Prozesse

Allgemeines

Durch einen Prozess kann man Abläufe in einem Unternehmen abbilden und mit einem Berechtigungsworkflow hinterlegen.
Der Prozessverlauf, Workflow, wird in Prozessschritten abgebildet. Jeder der Prozessschritte setzt eine Aktivität fest (Genehmigen oder Ablehnen), welche vom Rolleninhaber vorgenommen werden muss.

Die Prozessdefinitionen basieren auf 6 Formulartypen:

Die Formulare können mehrfach (mit unterschiedlichen Parametern/Konfigurationen) für die Abbildung unterschiedlicher Prozesse verwendet werden (z.B. Fehlzeitformular in 2 Ausprägungen: Urlaub, Zeitausgleich). Es empfiehlt sich jedoch, Prozesse, die denselben Ablauf haben und das selbe Formular verwenden, zu einem Prozess zusammenzufassen.

Übersicht Prozessdefinitionen

Durch den Menüpunkt Workflow > Prozessdefinitionen gelangt man zur Übersicht aller bestehenden Prozesse.

In der Überschrift findet man den Prozess-Namen, eine Beschreibung (optional einzugeben), um welche Version es sich handelt sowie die letzte Update-Zeit.

Prozessdefinitionen

Anlegen einer neuen Prozessdefinition

Um einen neuen Prozess anzulegen klickt man auf die Buttonleiste "Neue Prozessdefinition". Anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder:

prozess_neu

Reiter Allgemeines

Prozessdefinition_Allgemein

Workflowschritte

In den Workflow-Schritten werden die sequentiellen Bearbeitungs- und Sichtungsschritte definiert, welche das Formular während des Prozesses durchlaufen muss. Es handelt sich dabei immer um einen sequentiellen Workflow, in welchem ein Schritt nach dem anderen von unterschiedlichen Bearbeitern ausgeführt wird. Pro Workflow-Schritt ist eine Aktion zu setzen: entweder Genehmigung (bei Ablehnung durch den Verantwortlichen kann dies zum Abbruch des Prozesses führen), oder eine Sichtung (welche keinen Einfluss auf den weiteren Prozessverlauf hat).
Zusätzlich kann hier festgelegt werden, ob der Bearbeiter in diesem Schritt den Antrag bearbeiten darf oder nicht.

Mittels der Option "Automatisch Genehmigen/Sichten" kann pro Workflow-Schritt festgelegt werden ob im Falle einer Übereinstimmung von Antragsteller und Bearbeiter der entsprechende Schritt vom System automatisch durchgeführt werden soll.

prozess_workflow

ACHTUNG: ist bei dem Prozess kein Genehmiger vorgesehen (Antrag wird vom Autor automatisch genehmigt > siehe Punkt "Automatisch Genehmigen / Sichten) sollte keine Eskalation eingestellt werden, da der Prozess sonst nicht lauffähig ist. 

Prozess - Einstellungen

Der Reiter Einstellungen aus Gründen der Übersichtlichkeit zusätzlich in weitere Reiter unterteilt.
Da die Parameter bei den einzelnen Formularen variieren, finden Sie eine genauere Beschreibung zum Reiter Einstellungen bei den einzelnen Formulartypen

prozess_einstellungen_fehlgruende

Kontextmenü

Dieser Parameter ermöglicht die Verlinkung des Formulars mit z.B. dem Kalender oder Journal (oder anderen Aktionen). Diese Verlinkung wird dann in den Workflow-Listen (Offene Anträge oder Offene Aufgaben, ...) sichtbar. Weiters kann man direkt aus dem Journal oder Kalender (Gruppenkalender) in den jeweiligen Prozess springen (beispielsweise in einen Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur o.a.).

Prozess_Kontextmenue

Wichtig in diesem Zusammenhang ist:

Das Ergebnis kann beim User (Ansicht Monatsjournal) folgendermaßen aussehen:

kontex_zeitkorr_journal

Oder in den Workflow-Listen:

prozess kontextmenü ergebnis
Vergrößern

Die zwei Pfeile nach unten symbolisieren, dass ein Kontextmenü vorhanden ist. Per Mausklick (rechte Maustaste) kann die Aktion ausgeführt werden, wobei die Aktion auch in einem neuen Fenster gestartet werden kann (Symbol auf der rechten Seite).

Wichtige Kontextmenüparametrierungen:

Nr.

Aktion

Parameter

Code

1

ta_getGroupCalender.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900)
#set($par_month=$from_date.getMonth()+1)
$cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

2

ta_getCalender.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

3

ta_getJournal.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

Mailverständigung

Bei jedem Workflow-Schritt kann der nächste Bearbeiter im Prozess eine Mailverständigung erhalten, welche ihn darüber informiert, dass eine Aktivität zu setzen ist. Der Text der Mailverständigung kann pro Prozess individuell festgelegt werden. Reicht der Standard-Mailbenachrichtigungstext nicht für einen Prozess aus, kann dieser hier übersteuert werden.

prozess_mail2

Es ist möglich in diesem Mail mittels Platzhalter über die Templatingsprache "Velocity" (Siehe: http://velocity.apache.org) auf alle Prozess-Variablen zuzugreifen. Des weiteren sind folgende Platzhalter verfügbar:

