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In Folge wird Schritt für Schritt erläutert, wie eine neue Person The following explains step by step how a new person is created in Personalwolke Time angelegt wird. Eine Änderung der Daten zu einer bestehenden Person erfolgt auf gleichem Wege. Nach dem Aufrufen der Person aus der Übersicht können Änderungen in den einzelnen Reitern der Stammdaten durchgeführt werden.
Voraussetzung für die Anlage einer neuen Person ist, dass jene hierarchische Gruppe (Organisationseinheit), der diese Person angehören soll, bzw. bei nachträglicher Anlage, bereits angehört, bereits im System existiert, da bei der Anlage eine Zuordnung zu dieser Gruppe als Pflichtfeld erfasst werden muss.
Anmerkung: die Reiter
sind für die Anlage einer neuen Person nicht relevant oder haben reinen Informationscharakter. Sie werden daher hier nicht behandelt.
Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:
Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind.
Links oben in dieser Ansicht finden Sie den Button "+ Neue Person". Durch das Anklicken öffnet sich ein neues Personenstammblatt
Hier sind folgende Daten einzugeben:
Durch die Eingabe eines bereits vergangenen "Gültig von"-Datums ist es auch möglich, nachträglich einen Mitarbeiter zu erfassen. Ebenso ist es möglich, die Gültigkeit seiner Daten in der Zukunft zu begrenzen.
Bitte geben Sie die Telefonnummer ausschließlich in der Form +43 xxx xxxxxxxxx ein (Beispiel: +43 676 123456789 bzw. +43 1 1234567), um die Erkennbarkeit der Nummer in Auswertungen u.Ä. zu gewährleisten.
Nach dem Anklicken von "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" ist die Anlage der neuen Person abgeschlossen und der Person wurde eine ZEF Stammsatznummer für die Zeiterfassung zugewiesen.
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Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter dem Register Passwort auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Passwort vergeben und ändern durch den Admin bzw. Passwort ändern (durch den User)
Am Ende der Stammdaten befindet sich der Bereich "Bankkonten".
Durch das Anklicken des Plus-Zeichens öffnet sich das darunter befindliche Feld. Klicken Sie bitte auf "Hinzufügen" um zur Eingabemaske zu gelangen.
Die Anlage mehrerer Konten für unterschiedliche Bezugsbestandteile ist möglich.
Bevor Sie mit der Zuweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
Öffnen Sie den Reiter Gruppen.
Sie sehen, dass die zuvor, bei der Anlage der Stammdaten dieser neuen Person, gewählte Gruppe bereits als Organisationseinheit zugewiesen wurde.
Klicken Sie nun den Dropdown-Button links oben im Reiter an, es öffnet sich ein Auswahlmenü.
Wählen Sie bitte "Berechtigungsgruppen" (vormals "lose Gruppen").
Sie sehen, dass diese neue Person bereits einer Berechtigungsgruppe (losen Gruppe) zugeordnet wurde, nämlich der Berechtigungsgruppe (losen Gruppe XXX-ALLE (Alle Mitarbeiter) [XXX = Präfix Ihres Unternehmens], da die Gruppeneinstellung so getroffen wurde, dass automatisch jeder neue Mitarbeiter dieser Gruppe zugeordnet wird. Siehe Neue Gruppe (Abteilung) anlegen / Neue Berechtiungsgruppe anlegen. Damit hat dieser neue Mitarbeiter automatisch einen User-Zugang zur Personalwolke mit den entsprechenden Aktionsberechtigungen.
Es ist absolut notwendig, den Mitarbeiter in die Gruppe XXX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist in der Personalwolke keine Navigation möglich!
(Nutzen Sie auch andere Personalwolke-Programme wie Project-Time oder Travel ist dieser neue Mitarbeiter auch hier automatisch den jeweiligen User-Berechtigungsgruppen zugeordnet, falls Sie bei diesen Gruppen eine entsprechende Einstellung getroffen haben)
Schließen Sie bitte anschließend die Auswahl mit "Speichern" ab.
Hinweis: jedes Hinzufügen einer Gruppe muss mit "Speichern" abgeschlossen werden, damit noch weitere Gruppen hinzugefügt werden können.
Die Zuordnung von (neuen) Mitarbeitern zu Berechtigungsgruppen (losen Gruppen) sollte sich am Personalwolke Time-Berechtigungskonzept orientieren.
Die Gruppe XXX-Admin wird im Normalfall an jene Mitarbeiter vergeben, die neue Personen in der Personalwolke hinzufügen / bearbeiten bzw. Gruppen (Abteilungen) im Organigramm erstellen / bearbeiten können sollen. Die Mitgliedschaft in der Gruppe XXX-Management schaltet zusätzliche Menüpunkte für Auswertungen / Statistiken frei (wird üblicherweise an Personalisten / Vorgesetzte vergeben).Die Zuordnung erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Auswahlliste und Eingabe des Gültig von/Gültig bis-Daten. Erfolgt keine Datumseingabe, wird das Gültig von-Feld mit dem Tagesdatum befüllt, das Gültig bis-Feld mit dem 1.1.3000.
