Vergleichsreport

Das PS-Modul bildet den monatlichen Gehaltsverrechnungs-Prozess zwischen einem Unternehmen (Mandant) und seinem Lohnverrechnungs-Dienstleister (z.B. Steuerberatungskanzlei mit BMD NTCS) ab: von der Erfassung fixer und variabler Bezüge über die workflow-gestützte Freigabe bis zum Export an das Abrechnungssystem und der Verteilung der Gehaltszettel in den digitalen Personalakt.

Rollenmodell und Grundkonfiguration

Drei Stammdaten-Ebenen müssen eingerichtet sein, bevor Abrechnungen möglich sind:

The PS module models the monthly salary accounting process between a company (client) and its payroll service provider (e.g. a tax consultancy using BMD NTCS): from recording fixed and variable salary components, through workflow-based approval, to the export to the payroll system and the distribution of payslips into the digital personnel file.

Role model and basic configuration

Three master-data levels must be set up before accountings are possible:

• Provider (ps_editProvider): der Lohnverrechnungs-Dienstleister. Ein Anbieter ist selbst ein Webdesk-Mandant; jeder Mandant kann nur einem Anbieter zugeordnet sein (wird validiert). Abrechnungssysteme the payroll service provider. A provider is itself a Webdesk client; each client can be assigned to only one provider (validated).
• Payroll systems (ps_editSystem): die konkreten Systeme des Anbieters. Unterstützte Typenthe provider's concrete systems. Supported types: BMD NTCS, BMD 5.x, Sage DPW, SAP, LOGA, RZL, DATEV. Pro System werden bis zu fünf Konnektor-Links hinterlegt (Export fixe Bezüge, Export variable Bezüge, Personen-Stammdaten Per system, up to five connector links are configured (export of fixed components, export of variable components, person master data 1+2, Fehlzeiten-Export) sowie die Lohnarten-Zuordnung mit systemspezifischem Exportcode.
• Mandanten-Konfiguration (Reiter "Gehaltsabrechnungsdienste" in der Mandantenverwaltung): die Firmennummer (clientPayRollId – Schlüssel für alle BMD-Exporte), das zugeordnete Abrechnungssystem, der Überweisungstag im Monat, die optionale Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin sowie die gereihten Lohnarten-Tabellen des Mandanten. Achtung: Ein Wechsel des Abrechnungssystems entfernt Lohnarten-Zuordnungen, die im neuen System nicht mehr enthalten sind.

Die am Freigabeprozess beteiligten Rollen (Consultant und Manager des Anbieters, optional HR-Admin des Mandanten) werden beim Mandanten-Setup konfiguriert und in der Prozessdefinition referenziert.

Lohnarten

Eine Lohnart (ps_editWageType) beschreibt eine Gehaltskomponente. Es gibt drei Verwendungstypen, die beim Anlegen gewählt werden:

• Fixe Gehaltskomponente: monatlich wiederkehrender Bezug. Optional mit einem Gehalts-Code aus HR-Expert verknüpft plus einem JavaScript-Ausdruck, der bestimmt, für welche Personen die Verknüpfung gilt. Über diese Verknüpfung können Gehaltsänderungen aus der Abrechnung zurück in die HR-Expert-Gehaltshistorie geschrieben werden (siehe Systemschritte).
• Variable Gehaltskomponente: einmalige bzw. monatlich schwankende Bezüge (Überstunden, Prämien, ...). Untertyp Betrag, Stundensatz oder Menge. Standard-, Minimal- und Maximalwert können jeweils als Zahl, Script oder Zeit-Konto (TA-Konto) definiert werden. Bei TA-Konten-Bezug steuert der Verarbeitungsmodus Zeitkonten mit Quell- und Zielkonto, ob nach der Abrechnung Kontowerte korrigiert bzw. vom Quell- auf das Zielkonto umgebucht werden (z.B. Überstundenauszahlung: Vorbefüllung aus dem Konto des Vormonats-Ultimos, danach Rückbuchung).
• Fehlzeit: verknüpft einen Fehlgrund mit einem Erfassungsmodus (Ganztägig, Untertägig oder Tage und Stunden – nach dem Anlegen nicht mehr änderbar). Fehlzeiten werden je Person und Periode als Intervalle erfasst bzw. übernommen.

