Aktivieren der Zeiterfassung
Vorbereitung
Bevor Sie mit den Einstellungen beginnen, sollten Sie sich folgende
Fragen beantworten:
- Haben Sie die Anlage des Mitarbeiters als neue Person im System bereits
gemacht?
- Ist Ihr Mitarbeiter bereits eingetreten und Sie fügen ihn nachträglich
hinzu?
- Existiert bereits ein Wochenprogramm, nach dem der Mitarbeiter arbeiten
soll?
Wenn Sie durch die Befragung bis hier her kamen, sind Sie nun bereit für die
Aktivierung der Zeiterfassung.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1:
Zeiterfassung für diese Person aktivieren
In der Personenmaske öffnen Sie den Hauptreiter "Einstellungen" und danach
den Unterreiter "Zeiterfassung" (links senkrecht):
Die Schaltfläche "Für diese Person aktivieren" wird angezeigt bei einer
Person die neu angelegt wurde oder bisher noch keine Zeitwirtschaft nutzte.
Beschäftigung-Grunddaten
Nach Klick auf "Für diese Person aktivieren" erscheint die Eingabezeile der
Beschäftigung-Grunddaten:
-
Beschäftigung:
-
Primär: Voreingestellt. Der Regelfall. Eine
Hauptbeschäftigung die sich über die Zeit verändern kann.
-
Sekundär: Nur relevant für:
Multiple Beschäftigungen. Wenn bei derselben
Person tatsächlich mehrere Beschäftigungsverhältnisse nacheinander oder
zeitgleich laufen.
-
Eintrittsdatum: Der Tag an dem das Beschäftigungsverhältnis
laut Vertrag beginnt.
-
Austrittsdatum: Leer lassen bei unbefristetem
Dienstverhältnissen. Ist eine Befristung bereits vertraglich festgelegt, so kann
das Austrittsdatum bereits bei der Anlage gesetzt werden. Diese kann im späteren
Verlauf auch gelöscht oder verschoben werden. Ist das Austrittsdatum gesetzt,
kann das System gewisse Vorwarnungen auslösen.
Basierend auf
Bestimmt mit welchen Voreinstellungen die Beschäftigung angelegt wird. Sie
können danach freilich noch ergänzen und nachbessern.
-
---: Solange Sie keine Auswahl vornehmen gibt es kein
"Weiter" (ausgegraut). Wählen Sie aus:
-
Kopie einer anderen Person: Wenn Sie einen bestehenden
Mitarbeiter haben dessen Vertragsgrundlage gleich/ähnlich dem Anzulegenden ist.
Sie können nachfolgend punktgenau wählen welche Aspekte übernommen werden
sollen, und welche nicht. Und im Nachgang freilich noch Abweichungen vornehmen.
-
Vertragstyp: So Ihre Organisation Vertragstypen angelegt
hat, stehen diese im Auswahlmenü zur Verfügung.
-
Standardvorlage: Die Standardvorlage Ihrer Organisation
verwenden, wie sie im Zuge Ihres Go-Live festgelegt/modelliert wurde.
So geht es weiter:
Kopie einer anderen Person
Dieser Zwischenschritt folgt so Sie eingangs bei
Basierend auf → "Kopie einer anderen Person"
wählten und "Weiter" klickten → Es öffnet sich ein Popup:
- Im Popup "Konfiguration von welcher Person kopieren?" sind die Personen
aufgelistet.
- Sie können blättern, nach Namen suchen, oder nach Organisationseinheit
filtern.
- Klicken Sie auf Ihre gewünschte Person.
Sie sind nun im nächsten Schritt "<Personenname> - Was kopieren?":
Sie haben folgende Möglichkeiten:
-
Zurück: Falls Sie sich verwählt haben, oder die
Wertevorschau ergab dass die Person doch nicht so passend ist, können Sie
zurückgehen und eine andere Person auswählen.
-
Beschäftigung: Falls die
Person multiple Beschäftigungen hat, können Sie
die Beschäftigung wählen, deren Grundlagen kopiert werden sollen.
-
Tabelle: Listet die Feldgruppen, Felder sowie deren Werte.
-
Felder an/abwählen:
- Die Felder sind standardmäßig alle angewählt.
- Sie können einzeln ab/angewählt werden.
