Vergleichsreport

Der Datenaustausch zwischen Webdesk und dem Abrechnungssystem des Lohnverrechnungs-Dienstleisters Data exchange between Webdesk and the payroll provider's accounting system (BMD NTCS, DATEV, ...) läuft über fünf typische Export-Schnittstellen, die als Konnektor-Links am Abrechnungssystem runs through five typical export interfaces, configured as connector links on the payroll system (ps_editSystem) hinterlegt werden. Diese Seite beschreibt die Schnittstellen, ihre Datenfelder und die Konfigurationsregeln.

Überblick: die fünf Schnittstellen

Alle fünf sind als verknüpfte Konnektoren realisiert: Ein PS-Quellkonnektor liefert die Daten, ein Zielkonnektor (üblicherweise Separator-File/CSV) schreibt die Exportdatei im Format des Abrechnungssystems. Die Feld-Zuordnung und das Zielformat werden damit vollständig in der Konnektor-Verwaltung gepflegt – die PS-Schnittstellen sind dadurch pro Kunde und Zielsystem anpassbar, ohne das Modul zu ändern.

Personen-Stammdaten (1 + 2)

Die Stammdaten-Exporte versorgen das Abrechnungssystem mit den Personendaten (Name, Adresse, Eintritt, SV-Nummer, Bankverbindung, Arbeitsvertrag, Lohngruppe, Kostenstelle, ...). Grundlage ist eine eigene Staging-Tabelle, die per Konnektor aus HR-Expert befüllt wird; der Vergleich mit dem letzten Stand ergibt die Differenzliste (nur geänderte Personen).

. This page describes the interfaces, their data fields and the configuration rules.

Overview: the five interfaces

All five are implemented as linked connectors: a PS source connector delivers the data, a target connector (usually separator file/CSV) writes the export file in the accounting system's format. Field mapping and target format are therefore maintained entirely in connector administration – making the PS interfaces adaptable per customer and target system without changing the module.

Person master data (1 + 2)

The master-data exports supply the accounting system with the person data (name, address, entry date, social security number, bank details, labor contract, pay group, cost center, ...). The basis is a dedicated staging table filled from HR-Expert via a connector; comparison with the last state yields the difference list (changed persons only).

• The workflow step prefers the links configured on the payroll system; if none are configured, the default names PSExportMAStammdaten-Part1 and PSExportMAStammdaten-Part2 apply.
• Both can be overridden per process activity (extended attributes ConnectorLinkPart1, ConnectorLinkPart2, ConnectorLinkPart1SourceConstraint, ConnectorLinkPart2SourceConstraint).
• Fehlt die PS-Konfiguration des Mandanten (Firmennummer, Abrechnungssystem), bricht der Schritt mit der Meldung If the client's PS configuration is missing (company number, payroll system), the step aborts with "Client not correctly configured for Payroll-Services ..." ab.
• Für BMD werden interne Codes (Land, Familienstand, Arbeitsvertrag, Lohngruppe, Ethnie) über mitgelieferte Mapping-Tabellen in BMD-Codes übersetzt; Änderungen an diesen Zuordnungen erfordern einen Neustart.

• For BMD, internal codes (country, marital status, labor contract, pay group, ethnicity) are translated into BMD codes via shipped mapping tables; changes to these mappings require a restart.

Components and absences (3 + 4 + 5)

Die drei Bewegungsdaten-Exporte liefern die Positionen der aktuellen Abrechnung. Die PS-Quellkonnektoren stellen dafür je Position u.a. folgende Felder bereit:

The three transaction-data exports deliver the positions of the current accounting. The PS source connectors provide, per position, fields including:

• clientPayrollId – the client's company number (key in the accounting system)
• employeeId – the employee number
• periodStartDate / periodEndDate – the accounting period
• value or noOfHours, for absences fromDate / toDate
• wageTypeName, wageTypeCode, wageTypeSalaryCode, wageTypeAbsenceCode, wageTypeExportCode (bereits nach der Vorrangregel aufgelöst: System-Exportcode vor allgemeinem Exportcodealready resolved per the precedence rule: system export code before general export code)
• variableUsageType – Betrag amount / Stundensatz / Menge

Besonderheiten:

• Der Bezüge-Konnektor ist konfigurierbar: Nullwerte exportieren (ja/nein) und Exporttypen (nur fixe, nur variable oder alle Komponenten). Für fixe Bezüge mit Gültig-ab vor Periodenbeginn werden zusätzliche Monatszeilen erzeugt.
• Der Fehlzeiten-Konnektor hat keine eigene Konfiguration; er exportiert die erfassten Fehlzeit-Intervalle der Periode.
• Ist der Konnektor mandantengebunden, wird die Mandanten-Einschränkung automatisch ergänzt.
• Zahlenformat und Encoding der CSV-Dateien steuern die PS-Optionen csvFileLocale (Standard de) und csvFileEncoding (Standard hourly rate / quantity

Specifics:

• The components connector is configurable: export zero values (yes/no) and export types (fixed only, variable only, or all components). For fixed components with a valid-from before the period start, additional monthly rows are generated.
• The absence connector has no configuration of its own; it exports the recorded absence intervals of the period.
• If the connector is client-bound, the client restriction is added automatically.
• Number format and encoding of the CSV files are controlled by the PS options csvFileLocale (default de) and csvFileEncoding (default iso-8859-1).

Konfigurationsregeln und Ablage

Configuration rules and storage

• Link resolution order: first the client's payroll system, then the fallback names in the PS options (fixedWageTypesExportConnectorLink, variableWageTypesExportConnectorLink, absenceEntriesExportConnectorLink). Greift keiner, erscheint die Fehlermeldung If neither resolves, the error "No connectorLink could be found ..." .
• Ablage der Exportdateien: CSV-Exporte werden in der Export-Historie der Abrechnung abgelegt; die Stammdaten-Datei aus Teil 2 im Reiter Rohdaten. Der Download unterliegt der Dokument-Autorisierung der Abrechnung.
• Sichtbarkeit der Export-Schaltflächen: pro Workflow-Aktivität konfigurierbar; Inhaber der Update-Admin-Rolle sehen sie immer.

Import-Richtung

Der Rückweg aus dem Abrechnungssystem nach Webdesk ist heute zweigeteilt:

• Dokumente: Die Abrechnungsergebnisse (Gehaltszettel-Sammel-PDFs, Auswertungen) werden in den Datei-Reitern der Abrechnung hochgeladen und über Split und Verteilung in den digitalen Personalakt gebracht.
• Daten: Personen- und Lohnarten-Importe aus BMD laufen über eigene Konnektor-Strecken (BMD-Personen-Import-Schnittstelle); ein generischer Dokument-Massenimport in den Personalakt ist als Erweiterung in Arbeit.

• appears.
• Storage of export files: CSV exports are stored in the accounting's export history; the master-data file from part 2 in the raw files tab. Downloads are subject to the accounting's document authorization.
• Visibility of the export buttons: configurable per workflow activity; holders of the update-admin role always see them.

Import direction

The way back from the accounting system into Webdesk is currently twofold:

• Documents: the accounting results (collective payslip PDFs, evaluations) are uploaded in the accounting's file tabs and brought into the digital personnel file via split and distribution.
• Data: person and wage-type imports from BMD run through dedicated connector routes (BMD person import interface); a generic bulk document import into the personnel file is being developed as an extension.

Related pages: Salary Accounting Process, Wage Types, Digital Personnel File.