Neue Prozessdefinition

Um einen neuen Prozess anzulegen klickt man auf die Buttonleiste "Neue Prozessdefinition". Anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder:

Allgemeine Bestandteile

Prozess_AllgemeineBestandteile

Diese Aktion im Reiter Allgemein bezieht sich auf Anträge, die bei dem Antragsteller als Entwurf gespeichert werden. Ist die Frist abgelaufen so wird der Antrag zum Nächsten im Prozess weitergeleitet. Danach werden nur mehr den Workflowschritten zugeordnete automatische Aktionen berücksichtigt.

Dieses Feature funktioniert  nur, wenn der Job WfCheckLimits regelmäßig läuft; in den Systemparametern "Shark Properties > additional properties" muss folgende Zeile abgeändert werden: LimitAgentManagerClassName=at.workflow.webdesk.wf.sharkimpl.extensions.StandardLimitAgentManager

Workflowschritte

Hier wird der Verlauf des Prozesses mit unterschiedlichen Rolleninhabern belegt. Der Prozessverlauf wird individuell an das Unternehmen angepasst.

ACHTUNGist bei dem Prozess kein Genehmiger vorgesehen (Antrag wird vom Autor automatisch genehmigt > siehe Punkt automatisch genehmigen / sichten) sollte keine Eskalation eingestellt werden, da der Prozess sonst nicht lauffähig ist. 

Einstellungen

Der Reiter Einstellungen aus Gründen der Übersichtlichkeit zusätzlich in weitere Reiter unterteilt:

Fehlgründe

In diesem Reiter werden die erforderlichen Fehlgründe bestimmt.
Um einen neuen Fehlgrund hinzuzufügen, klickt man auf "Hinzufügen", selektiert den gewünschten Fehlgrund aus dem Kontextmenü. Die Reihung der Fehlgründe erfolgt mittels der Pfeiltasten. Soll ein Fehlgrund gelöscht werden, so wird die CheckBox neben diesem Fehlgrund angehakt, abschließend auf die Schaltfläche "Löschen" klicken, Speichern.

Fehlgrundeinstellungen

Diese Einstellungen kommen nur im Fehlzeitantrag vor;

Validierung

Die Validierung dient der Einschränkung des Überprüfungszeitraumes, in welchem sich ein bestimmter Prozess befindet (in die Vergangenheit oder Zukunft, abhängig vom Formulartyp).

Tägliche Berechtigungen

Dieser Parameter ist nur in bestimmten Konstellationen sinnvoll, z.B. wenn mit bestimmten Fehlgründen Berechtigungen miteingetragen werden sollen.
Beispiel: für einen Zeitausgleich-Antrag wird im Zeitwirtschaftssystem mit einem definierten Konto geprüft, ob genug Stunden vorhanden sind. Falls Nein, wird eine Unregelmäßigkeit gesetzt. Mit der Berechtigung im Prozess wird diese Unregelmäßigkeit deaktiviert.

Spezial

Kontextmenü

Dieser Parameter ermöglicht die Verlinkung zwischen einem Antrags-Formular und beispielsweise dem Kalender oder Journal (oder anderen Aktionen). Diese Verlinkung wird dann in den Workflow-Listen (Offene Anträge oder Offene Aufgaben, ...) sichtbar.

Weiters kann man über das Kontextmenü direkt aus dem Journal oder Kalender (Gruppenkalender) in den jeweiligen Antrag springen (beispielsweise in einen Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur o.a.).

Wichtig in diesem Zusammenhang ist:

Kontextmenü in einem Prozess

Links wird die gewünschte Aktion ausgewählt, also z.B. die Konfiguration eines Journals, Kalender, Gruppenkalender etc. (Dropdown-Liste liefert alle vorhandenen Aktionen und Konfigurationen).

Rechts wird der Parameter konfiguriert. Unten sind einige Hilfsvariablen bzw. Kontextmenüpatametrierungen aufgelistet.

Beispiele für Hilfsvariablen, wichtige Kontextmenüparametrierungen:

Nr.