Querschnittsthemen aller Lohnarten:

• Bewertung: Manuell (Wert wird erfasst) oder Berechnet – ein JavaScript-Ausdruck, in dem die manuellen Lohnarten als Variablen wt<Code> und die Person als person zur Verfügung stehen.
• Mandanten-Zuordnung mit Reihung (bestimmt die Anzeige-Reihenfolge in der Abrechnungsmaske) – tagesgenau historisiert.
• Exportcode-Auflösung: Der im Abrechnungssystem hinterlegte Exportcode der Lohnart hat Vorrang; fehlt er, gilt der allgemeine Exportcode der Lohnart.

Der Abrechnungslauf

Eine Abrechnung (ps_editSalaryAccounting / Übersicht ps_showSalaryAccounting) wird pro Mandant, optional pro Gruppe, mit Abrechnungsdatum und Periode angelegt. Validiert werden Periodenlänge, Überlappung mit bestehenden Abrechnungen desselben Mandanten/derselben Gruppe und dass die Auswahl gültige Personen enthält.

Beim Anlegen erzeugt das System je gültiger Person ein Personen-Statement mit Positionen für alle zugeordneten fixen und variablen Lohnarten. Jedes Statement erhält eine Änderungsmarkierung gegenüber dem Vormonat (geänderte Fixbezüge, erfasste variable Werte oder Kommentare) – Grundlage für Differenzlisten und die Kennzeichnung in der Maske.

Lebenszyklus über den Workflow

Die Abrechnung hat keinen eigenen Status – ihr Lebenszyklus ist der verknüpfte Workflow-Prozess. Beim ersten Speichern wird eine Prozessinstanz der (kundenspezifischen) Prozessdefinition gestartet; das Löschen der Abrechnung beendet den Prozess und umgekehrt. Typischer Ablauf: Erfassung → Differenzliste erzeugen → Bearbeitung durch den Consultant → Freigabe durch den Manager (optional Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin) → Rückspielung der Ergebnisse → Verteilung der Gehaltszettel.

• absence export) plus the wage-type assignment with a system-specific export code.
• Client configuration (tab "Payroll services" in client administration): the company number (clientPayRollId – the key for all BMD exports), the assigned payroll system, the day of month for money transfer, the optional check by the client's HR admin, and the client's ranked wage-type tables. Caution: switching the payroll system removes wage-type assignments no longer contained in the new system.

The roles involved in the approval process (the provider's consultant and manager, optionally the client's HR admin) are configured during client setup and referenced in the process definition.

Wage types

A wage type (ps_editWageType) describes a salary component. There are three usage types, chosen at creation:

• Fixed salary component: monthly recurring payment. Optionally linked to a salary code from HR-Expert plus a JavaScript expression determining for which persons the link applies. Through this link, salary changes from the accounting can be written back into the HR-Expert salary history (see system steps).
• Variable salary component: one-off or monthly varying payments (overtime, bonuses, ...). Subtype amount, hourly rate or quantity. Default, minimum and maximum value can each be defined as a number, script or time account (TA account). With TA-account backing, the time account processing mode with source and target account controls whether account values are corrected or transferred from source to target after the accounting (e.g. overtime payout: pre-filled from the account at the previous month's ultimo, then booked back).
• Absence: links an absence reason with a recording mode (full day, intraday or days and hours – not changeable after creation). Absences are recorded or taken over as intervals per person and period.

Cross-cutting aspects of all wage types:

• Valuation: manual (value is entered) or calculated – a JavaScript expression in which the manual wage types are available as variables wt<Code> and the person as person.
• Client assignment with ranking (determines display order in the accounting form) – historicized to the day.
• Export code resolution: the export code stored in the payroll system takes precedence; if missing, the wage type's general export code applies.

The accounting run

An accounting (ps_editSalaryAccounting / overview ps_showSalaryAccounting) is created per client, optionally per group, with an accounting date and period. Validation covers period length, overlap with existing accountings of the same client/group, and that the selection contains valid persons.