- Oder mithilfe des Auswahlmenüs in der korrespondierenden Kopfzeile alle ab-
oder anwählen.
-
Gewählte Felder: X von Y gesamt — Diese Anzeige dient Ihrer
Kontrolle. Hilfreich bei komplexen Zeitwirtschaftskonfigurationen die mehrere
Bildschirmlängen lang sind.
Wenn Personenauswahl und Feldauswahl passt klicken Sie auf "Übernehmen". Sie
kommen
zur letzten
notwendigen Eingabe.
Person
entsprechend Vertragstyp anlegen
Hinweis: Vertragstypen sind derzeit noch in einer Beta-Version und noch
nicht allgemein verfügbar. Nützen Sie vorerst alternativ die
Funktion: Kopie einer anderen
Person.
Dieser Zwischenschritt folgt so Sie eingangs
bei Basierend auf → Vertragstyp → < Name des
Vertragstyp > (z.B. "Vollzeit" oder "Pauschalist") wählten und "Weiter"
klickten.
Es öffnet sich ein Popup mit einer Tabelle mit Feldgruppen,
Feldern sowie deren Werten:
-
Felder an/abwählen:
- Die Felder sind standardmäßig alle angewählt.
- Sie können einzeln ab/angewählt werden.
- Oder mithilfe des Auswahlmenüs in der korrespondierenden Kopfzeile alle ab-
oder anwählen.
-
Abbrechen: Falls Sie zurück wollen und sich für ein
anderes Basierend auf entscheiden wollen.
-
Anwenden: Wenn Personenauswahl und Feldauswahl passen. Sie
kommen weiter zum nächsten Schritt.
Zeitwirtschaft-Grunddaten
Entsprechend der Wahl für Basierend auf, haben
sich etwaige Popups nun geschlossen, und die Maske hat sich nun erweitert:
- Zeile 1 mit
den Beschäftigung-Grunddaten ist bereits
befüllt: Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Basierend auf.
- Zeile 2, nun sichtbar, sind die Zeitwirtschaft-Grunddaten:
Beginn der Zeiterfassung, Wochenprogramm, Soll-Zeit-Faktor (%).
- Ebenso nun sichtbar, danach der gesamte
Abschnitt Stammdaten.
- Alle nun sichtbaren Daten der Maske sind nun entsprechend der zuvor
gewählten Basierend auf Vorlage gefüllt.
- Wichtig: Komplett personen-spezifische Felder wie Eintrittsdatum
und Beginn der Zeiterfassung sind niemals Bestandteil einer Vorlage
(Personenkopie / Vertragstyp) um Sorgfalt zu gewährleisten. Sie sind bewusst
leer gelassen und müssen als Pflichtfelder bewusst gefüllt werden.
Füllen Sie nun die Zeitwirtschaft-Grunddaten:
-
Beginn der Zeiterfassung:
Aufzeichnungen sowie Kontowerte sind ab diesem Tag möglich.
-
Wochenprogramm: Wählen Sie das Wochenprogramm aus, mit dem
der Mitarbeiter anfangen soll. Das Wochenprogramm muss vor der Anlage des
Mitarbeiters erstellt sein. Falls dies nicht der Fall ist, legen Sie bitte
zuerst das Wochenprogramm an, siehe
Anlage
von Wochenprogramme.
-
Soll-Zeit-Faktor: (%): Das SOLL des
gewählten Wochenprogramms wird
entsprechend skaliert.
- Voreingestellt auf 100%.
- Für Teilzeit wird entweder ein eigenes Teilzeit-Wochenprogramm genommen oder
ein bestehendes Vollzeit-Wochenprogramm genommen und nur das SOLL über diese
Prozenteinstellung angepasst.
Zusammenspiel von Eintrittsdatum und Beginn der Zeiterfassung
-
Beginn der Zeiterfassung = Eintrittsdatum: Der übliche Fall. Ihre
Organisation nutzt die Personalwolke regulär und ein Mitarbeiter tritt neu ein.
-
Eintrittsdatum vor Beginn der Zeiterfassung: Das Eintrittsdatum
spiegelt den tatsächlichen vertraglichen Arbeitsbeginn wider. Beginn der
Zeiterfassung entspricht dem "Go Live" Datum der Personalwolke in Ihrer
Organisation. Davor wurde Zeiterfassung in Ihrer Organisation außerhalb der
Personalwolke / mit anderen Mitteln bewerkstelligt.
