Überstundenauszahlung

Allgemeines

Die nachfolgende Dokumentation beschreibt die Parametrierung der Überstundenauszahlung per Webdesk / IF6020. Es ist empfehlenswert den hier beschriebenen Vorgang einzusetzen, wenn es Mitarbeiter in einer Firma gibt, die Überstunden ausbezahlt bekommen.

Voraussetzungen

Im System IF6020 muss eine Überstundenbewertung implementiert sein. Der hier beschriebene Prozess betrifft nur den Überstundenauszahlungsworkflow. In der geringsten Ausbaustuffe muss mindestens ein Korrekturkonto im System 6020 vorhanden sein, dass als Korrekturkonto im Überstundenauszahlungsprozess fungiert. Die eigentliche Abbuchung des auszuzahlenden Betrages vom Saldo bzw. auch den Überstundenkonten muss innerhalb der IF6020 Abrechnung geregelt werden. Es empfiehlt sich deshalb bevor der Überstundenauszahlungsworkflow im Webdesk implementiert wird, die aktuelle IST-Situation zu analysieren und möglicherweise so anzupassen, dass der WORKFLOW Überstundenauszahlungsprozess eingesetzt werden kann.

Implementierung

Um den Prozess "Überstundenauszahlung" einzurichten, geht man am besten wie folgt vor:

1. Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses
2. Erstellen der notwendigen Auswertungsansichten für Vorgesetzten, Personal und Mitarbeiter Konfiguration
3. Einrichtung des Jobs der automatisch monatlich/quartalweise die Prozesse für die betroffenen Mitarbeiter erstellt
4. Einpflegen im Menübaum

1. Einrichtung des Überstundenauszahlungsprozesses

• Menüpunkt Workflow > Prozessdefinitionen > Neue Prozessdefinition

Folgende Felder und Parameter müssen belegt werden:

• Name > Vergabe eines eindeutigen Names für den Prozess
• Autor informieren > Immer >> dadurch bekommt der Antragsteller den Prozess nach jeder Workflow-Instanz zur Sichtung
• Automatisch genehmigen/sichten > Nein
• Eingabe von Kommentar / Beschreibung notwendig > Nein
• Formulartyp > Kontokorrektur
• nicht in ToDo-Liste anzeigen

Reiter Workflowschritte

• Name
  Selektion der Rolle
• Aktion
  Genehmigen oder sichten
• Bearbeitbar
  Ja >> bei Genehmigen
• Sofortiger Abbruch bei Ablehnung
  Bei Ja wird der Prozess nicht an die nächste Instanz weitergeleitet, sondern abgebrochen
• Automatisch genehmigen oder sichten
  kommt ein Rolleninhaber öfters im Prozess vor, so kann durch diesen Parameter seine erste Entscheidung immer wieder übernommen werden.
• Auswahl Rolleninhaber bei Prozesstart notwendig
• automatische Aktion
  Wird die Aktion nicht vom Rolleninhaber editiert, so wird die eingestellte automatische Aktion durchgeführt: "automatisch Genehmigen" oder "automatisch Ablehnen"
• nach Tagen - Angabe des Zeitraumes (in Tagen), nach welchem die automatische Aktion stattfinden soll
• nicht in ToDo-Liste anzeigen
  Die Checkbox sollte auf Ja gestellt sein, damit die ansicht in einem separaten Menüpunkt dargestellt wird

Reiter Einstellungen

• Konto
  IF-6020 Konto, welches korrigiert wird
• Beschriftung
  Mit einer Eingabe kann die Konten-Beschriftung übersteuert werden
• Anzeige
  Industrie- oder Normalminuten
• Änderung
  Änderung absolut oder relativ
• absolut: Konto wird auf den eingegebenen  Wert geändert
• relativ: Konto wird um den eingegebenen wert geändert
• min. Wert / max. Wert
  Bestimmung des Minimalwertes und Maximalwertes: mögliche Selektion Wert oder Konto
• Wert - eine beliebige Ziffer kann eingegeben werden;
• Konto - Selektion des gewünschten Kontos
• Datumsvorgabe
  In der Benutzermaske kann ein Datum vorbefüllt werden. Mögliche Auswahl: keine Vorgabe, Datum mit Ultimo des letzten Monats vorbefüllen, Datum mit Ultimo des letzten Quartals vorbefüllen.
• Datum editierbar
  Ist die Check-Box angehakt,darf das Datum durch den Antragssteller editiert werden
• Alternativtext Eingabefeld
  z.B. Betrag - Text, der im Eingabefeld erscheinen soll
• Konto
  Auswahl des Kontos, welches zur Information angezeigt werden soll (es können mehrere Konten gleichzeitig angezeigt werden)
• Beschriftung
  Beschriftung, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
• Anzeige
  Anzege in Normal- oder Industrieminuten
• Hinzufügen
  Weitere Kontenwerte können durch anklicken hinzugefügt werden
• Löschen
  Durch anklicken der Löschen-Schaltfläche und anschließendes Speichern wird der selektierte Kontowert gelöscht
• Speichern, Speichern & Schließen