Standardmäßig gibt es, so Sie auch andere Module nutzen, ebenfalls pro Modul drei Berechtigungsgruppen (losen Gruppen):
Z.B. kann eine Mitarbeiter mit entsprechender Funktion zusätzlich zu der Berechtigungsgruppe (losen Gruppe): XXX-ALLE auch der Berechtigungsgruppe (losen Gruppe): XXX-PTM-Admin angehören, d.h. er hat für Personalwolke Protect Time eine Admin-Funktion
Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern".
Möchten Sie den Mitarbeitern zu weiteren Berechtigungsgruppen (losen Gruppen) hinzufügen, wiederholen Sie den Vorgang.
In der unteren Tabelle finden Sie die bereits zugewiesenen Gruppen. Durch Setzen des Hackens in der Spalte Löschen und Klicken auf den blauen Button "Speichern", können Sie die Zuweisungen wieder entfernen.
Beispiele
Ihr Mitarbeiter soll in der Personalwolke die Module Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung verwenden können. → Fügen Sie ihn in die Gruppe XXX-Alle und XXX-TM-User hinzu. Ihr Mitarbeiter ist eine neue Führungskraft, erfasst selbst Projektzeiten und soll die Projektzeiten seiner Mitarbeiter auswerten können. => Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-PTM-User und XXX-PTM-Manager hinzu Ihr Mitarbeiter arbeitet im Bereich HR und soll Einblick in den digitalen Personalakt HR-Expert haben →Fügen Sie ihn in die Gruppe XXX-HRX-User hinzuHinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Gruppe (Organigramm-Gruppe, Berechtigungsgruppe etc.) ist auch über Gruppe bearbeiten / Mitarbeiter hinzufügen möglich.
Weitere Informationen zum Thema Gruppen finden Sie im Handbuch im Kapitel "Gruppen".
Sollte Ihre Organisation über verschiedene Standorte verfügen, so ist es notwendig, einer neu anzulegenden Person vor der Eingabe der Zeiterfassungsdaten einem Standort zuzuordnen, so diese Person zukünftig an einem solchen tätig sein.
Grund: die Region des Standorts definiert, welche Feiertagskalender für diese Person im Reiter "Einstellungen" unter Zeiterfassung/Feiertagskalender zur Auswahl zur Verfügung stehen.
Bevor Sie mit der Zuweisung von Rollen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
Ist die Antwort auf die erste Frage "nein", können Sie diesen Schritt überspringen.
Standardmäßig werden in der Personalwolke folgende Rollen verwendet:
Die Rollen Personal und Vorgesetzter verhelfen dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und schalten zusätzliche Menüpunkte frei. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt, um zu steuern, wer diese Anträge genehmigen muss
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Beispiele
Hinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Rolle ist auch über Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten ("Über die Person, die die Rolle erhalten soll") möglich.
Im Reiter "Einstellungen" finden Sie Unterreiter zu allen Funktionsmodulen. Klicken Sie einen Unterreiter an und nehmen dann für die gewählte Person die Modul-spezifischen Einstellungen vor. Je nach Abo-Umfang Ihrer Personalwolke unterscheidet sich die Liste der Module, im Vollumfang sind dies:
Es können mehrere Fahrzeuge pro Person angelegt werden. Bestehende Eintragungen können mittels der Button und
editiert bzw. gelöscht werden.
Steuerpflichtige Entfernung von Zuhause zur Arbeitsstelle: hier ist die Distanz vom Zuhause des Mitarbeiters aus [in ganzen Kilometern!] anzuführen. Dieser Wert dient als Basis für die Berechnung des steuerpflichtigen Anteils von Reisekosten. Sind Wohn- und Dienstort ident, also die Eingabe "0", ist der gesamte Dienstweg steuerpflichtig.
Folgende Verhaltenseinstellungen sind hier bestimmbar:
Achtung: hier bezieht sich die Bezeichnung "Stellvertreter" auf die Rolleneinstellung, nicht auf eine Abwesenheitsvertretung!
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Vererbungsrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden. Wenn die Vererbungsrichtung auf "auf" steht, wird das Organigramm aufwärts nach Stellvertretern durchsucht, bei "ab" abwärts und "keine" gar nicht.
Wenn ein Antrag die Angabe eines Bearbeiters erfordert, so kann hier für die entsprechende Rolle eine Voreinstellung definiert werden.
Hier haben Sie Hilfsfunktionen zum Zurücksetzen die Sie durch Klick auslösen können.
"Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten, welche der Person zugeordnet sind" Durch Rollenänderungen, Versetzungen von Mitarbeitern u.Ä. kann eine Aktualisierung von zugeordneten Aktivitäten notwendig werden. Durch Anklicken dieses Buttons starten Sie die Neuzuordnung. Diese wird sofort umgesetzt. "Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten von laufenden Prozessen, welche von dieser Person gestartet wurden" Dies betrifft die umgekehrte Richtung: haben sich durch Rollen- und Gruppenzugehörigkeitsänderungen die Starter solcher Aktivitäten geändert, so kann durch Anklicken des Buttons hierzu eine Aktualisierung durchgeführt werden.
Das Groupware-Modul stellt eine Erweiterung für das Time & Attendance Modul dar.
Da das Zeit- und Terminmanagement oft von unterschiedlichen Planungsmedien beeinflusst wird (z.B. Urlaub wird in der Zeiterfassung geplant, eine Dienstreise im Dienstreisemanagement oder ein Mitarbeiter per Planungsmodul ein spezieller Dienst zugeordnet), ermöglicht das dieses Modul eine Synchronisation dieser Terminarten in den Groupware-Kalender. Der persönliche Terminkalender der Mitarbeiter ist somit automatisch immer aktuell und muss nicht manuell durch den Mitarbeiter im Groupware-System gewartet werden.
Durch das Anklicken der Checkbox "aktiviert für Groupware" wird die neue angelegte Person in den die Groupware integriert.
Mit dem Button "Teste Verbindungs-Konfiguration" kann Aktivierung überprüft werden.
Achtung: dieses Feature kann nur aktiviert bzw. getestet werden, wenn die neue Person bereits eine E-Mailadresse in Ihrem Unternehmen hat und diese bereits unter dem Reiter "Stammdaten" eingetragen ist!
Bitte wenden Sie sich hierzu an den Menüpunkt "Konfiguration der Zeiterfassung für eine neu angelegte Person".
Haben Sie die Person bereits angelegt und wollen die Zeiterfassung nachträglich aktivieren, dann finden Sie unter Nachträgliches Aktivieren der Zeiterfassung die dafür notwendigen Informationen.
Hinweis: Werden auch andere Module, z.B. Project-Time verwendet, können sich in der Auswahlliste zum Reiter "Einstellungen" weitere Auswahlpunkte, z.B. "Projektzeit buchen" befinden
.
Changing the data of an existing person works the same way. After opening the person from the overview, changes can be made in the individual tabs of the master data.
A prerequisite for creating a new person is that the hierarchical group (organizational unit) this person is to belong to (or, for retroactive creation, already belongs to) already exists in the system, since assignment to this group is a required field when creating the person.
Note: the tabs
are not relevant for creating a new person or are purely informational. They are therefore not covered here.
Before you create a new employee, you should answer the following questions for yourself:
After answering these questions, you have the minimum information required to create a person.
At the top left of this view you will find the "+ New person" button. Clicking it opens a new person master data sheet
Enter the following data here:
By entering a "Valid from" date that is already in the past, it is also possible to record an employee retroactively. It is likewise possible to limit the validity of their data in the future.
Please enter the phone number exclusively in the form +43 xxx xxxxxxxxx (example: +43 676 123456789 or +43 1 1234567) to ensure the number can be recognized in reports and the like.
After clicking "Save" or "Save and close", the creation of the new person is complete, and the person has been assigned a ZEF master record number for time tracking.
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To enable the user to log in, you must click the Reset password button under the Password tab. This resets the employee's password to their username (caution, case sensitive!), and it must be changed during the first login.
You can find more information on this topic under Assigning and changing a password as an admin or Change password (by the user)
At the end of the master data you will find the "Bank accounts" area.
Clicking the plus sign opens the field below it.
Please click "Add" to get to the input screen.
It is possible to create several accounts for different pay components.
Before you start assigning groups, you should answer the following questions:
Open the Groups tab.
You can see that the group you selected earlier when creating this new person's master data has already been assigned as the organizational unit.
Now click the dropdown button at the top left of the tab; a selection menu opens.
Please select "Permission groups" (formerly "loose groups").
You can see that this new person has already been assigned to a permission group (loose group), namely the permission group (loose group) XXX-ALLE (All employees) [XXX = your company's prefix], because the group setting was configured so that every new employee is automatically assigned to this group. See Create a new group (department) / Create a new permission group. This automatically gives this new employee user access to Personalwolke with the corresponding action permissions.
It is absolutely necessary to add the employee to the group XXX-ALLE. This unlocks the basic menu items - without this setting, no navigation is possible in Personalwolke!
(If you also use other Personalwolke programs such as Project Time or Travel, this new employee is automatically assigned to the respective user permission groups here as well, provided you have configured a corresponding setting for these groups)
Then complete the selection with "Save".
