschäftigung-Grunddaten:

Person - Zeiterfassung 0 Aktivieren
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  • Beschäftigung: Primär: Voreingestellt. Der Regelfall.
    • Sekundär: Nur relevant bei der Nutzung von Multiplen Beschäftigungen (TODO Link). "Sekundär" steht nur zur Verfügung wenn bereits ein primäres Dienstverhältnis besteht und Sie per "Sekundäres Dienstverhältnis erstellen" an diesem Schritt ankommen.
  • Eintrittsdatum: Der Tag an dem das Beschäftigungsverhältnis laut Vertrag beginnt.
    • Siehe auch Feld Beginn der Zeiterfassung um deren Zusammenspiel richtig zu verstehen.
  • Austrittsdatum: Leer lassen bei unbefristetem Dienstverhältnissen. Ist eine Befristung bereits vertraglich festgelegt, so kann das Austrittsdatum bereits bei der Anlage gesetzt werden. Diese kann im späteren Verlauf auch gelöscht oder verschoben werden. Ist das Austrittsdatum gesetzt, kann das System gewisse Vorwarnungen auslösen.
  • Basierend auf: Bestimmt mit welchen Voreinstellungen die Beschäftigung angelegt wird. Sie können danach freilich noch ergänzen und nachbessern.
    • ---: Solange Sie keine Auswahl vornehmen gibt es kein "Weiter" (ausgegraut). Wählen Sie aus:
    • Kopie einer anderen Person: Wenn Sie einen bestehenden Mitarbeiter haben dessen Vertragsgrundlage gleich/ähnlich dem Anzulegenden ist. Sie können nachfolgend punktgenau wählen welche Aspekte übernommen werden sollen, und welche nicht. Und im Nachgang freilich noch Abweichungen vornehmen.
    • Vertragstyp: So Ihre Organisation Vertragstypen angelegt hat, stehen diese im Auswahlmenü zur Verfügung.
    • Standardvorlage: Die Standardvorlage Ihrer Organisation verwenden.
      • Vom Administrator definiert unter: Stammdaten → Mandant → Einstellungen → Zeiterfassung → Persönliche Felder → Personenvorlage.

Bei Wahl von 1a) Kopie einer anderen Person sowie 1b) Vertragstypen folgen entsprechende Zwischenschritte, bei Standardvorlage kommen Sie direkt zum Abschlussschritt.

  • Wichtig: Nach Anlage der Beschäftigung, egal durch welche Methode: Person speichern!
    • Erst dadurch werden Beschäftigung & Zeiterfassung im System angelegt.
  • Abbrechen: Mit Klick auf X neben der Primär/Sekundär-Beschäftigungs-Schaltfläche können Sie die Anlage der Beschäftigung und der dazugehörigen Zeitwirtschaft für diese Person jederzeit abbrechen.

Zwischenschritt 1a: Entsprechend einer anderen Person

Sie wählten im vorigen Schritt "Basiert auf" → Kopie einer anderen Person und klickten "Weiter" → Es öffnet sich ein Popup:

Person - Zeiterfassung 1a1 Basierend auf Kopie einer anderen Person
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  • Im Popup "Konfiguration von welcher Person kopieren?" sind die Personen aufgelistet.
  • Sie können blättern, nach Namen suchen, oder nach Organisationseinheit filtern.
  • Klicken Sie auf Ihre gewünschte Person.

Sie sind nun im nächsten Schritt "<Personenname> - Was kopieren?":

Person - Zeiterfassung 1a2 Felder von Vorlagen-Person uebernehmen
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Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Zurück: Falls Sie sich verwählt haben, oder die Wertevorschau ergab dass die Person doch nicht so passend ist, können Sie zurückgehen und eine andere Person auswählen.
  • Beschäftigung: Falls die Person multiple Beschäftigungen hat, können Sie die Beschäftigung wählen, deren Grundlagen kopiert werden sollen.
  • Tabelle: Listet die Feldgruppen, Felder sowie deren Werte.
  • Felder an/abwählen:
    • Die Felder sind standardmäßig alle angewählt.
    • Sie können einzeln ab/angewählt werden.
    • Oder mithilfe des Auswahlmenüs in der korrespondierenden Kopfzeile alle ab- oder anwählen.
  • Gewählte Felder: X von Y gesamt — Diese Anzeige dient Ihrer Kontrolle. Hilfreich bei komplexen Zeitwirtschaftskonfigurationen die mehrere Bildschirmlängen lang sind.

