Hier werden die grundsätzlichen Begriffe in Bezug auf Rollen beschrieben. Informationen zur Bearbeitung von Rollen finden Sie unter "Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten".
Eine Rolle umschreibt eine bestimmte
Funktion innerhalb eines Unternehmens (Vorgesetzter, Personal).
Eine Rolle in der Personalwolke dient im Wesentlichen 2 Funktionen:
In der Personalwolke gibt es 2 vordefinierte Rollen, die einzelnen Personen oder Gruppen zugewiesen werden können:
Vorgesetzter und Personal
Die Belegung der Rolle erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe, siehe Kapitel Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten.
Weiters erfüllt die Rolle beim Prozessverlauf (Anträge) bestimmte Funktionen. Hier kann der Rolleninhaber definierte Aktivitäten setzen, wie z.B. einen Antrag genehmigen, ablehnen oder sichten (siehe offene Aufgaben).
Im Gegensatz zu Organisationsstrukturen (Organisationseinheiten, Berechtigungsgruppen) ist eine Rolle für Berichte in Personalwolke Time bzw. HR-Expert nicht auswertbar. Das bedeutet, dass keine Auskunftsfunktionen einer Rolle bei der Abfrage von Informationen berücksichtigt werden können. Um dies zu ermöglichen, müssten die Rolleninhaber in einer Berechtigungsgruppe zusammengefasst werden (z.B.: eine Berechtigungsgruppe Vorgesetzte zu der alle Inhaber der Rolle Vorgesetzter hinzugefügt werden).
Als Kompetenzziel wird eine Person oder Gruppe verstanden, für welche der Rolleninhaber verantwortlich ist, bzw. welche eingesehen werden darf.
Hier gibt es 3 Möglichkeiten: bestimmte PERSON(en), bestimmte GRUPPE(n) (sowohl Organisationseinheiten als auch Berechtigungsgruppen) oder MANDANT. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist möglich, siehe Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten
Im Workflow wird der Begriff Stellvertreter nicht im hierarchischen Sinne verwendet, sondern bezieht sich auf die Berechtigung, die ein Mitarbeiter von einem anderen Mitarbeiter zur Bearbeitung von dessen Workflow-Aufgaben erhält.
Voraussetzung dafür sind zwei Schritte:
1. Die Person, die vertreten soll, muss in der Rollenzuweisung die Nummer 2
in der Reihenfolge zugewiesen bekommen haben
2. Die Person, die die Vertretung durch eine andere wünscht, muss in den
Einstellungen die Genehmigung durch den Stellvertreter aktivieren, siehe
"Einstellungen"
Die Rollenzuweisung ist in Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten beschrieben.
Die Berechtigung des Stellvertreters erfolgt in den Einstellungen unter "Stellvertreter" und ist unter "Einstellungen" beschrieben.
Rollen-Badges erleichtern die Erkennbarkeit bestimmter Rollen in der Personen-Übersicht
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Folgende Rollen sind durch Badges gekennzeichnet:
Die Badges erscheinen in der Personen-Übersicht automatisch, sobald ein Mitarbeiter eine Rolle erhalten oder vererbt bekommen hat. Sie sind nicht veränderbar.