Note: every time you add a group, you must complete it with "Save" before further groups can be added.
The assignment of (new) employees to permission groups (loose groups) should be based on the Personalwolke Time permission concept.
The group XXX-Admin is normally given to employees who should be able to add / edit new persons in Personalwolke and create / edit groups (departments) in the organizational chart.
Membership in the group XXX-Management unlocks additional menu items for reports / statistics (usually given to HR staff / supervisors).
The assignment is made by clicking the corresponding row in the selection list and entering the Valid from/Valid to dates. If no date is entered, the Valid from field is filled with today's date and the Valid to field with 1/1/3000.
By default, if you also use other modules, there are likewise three permission groups (loose groups) per module:
For example, an employee with a corresponding function can belong to the permission group (loose group) XXX-PTM-Admin in addition to the permission group (loose group) XXX-ALLE, i.e., they have an admin function for Personalwolke Project Time
Once you have selected a group, click the blue "Save" button at the top left.
If you want to add the employee to further permission groups (loose groups), repeat the process.
In the table below you will find the groups that have already been assigned. By checking the box in the Delete column and clicking the blue "Save" button, you can remove the assignments again.
Examples
Note: adding a person to a group (organizational chart group, permission group, etc.) is also possible via Edit group / Add employees.
You can find more information on the topic of groups in the manual in the chapter "Groups".
If your organization has several locations, a new person must be assigned to a location before entering the time tracking data, if this person will work at such a location in the future.
Reason: the region of the location defines which holiday calendars are available for selection for this person in the "Settings" tab under Time tracking/Holiday calendar.
Before you start assigning roles, you should answer the following questions:
If the answer to the first question is "no", you can skip this step.
By default, the following roles are used in Personalwolke:
The roles Personnel and Supervisor give the employee extended viewing permissions (a supervisor may, for example, view the monthly journal of the employees reporting to them) and unlock additional menu items. In addition, the two roles are used in the various workflows (vacation requests, time corrections, etc.) to control who has to approve these requests
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Examples
Note: adding a person to a role is also possible via Create and edit role assignments ("Via the person who is to receive the role").
In the "Settings" tab you will find subtabs for all functional modules. Click a subtab and then make the module-specific settings for the selected person. The list of modules differs depending on the subscription scope of your Personalwolke; at full scope these are:
If the new person has access to a company car, it can be recorded here.
Clicking "Add vehicle" takes you to the input screen.
The following fields must be filled in here
Several vehicles can be created per person. Existing entries can be edited or deleted using the buttons and
.
Taxable distance from home to workplace: enter here the distance from the employee's home [in whole kilometers!]. This value serves as the basis for calculating the taxable portion of travel expenses. If home and workplace are identical, i.e., the entry is "0", the entire business trip route is taxable.
The following behavior settings can be defined here:
Attention: here the term "deputy" refers to the role setting, not to an absence substitute!
This parameter affects all requests submitted from the time of activation. In addition to the role holder, all downstream role holders (insofar as they are deputies according to the deputy arrangement) are entered as deputies in the requests. In this context, the inheritance direction within the role currently also has to be observed. If the inheritance direction is set to "up", the organizational chart is searched upward for deputies, with "down" downward, and with "none" not at all.
If a request requires a processor to be specified, a default can be defined here for the corresponding role.
Here you have helper functions for resetting, which you can trigger by clicking.
The Groupware module is an extension of the Time & Attendance module.
Since time and appointment management is often influenced by different planning media (e.g., vacation is planned in time tracking, a business trip in business trip management, or a special shift is assigned to an employee via a planning module), this module enables the synchronization of these appointment types into the groupware calendar. The employees' personal calendar is thus always up to date automatically and does not have to be maintained manually by the employee in the groupware system.
Clicking the checkbox "activated for groupware" integrates the newly created person into the groupware.
The "Test connection configuration" button can be used to verify the activation.
Attention: this feature can only be activated or tested if the new person already has an email address in your company and it has already been entered under the "Master data" tab!
Please refer to the menu item "Configuring time tracking for a newly created person".
If you have already created the person and want to activate time tracking retroactively, you will find the necessary information under Activating time tracking retroactively.
Note: If other modules, e.g., Project Time, are also used, the selection list for the "Settings" tab may contain further items, e.g., "Book project time".
| Mime Type | text/xml |  | text/xml |
| Datei-name | | ||
| Größe (in Bytes) | 26623 |  | 23477 |
|
Version 1 von Gabriel Gruber
am 18.10.26 12:01:31 Name: Person neu anlegen Variante: main - en Status: Veröffentlichung |  |
Version 2 von Gabriel Gruber
am 18.10.26 12:03:15 Name: Create new person Variante: main - en Status: Veröffentlichung |