Unter die laufenden Administrationsarbeiten können u.a. folgende Tätigkeiten fallen:

1. Neue Regionen hinzufügen, bestehende administrieren 
2. Zusätzliche Taggelddefinitionen anlegen
3. Neue Zusatzfelder definieren, bestehende verändern oder löschen
4. Neue Belegtypen definieren,  bestehende verändern oder löschen
5. Neue Reisetypen anlegen,  bestehende verändern oder löschen
6. Abrechnungsdefinitionen parametrieren
7. ggfs.neue Fahrzeuge anlegen und Mitarbeitern zuordnen,  bestehende Zuordnungen verändern oder löschen
8. Validierungen anlegen
9. Währungen definieren
10. Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnungs-XPDL anpassen, importieren und in Menübaum integrieren
11. Auswertungs-Ansichten für Mitarbeiter und Vorgesetzte parametrieren
12. File-Export definieren
13. Einstellungen der relevanten Systemparameter

Administrative Tätigkeiten

Diese Checkliste unterstützt Webdesk-Administratoren beim Einrichten und Ändern der Travel-Konfiguration.

Einrichtung

• Regionen einschließlich USt-Sätzen, Gesetzeszuordnungen und Gültigkeiten prüfen.
• Leitwährung und Wechselkurse beziehungsweise den Import der Wechselkurse prüfen.
• Abrechnungsdefinitionen für Inland, Ausland, Taggeld, Nächtigung und Abzüge anlegen.
• Kilometergelddefinitionen und Fahrzeugstammdaten einrichten.
• Zusatzfelder, Belegtypen und deren Gültigkeiten anlegen.
• Reisetypen konfigurieren und alle Zuordnungen zu Belegtypen und Zusatzfeldern prüfen.
• Workflow, Zeitkorrekturen, Auswertungen und Exporte testen.

Änderungen im laufenden Betrieb

• Neue gesetzliche oder betriebliche Regeln als neue Definition mit passendem Gültigkeitsbeginn anlegen. Bestehende historische Definitionen nicht überschreiben, wenn alte Reisen nachvollziehbar bleiben müssen.
• Vor dem Ändern einer Reiseart prüfen, ob sie bereits in Anträgen oder Abrechnungen verwendet wird. Den technischen Kurznamen unverändert lassen.
• Bei Änderungen an Belegtypen oder Zusatzfeldern die Zuordnung zu jedem betroffenen Reisetyp und die Auswirkungen auf Exporte prüfen.
• Nach Änderungen Cache-/Cluster-Aktualisierung, Benutzeransichten und einen vollständigen Testprozess kontrollieren.

Kontrollpunkte

• Keine überschneidenden Gültigkeitsintervalle.
• Mindestens eine Standardkonfiguration dort, wo die Auswahllogik eine Vorgabe benötigt.
• USt-Sätze stammen aus der Regions- und Belegtypkonfiguration und sind nicht nur im Workflowtext dokumentiert.
• Technische Schlüssel, Lohnarten und Exportfelder mit dem Zielsystem abstimmen.

Die Details zu den einzelnen Stammdaten finden Sie im Step-by-Step Guide.