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Präzise Reiseroutenberechnung
Ein neues Feature ermöglicht nun eine noch genauere Planung der tatsächlichen Reiserouten, ähnlich wie bei einer Routenplanung mit Google Maps. Einzelne Reiseabschnitte mit Start-, Zwischen- und Zielorten können eingetragen werden. Das System erstellt daraus automatisch die erforderlichen Abschnitte für Auslandsreisen und berechnet die Kilometerpauschalen. Zusätzlich können Aufenthalte als privat oder dienstlich gekennzeichnet werden, um die Spesenberechnung transparenter und präziser zu gestalten. Dadurch wird der gesamte Reiseabrechnungsprozess deutlich verbessert und eine korrekte Abrechnung sichergestellt.
Konfiguration
Die Funktion wird mandantenweise über folgende Mandantenoption in den Reisemanagement Optionen freigeschaltet: Erlaube dem User Routen und Zwischenziele inkl. privater Aufenthalte zu erfassen Sobald diese Option aktiviert ist, erscheinen in den Reisekostenabrechnungen des Mandanten zwei neue Buttons: (Reiseetappe hinzufügen und Privaten Reiseaufenthalt hinzufügen). Beim Klick auf einen dieser Buttons wird ein neuer Abschnitt erstellt, in dem die Informationen entsprechend der tatsächlichen Reise ausgefüllt werden können.
Bei einer Reiseetappe gibt es drei Routen-Kategorien, die rechts oben im jeweiligen Abschnitt ausgewählt werden können:
-
Zwischen-Ziel
-
Jeder Reiseabschnitt, der nicht direkt zum Zielort führt oder der Rückreise dient.
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Reise-Zielort
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Der Abschnitt, der direkt zum Zielort führt.
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Rückreise
-
Der Abschnitt, der direkt der Rückreise dient.
Eine Reise kann mehrere Zwischen-Ziele haben. Diese können vor oder nach dem Zielort liegen, ebenso vor der Rückreise. Auch mehrere private Aufenthalte können zwischen Start und Rückreise liegen. Eine Reise kann jedoch nicht direkt von einem privaten Aufenthalt aus gestartet werden, da der private Teil nicht Teil der Reiseabrechnung ist. Private Abschnitte sind nur dann Bestandteil der Dienstreise, wenn sie innerhalb der Dienstreise liegen und somit eine „Unterbrechung“ darstellen. Im Folgenden ein Beispiel, wie eine Dienstreise aussehen kann, wenn sie mehrere Zwischenziele auf der Hin- und Rückreise hat und von einem privaten Teil unterbrochen wird. Zu beachten: Die Reise muss nicht zwingend in einem einzigen Land stattfinden. Jeder Abschnitt kann einen Grenzübertritt beinhalten, wofür ein Feld zur Erfassung der Uhrzeit des Grenzübertritts bereitgestellt wird.
(Falls das Zoomen beim Bild nicht möglich ist, auf das Bild rechts-klicken und in einem neuen Tab öffnen.)
Reduktion der Tagespauschale bei längeren Aufenthalten
Allgemein
Für deutsche Reisende, die sich länger als 14 Tage am selben Geschäftsstandort aufhalten, wurde eine Möglichkeit eingeführt, die Berechnung der Tagespauschalen gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorgaben
Precise Trip Route Calculation
A new feature now allows even more accurate planning of the actual trip routes, similar to route planning with Google Maps.
Individual trip segments with start, intermediate, and destination locations can be entered. The system automatically creates the required segments for international trips and calculates the mileage allowances. In addition, stays can be marked as private or business in order to make the expense calculation more transparent and precise. This significantly improves the entire travel expense reporting process and ensures correct reimbursement.
Configuration
The function is enabled per client via the following client option in the Travel Management options: Allow users to enter routes and intermediate destinations including private stays
Once this option is enabled, two new buttons appear in the client's travel expense reports: (Add Trip Leg and Add Private Stay).
Clicking one of these buttons creates a new segment in which the information can be filled in according to the actual trip.
For a trip leg, there are three route categories that can be selected at the top right of the respective segment:
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Intermediate Destination
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Any trip segment that does not lead directly to the destination or that serves the return trip.
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Trip Destination
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The segment that leads directly to the destination.
-
Return Trip
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The segment that directly serves the return trip.