Konfiguration

• Menü und Aktionen > Aktionen > Suche nach Aktion ta_editRebooking
• Neue Konfiguration
• Name
• Überschrift
• Speichern

Reiter Berechtigungen

Die Aktionsberechtigung wird im Reiter Berechtigungen festgelegt

• Typ >> Rollenberechtigung
• Rolle >> Vorgesetzter, Personal, ...
• Einsichtserlaubnis >> gemäß der Rollenkompetenz

Konfigurationsdetails bearbeiten

• Prozess
  Selektion der Prozessdefinition
• Eingabetyp
  Industrie- oder Normalminuten
• Vorgabewert
  Mindestwert, Wert aus Antrag, Maximalwert
• Typ
  Mögliche Selektion Personenfelder aus Zeitwirtschaft oder Konto-Werte
• Konto / Feld
  Selektion des Feldes oder Wertes (abhängig vom Typ)
• Überschrift
  Überschrift, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
• Anzeigetyp
  Industrie- oder Normalminuten
• Spalte hinzufügen
  Durch anklicken können Spalten hinzugefügt werden
• Spalte entfernen
  Durch anklicken wird eine Spalte entfernt
• Hinauf / Hinunter
  Reihung hinauf/hinunter
• Speichern oder Speichern & Schließen

Einrichtung der Jobs

Job Erstellung Umbuchung

• Der Job Erstellung Umbuchung definiert, wo überall nach Informationen gesucht werden soll: Mandanten, Gruppen. 
• Dieser Job leitet sich vom Job Create Rebooking ab (= Konfiguration des Jobs CreateRebooking).
• Ist der Job aktiv, erstellt er einen Prozess, der bei den Mitarbeitern einen Antrag (z.B. Überstundenauszahlung) generiert. Dieser Antrag kann dann vom Mitarbeiter editiert werden, geht entsprechend dem Workflow-Verlauf an die nächste Rolle, welche ebenfalls editieren kann, bis er schließlich in der Ansicht erscheint.
• Menüpunkt Einstellungen > Jobs > Neue Konfiguration

• Jobkonfiguration abgeleitet von Job >> create Rebookings selektieren
• Name >> ErstellungUmbuchungen
• Aktiv - Ja
• Beschreibung

Reiter Trigger - bestimmt wie oft und wannd er Job laufen soll

Reiter Jobkonfiguration

• Prozess
  Verknüpfung mit dem entsprechenden Prozess
• Mandant
  Selektion des Mandanten
• Gruppen
  Selektion der entsprechenden Gruppen (> von wo soll die Information geholt werden)

Tipp: Mit der STRG-Taste können mehrere einzelne Gruppen auf einmal selektiert werden: STRG-Taste gedrückt halten, Gruppen mit der Maus selektieren, anschließen auf > klicken.

Mit der >> Taste werden alle Gruppen übernommen; mit << werden alle Gruppen wieder zurückgenommen; Mit > wird nur eine einzelne Gruppe übernommen.

Job WFCheckLimits

Dieser Job überprüft Anträge, die genehmigt werden müssen.

• Menüpunkt Einstellungen > Jobs > Neue Konfiguration

• Name - WfCheckLimits
• Aktiv - Ja
• Beschreibung eingeben
• Trigger einrichten

Einpflegen im Menübaum

• Menüpunkt Menü & Aktionen > Menübaum
• Menü von - Selektion des Mandanten
• ev. Ordner erzeugen > dient als Überschrift im Menübaum
• an gewünschter Stelle klick mit rechter Maustaste > Menüeintrag erzeugen

• Selektion des Menü-Eintrages (Aktion)

• ev. Reihung verändern (hinauf/hinunter, an den Beginn/ans Ende reihen)
• Speichern