Vergleichsreport

In Webdesk EWP, project times can be conveniently conveniently evaluated and compared according  according to various criteria such as time time, project, customer or billability. 

The basis for this is the configurable action action "ptm_getOrgProjectEfforts" which which, depending on configuration and permissions, can provide project time evaluations for individual persons, groups, project structures or clients.

The The configured action can  can be named arbitrarily (e.g. "My Project Efforts") and can be added as an item to the the menu tree after  after configuration in order to access customized project reports at any time. The results can also be integrated into various reports various reports and converted into PDF and into PDF and Microsoft Excel formats formats.

Get evaluations

The following instructions for evaluating the project times are based on an an exemplified configuration of  of the action"ptm_getOrgProjectEfforts". Depending on your own configuration, the view and availability of options may differ. Further instructions for configuring the Webdesk project time evaluation action can be found found here.

To get evaluations, select your configuration of the action "ptm_getOrgProjectEfforts" in  in the menu tree (name is chosen by yourself, e.g. "Project effort reports", "My project times" or "Project reports"). A mask appears with various various options for filtering the  the evaluation:

Von

Bis

Datum (Zeitraum), bis zu welchem die Projektaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen

Struktur

Auswahl der Projektstruktur, deren Projektaufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Strukturen berücksichtigt

Projekt

Auswahl der Projektes, dessen Aufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Projekte berücksichtigt.

Kunde

Auswahl eines Kunden, dessen Projektzeitaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, wird nicht nach Kunden gefiltert.

Ansichtsvariante

Auswahl der Report-Variante (wie/welche Daten sollen angezeigt werden?). Standardmäßig sind 6 Reportvarianten verfügbar, weitere können hier konfiguriert werden.

Beschreibung

nähere Beschreibung der ausgewählten Ansichtsvariante

Verrechenbarkeit auswählen

Auswahl, ob nur verrechenbare, nur nicht verrechenbare oder alle Projektzeiten berücksichtigt werden sollen

Mit Unterprojekten

Auswahl Ja/Nein ob Unterprojekte extra aufgeschlüsselt angezeigt werden sollen 

Projekthierarchie anzeigen

Auswahl, ob ausgewertete Projektzeiten hierarchisch im Kontext der Projektstrukturen angezeigt werden sollen

Einzelbuchungen anzeigen

Auswahl Ja/Nein ob jede Einzelbuchung von Projektzeit gesondert als Zeile angezeigt wird oder nicht

Mit Historisierung

Auswahl Ja/Nein ob auch historische Projektzeitaufwände n(z.B. bei Gruppenwechsel) in die Auswertung miteinbezogen werden.

Alternativer Berichtstitel

Möglichkeit zur Auswahl eines alternativen Titels, welcher statt des Aktionsnamens im Bericht (und in den Exportansichten) angezeigt werden soll

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformates: Druckansicht, PDF oder Microsoft Excel, wird dieses Feld freigelassen, erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm

Auswahlbaum

Auswahl der Gruppen, deren Projektzeiten in die Auswertung einbezogen werden:

• Gruppen mit Einsichtsberechtigung: zeigt Projektzeiten aller Gruppen an, die der User einzusehen berechtigt ist
• Alle Gruppen: zeigt Projektzeiten aller Gruppen des Mandanten an, auch wenn der User keine Einsichtsberechtigung besitzt

Suche

Hier kann die Projektzeitauswertung noch einmal nach bestimmten Personen oder Gruppen gefiltert werden. Dabei muss das eingegebene Wort zumindest einem Teil des Vor- oder Nachnamens einer Person oder dem Kurznamen/Namen einer Gruppe entsprechen.

Selektion bei Suche berücksichtigen

Tickbox Ja/Nein: Sollen bei der Suche nach Personen oder Gruppen auch die oben eingegebenen Filterkriterien (Struktur, Projekt, Kunde, etc...) wirksam werden?

