Vergleichsreport

Diese Seite beschreibt die Maske po_editRole.act (erreichbar über die Rollen-Übersicht po_showRoles.act). Das Konzept dahinter – Kompetenzziele, Suchstrategie, Organisationstypen – ist im Kapitel Rollen beschrieben.

Berechtigung: Rollen anlegen, ändern und löschen darf nur, wer Systemadministrator ist oder eine Einsichtsberechtigung auf alle Mandanten besitzt. Lokale Administratoren sehen die Maske eingeschränkt: Die Felder Workflow-ID, Standardrolle, Badge und "Vor lokalem Administrator verbergen" sind für sie ausgeblendet, und es öffnet sich direkt der Reiter Rolleninhaber.

Anlegen einer neuen Rolle

• Neue Rolle:   vorgegebene Maske wird befülltMaske befüllen und mit "Speichern & Schließen", um zur Übersicht aller Rollen zurückzukehren, oder auf " bzw. "Speichern ", falls das Formular noch weiter editiert werden soll.
• Der Vorgang kann jederzeit durch das Anklicken der „Löschen“ - oder der „Zurück“ - Schaltfläche abgebrochen werden.

Achtung: sowohl beim Rollennamen als auch in der Workflow-ID dürfen keine Satzzeichen vorkommen (Bindestrich, Beistrich, etc.). Sollte eine Trennung im Namen oder in der Workflow-ID notwendig sein, sollte nur ein Unterstrich (_) verwendet werden. (Beispiel: VAZ_Verantwortlicher)

• & Schließen" bestätigen.
• Die Reiter (Workflow Optionen, Aktionen, Rolleninhaber, ...) erscheinen erst nach dem ersten Speichern.
• Gültig von / Gültig bis der Rolle können nur beim Anlegen gesetzt werden; danach werden sie nur mehr angezeigt.

Felder

• Name (Pflicht, mind. 2 Zeichen)
  Name der Rolle. Es wird geprüft, dass es die Rolle für den gewählten Mandanten nicht bereits gibt.
• Beschreibung
  Optionale Beschreibung der Rolle.
• Mandant
  Mandant, für den die Rolle gilt; ohne Auswahl ist die Rolle mandantenübergreifend.
• Workflow-ID (Pflicht)
  Interne Referenz für Genehmigungsprozesse. Das Feld wird automatisch mit dem Rollennamen vorbefüllt und muss eindeutig sein ("ParticipantId bereits vergeben"). Erlaubt sind nur Buchstaben, Ziffern und Unterstrich – keine Satzzeichen, Leerzeichen oder Bindestriche (Beispiel: VAZ_Verantwortlicher). Im Standardfall soll die Workflow-ID nachträglich nicht geändert werden (nur nach Absprache mit Workflow).
• Standardrolle
  Ordnet die Rolle einer System-Standardfunktion zu: Benutzer, Vorgesetzter, HR Admin, Kiosk Admin oder System-Administrator. Pro Mandant darf jede Standardrolle nur einmal vergeben sein.
• Badge
  Farbstil, mit dem die Rolle in Oberflächen als Badge dargestellt wird (primary, secondary, success, danger, warning, light, dark).
• Vor lokalem Administrator verbergen
  Ist die Option aktiviert, wird die Rolle inklusive aller Zuordnungen bei lokalen Administratoren verborgen.
• Abgeleitet von Rolle (nur bei Mandanten-Rollen sichtbar)
  Zeigt die Vorlagen-Rolle, von der diese Mandanten-Rolle abgeleitet wurde (siehe unten).

