Mit einem Workflow wird der Verlauf eines Prozesses (Antrages) bestimmt, ebenso die Personen (Rollen), die an diesem Prozess teilnehmen sollen (z.B. Vorgesetzter, Personalabteilung etc.).
Die Gestaltung und Definition eines Workflow-Verlaufes erfolgt über definirete Standard-Formulartypen, welche bestimmte Daten beinhalten (diese werden in WF Variablen gespeichert). Der Verlauf eines Antrages wird in einzelne Prozessschritte unterteilt, und kann z.B. wie folgt aussehen:
Jeder Prozessschritt setzt eine Aktivität fest, welche vom definierten Rolleninhaber vorgenommen werden muss, damit der Verlauf weitergehen kann.