Aktion

Parameter

Code

1

ta_getGroupCalender.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900)
#set($par_month=$from_date.getMonth()+1)
$cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

2

ta_getCalender.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

3

ta_getJournal.cact

?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth

#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}|$cmonth=${par_month}|$cuid=${process_author_workflowid}

Kontextmenü in einer Aktion / Konfiguration

In der Konfigurationsansicht der jeweiligen Aktion kann das Kontextmenü hinterlegt werden:

Aktion_Kontextmenue_Allgemein
Vergrößern

Das Ergebnis kann beim User (Ansicht Monatsjournal) folgendermaßen aussehen:

Beispiel in einer Workflow-Liste:
Die zwei Pfeile nach unten symbolisieren, dass ein Kontextmenü vorhanden ist. Per Mausklick (rechte Maustaste) kann die hinterlegte Aktion ausgeführt werden, wobei die Aktion auch in einem neuen Fenster gestartet werden kann (Symbol auf der rechten Seite).

Click to enlarge

Mail

Bei jedem Workflow-Schritt kann der nächste Bearbeiter im Prozess eine Mailverständigung erhalten, welche ihn darüber informiert, dass eine Aktivität zu setzen ist. Der Text der Mailverständigung kann pro Prozess individuell festgelegt werden. Reicht der Standard-Mailbenachrichtigungstext nicht für einen Prozess aus, kann dieser hier übersteuert werden.
Die Standard-Mailbenachrichtigung wird in den Systemparametern definiert:

wf 

WfProcessDefinitionDAOTarget 

defaultMailBody 

wf 

WfProcessDefinitionDAOTarget 

defaultMailSubject 

Prozess_Mailbenachrichtigung

Es ist möglich in diesem Mail mittels Platzhalter über die Templatingsprache "Velocity" (Siehe: http://velocity.apache.org) auf alle Prozess-Variablen zuzugreifen. Des weiteren sind folgende Platzhalter verfügbar:

Name

Bedeutung

Typ

appCtx

Der Spring ApplicationContext, mit welchem auf alle Services zugegriffen werden kann.

Object

poService

PoOrganisationService mit welchem auf alle Organisationsrelevanten Methoden zugegriffen werden kann

Object

Hilfe

Bei jedem Prozess (Formular) kann ein entsprechender Hilfetext angelegt werden. Dieser Hilfetext erscheint dann im Formular und dient als Ausfüll-Hilfe für den Benutzer.

Prozessreferenz - Verknüpfung des Prozesses mit dazugehöriger Aktion

Neu angelegte Prozesse müssen mit Aktionen verknüpft werden, damit sie in den Menübaum implementiert werden können.
Hierzu wird eine neue Prozessreferenz angelegt, welche mit dem Prozess (Prozess Definitions-ID) verknüpft wird. Diese kann dann in den Menübaum integriert werden, und wird somit für den Benutzer sichtbar.

Menüpunkt Aktionen > Neue Aktion wählen

Die Aktion ist solange nicht lauffähig, bis eine Prozessdefinition gewählt wurde > dies erfolgt im Reiter Einstellungen.

Reiter Einstellungen

Reiter Berechtigungen

Hier erfolgt die Vergabe der Berechtigungen, d.h. es wird bestimmt, wer das Formular einsehen soll (alle, bestimmte Personen oder bestimmte Gruppen), für wen soll der Antrag gestellt werden dürfen (nur für die eigene Person, für die eigene Abteilung, für alle Mitarbeiter im Unternehmen), und die Gültigkeit der Berechtigung (auch temporär eingeschränkter Zugang zum Formular ist möglich).

Reiter Textmodule

Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen", danach kann die Aktion im Menübaum zugeordnet werden.

Integration neuer Prozesse im Menübaum

Um die neu angelegte Prozessreferenz im Menübaum implementieren zu können kann entweder ein neuer Ordner angelegt werden, in welchen die Prozessreferenz reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.

Um die Prozessreferenz im Menübaum zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt  Aktionslink hinzufügen.

Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen!

Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.