Reiter Workflow Optionen

• Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrückennur dann relevant
  Relevant, wenn der Antragsteller zugleich der Rolleninhaber ist (Bspz.B. Vorgesetzter). Durch Aktivieren des Parameters wird der Antrag  zum stellvertretenden Rolleninhaber bzw. zum hierarchisch nächsthöheren Mitarbeiter geschickt. Damit wird verhindert, dass sich ein Vorgesetzter Anträge automatisch selbst genehmigen kann: Der Antrag geht dann an den stellvertretenden bzw. hierarchisch nächsthöheren Rolleninhaber – verhindert Selbstgenehmigung.
• Vertreter des Antragstellers als Rolleninhaber unterdrücken
  Übergeht den Stellvertreter wird des Antragstellers bei der Suche nach Rolleninhabern übergangen. . Nur aktivierbar, wenn die vorige Option gesetzt ist. Vorsicht bei Abteilungen mit nur 2 zwei Mitarbeitern (Vorgesetzter , Stellvertreter > + Stellvertreter → Suche bleibt in dem Fall erfolglos).
• Hierarchische Gruppe bei Suche nach Rolleninhaber berücksichtigen
  Ist dieses Flag gesetzt, so wird bei der Suche eines Rolleninhabers im Workflow seine hierarchische Gruppe berücksichtigt, auch dann wenn ein direkt zugeordneter Rolleninhaber zum aktuellen Antragsteller existiert! wird zusätzlich zur direkten Zuordnung auch die hierarchische Gruppe des Antragstellers nach Rolleninhabern durchsucht. Beispiel: Hr. Weiss, Hr. Wagner u. und Fr. Müller sind Rolleninhaber der Rolle '"Vorgesetzter' " für Gruppe G01. Ist nun ; Hr. Maier als Vorgesetzter für ist Hrn. Müller direkt zugeordnet, würde für den Workflow die Rolle Vorgesetzter im Falle von Hrn. Müller als Antragsteller nur mit Hrn. Maier belegt werden. Ist hingegen dieses Flag gesetzt, wird auch in seiner hierarchischen Gruppe (=G01) nach möglichen Rolleninhabern (in diesem Fall Hr. Weiss, Hr. Hagner u. Fr. Müller) gesucht.MandantAuswahl des Mandanten, für den die Rolle gelten sollOrganisationstypAuswahl des Organisationstyps für die neue Rolle (für eine detaillierte Beschreibung siehe Punkt "Anlegen einer neuen Organisationsstruktur"). Bei Auswahl des Punktes Lose Gruppen erfolgt keine hierarchische Befüllung der Rolle, da unter den losen Gruppen keine Verknüpfung zueinander vorliegt. Der Organisationstyp wird bei der Suche nach einem Rolleninhaber für eine bestimmte Rolle für ein bestimmtes Kompetenzziel (z.B. dem Antragsteller) verwendet, um bei verknüpften Gruppen des Kompetenzziels mit dem gleichen Organisationstyp passende Rolleninhaber zu finden. Ohne Flag wird nur Hr. Maier gefunden, mit Flag zusätzlich die Rolleninhaber der Gruppe G01.
• Organisationstyp
  Bestimmt, in welcher Organisationsstruktur nach Rolleninhabern gesucht wird: Hierarchische Aufbauorganisation, Kostenstellen, Projektgruppen, Lose Gruppen oder Standorte. Nur beim Typ "Hierarchische Aufbauorganisation" stehen Suchrichtung und Ebenen-Einstellungen zur Verfügung; bei losen Gruppen erfolgt keine hierarchische Befüllung, da keine Verknüpfung der Gruppen untereinander existiert.
• Max. Anzahl von Rolleninhabern für Workflow
  Eine Zahl größer 0 beschränkt die möglichen Rolleninhaber bei der Auflösung von Rollen zu Personen innerhalb eines Workflows. Beispiel: eine Zahl von 2 bedeutet, dass max. 2 mögliche Vorgesetzte retourniert werden. (Auch wenn via Vererbung mehr definiert sein würden!) Suchrichtung Bestimmt die Richtung bei der Suche nach definierten Rolleninhabern; Wählt man bei der Vererbungsrichtung "aufwärts" bzw. "abwärts", so kann die Anzahl der Ebenen, in denen nach dem entsprechenden Rolleninhaber gesucht wird, bestimmen (Eingabe der Anzahl der Ebenen im vorgesehenen Feld); ebenso die höchste aufgelösten Rolleninhaber im Workflow (z.B. 2 → maximal zwei mögliche Vorgesetzte, auch wenn per Vererbung mehr definiert wären).
• Suchrichtung (nur bei hierarchischer Aufbauorganisation)
  Keine – Suche nur in der eigenen Gruppe/Abteilung; Aufwärts – Suche in übergeordneten Abteilungen (sinnvoll für Vorgesetzten-Rollen); Abwärts – Suche in untergeordneten Abteilungen (z.B. Krankmeldung durch Kollegen). Details siehe Rollen.
• Anzahl der Ebenen, um Rolleninhaber zu suchen (erscheint bei Suchrichtung aufwärts/abwärts)
  Begrenzt die Suche auf die angegebene Zahl von Ebenen.
• Höchste Ebene, bis zu der gesucht werden darf.
• "keine" - Suche nach Rolleninhaber findet nur innerhalb der eigenen Gruppe bzw. Abteilung statt.
• "aufwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den übergeordneten Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll bei Rolle Vorgesetzter)
• "abwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den darunter liegenden Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll nur bei Prozess Krankmeldung Kollege) 

