Vergleichsreport

Dieser Leitfaden beschreibt den Weg von "neuer Kunde" bis zur ersten Abrechnung – die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut. Für Neueinrichtungen unterstützt der Mandanten-Setup-Assistent mit einem eigenen Payroll-Services-Schritt; alle Einstellungen sind aber auch einzeln über die genannten Masken pflegbar.

1. Anbieter anlegen

Der Lohnverrechnungs-Dienstleister braucht einen eigenen Webdesk-Mandanten (dort arbeiten seine Consultants). Anschließend unter ps_editProvider den Anbieter anlegen und mit diesem Mandanten verknüpfen – pro Mandant ist nur ein Anbieter zulässig.

2. Abrechnungssystem anlegen

Unter ps_editSystem das System des Anbieters anlegen: Typ wählen This guide describes the path from "new customer" to the first accounting – the order is deliberately chosen so that each step builds on the previous one. For new installations, the client setup wizard assists with a dedicated payroll services step; all settings can also be maintained individually through the forms mentioned.

1. Create the provider

The payroll service provider needs its own Webdesk client (its consultants work there). Then create the provider under ps_editProvider and link it to that client – only one provider is allowed per client.

2. Create the payroll system

Under ps_editSystem, create the provider's system: choose the type (BMD NTCS, DATEV, ...), dem Anbieter zuordnen und die fünf Schnittstellen-Konnektor-Links hinterlegen. Die Konnektor-Strecken selbst (Quelle → CSV-Ziel) müssen zuvor in der Konnektor-Verwaltung existieren.

3. Lohnarten definieren

Die Lohnarten anlegen (fix/variabel/Fehlzeit), dem Abrechnungssystem mit den korrekten Exportcodes zuordnen und die Bewertungslogik (manuell/berechnet) festlegen. Codes von Anfang an stabil wählen.

4. Kunden-Mandanten konfigurieren

In der Mandantenverwaltung, Reiter "Gehaltsabrechnungsdienste":

• Firmennummer (clientPayRollId) – der Schlüssel des Mandanten im Abrechnungssystem; ohne sie funktionieren weder Stammdaten-Export noch SV-Meldungen.
• Abrechnungssystem zuordnen.
• Überweisungstag im Monat und optional "Prüfung durch Mandanten-HR-Admin" aktivieren.
• Die Lohnarten des Mandanten auswählen und reihen (bestimmt die Reihenfolge in der Abrechnungsmaske).

Achtung: Ein späterer Wechsel des Abrechnungssystems entfernt Lohnarten-Zuordnungen, die im neuen System fehlen.

5. Rollen besetzen

Die im Setup konfigurierten Rollennamen für Consultant und Manager des Anbieters (sowie ggf. den HR-Admin des Mandanten) mit Personen besetzen. Zusätzlich prüfen, wer die in den PS-Optionen definierten Update-/Delete-Admin-Rollen trägt.

6. Prozessdefinition bereitstellen

Die kundenspezifische Gehaltsverrechnungs-Prozessdefinition gemäß der Referenz erstellen bzw. anpassen und über die Prozessverwaltung importieren. Für Ein-/Austritte die SV-An- und Abmeldeprozesse importieren.

7. Berechtigungen und Optionen prüfen

• Einsichtsberechtigungen auf ps_showSalaryAccounting (steuern, wessen Abrechnungen ein Benutzer sieht) und die Aktionsberechtigungen der Pflege-Masken vergeben.
• Die PS-Optionen prüfen: Admin-Rollen, CSV-Locale/Encoding, ggf. Jahresordner für Gehaltszettel.
• Optional das Vollständigkeits-Skript für Personendaten hinterlegen, damit fehlende Angaben vor der ersten Abrechnung auffallen.

8. Erste Abrechnung – Checkliste

assign it to the provider and configure the five interface connector links. The connector routes themselves (source → CSV target) must already exist in connector administration.

3. Define wage types

Create the wage types (fixed/variable/absence), assign them to the payroll system with the correct export codes and define the valuation logic (manual/calculated). Choose stable codes from the start.

4. Configure the customer client

In client administration, tab "Payroll services":

• Company number (clientPayRollId) – the client's key in the payroll system; without it, neither the master-data export nor the social security notifications work.
• Assign the payroll system.
• Set the day of month for money transfer and optionally enable "check by client HR admin".
• Select and rank the client's wage types (determines the order in the accounting form).

Caution: switching the payroll system later removes wage-type assignments missing in the new system.

5. Fill the roles

Assign persons to the role names configured during setup for the provider's consultant and manager (and, if used, the client's HR admin). Also check who holds the update/delete admin roles defined in the PS options.

6. Provide the process definition

Create or adapt the customer-specific salary accounting process definition according to the reference and import it via process administration. For entries/exits, import the social security registration/deregistration processes.

7. Check permissions and options

• Grant view permissions on ps_showSalaryAccounting (controlling whose accountings a user sees) and the action permissions of the maintenance forms.
• Review the PS options: admin roles, CSV locale/encoding, optionally the per-year payslip folder.
• Optionally configure the completeness check script for person data so that missing information surfaces before the first accounting.

8. First accounting – checklist

1. Create an accounting for the test month – do all expected persons appear with their wage-type positions?
2. Generate the difference list – does the master-data file arrive in the raw files tab? (Error "Client not correctly configured ..." → Schritt check step 4 prüfen.)
3. Test the CSV -Exporte testen – stimmen Exportcodes, Zahlenformat und Encoding für das Zielsystem? (Fehler exports – are export codes, number format and encoding correct for the target system? (Error "No connectorLink could be found ..." → Schritt 2 bzw. PS-Optionen prüfen.)
4. Freigabelauf durch alle Rollen spielen – sind die Tab-Freischaltungen je Aktivität korrekt?
5. Sammel-PDF hochladen, splitten und verteilen – landen die Gehaltszettel im Personalakt und sieht der Mitarbeiter nur die eigenen?

1. check step 2 or the PS options.)
2. Play through the approval flow with all roles – are the tab enablements correct per activity?
3. Upload, split and distribute a collective PDF – do the payslips arrive in the personnel file, and does each employee only see their own?

Related pages: Payroll Services Module, Salary Accounting Process, Wage Types, Payroll Interfaces.