Wenn Personenauswahl und Feldauswahl passt klicken Sie auf "Übernehmen". Abschließend kommt dann: Schritt 1d.

Zwischenschritt 1b: Entsprechend Vertragstyp anlegen

Sie wählten im vorigen Schritt "Basiert auf" → Vertragstyp → Name des Vertragstyp (z.B. "Vollzeit" oder "Pauschalist") und klickten "Weiter".

Es öffnet sich ein Popup mit einer Tabelle mit Feldgruppen, Feldern sowie deren Werten.

Person - Zeiterfassung 1b Felder von Vertragstypen uebernehmen
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  • Felder an/abwählen:
    • Die Felder sind standardmäßig alle angewählt.
    • Sie können einzeln ab/angewählt werden.
    • Oder mithilfe des Auswahlmenüs in der korrespondierenden Kopfzeile alle ab- oder anwählen.
  • Abbrechen: Falls Sie zurück wollen und sich für ein anderes "Basierend auf" entscheiden wollen.
  • Anwenden: Wenn Personenauswahl und Feldauswahl passen. Abschließend kommt dann: Schritt 1d.

Schritt 1c: Beginn der Zeiterfassung, Wochenprogramm, Soll-Zeit-Faktor

Entsprechend der Wahl "Basierend auf", haben sich etwaige Popups nun geschlossen, und die Maske hat sich nun erweitert:

Person - Zeiterfassung 1c Beschaeftigung angelegt aber noch ungespeichert
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  • Zeile 1 mit den Beschäftigung-Grunddaten ist bereits befüllt: Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Basierend auf.
  • Zeile 2 sind Zeitwirtschaft-Grunddaten: Beginn der Zeiterfassung, Wochenprogramm, Soll-Zeit-Faktor (%).
  • Sowie danach der gesamte Abschnitt Stammdaten.

Alle Daten sind entsprechend der Vorlagen gefülltGänzlich personenspezische Felder wie z.B. Eintrittsdatum sind leer gelassen und müssen immer bewusst gefüllt werden.

Zeitwirtschaft-Grunddaten

  • Beginn der Zeiterfassung: Aufzeichnungen sowie Kontowerte sind ab diesem Tag möglich.
    • Zusammenspiel Eintrittsdatum ↔︎ Beginn der Zeiterfassung
    • Beginn der Zeiterfassung = Eintrittsdatum: Der übliche Fall. Wenn die Organisation die Personalwolke aktiv nutzt und ein Mitarbeiter neu beginnt ohne jegliche Vorgeschichte.
    • Beginn der Zeiterfassung 1 Tag vor Eintrittsdatum: Am Vortag des Eintritts können Kontowerte gesetzt werden (wie Urlaubsanspruch, Saldo) die sich aus Vordienstzeiten oder Vertragsabsprachen ergeben — z.B. Firmenübernahme / Wechsel zwischen Tochterunternehmungen, wo unterschiedliche Systeme verwendet werden — und die Beschäftigung beginnt dann ab Tag 1 mit diesen Werten, sind aber nicht Teil der Aufzeichnungen, die selbst sauber abgetrennt erst mit Tag 1 beginnen.
    • Eintrittsdatum weit vor Beginn der Zeiterfassung: Das Eintrittsdatum spiegelt hier den tatsächlichen vertraglichen Arbeitsbeginn wieder, der Beginn der Zeiterfassung in der Personalwolke erfolgte im Beschäftigungsverhältnis später. Datenerfassung zuvor wurde anders bewerkstelligt.
    • ❗️TODO: Fehlt unentschuldigt Perioden entstehen wie? Alte Dokumentation hat dazu Beschreibung, die in neuer UI so aber nicht passieren kann:
    • ❗️> Die Zeiterfassung startet mit dem Eintrittsdatum. Ist kein Eintrittsdatum eingetragen, wird automatisch das Tagesdatum verwendet, was zur Folge hat, dass der Mitarbeiter für das System bis zu seinem tatsächlichen Eintritt unentschuldigt fehlt.
  • Wochenprogramm Wählen Sie das Wochenprogramm aus, mit dem der Mitarbeiter anfangen soll. Das Wochenprogramm muss vor der Anlage des Mitarbeiters erstellt sein. Falls dies nicht der Fall ist, legen Sie bitte zuerst das Wochenprogramm an, siehe Anlage von Wochenprogramme.
  • Soll-Zeit-Faktor (%): Voreingestellt auf 100%. 
  • TA-Id (=ident mit der ZEF-Stammsatznummer im Reiter "Stammdaten"): vorbelegt mit der individuellen und einzigartigen Nummer des Mitarbeiters

