Vergleichsreport

Mit dem Dienstreise-Modul wird die Abwicklung des Reisewesens ermöglicht.

Dienstreisen beantragen

• Dienstreisen mit / ohne Diäten
• Inlands / Auslandsdienstreisen
• Schulungen / Fortbildungen

Reisekosten abrechnen

Nach Beendigung der Dienstreise wird der Benutzer aufgefordert (Offene Aufgaben zu erledigen), die tatsächlichen Reisedaten (Beginn, Endzeiten) sowie Reisekosten (wie beispielsweise Kilometerstände etc.) einzugeben. Sonstige Belege, wie z.B. Hotelrechnungen, Taxibelege, Maut etc, können eingescannt und als Dateianhänge hinzugefügt werden.

Nach der Eingabe durch den Mitarbeiter wandert der Antrag auf Reisekosten-Abrechnung wieder zum Vorgesetzten bzw. an die Personalabteilung, welche diese dann bearbeiten (genehmigen/ablehnen). Erst nach dieser Instanz wird der Antrag abgeschlossen, er wandert in das Dienstreisen-Archiv. Die auszubezahlenden Reisespesen (inkl. Verpflegungspauschalen, Diäten) werden vom System automatisch errechnet und an den Mitarbeiter ausbezahlt.

Automatische Erstellung einer Zeitkorrektur

Bei einer genehmigten Dienstreise wird im Zeiterfassungssystem automatisch eine Zeitkorrektur mit dem entsprechenden Fehlgrungd erstellt, die Fehlzeit wird im Gruppenakalender eingetragen.

Übersicht (Archiv) über erfolgte Dienstreisen

Die abgeschlossenen Dienstreisen, d.h. jene, welche den gesamten Prozess durchlaufen haben

Auswertungen

Unterschiedliche Auswertungen, wie z.B. eine Übersicht über die eigenen Dienstreisen, oder die Dienstreisen von Mitarbeitern sorgen für Transparenz. Die abgeschlossenen Dienstreisen können aus dem Archiv aufgerufen und entsprechend der Parametrierung aufgestellt werden.

• Eigene Dienstreisen
• Dienstreisen von Mitarbeitern

Schnittstellen (Gehalt, Zeiterfassung)

• Anbindung an das Lohn/Gehaltssystem

Webdesk EWP ermöglicht eine integrierte und gesamthafte Abwicklung des Reisewesens, welches den Bogen von der Beantragung, über die Reisevorbereitung und Genehmigung der Reise (unter Berücksichtigung der Arbeitszeiterfassung) bis zur automatischen Abrechnung der Reisespesen und abschließenden Auszahlung durch das Gehaltssystem umspannt.

Abrechnungstechnisch wird sowohl die Kalendertagsmethode, als auch die 24-Stunden-Methode unterstützt. Mit Hilfe des Webdesk EWP Travel Moduls können derzeit Dienstreiseabrechnungen nach österreichischem und deutschem Recht abgewickelt werden. Als Reiseziele kann man natürlich sämtliche mögliche Destinationen und Kombinantion daraus den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Zusätzlich wird die tatsächlich benötigte Arbeitszeit im Zeitwirtschaftssystem erfasst. Die Genehmigung der Reisedaten und -Zeiten erfolgt über die bewährte Webdesk Workflow Engine.

Jede einzelne Abrechnungsposition kann einer eigenen Lohnart zugeordnet werden, und dann über eine Schnittstelle der Lohnverrechnung zur Auszahlung zugeführt werden. Sämtliche Abrechnungsdefinitionen (z.B. Kilometergelddefinition, Taggelddefinition) werden historisch abgelegt, wodurch eine Bearbeitung von bereits länger zurückliegenden Dienstreisen möglich wird. Die Personalabteilung kann jede einzelne Position bei der Überprüfung verändern bzw. ergänzen.