Hinweis: die Anlage eines neuen Mitarbeiters in Personalwolke-Time finden Sie unter Administration/Personen im Menübaum bzw. hier.
Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:
Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind zusammen. Zusätzlich können Sie auch noch weitere persönliche Daten zu dem Mitarbeiter speichern (Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, etc.).
Schritt 1: In HR-Expert am Dashbord unter Personal oder über das grüne Mitarbeiter-Icon die Mitarbeiteranzeige auswählen
Schritt 2: Oberhalb der Liste von Personen auf Neue Person klicken
Schritt 3: Vorname, Nachname, Mandant, Gruppe, Benutzername und Personalnr müssen ausgefüllt werden. Ebenso muss der Haken bei Aktiver Benutzer gesetzt werden, falls der Mitarbeiter sich in Personalwolke einloggen können soll. Alle weiteren Felder sind optional! (Die Felder Benutzername und Personalnummer werden automatisch befüllt, ein Überschreiben der Default-Einträge ab dem mandantenspezifischen Präfix, entsprechend der von Ihrer Oraganisation gewählten Nomenklatur, ist aber möglich.
Hinweis: Das Feld zur Auswahl der Gruppe steht erst nach der Auswahl des Mandanten zur Verfügung. Ebenso werden die Felder Benutzername und Personalnr mit unveränderlichen, mandantenspezifischen Präfixen vorbelegt!
Schritt 4: Speichern
Schritt 5: Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter dem Register Passwort auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werden.
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Um die Menüpunkte, die der Mitarbeiter nach dem Login auswählen kann zu definieren, muss der Mitarbeiter in verschiedene Berechtigungsgruppen hinzugefügt werden.
Absolut notwendig ist es, den Mitarbeiter in die Gruppe XX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist in der Personalwolke keine Navigation möglich!
Dazu wie folgt vorgehen: unter dem Reiter Organisation / Gruppen den Eintrag Berechtigungsgruppen aus dem Dropdown auswählen und den Mitarbeiter unter Neue Gruppe der Gruppe XX-ALLE hinzufügen.
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Die Schritte 6 und 7 können nun wiederholt werden, um den Mitarbeiter auch den Gruppen XX-Admin bzw. XX-Management hinzuzufügen, falls dieser Admin bzw. Management Fähigkeiten in der Personalwolke ausüben können sollte.
Die Gruppe XX-Admin wird im Normalfall an jene
Mitarbeiter vergeben, die neue Personen in der Personalwolke hinzufügen /
bearbeiten bzw. Gruppen (Abteilungen) im Organigramm erstellen / bearbeiten
können sollen.
Die Mitgliedschaft in der Gruppe XX-Management schaltet
zusätzliche Menüpunkte für Auswertungen / Statistiken frei (wird üblicherweise
an Personalisten / Vorgesetzte vergeben).
Unter dem Reiter Rollen können dem Mitarbeiter spezielle Funktionen zugewiesen werden. Konkret die Rollen Personal und Vorgesetzter, die dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen verhelfen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und zusätzliche Menüpunkte freischalten. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt um zu steuern wer diese Anträge genehmigen muss.
Um einem Mitarbeiter eine Rolle zuzuweisen muss wie folgt vorgegangen werden:
Die getätigten Einstellungen müssen mit einem Klick auf Speichern übernommen werden. Dieser Schritt kann beliebig oft wiederholt werden, um dem Mitarbeiter mehrere Rollen für unterschiedliche Kompetenzziele zuweisen zu können.