Zeiterfassung2
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Schritt 2: Stammsatzeinstellungen

Die weiteren Stammsatzeinstellungen können sehr stark variieren und sind sehr unternehmensspezifisch.

Es empfiehlt sich, einen bereits bestehenden Mitarbeitern mit den gleichen oder ähnlichen Einstellungen (Vollzeit - Teilzeit, Pauschalist, All-In, Führungskraft ohne aktive Zeiterfassung, etc.) in einem neuen Tab zu öffnen.

Um einen neuen Tab zu öffnen, gehen Sie in den Menüpunkt Administration und klicken auf das weiße Symbol rechts neben Personen.

tab

Vergleichen Sie die Einstellungen des bereits angelegten Mitarbeiters mit dem gerade angelegten Mitarbeiter und übernehmen Sie diese.

Falls andere Einstellungen benötigt werden oder es keine passende Vorlage gibt, finden Sie hier eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bereiche:

Schritt 3: Anspruch Pflege

Der gesetzliche Anspruch auf Pflegefreistellung wird in Stunden eingegeben. Bitte geben Sie hier den vollen Anspruch pro Jahr ein, der sich aufgrund der Wochenarbeitszeit Ihres Unternehmens ergibt (keine Aliquotierung).

Schritt 4: Feiertagskalender

In der Auswahlliste werden verschiedene europäische Staaten bzw. deutsche Bundesländer Angebote. Die Standardeinstellung ist "Österreich".
Bitte beachten Sie, dass sich die Auswahlliste von Feiertagskalendern durch die gesetzliche Vorgaben für den Unternehmenssitz bzw. von denen möglicher Standorte definiert sind. 

Sollte Ihre Organisation verschiedene Standorte haben, so ist es wichtig, vor der Zuordnung der Feiertagskalender die Stanortzuordnung der anzulegenden Person durchzuführen. Nur so können Sie sichergehen, dass alle gültigen Feiertagskalender zur Auswahl stehen.

Mehr Informationen zum Thema Feiertagskalender erhalten Sie HIER.

Schritt 5: Höchstarbeitszeit

Die Kappung betrifft die Art der geleisteten Mehrarbeitszeit pro Tag bzw., pro Woche. Beträgt die tägliche Normalarbeitszeit zum Beispiel 8 Stunden und die Kappung 10 Stunden, bedeutet dies, dass, sollte der Mitarbeiter tatsächlich an einem Tag 10 Stunden arbeiten, diese 2 Stunden Mehrarbeitszeit im Faktor 1:1 angerechnet wird, selbst wenn der Mitarbeiter berechtigt ist, Überstunden zu machen. Eine allfällige Anrechnung als Überstunden tritt dann erst, je nach Unternehmensvereinbarung, ab der 11. Stunden ein

tägliche Höchstarbeitszeit Kappung: eine Bestätigung mit "Ja" lässt die oben beschriebenen Konsequenz in Kraft treten.

wöchentliche Höchstarbeitszeit Kappung: eine Bestätigung mit "Ja" lässt die oben beschriebenen Konsequenz in Kraft treten.

Informationen zum Umgang mit durch Kappung nicht verrechenbaren Stunden finden Sie hier

Sollten Sie eine einmalige Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit-Kappung durchführen wollen, so verwenden Sie bitte hierzu den Korrektur-Client/Tages-Ansicht => Editieren von Berechtigungen

Schritt 6: weitere Felder

Alle weiteren Eingabebereiche werden in gesonderten Kapiteln beschrieben

Schritt 7:  Speichern nicht vergessen!

Damit die eingegebenen Einstellungen wirksam sind, müssen Sie oben links auf den blauen Button "Speichern" klicken.

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