Name

Bedeutung

Problematik

$poService.getPerson($process_author_workflowid).getFullName()

Name des Antragstellers

Vorsicht bei Copy/Paste des Parameters, vorher am besten in Texteditor pasten damit keine Styles von Editor übernommen werden

${from_date}

Datum der Erstellung des Antrages

Datum wird mit Uhrzeit angezeigt (zur Zeit nicht formatierbar)

${absence_code}

Fehlgrund

${process_author_group}

Gruppe des Antragstellers

${description}

Beschreibungsfeld des Antrages

appCtx

Der Spring ApplicationContext, mit welchem auf alle Services zugegriffen werden kann.

poService

Der Spring ApplicationContext, mit welchem auf alle Services zugegriffen werden kann.

Der Webdesk-Benutzer kann in seinen individuellen Webdesk-Einstellungen entscheiden, ob er Mailbenachrichtigungen erhalten möchte oder nicht.

Hilfetexte

Bei jedem Prozess (Formular) kann ein entsprechender Hilfetext angelegt werden.

prozess_hilfe

Änderung bereits bestehender Hilfetexte

Um bereits bestehende Hilfetexte zu ändern geht man in die entsprechende Prozessdefinition hinein, und wählt den Reiter "Hilfetexte".
Der Text kann dann entweder geändert werden, oder komplett gelöscht, und durch einen neuen Hilfetext ersetzt werden.

Verknüpfung des Prozesses mit dazugehöriger Aktion

Neu angelegte Prozesse müssen mit Aktionen verknüpft werden, damit sie in den Menübaum eingepflegt werden können.
Hierzu wird eine neue Prozessreferenz angelegt, welche mit dem Prozess verknüpft (Prozess Definitions-ID) wird. Diese kann dann in den Menübaum integriert werden, und wird somit für den Benutzer sichtbar.

Die Aktion ist solange nicht lauffähig, bis eine Prozessdefinition (ProzessDef-ID) gewählt wurde > dies erfolgt im Reiter Einstellungen.

Reiter Einstellungen

Reiter Berechtigungen

Hier erfolgt die Vergabe der Berechtigungen, d.h. es wird bestimmt, wer das Formular einsehen soll (alle, bestimmte Personen oder bestimmte Gruppen), für wen soll der Antrag gestellt werden dürfen (nur für die eigene Person, für die eigene abteilung, für alle Mitarbeiter), und die Gültigkeit der Berechtigung (auch temporär eingeschränkter Zugang zum Formular ist möglich).

Reiter Textmodule

Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen", danach kann die Aktion im Menübaum zugeordnet werden.

Integration neuer Prozesse im Menübaum

Um die neu angelegte Prozessreferenz im Menübaum einpflegen zu können kann entweder ein neur Orner angelegt werden, in welchen die Prozessreferenz reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.

Um die Prozessreferenz zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt > Aktionslink hinzufügen.

Menue_Aktionslink_Neu

Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen.

Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.

Bearbeiten eines bestehenden Prozesses

Um einen bestehenden Prozess bearbeiten zu können klickt man die Prozessübersicht (Menüpunkt Prozesse), wählt den gewünschten Prozess aus, indem man auf das Editiericon in der entsprechenden Zeile klickt.

Nachdem man so zur Detailansicht einer Prozessdefinition gelangt ist, kann man gewünschte Änderungen vornehmen:

Änderungen im Prozessverlauf - Workflow-Schritte

Soll die Reihenfolge der Workflow-Schritte geändert werden, kann dies mit Hilfe der Pfeiltaste durchgeführt werden. Einfach mit "Hinauf" oder "Hinunter" an die gewünschte Stelle verschieben, Speichern.

Sollen neue Workflow-Schritte hinzugefügt werden, mit z.B. einer neuen Rolle, so klickt  man auf die

Wie kann man festestellen, wo sich ein Antrag befindet (Überprüfung des Workflow-Verlaufes)

Als Administrator kann man in den Workflow-Listen nach dem entsprechenden Antrag (Prozess) suchen.

Ist der Antrag noch nicht abgeschlossen, wählt man am besten die Liste "Offene Aufgaben", und sucht mit Hilfe der Filterkriterien nach dem gewünschten Antrag:
Die Suche wird mit Hilfe des Parameters Filter einblenden durchgeführt. Es kann nach folgenden Parametern gesucht werden:

Entspricht der gesuchte Antrag den Kriterien, wird er in der Liste angezeigt. So sieht man auf einen Blick, bei wem der Antrag gerade liegt, bzw. welche Aktivität gesetzt werden soll (Genehmigen/Ablehnen, Antrag bearbeiten, Reiseabrechnung befüllen, etc.).
In der Spalte "Verlauf" wird der bisherige Verlauf des Antrages angezeigt.

Offene_Aufgaben

Start neuer Editor

Hier wird ein Java-Programm vom Server herunter geladen. Mit diesem Programm können Prozesse erstellt, geladen und weit über die Möglichkeiten der webbasierten Prozessdefinition bearbeitet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Menüpunkt Together Workflow Editor.

Upload XPDL

Hier können Files, welche eine Prozessdefinition enthalten, auf den Server geladen werden.