On creation, the system generates a person statement per valid person, with positions for all assigned fixed and variable wage types. Each statement receives a change marker relative to the previous month (changed fixed components, recorded variable values, or comments) – the basis for difference lists and highlighting in the form.

Lifecycle through the workflow

The accounting has no status of its own – its lifecycle is the linked workflow process. On first save, a process instance of the (customer-specific) process definition is started; deleting the accounting terminates the process and vice versa. Typical flow: data entry → generate difference list → processing by the consultant → approval by the manager (optionally review by the client's HR admin) → write-back of results → payslip distribution.

The process definition controls, per activity, which tabs of the form are editable or read-only (extended attributes StateSalaryPositionsTab, StateAbsenceEntryTab, StateRawFilesTab, StateEmployeeFilesTab, StateCorporateFilesTab, StateGeneratedFilesTab) und welche Zusatzfunktionen angeboten werden and which additional functions are offered (CSV -Exporte, Upload von Positionen, Link zur Änderungsliste).

Datei-Reiter

Neben Positionen und Fehlzeiten führt die Maske vier Dokumentbereiche, die als Entity-Links an der Abrechnung hängen: Rohdaten (z.B. Stammdaten-Exporte), Mitarbeiter-Dateien (Sammel-PDFs, mit Split-Funktion), Firmen-Dateien (Auswertungen für das Unternehmen) und Generierte Dateien (Ergebnis des PDF-Splits); Export-CSVs werden zusätzlich in einer Export-Historie abgelegt. Die Gehaltszettel-Verteilung aus diesen Reitern in den Personalakt ist im Kapitel Digitaler Personalakt beschrieben.

Systemschritte im Workflow

Der Freigabeprozess kann folgende mitgelieferte Systemschritte (Workflow-Applikationen) verwenden:

• Differenzliste erzeugen: exportiert die Personen-Stammdaten über die Konnektor-Links des Abrechnungssystems (Fallback: Links mit den Standardnamen PSExportMAStammdaten-Part1/2) und hängt das Ergebnis an die Abrechnung. Schlägt mit einer klaren Fehlermeldung fehl, wenn der Mandant keine PS-Konfiguration bzw. kein Abrechnungssystem hat.
• CSV-Exporte: fixe Bezüge, variable Bezüge und Fehlzeiten über die jeweiligen Konnektor-Links; Spracheinstellung und Encoding der Dateien sind über die PS-Optionen steuerbar.
• Gehaltsänderungen nach HR-Expert zurückschreiben: überträgt geänderte fixe Bezüge (manuell bewertete Lohnarten mit Gehalts-Code) in die Gehaltshistorie der Person – inklusive Historisierung bei Betrag 0.
• Zeitkonten verarbeiten: führt die in variablen Lohnarten konfigurierten TA-Konto-Korrekturen bzw. Umbuchungen (Quelle → Ziel) zum Periodenbeginn durch.
• Gehaltszettel verteilen: kopiert die generierten Einzeldokumente in die Mitarbeiterordner des Personalakts und markiert die Abrechnung als "an Mitarbeiter-Repository ausgeliefert".

Zusätzlich liefert das Modul zwei eigenständige Prozessdefinitionen für die SV-Anmeldung und SV-Abmeldung von Dienstnehmern (ELDA-Meldungen durch den Dienstleister) inklusive Mail-Benachrichtigung an die Kanzlei.

Berechtigungen

• Sichtbarkeit der Abrechnungen: Die Übersicht zeigt nur Abrechnungen jener Mandanten bzw. Gruppen, für die der Benutzer eine Einsichtsberechtigung auf die Aktion ps_showSalaryAccounting hat.
• Admin-Rollen: Über die PS-Optionen sind zwei Rollennamen konfigurierbar (Standard jeweils "Webdesk Administrator") – Inhaber der Update-Rolle dürfen unabhängig vom Workflow-Zustand bearbeiten und sehen die CSV-Export-Schaltflächen immer; Inhaber der Delete-Rolle dürfen Abrechnungen löschen.
• Dokument-Downloads: Für an Abrechnungen hängende Dokumente greift ein eigener Autorisierungs-Resolver: erlaubt ist der Zugriff bei Mandanten- oder Gruppen-Einsichtsberechtigung auf die Übersichts-Aktion, sonst für Beteiligte des zugehörigen Workflow-Prozesses – andernfalls wird verweigert.