Häufige Fehler und deren Lösungen
- Beginn der Zeiterfassung: T1 (zB 01.06.2026) — Entspricht Tatsachen oder
wurde für die Person versehentlich auf zu frühes Datum gesetzt.
- Erste Aufzeichnungen/Eintragungen erst ab späterem Tag T2 (z.B. 15.06.2026)
- Alle Tage zwischen T1 und T2 zeigen für diese Person dann "Fehlt
unentschuldigt".
- Lösung 1: Aufzeichnungen wurde vergessen → Zeitkorrekturen nachtragen.
- Lösung 2: Beginn der Zeiterfassung war versehentlich zu früh eingestellt
(vor echtem Eintrittsdatum):
- Beginn der Zeiterfassung auf tatsächlich ersten Tag T2 ändern.
- Klicken Sie auf "Aktionen ⏷" und im Untermenü auf "Neu abrechnen". Im
Dialog starten Sie dann die Neuabrechnung.
Person speichern um
Beschäftigung anzulegen
Beschäftigung-Grunddaten
+ Zeitwirtschaft-Grunddaten
+ Stammdaten: Alle Pflichtfelder sind
gefüllt, die Datenlage ist gut genug für ein erster Speichern oder eventuell
schon vollendet.
Jetzt unbedingt: Person → SPEICHERN. Erst dadurch werden für
die Person die Beschäftigung & Zeiterfassung im System angelegt.
Abbrechen: Mit Klick auf X neben der
Primär/Sekundär-Beschäftigungs-Schaltfläche können Sie die Anlage der
Beschäftigung und der dazugehörigen Zeitwirtschaft für diese Person jederzeit
abbrechen.
Person mit eingerichteter
Zeiterfassung
Nun haben Sie die vollständige Maske, wie sie fortan aussieht:
Beschäftigung-Grunddaten +
Zeitwirtschaft-Grunddaten wurden zuvor
eingegeben.
Nach dem Speichern dazugekommen unter der Überschrift "Beschäftigung" sind
folgende Elemente:
-
#1 Primär *️⃣ (oder anderes Symbol)
-
#N - Aufsteigende chronologische Nummerierung der
Beschäftigungen dieser Person: #1 ist die erste, #2 die zweite, etc. In der
Regel nur eine.
-
Primär/Sekundär: Primär ist die Regel. Sekundär ist nur
relevant für Multiple Beschäftigungen..
-
Beschäftigungs-Status (Symbol): ✅ Aktiv *️⃣
Geplant
Gekündigt
- ✅ Aktiv: Die aktuelle Beschäftigung. Eintrittsdatum in der Vergangenheit,
Austrittsdatum leer (=unbefristet) oder in Zukunft.
- *️⃣ Geplant: Künftige Beschäftigung. Eintrittsdatum in der Zukunft. Dies ist
der Fall wenn Sie die Beschäftigung vorab anlegen.
-
Gekündigt: Beschäftigung deren
Kündigung bereits eingetreten ist. Das Austrittsdatum liegt in der
Vergangenheit.
- ⏸️ Inaktiv: Nur bei Verwendung von Multiple
Beschäftigungen.
- Inaktiv ist in der Regel ein ruhendes primäres Beschäftigungsverhältnis
(z.B. Vollzeit-Beschäftigung pausiert wegen Elternkarenz) und parallel dazu
läuft eine sekundäre Beschäftigung (z.B. geringfügig mit 8 WSTD).
-
TA-ID: NNN: Identifikationsnummer der Beschäftigung im
Zeitwirtschaftssystem. Im Alltag unbedeutend. Maximal notwendig für technischen
Support.
-
Aktionen ⏷: Verwaltung der Beschäftigung(en) mit folgenden
Möglichkeiten:
-
Dienstverhältnis löschen: Es folgt ein Warndialog, danach
die Löschung bzw. der Abbruch, falls Sie es sich noch anders überlegen.
-
Neu abrechnen: Falls Sie fundamentale Änderungen
vorgenommen haben (wie Verschiebung von Beginn der Zeiterfassung) die ein neues
Durchrechnen erfordern. Öffnet Dialog.