• (erscheint bei Suchrichtung aufwärts/abwärts)
  Begrenzt die Suche nach oben; über diese Ebene hinaus wird nicht gesucht (oberste Ebene = 1).

Achtung – Selbstgenehmigung an der Ebenengrenze: Befindet sich der Antragsteller (zugleich Rolleninhaber) in der höchsten Ebene, in der gesucht werden darf, so wird er zum eigenen Vorgesetzten, obwohl der Parameter erlaubten Suchebene, wird er trotz aktivierter Option "Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken" aktiviert ist. Lösungsvorschlag: jener zum eigenen Vorgesetzten. Lösung: dieser Person direkt einen Vorgesetzten zuordnen : Menüpunkt Personen > Person aussuchen, die Rolle Vorgesetzter übernehmen soll > Rolle zuordnen > Kompetenzziel Person selektieren > betreffende Person aussuchen.

Tab Aktionen

Der Reiter Aktionen bietet die Möglichkeit, den Rolleninhabern die Berechtigung auf diverse Aktionen zuzuordnen, den Gültigkeitszeitraum sowie die Einsichtserlaubnis zu bestimmen.

Reiter Rolleninhaber

• ALLE (gesamtes Unternehmen), 
• eine bestimmte PERSON oder
• eine bestimmte GRUPPE

• wird Person selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Personen wird aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Person
• wird Gruppe selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Gruppen wird aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Gruppe 

Suche nach einer Rolle

Um eine bestimmte Rolle zu finden hat man folgende Möglichkeiten: Suche nach

• Namen , Beschreibung , Mandanten
• Hierzu befüllt man das gewünschte Feld, klickt auf Suche (Lupen-Icon) und bekommt die gewünschte Rolle, bzw. eine Auswahl aus ähnlichen Rollen.
• Durch Anklicken des Editiericons gelangt man zur Detailansicht der gewünschten Rolle.

Bearbeiten einer Rolle

Eine bestehende Rolle kann bei Bedarf editiert werden, indem man auf das Editiericon klickt. Auf diese Weise gelangt man zur Detailansicht und kann die Rolle wie gewünscht bearbeiten.

Bei einer bestehenden Rolle können folgende Änderungen vorgenommen werden:

Löschen einer Rolle

• Um eine bestehende Rolle zu löschen wird diese aus der Übersicht ausgewählt
• Button-Leiste "Löschen" anklicken
• Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob diese Rolle tatsächlich gelöscht werden soll.
• Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Rolle gelöscht und scheint nicht mehr in der Rollen-Übersicht auf.

(Rolle mit Kompetenzziel Person).

Reiter Aktionen

Ordnet den Rolleninhabern Aktionsberechtigungen zu. Über "Neue Aktionsberechtigung" wird die Aktion gewählt; die Checkbox "Vererbte Berechtigungen anzeigen" blendet zusätzlich Berechtigungen ein, die die Rolleninhaber aus anderen Quellen erhalten.

• Negativ Ja/Nein – schließt bei Ja von der Berechtigung aus statt sie zu erteilen.
• Gültig von – bis – Zeitraum der Berechtigung (leer = ab heute).
• Einsichtserlaubnis – wer darf über diese Aktion eingesehen werden: eigene Person, Orgeinheit, Orgeinheit + untergeordnete, Rollenkompetenz (Einsicht gemäß den Kompetenzzielen der Rolle), eigener Mandant, alle Mandanten.
• Berechtigung/Einsicht an untergeordnete Gruppen vererben – bei Ja erhalten bzw. betreffen auch die untergeordneten Gruppen die Berechtigung/Einsicht.