PS-Optionen

exports, upload of positions, link to the change list).

File tabs

Besides positions and absences, the form maintains four document areas attached to the accounting via entity links: raw files (e.g. master-data exports), employee files (collective PDFs, with split function), corporate files (evaluations for the company) and generated files (result of the PDF split); export CSVs are additionally stored in an export history. The payslip distribution from these tabs into the personnel file is described in the chapter Digital Personnel File.

System steps in the workflow

The approval process can use the following supplied system steps (workflow applications):

• Generate difference list: exports the person master data via the payroll system's connector links (fallback: links with the default names PSExportMAStammdaten-Part1/2) and attaches the result to the accounting. Fails with a clear error message if the client has no PS configuration or no payroll system.
• CSV exports: fixed components, variable components and absences via the respective connector links; number format and encoding of the files are controlled by the PS options.
• Write salary changes back to HR-Expert: transfers changed fixed components (manually valued wage types with a salary code) into the person's salary history – including historicization for amount 0.
• Process time accounts: performs the TA-account corrections or transfers (source → target) configured on variable wage types, at the start of the period.
• Distribute payslips: copies the generated individual documents into the employees' personnel file folders and marks the accounting as "deployed to employee repository".

In addition, the module ships two standalone process definitions for the social security registration and deregistration of employees (ELDA notifications by the provider), including mail notification to the consultancy.

Permissions

• Visibility of accountings: the overview only shows accountings of clients or groups for which the user has a view permission on the action ps_showSalaryAccounting.
• Admin roles: two role names are configurable via the PS options (default "Webdesk Administrator" each) – holders of the update role may edit regardless of the workflow state and always see the CSV export buttons; holders of the delete role may delete accountings.
• Document downloads: documents attached to accountings pass a dedicated authorization resolver: access is allowed with a client or group view permission on the overview action, otherwise for participants of the associated workflow process – otherwise it is denied.

PS options

Betrieb und Troubleshooting

Operations and troubleshooting

• "No connectorLink could be found ..." beim Export: Weder am Abrechnungssystem noch in den PS-Optionen ist der passende Konnektor-Link hinterlegt – Systemkonfiguration des Mandanten prüfen. BMD-Code-Zuordnungen (Land, Familienstand, Arbeitsvertrag, Lohngruppe during export: neither the payroll system nor the PS options have the matching connector link configured – check the client's system configuration.
• BMD code mappings (country, marital status, labor contract, pay group, ...) liegen als CSV-Dateien im Modul und werden im Speicher gecacht – nach Änderungen ist ein Neustart erforderlich.
• Voraussetzungen: Das PS-Modul benötigt lizenzseitig zusätzlich die BIRT-Reporting-Engine; die Rückschreibung nach HR-Expert setzt das HR-Modul, die Zeitkonten-Verarbeitung das TA-Modul voraus.
• Keine eigenen Jobs: Sämtliche Batch-Verarbeitung läuft als Systemschritt im Workflow – es gibt keine PS-Jobs in der Jobverwaltung.
• Ungewollte Entwürfe: Das Öffnen der Prozessdetails aus der Maske kann leere Abrechnungs-Entwürfe erzeugen (bekanntes Verhalten, in Bearbeitung). Solche Entwürfe kann die konfigurierte Delete-Admin-Rolle entfernen.
• Löschen von Personen entfernt deren Personen-Statements aus allen Abrechnungen (mit Protokollierung ins Lösch-Log).

• are shipped as CSV files inside the module and cached in memory – a restart is required after changes.
• Prerequisites: the PS module additionally requires the BIRT reporting engine on the license side; the HR-Expert write-back requires the HR module, the time-account processing the TA module.
• No jobs of its own: all batch-like processing runs as system steps inside the workflow – there are no PS jobs in job management.
• Unintended drafts: opening the process details from the form can create empty accounting drafts (known behavior, being worked on). Such drafts can be removed by the configured delete-admin role.
• Deleting persons removes their person statements from all accountings (logged to the deletion log).

Related pages: Payroll Services Module (overview), Digital Personnel File (payslip distribution in detail).