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Allgemeines zum Organigramm
Durch das Organigramm wird die Einteilung eines Mandanten in seine Organisationsstrukturen abgebildet. Es liefert also eine graphische Übersicht über die hierarchischen Strukturen, und einen Überblick, wie diese zueinander in Beziehung stehen. Da das Organigramm nur hierarchische Strukturen abbildet, werden lose Gruppen bzw. Projektgruppen oder Kostenstellen hier nicht angezeigt.
Mit Hilfe einiger Parameter können beim Organigrammaufbau entweder nur Gruppen, oder Gruppen mit entsprechend zugeordneten Mitarbeitern angezeigt werden. Weiters kann im Organigramm nach bestimmten Rollen gesucht werden. So werden die Abteilungen mit den gewünschten Rolleninhabern, wie z.B. zugeordneten Vorgesetzten oder Abteilungsleitern angezeigt.
Hierarchische Gruppen, die noch keine übergeordnete Gruppe zugeordnet haben, werden farblich anders dargestellt. Dadurch sind sie auf den ersten Blick erkennbar, und können dann direkt über das Organigramm an die gewünschte Stelle gereiht werden.
Aus Benutzersicht spielt das Organigramm eine erhebliche Rolle beim Aufrufen von bestimmten Informationslisten (Auskunftslisten, wie z.B. Management-Listen) oder bei der Abfrage des Anwesenheitstableaus usw. Webdesk berücksichtigt anhand der Einsichtserlaubnis, welche Teile des Organigramms (Gruppen) ausgewertet werden dürfen, bzw. welche Organisationseinheiten der Mitarbeiter einsehen darf. Diejenigen Gruppen, für welche keine Einsichtsberechtigung besteht, können im Organigramm nicht ausgewählt werden. Genaueres hierzu finden Sie unter Aktionsverwaltung.
Erstanlage des Organigramms
Bei der Erstanlage des Organigramms sollte zuerst unter den Organisationsstrukturen (beispielsweise Org.-Struktur "Organigramm") eine "oberste Gruppe" festgelegt werden. Dazu aktiviert man die CheckBox bei der entsprechenden Gruppe, anschließend auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen". Anschließend kann das Organigramm aufgebaut werden. Im neu erstellten Organigramm sieht man zunächst nur eine Gruppe (oberste Gruppe, die in der Organisationsstruktur festgelegt wurde), alle anderen Gruppen sind rosa dargestellt und befinden sich oberhalb der obersten Gruppe. Diese werden nicht im Organigramm angezeigt, können im Webdesk nicht vom Benutzer abgefragt werden. Um diese Gruppen an die richtigen Stellen zuzuordnen > siehe "Bearbeiten von Gruppen" weiter unten.
Organigramm starten
StartDas Organigramm wird mit den selektierten Parametern angezeigtSuchmaske verbergenDie Auswahlbox kann ausgeblendet werden, bietet somit mehr Platz für die Ergebnis-Übersicht.MandantAuswahl des MandantenDatumDas Organigramm wird zum Stichtag angezeigt; Kalenderfunktion dient als Hilfe Mitarbeiter anzeigenAuswahl Ja / Nein:
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Parameter Ja: die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung werden angezeigt
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Parameter Nein: Die Übersicht zeigt nur die Abteilungen an
SuchbegriffeGezielte Suche nach einem Suchbegriff (Namen); die Suchergebnisse werden gelb unterlegt angezeigt, mit der Tabulatortaste kann man zum nächsten Suchergebnis springenUnterdrückung des Stellvertreters berücksichtigenIst dieser Parameter aktiviert, wird bei der Abfrage des Organigramms auch überprüft, ob der Mitarbeiter seine Stellvertretung aktiviert hat oder nichtRollenOrganigramm zeigt die Rollenbelegung für die Gruppen und optional auch für die Personen (Parameter Mitarbeiter anzeigen muss auf Ja gestellt sein) StartDas entsprechende Organigramm wird erstellt und angezeigt: Das Organigramm zeigt den Namen der Abteilung an, sowie die dazugehörigen Mitarbeiter. Durch Anklicken des Plus-Symbols wird ein Teilbaum aufgeklappt, durch Anklicken des Minus-Symbols wird ein Teilbaum zugeklappt. In der rechten Spalte wird der für den jeweiligen Mitarbeiter bzw. für die jeweilige Gruppe zuständige Rolleninhaber angezeigt (inkl. Stellvertreter, falls vorhanden).