Die Liste zeigt je Berechtigung außerdem Modul, Anzahl der betroffenen User, Kompetenzziel und die Herkunft ("Zugeordnet von") und lässt sich filtern und sortieren.

Reiter Rolleninhaber

Zeigt die bestehenden Zuordnungen (mit erweiterter Suche nach Kompetenzziel, Rolleninhaber und Typ) und erlaubt neue über "Neuer Rolleninhaber":

• Kompetenzziel – wer darf eingesehen werden: Alle (nur mit Einsicht auf alle Mandanten wählbar), eine bestimmte Person, Gruppe oder ein Mandant. Zur Auswahl stehen nur Ziele, für die der Bearbeiter selbst Einsichtsberechtigung hat.
• Rolleninhaber – Person, Gruppe (alle Personen der Gruppe werden Rolleninhaber) oder Dynamische Rollenzuordnung. Bei dynamischer Zuordnung wird der Inhaber zur Laufzeit aus dem Kontext des Kompetenzziels bestimmt:
  • Eigene Orgeinheit – alle Personen derselben hierarchischen Gruppe (klassischer Fall "Rolle Kollege")
  • Eigene Orgeinheit + untergeordnete OE's
  • Eigener Mandant
  • Alle Mandanten (nur mit entsprechender Einsichtsberechtigung)
• Gültig von – bis – Gültigkeitszeitraum der Zuordnung.
• Reihung – 1 = primärer Rolleninhaber (z.B. Vorgesetzter), 2 = Stellvertreter, 3, 4, ... weitere Stellvertreter (siehe Stellvertreterregelung). Änderung über das Bearbeiten-Icon der Zeile.

Beim Bearbeiten einer bestehenden Zuordnung sind Reihung (bzw. der dynamische Typ) und Gültig-bis änderbar; Gültig-von nur, solange es in der Zukunft liegt. Beim Löschen einer aktuell gültigen Zuordnung wird diese mit sofortiger Wirkung beendet (Gültig-bis = jetzt); erst in der Zukunft beginnende Zuordnungen werden tatsächlich entfernt.

Reiter Abgeleitete Mandanten-Rollen

Eine Rolle kann als Vorlage für mandantenspezifische Rollen dienen. Über "Neue Mandantenrolle" wird pro Mandant eine abgeleitete Rolle erzeugt (Namensvorschlag: Vorlagenname + Mandant; pro Mandant nur eine Ableitung). Abgeleitete Rollen zeigen eine reduzierte Maske – im Wesentlichen den Aktionen-Reiter – und übernehmen die übrigen Eigenschaften von der Vorlage; das Feld "Abgeleitet von Rolle" verweist zurück. Die Liste zeigt alle Ableitungen mit Mandant und Sprung-Link.

Reiter Zugriffsrechte

Vergibt technische Zugriffsrechte (z.B. auf REST-Endpunkte) an die Rolleninhaber:

• Rollenspezifische Zugriffsrecht-Sets – Zuordnung vordefinierter Sets (mit Sprung-Link zur Set-Pflege).
• Rollenspezifische Zugriffsrechte – einzelne Rechte mit Selektor, Privileg und optionalem Verbieten.

Reiter Workflow Aufgaben

Bei lizenziertem Workflow-Modul erscheint zusätzlich der Reiter Workflow Aufgaben: Er zeigt die offenen Aufgaben-Zuordnungen der Rolle und ermöglicht deren Neubewertung (z.B. nach Änderungen an Rolleninhabern).

Suchen, Bearbeiten, Löschen

• Suche in der Übersicht nach Name, Beschreibung und Mandant; die Spalten Standardrolle und Workflow-ID sind ebenfalls filterbar. Das Editier-Icon öffnet die Detailansicht.
• Bearbeiten: Alle oben beschriebenen Felder und Reiter; die Workflow-ID im Standardfall nicht ändern.
• Löschen (nur Systemadministrator): Nach Sicherheitsabfrage wird die Rolle entfernt; bestehende Rolleninhaber-Zuordnungen und Kompetenzen werden dabei mit gestrigem Datum beendet (historisiert), nicht physisch gelöscht.