Ansichtsvarianten

Grundsätzlich sind in der Standardaktion zur Projektzeitauswertung  zwei Ansichtsvarianten vorkonfiguriert, welche für die üblichen Übersichten und Anwendungsbereiche ausreichen:

Baum/Favoritenauswahl von Gruppen

Hier besteht die Möglichkeit, die Gruppen, welche in der Projektzeitauswertung berücksichtigt werden sollen, direkt aus den Organigramm heraus durch Anklicken auszuwählen. Auch lassen sich individuelle Favoriten als Filterungsvorlage festlegen.

• Organigramm
• Alle Ordner, welche mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3) > werden alle vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols  werden die ausgewählten Gruppen übersichtlich in einer Liste rechts neben dem Symbol angezeigt. Ein erneutes Anklicken blendet die Detailinformationen wieder aus.
• Durch Anklicken der Abfrage-Schaltfläche wird die Suche gestartet.

Auswertungen sichten

Hat man sich für die Bildschirmansicht der Auswertung entschieden (im Feld "Ausgabeformat" wurde nichts ausgewählt), wird die Auswertung als Collapse-Element angezeigt. Je nach ausgewählter Ansichtsvariante sind die Daten verschieden gegliedert (z.B. primär nach Datum, nach Projekt, nach Person).

• über die kleinen Pfeile lassen sich Einträge einzeln auf- und zuklappen 
• mit der Schaltfläche "Bericht expandieren" wird der gesamte Bericht inkl. aller Unterelemente aufgeklappt
• über "Bericht zusammenfalten" wird dieser wieder auf die ranghöchste/n Ebene/n reduziert
• mit der Schaltfläche "Anzeigen/verbergen Spalten" können einzelne Informationsspalten in der Tabelle ein- oder ausgeblendet werden

Über die Exportschaltflächen (Druck, PDF, Excel) oben links kann der Bericht auch im Nachhinein in andere Formate exportiert werden.

Auf dem folgenden Screenshot findet sich beispielhaft eine Projektzeitauswertung in der chronologischen Ansichtsvariante als Zeitreihe.

Report types

In the standard action for project time evaluation, two view variants are preconfigured, which are sufficient for the usual overviews and application areas:

• Project sorted
  alphabetical listing of booked projects with the project as top level (hierarchy: Project > Year > Month > Group > Employees)

• Date sorted
  The project time efforts are displayed in a time line with the year as the top level (hierarchy: Year > Month > Week > Date > Group > Employees

Organigram/Favorite selection of groups

Here, it is possible to select the groups to be considered in the project time evaluation directly from the organigram by clicking on them. Individual favorites can also be defined as filtering templates.

• Organigram
• All folders, which are provided with a plus (+) symbol, can be expanded even further and thus show the sub-elements.
• By clicking on a unit, it will be selected. By double-clicking, all sub-elements will automatically be selected.
• by clicking on the green arrow > Show subgroups to depth (depth 1-3) > all existing subgroups are displayed
• using the blue arrow > Minimize tree > this view is minimized again, only the parent groups seem to be on
• Show details > By clicking the  -icon, the selected groups are conveniently displayed in a list to the right of the icon. Click again to hide the detailed information.
• Clicking the query button starts the search.

• Favorites
  If you have switched to the favorites view (see screenshot), you can click on "Add" to create both groups and persons as a quick selection for filtering the evaluation. If you tick the box for groups and/or persons and click on the query button, these filter criteria will be used in the evaluation.

View evaluations

If you have selected the screen view of the evaluation (nothing was selected in the "Output format" field), the evaluation is displayed as a Collapse element. Depending on the selected report type, the data is organized differently (e.g. primarily by date, by project, by person).

• the small arrows can be used to expand and collapse entries individually 
• the "Expand report" button expands the entire report including all sub-elements
• via "Collapse report", the data is reduced to the top level(s) again
• With the button "Show/hide columns", individual information columns can be shown or hidden in the table.

Using the export buttons (Print, PDF, Excel) in the upper left corner, the report can also be exported to other formats afterwards.
The following screenshot shows an example of a project time evaluation in the chronological view variant (report type "Date sorted"):