In Folge wird Schritt für Schritt erläutert, wie eine neue Person in
Personalwolke Time angelegt wird.
Eine Änderung der Daten zu einer bestehenden Person erfolgt auf gleichem Wege.
Nach dem Aufrufen der Person aus der Übersicht können Änderungen in den
einzelnen Reitern der Stammdaten durchgeführt werden.
Voraussetzung für die Anlage einer neuen Person ist, dass jene hierarchische Gruppe (Organisationseinheit), der diese Person angehören soll, bzw. bei nachträglicher Anlage, bereits angehört, bereits im System existiert, da bei der Anlage eine Zuordnung zu dieser Gruppe als Pflichtfeld erfasst werden muss.
Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:
Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind, zusammen.
Links oben in dieser Ansicht finden Sie den Button "+ Neue Person". Durch das Anklicken öffnet sich ein neues Personenstammblatt
Hier sind folgende Daten einzugeben:
Durch die Eingabe eines bereits vergangenen "Gültig von"-Datums ist es auch möglich, nachträglich einen Mitarbeiter zu erfassen. Ebenso ist es möglich, die Gültigkeit seiner Daten in der Zukunft zu begrenzen.
Bitte geben Sie die Telefonnummer ausschließlich in der Form +43 xxx xxxxxxxxx ein (Beispiel: +43 676 123456789 bzw. +43 1 1234567), um die Erkennbarkeit der Nummer in Auswertungen u.Ä. zu gewährleisten.
Nach dem Anklicken von "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" ist die Anlage der neuen Person abgeschlossen und der Person wurde eine ZEF Stammsatznummer für die Zeiterfassung zugewiesen.
Das Setzen des Häkchen in der Checkbox "Passwort vergeben" bewirkt, dass dieser Mitarbeiter über das Login via Benutzername und Passwort Zugriff auf seine Zeitdatenverwaltung etc. hat.
Beim erste Anmelden sind vom Mitarbeiter
folgende Daten einzugeben:
Username = Benutzername (Groß/Kleinschreibung
beachten!)
Passwort = Standard-Passwort = ebenfalls Benutzername
(Groß/Kleinschreibung beachten!)
Sobald sich der Mitarbeiter mit diesen Daten eingeloggt hat, wird er vom System zur Wahl eigener Login-Daten aufgefordert.
Achtung! Das bei diesem Schritt selbst gewählte Passwort ist nur dem Mitarbeiter bekannt. Es ist nicht im System abfragbar!
Die erste Anmeldung MUSS über den Browser erfolgen!
Eine Eingabe via App ist nicht möglich!
Sobald das Häkchen gesetzt wurde, ist das Datum dieses Anhakens unter "Zeitpunkt der letzten Passwort-Vergabe" verzeichnet.
Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter dem Register Passwort auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Passwort vergeben und ändern durch den Admin bzw. Passwort ändern (durch den User)
Unter dem Passwortmanager und dem Foto befindet sich der Bereich "Bankkonten".
Durch das Anklicken des Plus-Zeichens öffnet sich das darunter befindliche
Feld.
Klicken Sie bitte auf "Hinzufügen" um zur Eingabemaske zu gelangen.
Die Anlage mehrerer Konten für unterschiedliche Bezugsbestandteile ist möglich.
Bevor Sie mit der Zuweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
Öffnen Sie den Reiter Gruppen.
Sie sehen, dass die zuvor, bei der Anlage der Stammdaten dieser neuen Person, gewählte Gruppe bereits als Organisationseinheit zugewiesen wurde.
Klicken Sie nun den Dropdown-Button links oben im Reiter an, es öffnet sich ein Auswahlmenü.
Wählen Sie bitte "Lose Gruppen".
Sie sehen, dass diese neue Person bereits einer Losen Gruppe zugeordnet wurde, nämlich der Losen Gruppe XXX-ALLE (Alle Mitarbeiter) [XXX = Präfix Ihres Unternehmens], da die Gruppeneinstellung so getroffen wurde, dass automatisch jeder neue Mitarbeiter dieser Gruppe zugeordnet wird. Siehe Neue Gruppe (Abteilung) anlegen / Neue Lose Gruppe anlegen. Damit hat dieser neue Mitarbeiter automatisch einen User-Zugang zur Personalwolke mit den entsprechenden Aktionsberechtigungen.
Es ist absolut notwendig, den Mitarbeiter in die Gruppe XXX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist in der Personalwolke keine Navigation möglich!
