Evaluate Project Time Recordings

In Webdesk EWP, project times can be conveniently evaluated and compared according to various criteria such as time, project, customer or billability. 

The basis for this is the configurable action "ptm_getOrgProjectEfforts" which, depending on configuration and permissions, can provide project time evaluations for individual persons, groups, project structures or clients.

The configured action can be named arbitrarily (e.g. "My Project Efforts") and can be added as an item to the menu tree after configuration in order to access customized project reports at any time. The results can also be integrated into various reports and converted into PDF and Microsoft Excel formats.

Get evaluations

The following instructions for evaluating the project times are based on an exemplified configuration of the action "ptm_getOrgProjectEfforts". Depending on your own configuration, the view and availability of options may differ. Further instructions for configuring the Webdesk project time evaluation action can be found here.

To get evaluations, select your configuration of the action "ptm_getOrgProjectEfforts" in the menu tree (name is chosen by yourself, e.g. "Project effort reports", "My project times" or "Project reports"). A mask appears with various options for filtering the evaluation:

Von	Datum (Zeitraum), ab welchem Projektaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen
Bis	Datum (Zeitraum), bis zu welchem die Projektaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen
Struktur	Auswahl der Projektstruktur, deren Projektaufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Strukturen berücksichtigt
Projekt	Auswahl der Projektes, dessen Aufwände ausgewertet werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, werden alle Projekte berücksichtigt.
Kunde	Auswahl eines Kunden, dessen Projektzeitaufwände in der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Ist hier nichts ausgewählt, wird nicht nach Kunden gefiltert.
Ansichtsvariante	Auswahl der Report-Variante (wie/welche Daten sollen angezeigt werden?). Standardmäßig sind 6 Reportvarianten verfügbar, weitere können hier konfiguriert werden.
Beschreibung	nähere Beschreibung der ausgewählten Ansichtsvariante
Verrechenbarkeit auswählen	Auswahl, ob nur verrechenbare, nur nicht verrechenbare oder alle Projektzeiten berücksichtigt werden sollen
Mit Unterprojekten	Auswahl Ja/Nein ob Unterprojekte extra aufgeschlüsselt angezeigt werden sollen
Projekthierarchie anzeigen	Auswahl, ob ausgewertete Projektzeiten hierarchisch im Kontext der Projektstrukturen angezeigt werden sollen
Einzelbuchungen anzeigen	Auswahl Ja/Nein ob jede Einzelbuchung von Projektzeit gesondert als Zeile angezeigt wird oder nicht
Mit Historisierung	Auswahl Ja/Nein ob auch historische Projektzeitaufwände n(z.B. bei Gruppenwechsel) in die Auswertung miteinbezogen werden. Bsp.: Der Mitarbeiter Rudi Renner hat im Juni des vergangenen Jahres von der Abteilung (Gruppe) "Entwicklung" in die Gruppe "Sales" gewechselt. Ist bei Historisierung "Ja" ausgewählt, werden in der Jahresauswertung Rudis Produktionsaufwände aus der Gruppe "Entwicklung" (Jän.-Jun.) und aus der Gruppe "Sales" (Jun.-Dez.) angezeigt. Ist "Nein" ausgewählt, werden nur die Projektzeitaufwände aus der aktuellen Gruppe des Mitarbeiters (in Rudis Fall "Sales") ausgewertet.
Alternativer Berichtstitel	Möglichkeit zur Auswahl eines alternativen Titels, welcher statt des Aktionsnamens im Bericht (und in den Exportansichten) angezeigt werden soll
Ausgabeformat	Auswahl des Ausgabeformates: Druckansicht, PDF oder Microsoft Excel, wird dieses Feld freigelassen, erhält man die Ausgabe auf dem Bildschirm
Auswahlbaum	Auswahl der Gruppen, deren Projektzeiten in die Auswertung einbezogen werden: Gruppen mit Einsichtsberechtigung: zeigt Projektzeiten aller Gruppen an, die der User einzusehen berechtigt ist Alle Gruppen: zeigt Projektzeiten aller Gruppen des Mandanten an, auch wenn der User keine Einsichtsberechtigung besitzt
Suche	Hier kann die Projektzeitauswertung noch einmal nach bestimmten Personen oder Gruppen gefiltert werden. Dabei muss das eingegebene Wort zumindest einem Teil des Vor- oder Nachnamens einer Person oder dem Kurznamen/Namen einer Gruppe entsprechen.
Selektion bei Suche berücksichtigen	Tickbox Ja/Nein: Sollen bei der Suche nach Personen oder Gruppen auch die oben eingegebenen Filterkriterien (Struktur, Projekt, Kunde, etc...) wirksam werden?

