Inhalt dieses Kapitels
Weitere Informationen zum Thema Dienstreise-Abrechnung finden Sie hier
Ist die Dienstreise abgeschlossen, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die Reiseabrechnung mit den tatsächlich angefallen Kosten und Reisezeiten zu befüllen.
Die Reiseabrechnung kann über zwei Wege begonnen werden:
1. Sie haben einen Dienstreise-Antrag gestellt, der bis zum Abschluss der Dienstreise "geruht" hat und danach als Vorlage für die Reiseabrechnung in Ihre Liste der offenen Aufgaben übergegangen ist Dieser wird dann entsprechend angepasst.
2. Weiters besteht auch die Möglichkeit, bei Mitarbeitern, die keine Genehmigung für einen Reiseantrag benötigen, direkt über den Menüpunkt "Reise abrechnen" die Abrechnung zu beantragen.
Die Dienstreise-Abrechnung umfasst 7 Schritte, wobei die Schritte mit Bezug auf Reisedaten, Kosten und Dateien bereits aus dem Dienstreise-Antrag bekannt sind.
Navigation im Abrechnungs-Menü:
Sie können
im Programm springen
Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Standardversion der Dienstreise-Abrechnung. Aufgrund der Möglichkeit diese zu individualisieren, kommt es mitunter an einigen Stellen beim jeweiligen Benutzer zu Abweichungen, was die angezeigten Felder / Eingabemöglichkeiten betrifft.
Die mit roten Strichen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Auszufüllen sind daher:
Nach Eingabe des Datums des Reisebeginns und -endes öffnet sich ein weiteres
Feld zur Erfassung der Uhrzeiten für Abreise und Rückkehr.
In dieser Eingabemaske muss nun die tatsächliche Gesamtdauer der Reise
eingegeben werden.
Aufgrund der Eingaben in von Datum, bis
Datum, von Uhrzeit und bis Uhrzeit
wird das zustehende Taggeld berechnet.
Nachfolgendes Beispiel zeigt eine ausgefüllte erste Seite
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Sollte die Reise in Etappen stattfinden oder mehrere Zielorte in einem oder mehreren Länder nacheinander besucht werden, so kann dies unter dem Menüpunkt "Etappen" erfasst werden.
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Durch Anklicken von "Reiseetappe hinzufügen" wird die Eingabemaske geöffnet:
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Auf dieser Seite werden direkt vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten erfasst, z.B. falls Sie Essensgeld o.Ä. erhalten, das auf diese Weise gegen Restaurantkosten o.Ä. aufgerechnet wird.
Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, so klicken Sie bitte auf die Zeile "Keine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeiten (Abzüge)". Dies bewirkt, dass alle Checkpunkte auf "Nein" gestellt werden.
Sollte die Reise oder ein Teil davon mittels eines privaten Kraftfahrzeugs
erfolgt sein, so haben Sie hier die Möglichkeit, die Daten zu erfassen.
Klicken Sie auf "Kilometergeld-Beleg hinzufügen", um die
Eingabemaske zu öffnen.
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Hier werden die Daten erfasst:
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Einzugeben sind in die Pflichtfelder:
Zusätzliche Eingaben sind bei
einzutragen, da auch diese allenfalls in die Berechnung des Kilometergelds einfließen.
Die Daten zum Start- und Zielort sind bereits eingetragen, können aber durch
die Schaltflächen
bearbeitet
und durch
ergänzt werden. Durch Anklicken
von
wird eine Verknüpfung zu Google Maps geöffnet, anhand der Reiseetappen markiert
werden können. Ebenso ist die Summe der Kilometer zwischen Start- und Zielort
(bzw. retour) eingetragen.
Sollte sich die An- bzw. Rückreise über mehrere Etappen erstrecken, z.B. mehrere Tagungsorte an unterschiedlichen Tagen angefahren werden, so muss jede Etappe extra erfasst werden, indem ein weiterer Kilometergeld-Beleg hinzugefügt wird.
Der nächste Schritt ist die Belegeingabe.
Es gibt allerdings auch die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen, siehe
Reiseabrechnung Belegerfassung
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Die Eingabemaske wird durch Anklicken der Schaltfläche "Belege hinzufügen" geöffnet.
Zu erfassen ist die
Beispiel
Hier wurden Flugtickets (in Österreich gekauft, daher in EURO), Hotelkosten (in
Dänischen Kronen DKK) und Restaurantkosten (ebenso in Dänischen Kronen DKK)
eingetragen.
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Nach der Eingabe der bisherigen Daten erfolgt nun die Kostenberechnung entsprechend der geltenden Gesetze bzw. Steuersätze.
Es ist ersichtlich, dass die Fremdwährungsbelege in Euro umgerechnet wurden. Die Umrechnung erfolgt zum amtlichen Wechselkurs des Belegerstellungstages.
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Hier ist es möglich, weitere Dokumente, die keinen Belegen zuordenbar sind, hochzuladen.
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Durch Anklicken von "Anhang hinzufügen" öffnet sich die Eingabemaske:
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Da Dienstreisen Abwesenheiten darstellen, muss eine entsprechende Zeitkorrektur zur Arbeitszeit durchgeführt werden.
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Durch Anklicken von "Hinzufügen" wird die Eingabemaske geöffnet:
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Nach erfolgter Eingabe kann der Abrechnungsprozess gestartet werden (rot markierte "Prozess starten"-Buttons) oder als Entwurf gespeichert werden, siehe grüne Markierung "als Entwurf speichern".
Wird die Abrechnung als Entwurf gespeichert, erscheint sie sofort in den offenen Aufgaben.
Wie anderen offenen Aufgaben besteht auch hier die Möglichkeit, die Aufgabe direkt aus der Liste heraus weiterzuleiten, zu bearbeiten, zu stornieren, zu kommentieren oder zu drucken (siehe rote Markierung).
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