Vergleichsreport

Zweck

Der Job synchronisiert UpdatePersonImageFromGraphAPIJob aktualisiert die in Webdesk gespeicherten Profilbilder mit den Fotos aus Microsoft 365 (Graph API). Dadurch erscheinen aktuelle Benutzerfotos im Portal, ohne dass Admins oder Anwender:innen manuell Dateien hochladen müssen. Je nach Modus überschreibt der Job bestehende Bilder vollständig oder entscheidet automatisch, welche Version aktueller ist.

Ablauf

1. Beim Start liest der Job seine Konfiguration und löst daraus eine eindeutige Zielmenge von Personen auf: explizit gewählte Personen, alle Mitglieder der angegebenen Gruppen sowie sämtliche Mitarbeitenden der ausgewählten Mandanten.
2. Für jede Zielperson wird anhand des „Update Modus“ entschieden, wie das Foto aktualisiert wird. Im Modus „Aktuellstes Bild verwenden“ ruft der Job das Graph-Foto sowie das vorhandene Webdesk-Bild ab und übernimmt die jeweils neuere Version. Im Modus „Mit Groupware-Bild überschreiben“ wird das Azure-Foto ungeprüft übernommen.
3. Die Aktualisierung läuft transaktionsgesichert über den Personendienst. Bei Fehlern oder fehlenden Berechtigungen loggt der Job eine Fehlermeldung mit Personenbezug und fährt mit der nächsten Person fort.
4. Nach der Verarbeitung stehen die aktualisierten Fotos im Personenstamm und in allen darauf aufbauenden Anwendungen (z. B. Organigramme, Mitarbeiterverzeichnisse) zur Verfügung.

Konfiguration

Aktualisierungsmodus

Update Modus: Pflichtfeld zur Auswahl des Verhaltens beim Schreibvorgang. „Mit Groupware-Bild überschreiben“ ersetzt jedes vorhandene Webdesk-Foto durch das aktuelle Microsoft 365-Bild. „Aktuellstes Bild verwenden“ vergleicht Zeitstempel bzw. Änderungsstände und übernimmt nur dann das Graph-Bild, wenn es neuer ist als das bestehende Webdesk-Foto. Nutzen Sie letzteren Modus, wenn Mitarbeitende Bilder direkt in Webdesk pflegen dürfen und lokale Aktualisierungen nicht verloren gehen sollen.

Zielpersonen

Personen: Mehrfachauswahl einzelner Mitarbeitender. Nur diese Einträge werden berücksichtigt, unabhängig von Gruppen- oder Mandantenauswahl.

Gruppen: Mehrfachauswahl organisatorischer Einheiten. Alle aktuell gültigen Mitglieder der ausgewählten Gruppen werden zur Zielmenge hinzugefügt.

Mandanten: Mehrfachauswahl von Mandanten, um komplette Gesellschaften oder Standorte einzubeziehen. Alle Personen der gewählten Mandanten werden automatisiert hinzugefügt.

Die Felder lassen sich kombinieren; doppelte Einträge werden automatisch bereinigt. Bleibt die Auswahl komplett leer, führt der Job keine Aktualisierung durch.

Bedienhinweise

• Planen Sie das Jobintervall so, dass neue Mitarbeitende zeitnah ein Profilbild erhalten, aber nicht häufiger als nötig, um Graph-API-Limits zu schonen.
• Begrenzen Sie die Auswahl (Personen/Gruppen/Mandanten), wenn nur bestimmte Bereiche gepflegt werden sollen – große Datenmengen verlängern die Laufzeit deutlich.
• Überwachen Sie die Job-Logs auf Meldungen wie „Failed to update the photo image...“; sie deuten auf fehlende Graph-Berechtigungen, gesperrte Konten oder Netzwerkprobleme hin.
• Aktivieren Sie den Modus „Aktuellstes Bild verwenden“, wenn lokale Personalfotos wichtiger sind als die in Microsoft 365 hinterlegten; andernfalls überschreibt der Job jede individuelle Anpassung.

Abhängigkeiten

• Erfordert ein eingerichtetes Groupware-Modul mit Microsoft 365/Graph-Anbindung inklusive Berechtigung zum Lesen der Benutzerfotos.
• Die ausgewählten Personen müssen im Personenstamm mit ihren Microsoft-Konten verknüpft sein; fehlt die Zuordnung, schlägt das Aktualisieren fehl.

Profilbilder ausgewählter Webdesk-Personen mit dem Foto aus Microsoft 365 über die Graph-API.

Voraussetzungen

• Der Job ist im mitgelieferten Descriptor aktiv und über ein Konfigurationsformular einstellbar.
• Für die Webdesk-Groupware-Integration müssen die Graph-API-Zugangsdaten und die Berechtigungen zum Lesen von Benutzerfotos eingerichtet sein.
• Die Zielpersonen werden über die Konfiguration ausgewählt. Die Auflösung kann einzelne Personen, Personen aus ausgewählten Gruppen und Personen aus ausgewählten Mandanten umfassen.

Aktualisierungsmodus

• Mit Groupware-Bild überschreiben: Das in Azure gefundene Bild wird für jede Zielperson übernommen, auch wenn bereits ein anderes Webdesk-Bild vorhanden ist.
• Aktuellstes Bild verwenden: Das Bild aus Azure wird mit dem aktuellen Webdesk-Bild verglichen. Übernommen wird das jeweils aktuellere Bild.

Zielpersonen

Die Auswahlfelder für Personen, Gruppen und Mandanten werden kombiniert. Doppelte Personen werden vor der Verarbeitung entfernt. Ist die Auswahl leer, wird keine Person verarbeitet.

Transaktion und Fehlerverhalten

Im Modus Aktuellstes Bild verwenden wird jede Person in einer eigenen Transaktion verarbeitet. Ein gewöhnlicher Fehler beim Aktualisieren wird protokolliert und die nächste Person wird weiterverarbeitet.

Im Modus Mit Groupware-Bild überschreiben werden alle ausgewählten Personen in einer gemeinsamen Transaktion verarbeitet. Gewöhnliche Fehler werden pro Person protokolliert und die Schleife wird fortgesetzt. Fehler, die auf ungültige oder abgelaufene Graph-Authentifizierungsdaten beziehungsweise einen internen Fehler beim Abruf des OAuth-Tokens hinweisen, werden als fataler Jobfehler weitergegeben.

Die allgemeinen Job-Parameter wie Trigger und Mailbenachrichtigung gelten entsprechend der zentralen Jobverwaltung.