Ansichtsvarianten

Grundsätzlich sind in der Standardaktion zur Projektzeitauswertung  zwei Ansichtsvarianten vorkonfiguriert, welche für die üblichen Übersichten und Anwendungsbereiche ausreichen:

• Sortiert nach Buchungselement
  alphabetische Sortierung der gebuchten Projekte mit dem Projekt als oberste Ebene (Hierarchie: Projekt > Jahr > Monat > Gruppe > Mitarbeiter)

• Sortiert nach Datum
  Die Projektzeitaufäwnde werden in einer Zeitreihe mit dem Jahr als oberster Ebene dargestellt (Hierarchie: Jahr > Monat > Woche > Datum >Gruppe > Mitarbeiter

Baum/Favoritenauswahl von Gruppen

Hier besteht die Möglichkeit, die Gruppen, welche in der Projektzeitauswertung berücksichtigt werden sollen, direkt aus den Organigramm heraus durch Anklicken auszuwählen. Auch lassen sich individuelle Favoriten als Filterungsvorlage festlegen.

• Organigramm
• Alle Ordner, welche mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen und zeigen so die Untereinheiten.
• Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
• durch Anklicken des grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3) > werden alle vorhandenen Untergruppen angezeigt
• mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
• Details anzeigen > durch Anklicken des Symbols  werden die ausgewählten Gruppen übersichtlich in einer Liste rechts neben dem Symbol angezeigt. Ein erneutes Anklicken blendet die Detailinformationen wieder aus.
• Durch Anklicken der Abfrage-Schaltfläche wird die Suche gestartet.

• Favoriten
  Hat man in die Favoriten-Ansicht gewechselt (siehe Screenshot), lassen sich per Klick auf "Hinzufügen" sowohl Gruppen als auch Personen als Schnellauswahl zur Filterung der Auswertung anlegen. Setzt man nun in die Tickbox bei Gruppen und/oder Personen den Haken und klickt auf die Abfrage-Schaltfläche, werden diese gespeicherten Filterkiterien in der Auswertung angewendet.

Auswertungen sichten

Hat man sich für die Bildschirmansicht der Auswertung entschieden (im Feld "Ausgabeformat" wurde nichts ausgewählt), wird die Auswertung als Collapse-Element angezeigt. Je nach ausgewählter Ansichtsvariante sind die Daten verschieden gegliedert (z.B. primär nach Datum, nach Projekt, nach Person).

• über die kleinen Pfeile lassen sich Einträge einzeln auf- und zuklappen 
• mit der Schaltfläche "Bericht expandieren" wird der gesamte Bericht inkl. aller Unterelemente aufgeklappt
• über "Bericht zusammenfalten" wird dieser wieder auf die ranghöchste/n Ebene/n reduziert
• mit der Schaltfläche "Anzeigen/verbergen Spalten" können einzelne Informationsspalten in der Tabelle ein- oder ausgeblendet werden

Über die Exportschaltflächen (Druck, PDF, Excel) oben links kann der Bericht auch im Nachhinein in andere Formate exportiert werden.

Auf dem folgenden Screenshot findet sich beispielhaft eine Projektzeitauswertung in der chronologischen Ansichtsvariante als Zeitreihe.

Vergrößern