(Nutzen Sie auch andere Personalwolke-Programme wie Project-Time oder Travel ist dieser neue Mitarbeiter auch hier automatisch den jeweiligen Losen User-Gruppen zugeordnet, falls Sie bei diesen Gruppen eine entsprechende Einstellung getroffen haben)
Schließen Sie bitte anschließend die Auswahl mit "Speichern" ab.
Hinweis: jedes Hinzufügen einer Gruppe muss mit "Speichern" abgeschlossen werden, damit noch weitere Gruppen hinzugefügt werden können.
Die Zuordnung von (neuen) Mitarbeitern zu Losen Gruppen sollte sich am Personalwolke Time-Berechtigungskonzept orientieren.
Die Gruppe XXX-Admin wird im Normalfall an jene Mitarbeiter
vergeben, die neue Personen in der Personalwolke hinzufügen / bearbeiten bzw.
Gruppen (Abteilungen) im Organigramm erstellen / bearbeiten können sollen.
Die Mitgliedschaft in der Gruppe XXX-Management schaltet
zusätzliche Menüpunkte für Auswertungen / Statistiken frei (wird üblicherweise
an Personalisten / Vorgesetzte vergeben).
Die Zuordnung erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Auswahlliste und Eingabe des Gültig von/Gültig bis-Daten. Erfolgt keine Datumseingabe, wird das Gültig von-Feld mit dem Tagesdatum befüllt, das Gültig bis-Feld mit dem 1.1.3000.
Standardmäßig gibt es, so Sie auch andere Module nutzen, ebenfalls pro Modul drei lose Gruppen:
Z.B. kann eine Mitarbeiter mit entsprechender Funktion zusätzlich zu der Losen Gruppe XXX-ALLE auch der Losen Gruppe XXX-PTM-Admin angehören, d.h. er hat für Personalwolke Protect Time eine Admin-Funktion
Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern".
Möchten Sie den Mitarbeitern zu weiteren losen Gruppen hinzufügen, wiederholen Sie den Vorgang.
In der unteren Tabelle finden Sie die bereits zugewiesenen Gruppen. Durch Setzen des Hackens in der Spalte Löschen und Klicken auf den blauen Button "Speichern", können Sie die Zuweisungen wieder entfernen.
Beispiele
Hinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Gruppe (Organigramm-Gruppe, Lose Gruppe etc.) ist auch über Gruppe bearbeiten / Mitarbeiter hinzufügen möglich.
Weitere Informationen zum Thema Gruppen finden Sie im Handbuch im Kapitel "Gruppen".
Sollte Ihre Organisation über verschiedene Standorte verfügen, so ist es notwendig, einer neu anzulegenden Person vor der Eingabe der Zeiterfassungsdaten einem Standort zuzuordnen, so diese Person zukünftig an einem solchen tätig sein.
Grund: die Region des Standorts definiert, welche Feiertagskalender für diese Person im Reiter "Einstellungen" unter Zeiterfassung/Feiertagskalender zur Auswahl zur Verfügung stehen.
Bevor Sie mit der Zuweisung von Rollen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
Ist die Antwort auf die erste Frage "nein", können Sie diesen Schritt überspringen.
Standardmäßig werden in der Personalwolke folgende Rollen verwendet:
Die Rollen Personal und Vorgesetzter verhelfen dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und schalten zusätzliche Menüpunkte frei. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt, um zu steuern, wer diese Anträge genehmigen muss
Klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Rolleninhaber",
wodurch sich die Eingabemaske öffnet:
 |
| Vergrößern |
Folgende Eingabefelder sind vorhanden und müssen befüllt werden:
Sie können die Rolle auswählen:
= welchen Verantwortungsbereich hat der neue Rolleninhaber?
Auswahlmöglichkeiten:
Sobald Sie die Art des Kompetenzziels ausgewählt haben, können Sie im darunter liegenden Feld eine genaue Auswahl treffen: entweder durch Eingabe des ganzen Namens oder der ersten Buchstaben des Namens und Benutzung durch die Autovervollständigung, oder Sie wählen jemanden bzw. eine Gruppe aus der Liste, die durch das Anklicken der drei Punkte neben dem Eingabefeld aufgeht.
zur Eingrenzung möglicher Zuweisungen. Erfolgt keine aktive Eingabe, werden die Felder mit dem Tagesdatum bzw. dem 01.01.3000 belegt.
Hier ist die einzugeben, welchen Rang der zukünftige Rolleninhaber in Bezug
auf die Rolle hat.
Durch die Eintragung einer Nummer wird bestimmt, in welcher Reihenfolge Aufgaben
und Anträge, die an die Rolle selbst gerichtet sind, den Rolleninhabern vom
System vorgelegt wird.