-
Neues primäres Dienstverhältnis erstellen &
Neues sekundäres Dienstverhältnis erstellen:
Siehe Multiple Beschäftigungen.
Schritt 2: Stammdaten
|
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Hinweis:
Unter Stammdaten finden Sie thematische Unterpunkte. Sie haben die
Möglichkeit durch Anklicken des gewünschten Unterpunktes direkt zu dessen
Eingabefeldern zu kommen.
Ein neuerliches Anklicken des ausgewählten Eingabeabschnitts in der Liste
führt zur Anzeige aller Unterpunkte.
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Die Stammdaten im Detail können sehr stark variieren und sind sehr
unternehmensspezifisch.
Es empfiehlt sich, einen bereits bestehenden Mitarbeitern mit den gleichen
oder ähnlichen Einstellungen (Vollzeit - Teilzeit, Pauschalist, All-In,
Führungskraft ohne aktive Zeiterfassung, etc.) in einem neuen Tab zu öffnen.
Vergleichen Sie die Einstellungen des bestehenden Mitarbeiters mit dem
anzulegenden bzw. gerade angelegten Mitarbeiter und übernehmen Sie einzelne
Werte oder verwenden Sie bei der Neuanlage → Basierend
auf → Kopie
einer anderen Person.
Um einen neuen Tab zu öffnen, gehen Sie in den Menüpunkt Administration und
klicken auf das weiße Symbol rechts neben Personen.
Falls andere Einstellungen benötigt werden oder es keine passende Vorlage
gibt, finden Sie hier eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bereiche:
Schritt 3: Anspruch Pflege
Der gesetzliche Anspruch auf Pflegefreistellung wird in Stunden eingegeben.
Bitte geben Sie hier den vollen Anspruch pro Jahr ein, der sich aufgrund der
Wochenarbeitszeit Ihres Unternehmens ergibt (keine Aliquotierung).
In der Auswahlliste werden verschiedene europäische Staaten bzw. deutsche
Bundesländer Angebote. Die Standardeinstellung ist "Österreich".
Bitte beachten Sie, dass sich die Auswahlliste von Feiertagskalendern durch die
gesetzliche Vorgaben für den Unternehmenssitz bzw. von denen möglicher Standorte
definiert sind.
Sollte Ihre Organisation verschiedene Standorte haben, so ist es wichtig, vor
der Zuordnung der Feiertagskalender die Stanortzuordnung der anzulegenden Person
durchzuführen. Nur so können Sie sichergehen, dass alle gültigen
Feiertagskalender zur Auswahl stehen.
Mehr Informationen zum Thema Feiertagskalender erhalten Sie
HIER.
Schritt 5: Höchstarbeitszeit
Die Kappung betrifft die Art der geleisteten Mehrarbeitszeit
pro Tag bzw., pro Woche. Beträgt die tägliche Normalarbeitszeit zum Beispiel 8
Stunden und die Kappung 10 Stunden, bedeutet dies, dass, sollte der Mitarbeiter
tatsächlich an einem Tag 10 Stunden arbeiten, diese 2 Stunden Mehrarbeitszeit im
Faktor 1:1 angerechnet wird, selbst wenn der Mitarbeiter berechtigt ist,
Überstunden zu machen. Eine allfällige Anrechnung als Überstunden tritt dann
erst, je nach Unternehmensvereinbarung, ab der 11. Stunden ein
tägliche Höchstarbeitszeit Kappung: eine Bestätigung
mit "Ja" lässt die oben beschriebenen Konsequenz in Kraft treten.
wöchentliche Höchstarbeitszeit Kappung: eine
Bestätigung mit "Ja" lässt die oben beschriebenen Konsequenz in Kraft treten.
Informationen zum Umgang mit durch Kappung nicht verrechenbaren Stunden
finden Sie hier
Sollten Sie eine einmalige Überschreitung der täglichen
Höchstarbeitszeit-Kappung durchführen wollen, so verwenden Sie bitte hierzu den
Korrektur-Client/Tages-Ansicht =>
Editieren
von Berechtigungen
Schritt 6: weitere Felder
Alle weiteren Eingabebereiche werden in gesonderten Kapiteln beschrieben
Schritt 7: Speichern nicht vergessen!
Damit die eingegebenen Einstellungen wirksam sind, müssen Sie oben links auf
den blauen Button "Speichern" klicken.
