Anwesenheitstableau

Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer die An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern entweder direkt über Namenssuche oder über Abteilungen abfragen.

Je nach vorab definierter Berechtigung wird das Organigramm angezeigt. Das Organigramm zeigt die Organisationsstruktur eines Unternehmens an.

• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen die Untereinheiten. Einheiten können Abteilungsnamen oder Kostenstellenbezeichnungen sein.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt.
• Durch Anklicken der Abfrage Schaltfläche wird die Suche gestartet.

• Gruppierung
  Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.
• Keine Gruppierung: es werden alle Benutzer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
• 1. Level: es werden alle selektieren Gruppen und Benutzer unterhalb des 1. Knotenpunktes gruppiert und dann angezeigt 

• Beispiel:

  Selektion von Gruppe SA01 --> Mitarbeiter werden unter G01 dargestellt, da G01 oberster Kontenpunkt im Organigramm

• 2. Level: analog dem 1. Level werden hier alle User unterhalb des 2. Knotenpunktes angezeigt.
• 3. Level: analog dem 1. und 2. Level
• Filter
  Mit diesem Parameter kann gezielt nach folgenden Kriterien gesucht werden: nur Anwesende, nur Abwesende, nur Fehlgründe, keine Einschränkung.
• nur Anwesende > es werden nur anwesende Kollegen im Anwesenheitstableau angezeigt
• nur Abwesende > nur abwesende Kollegen werde angezeigt
• nur Fehlgrund > hier werden nur Kollegen angezeigt, welche einen Fehlgrund eingebucht haben (z.B. Dienstgang, Krank, Urlaub etc.)
• keine Einschränkung > wird dieser Parameter abgefragt, werden alle Kollegen angezeigt, für die man die Einsichtsberechtigung besitzt.
• Auswahlbaum
  Dieser Parameter bietet folgende Auswahl: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.
• Gruppen mit Einsichtsberechtigung:  zeigt alle Gruppen an, die der Benutzer zu sehen berechtigt ist.
• Alle Gruppen: zeigt alle Gruppen des Unternehmens an, auch wenn der Benutzer nicht berechtigt ist, alle abzufragen.
• Suche
  Wird ein  Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Anfangsbuchstaben zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien, als auch Vornamen.
• Auswahl
  Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.
• Organigramm
• Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken der grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3)> werden alle Vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols werden.... angezeigt. Durch neuerliches Anklicken verschwinden die Detailinfos
• Durch Anklicken der Abfrage Schaltfläche wird die Suche gestartet.
• Favoriten
  Mit Hilfe dieses Parameters kann jeder Benutzer eine eigene Favoritenliste erstellen, welche sowohl Personen als auch Gruppen enthalten kann, die  häufig abgefragt werden. Die Favoritenliste kann jederzeit angepasst werden.

• 

• Um eine Person zur Favoriten-Liste hinzuzufügen > blauen Pfeil anklicken > Person selektieren > "Hinzufügen" Schaltfläche anklicken
• Die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der Pfeiltasten jederzeit verändert werden
• Möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf das rote Lösch-Symbol rechts neben dem Namen.
• Genauso ist mit Gruppen zu verfahren.

Die Anwesenheitsliste zeigt die gewählte Gruppe, die Namen der Personen, die der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes Kreuz bei Abwesenheit, Fehlgrund), Informationen über die letzte Buchung, die Terminalnummer, bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund sowie die Dauer der Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, ...).

• Name
  Hier scheinen die Namen der Personen auf, die zur ausgewählten Gruppe dazugehören.
• Status
  Rotes Kreuz bedeutet abwesend, grüner Haken anwesend.
• Buchung
  Wann wurde der letzte Buchungsvorgang durchgeführt
• Terminalnummer
  Gibt an, an welchem Terminal sich die betreffende Person eingebucht hat
• Fehlgrund
  Beispiel: Urlaub, Krank, Dienstgang
• von - bis
  Zeitraum der Abwesenheit (Urlaub, Krank, Dienstgang,...)
• Mitteilung
  In dieser Spalte erscheint jene Meldung, die der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung eingibt (Bsp. Besuch beim Kunden, Besprechung, etc.)
• Groupware-Termine
  Optional (bei vorhandenem Modul Calendaring) könnten hier auch Groupware-Termine aus dem Lotus Notes bzw. Outlook Kalender angezeigt werden.

Die oben aufgelisteten Spalten sind beispielhaft zu sehen und können von Installation zu Installation unterschiedlich sein, da das Layout über die Konfiguration vom Administrator individuell anpassbar ist.

In der Zusammenfassung finden sich nochmal die Informationen über Anzahl der angezeigten Angestellten, eventuell die Anzahl der ausgewählten Gruppen sowie der Name der Gruppe. Die Zusammenfassung kann optional auch ausgeblendet werden.