Die Organisationsstruktur erlaubt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Gruppen und ist hierbei das oberste organisatorische Element für alle Gruppen, welche denselben Typ haben. Meist ist hierbei von hierarchischen Strukturen, wie z.B. dem Organigramm die Rede.
Die Organisationsstruktur ist also das Basiselement , in welchem die einzelnen Gruppen zusammengefasst werden. Dabei ist die Organisationsstruktur ein in sich geschlossenes System - der Austausch einer Gruppe in eine andere Organisationsstruktur ist nicht möglich und nicht sinnvoll.
Einer Organisationsstruktur können folgende Organisationstypen zugeordnet werden:
Die erste erstellte Organisationsstruktur ist immer die hierarchische Aufbauorganisation. Pro Unternehmen muss zumindest eine hierarchische Aufbauorganisation existieren, um weitere Organisationsstrukturen erstellen zu können.
Hier wird das Organigramm des Unternehmens (Mandanten) dargestellt. Diese Hierarchie bestimmt die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander. Hierzu kann eine oberste Gruppe in der Organisationsstruktur definiert werden (z.B. Vorstand). Weiters bestimmen übergeordnete bzw. untergeordnete Gruppen (Einteilung im Menüpunkt "Gruppen") das Aussehen des Organigramms und das Verhalten der Gruppen zueinander.
Eine Person kann zu einem Zeitpunkt nur einer hierarchischen Gruppe angehören, jedoch zusätzlich auch noch Mitglied in diversen Projektgruppen, losen Gruppen oder Kostenstellen sein.
Während die Verwendung von allen anderen Organisationsstrukturen optional ist, muss eine hierarchische Aufbauorganisation zwingend für jeden Mandanten existieren, damit diesem Personen zugeordnet werden können!
Der Organisationstyp Lose Gruppe dient für Gruppen ohne systematischen Organisationszweck. Das heißt, es bestehen keine Beziehungen der definierten Gruppen zueinander und die Gruppen sind auch nicht für Zwecke wie Aufbauorganisation, Ablauforganisation oder Kostenstellen gedacht. Beispiele für solche Gruppen ergeben sich aus der Notwendigkeit, Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien zu gruppieren, z.B. aus Sicht der Zeitwirtschaft --> Teilzeitmitarbeiter, aktive/ausgetretene Mitarbeiter, Pauschalisten, usw...
Diese Gruppen werden in der Auswahl der Organisationseinheiten bei den Standardreports optional mit angezeigt und können so als alternative Selektionskriterien - neben den klassischen Merkmalen wie Abteilungen, Teams, etc. - verwendet werden. Bei den losen Gruppen besteht keine hierarchische Beziehung der Gruppen zueinander. Je nach Einstellung kann ein Mitarbeiter zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein oder eine singuläre Gruppenzugehörigkeit sichergestellt werden.
Diese funktionieren im Prinzip genauso wie die losen Gruppen. Die Unterteilung zwischen losen Gruppen und Projektgruppen erlaubt eine saubere thematische Trennung. Hier werden Mitarbeiter zusammengefasst, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, Gruppen-überschneidenden Projekten mitarbeiten.
Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von einer hierarchischen Zuordnung), ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt allerdings immer nur einer Kostenstelle zugeordnet sein.
Ist Standorte als Organisationsstruktur definiert, kann dies zur Anordnung der Gruppen verschiedener Standorte genutzt werden. Auch hier kann ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einem Standort zugeteilt sein.
Die Gruppenorganisation in Abrechnungskreise ist Teil des in Entwicklung befindlichen Payroll-Moduls und hat in der aktuellen Webdesk-Version keine Relevanz.
Im Falle von Urlaub, etc. ist es oft ratsam, für jeden Verantwortlichen, der
an einem Workflow-Prozess teilnimmt, einen
Stellvertreter zu definieren, welcher im
Abwesenheitsfall dessen Funktionen im Workflow übernimmt.
Dieser Stellvertreter lässt sich sowohl manuell definieren, als auch automatisch
von Organigramm ableiten. Die Grundregeln hierfür sind zumeist:
Nähere Infos sind unter "Rollen" bzw. im Admin-Handbuch des Moduls "Workflow" zu finden.
| Name | Wert |
|---|---|
| Modul | Portal & Organisation (po) |
| Webdesk Actionname | po_showOrgStructures |
| Artefakt-Typ | Action |