A trip can have multiple intermediate destinations. These can be located before or after the destination, as well as before the return trip. Multiple private stays can also be located between the start and the return trip.
However, a trip cannot be started directly from a private stay, since the private part is not part of the travel expense report. Private segments are only part of the business trip if they are within the business trip and thus represent an “interruption”.
Below is an example of what a business trip can look like if it has multiple intermediate destinations on the outbound and return trip and is interrupted by a private part.
Please note: The trip does not necessarily have to take place in a single country. Each segment can include a border crossing, for which a field for entering the time of the border crossing is provided.
(If zooming the image is not possible, right-click the image and open it in a new tab.)
Reduction of the Daily Allowance for Longer Stays
General
For German travelers who stay at the same business location for more than 14 days, an option has been introduced to calculate the daily allowances correctly in accordance with the current legal requirements (ARV §5 (1) & BRKG §8) korrekt durchzuführen. Die Einstellungen sind allgemein und flexibel gehalten. Daher muss die Konfiguration sorgfältig vorgenommen werden, um die gesetzlichen Regelungen korrekt abzubilden (siehe Beispiele unten). Auf dieselbe Weise können auch vergleichbare Regelungen für andere Länder konfiguriert werden.
Konfiguration
Die Konfiguration erfolgt in den Abrechnungsdefinitionen. Hierbei muss die Abrechnungsdefinition sowohl für die Unternehmenssicht als auch für die Steuerliche Sicht auf die Kalendertag-Methode eingestellt sein. Danach erscheinen neue Optionen, mit denen die Konfiguration entsprechend der gesetzlichen Vorgaben angepasst werden kann:
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Langzeitabzug (Inland) ab Tag
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Ab welchem Tag soll die Reduktion der Tagespauschale bei Inlandsreisen beginnen?
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Langzeitabzug (Inland) %
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Um wie viel Prozent soll das Taggeld bei Inlandsreisen reduziert werden?
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Inland: ersten/letzten Tag berücksichtigen
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Sollen die Hin- und Rückreisetage bei Inlandsreisen für die Zählung berücksichtigt werden?
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Langzeitabzug (Ausland) ab Tag
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Ab welchem Tag soll die Reduktion der Tagespauschale bei Auslandsreisen beginnen?
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Langzeitabzug (Ausland) %
-
Um wie viel Prozent soll das Taggeld bei Auslandsreisen reduziert werden?
-
Ausland: ersten/letzten Tag berücksichtigen
-
Sollen die Hin- und Rückreisetage bei Auslandsreisen für die Zählung berücksichtigt werden?
Beispielkonfiguration für BRKG §8 (Inlandsreisen)
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Langzeitabzug (Inland) ab Tag: 15
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Langzeitabzug (Inland) %: 50
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Inland: ersten/letzten Tag berücksichtigen: angehakt
Beispielkonfiguration für ARV §5 (1) (Auslandsreisen)
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Langzeitabzug (Ausland) ab Tag: 15
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Langzeitabzug (Ausland) %: 10
-
Ausland: ersten/letzten Tag berücksichtigen: NICHT angehakt
.
The settings are general and flexible. Therefore, the configuration must be done carefully in order to reflect the legal regulations correctly (see examples below). Comparable regulations for other countries can also be configured in the same way.
Configuration
The configuration is done in the billing definitions.
The billing definition must be set to the calendar day method for both the company view and the tax view.
After that, new options appear with which the configuration can be adjusted according to the legal requirements:
-
Long-term deduction (domestic) from day
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From which day should the reduction of the daily allowance begin for domestic trips?
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Long-term deduction (domestic) %
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By what percentage should the daily allowance be reduced for domestic trips?
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Domestic: include first/last day
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Should the outbound and return travel days be included in the count for domestic trips?
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Long-term deduction (international) from day
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From which day should the reduction of the daily allowance begin for international trips?
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Long-term deduction (international) %
-
By what percentage should the daily allowance be reduced for international trips?
-
International: include first/last day
-
Should the outbound and return travel days be included in the count for international trips?
Example Configuration for BRKG §8 (Domestic Trips)
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Long-term deduction (domestic) from day: 15
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Long-term deduction (domestic) %: 50
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Domestic: include first/last day: checked
Example Configuration for ARV §5 (1) (International Trips)
-
Long-term deduction (international) from day: 15
-
Long-term deduction (international) %: 10
-
International: include first/last day: NOT checked
erste
