Die Stellvertreterregelung ermöglicht die Definition von Rollenstellvertretern, welche in der Lage sind, Anträge zu bearbeiten. Die Stellvertreterregelung kann während der Abwesenheit von Rolleninhabern genutzt werden (temporäre Stellvertretung), oder aber dauerhaft eingerichtet werden. In diesem Fall erhalten die Stellvertreter all die Anträge, die auch der Rolleninhaber zur Bearbeitung bekommt, und können diesen dadurch entlasten.
Der Stellvertreter wird über die Rolle definiert, durch die Reihung (1. = Vorgesetzter, 2= Stellvertreter, 3, 4= sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).
Zusätzlich kann jeder Rolleninhaber in seinen Persönlichen
Einstellungen bestimmen, ob er eine Stellvertretung wünscht oder nicht.
Die Aktivierung erfolgt in den Persönlichen Einstellungen mit
dem Parameter "Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen".
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten
Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten
Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter
sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss
derzeit auch die Suchrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden:
Die Stellvertreter können unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit bestimmt werden, d.h. Mitarbeiter anderer Gruppen oder Abteilungen können ebenso als Stellvertreter bestimmt werden. Sind mehrere Stellvertreter definiert, bestimmt das System, welcher von ihnen den Antrag zuerst zur Bearbeitung bekommt.
Achtung: haben alle die Stellvertreterregelung auf Ja gestellt, bekommen auch alle den Antrag angezeigt !