Groups - Masterdata of a group

General

In the following, the mask for a group (organisational unit=hierarchical group, loose group, location, cost centre) is described.

You will find information on the following parts of the mask:

• Kopfteil
• Übergeordnete Gruppe
• Untergruppen
• Rollen
• Personen
• Aktionsberechtigungen
• Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber
• Einstellungen

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Header

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• Client: organisation name
• Shortname: prefix + name abbreviation
• Name: written out group name
• Description: for a more detailed explanation of the group
• Orgstructure: refers to the type of group (organisational chart=hierarchical group, loose group, location, cost centre) - cannot be changed!
• Group type: automatically filled in after selecting "Orgstructure"
• Valid from/till: from the date the group was created or its validity start date to the expiry date.
• Add new person automatically: only useful for loose groups!

Changing the group name is also described under "Change short name/group name" [Link will follow soon].

Parent Group

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This tab is only visible for hierarchical groups (organigram groups, organisational units).
The organisational unit to which the group is subordinate is indicated here.

Each organisational unit, with the exception of the highest ("management") and the group of ex-employees, must have a superordinate group.

A change in the assignment to a superordinate group is described under "How to create a group" or under "Change department/group hierarchy". [Links will follow soon]

Untergruppen

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Dieser Reiter ist nur bei hierarchischen Gruppen (Organigramm-Gruppen, Organisationseinheiten) sichtbar.

Ob eine Organisationseinheit (eine) Untergruppe(n) hat, ergibt sich aus dem Organigramm.

Es ist auch möglich, mehrere untergeordnete Gruppen bei einer Gruppe einzutragen.

Eine Änderung in der Zuweisung zu einer untergeordneten Gruppe ist unter Wie legt man eine Gruppe an bzw. unter Abteilungs/Gruppenhierarchie ändern beschrieben.

Rollen

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Eine Gruppe kann, muss aber nicht, Rollen innehaben.
Aber sobald einer Gruppe eine Rolle zugewiesen wurde, hat auch jedes Mitglied dieser Gruppe automatisch diese Rolle (="erbert" sie von der Gruppe)!

Die Zuweisung von Rollen zu einer Gruppe ist unter "Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten" im Unterkapitel "Über die Gruppe, die die Rolle erhalten soll" beschrieben.

Personen

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Personen sind in diesem Fall alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die dieser Gruppe zugeordnet wurden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern zu einer Gruppe erfolgt über die Anweisungen laut "Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen" bzw. über das Organigramm via "Mitarbeiter in eine andere Abteilung/Gruppe verschieben"  (nur bei hierarchischen Gruppen möglich, nicht bei Losen Gruppen!)
Auch eine Zuweisung zu einer Gruppe direkt über das Profil des Mitarbeiters ist möglich, siehe "Neue Person"/Reiter "Gruppen"

Aktionsberechtigungen

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Dieser Reiter informiert über die Berechtigungen für Aktionen,über die  die Mitgliedern dieser Gruppe bzw. die Mitarbeitern dieser Organisationseinheit verfügen.
Grundsätzlich dient dieser Reiter nur der Information, Änderungen sind nicht möglich.

Relevant sind die hier gezeigen Aktionsberechtigungen vor allem in der Kommunikation mit den Systemadministratoren.

Die in der Tabelle angeführten Daten beziehen sich auf die Aktionsberechtigungen selbst, wie zum Beispiel die Useranzahl und die Gültigkeit. Diese Daten stehen nicht im Bezug zu Ihrem Unternehmen. 

"Vererbte Aktionsberechtigungen anzeigen": hier ist eine Selektieren jener Berechtigungen möglich, die die Gruppe nur durch die Zugehörigkeit zu einer übergeordneten Gruppe bzw. durch den Mandanten erhalten hat (=vererbte Aktionsberechtigungen).

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

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Dieser Reiter zeigt an, welche Rolleninhaber Verantwortung für diese Gruppe bzw. ihre Mitglieder/Mitarbeiter haben, also im Kompetenzbereich welcher Rolleninhaber diese Gruppe liegt.
Zum Beispiel ist hier aufgelistet, wer für die Personalverwaltung dieser Gruppe zuständig ist oder wer  als Vorgesetzter Verantwortung trägt.

Einstellungen

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Im Bereich Gruppen gibt es standartisiert eine Einstellung: "Workflow Aufgaben"

Diese beinhaltet folgende Funktionen, die durch Anklicken der jeweiligen Buttons angeregt werden.

• "Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten, welche Personen dieser Gruppe zugeordnet sind"

Durch Rollenänderungen, Versetzungen von Mitarbeitern u.Ä. kann eine Aktualisierung von zugeordneten Aktiväten notwendig werden.
Durch Anklicken dieses Buttons starten Sie die Neuzuordnung. Diese wird sofort umgesetzt.

•  "Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten von laufenden Prozessen, welche von Personen dieser Gruppe gestartet wurden"

Dies betrifft die umgekehrte Richtung: haben sich durch Rollen- und Gruppenzugehörigkeitsänderungen die Starter solcher Aktivitäten geändert, so kann durch Anklicken des Buttons hierzu eine Aktualisierung durchgeführt werden.