Dem Ersten in der Reihung (bestimmt durch die Eingabe von "1" in diesem Feld)
werden alle die Rolle betreffenden Anträge als erstes vorgelegt.
Dem Zweiten werden Anträge etc. zugewiesen, wenn der erste Rolleninhaber
verhindert ist. Nach dem Zweiten sind Nummer 3, Nummer 4 usw. dran.
Es ist möglich, in der Reihung einer Rollen-Zuweisung auch Personen und Gruppen
zu mischen!
Die Eingabe der Reihung erfolgt in Form vorm von Zahlen. (1, 2, 3, 4, 5....)
Mit dem Button "+" (Plus) können weitere Rolleninhaber zu der Rolle angelegt werden.
Eine Zusammenfassung zum Thema Reihung finden Sie unter FAQ: Reihung/Reihenfolge von Rolleninhabern.
Mit "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" wird der Vorgang abgeschlossen. Die Zuweisung ist ab dem gewählten "Gültig ab"-Datum wirksam. Haben Sie den Tag, an dem die Eingabe erfolgt, gewählt, ist sie in der Rollen-Übersicht sofort zu sehen.
Beispiele
Hinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Rolle ist auch über Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten ("Über die Person, die die Rolle erhalten soll") möglich.
Anmerkung: die Reiter
sind für die Anlage einer neuen Person nicht relevant oder haben reinen Informationscharakter.
Hat die neue Person Zugriff auf einen Dienstwagen, ist die Erfassung
desselben hier möglich.
Durch das Anklicken von "Fahrzeug hinzufügen" kommen Sie zur
Eingabemaske.
Hier sind folgende Felder zu befüllen
Es können mehrere Fahrzeuge pro Person angelegt werden. Bestehende
Eintragungen können mittels der
Button
und
editiert bzw. gelöscht werden.
Steuerpflichtige Entfernung von Zuhause zur Arbeitsstelle: hier ist die Distanz vom Zuhause des Mitarbeiters aus [in ganzen Kilometern!] anzuführen. Dieser Wert dient als Basis für die Berechnung des steuerpflichtigen Anteils von Reisekosten. Sind Wohn- und Dienstort ident, also die Eingabe "0", ist der gesamte Dienstweg steuerpflichtig.
Folgende Checkboxen sind hier aktivierbar:
Auswahlmöglichkeiten
Achtung: hier bezieht sich die Bezeichnung "Stellvertreter" auf die Rolleneinstellung, nicht auf eine Abwesenheitsvertretung!
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Vererbungsrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden. Wenn die Vererbungsrichtung auf "auf" steht, wird das Organigramm aufwärts nach Stellvertretern durchsucht, bei "ab" abwärts und "keine" gar nicht.
Des Weiteren beinhaltet der Abschnitt folgende Funktionen, die durch Anklicken der jeweiligen Buttons angeregt werden.
Das Groupware-Modul stellt eine Erweiterung für das Time & Attendance Modul dar.
Da das Zeit- und Terminmanagement oft von unterschiedlichen Planungsmedien beeinflusst wird (z.B. Urlaub wird in der Zeiterfassung geplant, eine Dienstreise im Dienstreisemanagement oder ein Mitarbeiter per Planungsmodul ein spezieller Dienst zugeordnet), ermöglicht das dieses Modul eine Synchronisation dieser Terminarten in den Groupware-Kalender. Der persönliche Terminkalender der Mitarbeiter ist somit automatisch immer aktuell und muss nicht manuell durch den Mitarbeiter im Groupware-System gewartet werden.
Durch das Anklicken der Checkbox "aktiviert für Groupware" wird die neue angelegte Person in den die Groupware integriert.
Mit dem Button "Teste Verbindungs-Konfiguration" kann Aktivierung überprüft werden.
Achtung: dieses Feature kann nur aktiviert bzw. getestet werden, wenn die neue Person bereits eine E-Mailadresse in Ihrem Unternehmen hat und diese bereits unter dem Reiter "Stammdaten" eingetragen ist!
Bitte wenden Sie sich hierzu an den Menüpunkt "Konfiguration der Zeiterfassung für eine neu angelegte Person".
Haben Sie die Person bereits angelegt und wollen die Zeiterfassung nachträglich aktivieren, dann finden Sie unter Nachträgliches Aktivieren der Zeiterfassung die dafür notwendigen Informationen.
Hinweis: Werden auch andere Module, z.B. Project-Time verwendet, können sich in der Auswahlliste zum Reiter "Einstellungen" weitere Auswahlpunkte, z.B. "Projektzeit buchen" befinden.