Bearbeiten der Gruppen
Um beispielsweise noch nicht zugeordnete Gruppen in die Organigrammstruktur einzufügen (Unternehmenshierarchie), ist wie folgt vorzugehen:
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gewünschte Gruppe mit rechtem Mausklick selektieren > ein Kontextmenü erscheint (Gruppe bearbeiten, Gruppe ausschneiden, Gruppe einfügen, Person einfügen)
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"Gruppe ausschneiden" anklicken
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an gewünschter Stelle mit rechtem Mausklick "Gruppe einfügen"
-
die Reihenfolge der Gruppen wird automatisch vom System gespeichert.
Gruppe bearbeitenDurch anklicken des Menüpunktes Gruppe bearbeiten gelangt man in die Detailansicht der gewählten Gruppe. Von dort aus kann man gewünschte Änderungen vornehmen.Gruppe ausschneidenDie Gruppe wird hiermit aus dem Organigramm herausgeschnittenGruppe einfügenDie ausgeschnittene Gruppe wird an der ausgewählten Stelle im Organigramm wieder eingefügtPerson einfügenUm eine Person zu einer Gruppe hinzufügen zu können, muss man diese vorher aus dem Organigramm ausschneiden (siehe Punkt Person ausschneiden) Zuordnen von Gruppen als untergeordnete Gruppe in noch nicht im Organigramm hängenden Gruppen: ordnet man eine Gruppe (als Untergruppe) zu einer noch nicht im Organigramm befindlichen Gruppe > so scheint diese zunächst nicht im Organigramm auf. Diese Untergruppe wird erst wieder ersichtlich, wenn die übergeordnete Gruppe ins Organigramm eingefügt wird
About the organizational chart
The organizational chart maps the division of a client into its organizational structures. It therefore provides a graphical overview of the hierarchical structures and an overview of how they relate to each other.
As the organizational chart only shows hierarchical structures, loose groups, project groups and cost centers are not displayed here.
With the help of some parameters, either only groups or groups with the correspondingly assigned employees can be displayed when building the organizational chart. In addition, you can search for specific roles in the organizational chart. The departments are then displayed with the desired role holders, such as assigned superiors or department heads.
Hierarchical groups that have not yet been assigned a parent group are displayed in a different color. This makes them recognizable at a glance, and they can then be placed in the desired position directly via the organizational chart.
From the user's point of view, the organizational chart plays a significant role when calling up certain information lists (e.g. management lists) or when querying the attendance board, etc.
Based on the view permission, Webdesk takes into account which parts of the organizational chart (groups) may be evaluated and which organizational units the employee may view. Groups for which there is no view permission cannot be selected in the organizational chart. You can find more details on this under Action management.
Initial setup of the organizational chart
When setting up the organizational chart for the first time, a "top group" should first be defined under the organizational structures (for example the org structure "Organizational chart").
To do this, activate the checkbox for the corresponding group, then click "Save" or "Save & Close".
The organizational chart can then be built.
In the newly created organizational chart you initially see only one group (the top group defined in the organizational structure); all other groups are shown in pink and are located above the top group. These are not displayed in the organizational chart and cannot be queried by the user in Webdesk.
To assign these groups to the correct positions > see "Editing groups" below.
Starting the organizational chart
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Start
The organizational chart is displayed with the selected parameters
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Hide search mask
The selection box can be hidden, thus providing more space for the results overview.
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Client
Selection of the client
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Date
The organizational chart is displayed as of the key date; the calendar function serves as an aid
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Show employees
Selection Yes / No:
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Parameter Yes: the employees of the respective department are displayed
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Parameter No: the overview shows only the departments
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Search terms
Targeted search for a search term (name); the search results are highlighted in yellow, and you can jump to the next search result with the Tab key
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Consider deputy suppression
If this parameter is activated, the organizational chart query also checks whether the employee has activated their deputy or not
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Roles
The organizational chart shows the role assignment for the groups and optionally also for the persons (the parameter Show employees must be set to Yes)
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Start
The corresponding organizational chart is created and displayed:
The organizational chart shows the name of the department and the associated employees.
Clicking the plus symbol expands a subtree; clicking the minus symbol collapses a subtree.
The right-hand column shows the role holder responsible for the respective employee or group (including deputy, if any).
Editing the groups
To insert groups that have not yet been assigned into the organizational chart structure (company hierarchy), proceed as follows:
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Select the desired group with a right mouse click > a context menu appears (Edit group, Cut group, Paste group, Insert person)
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Click "Cut group"
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Right-click at the desired position and select "Paste group"
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The order of the groups is saved automatically by the system.
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Edit group
Clicking the menu item Edit group takes you to the detail view of the selected group. From there you can make the desired changes.
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Cut group
This cuts the group out of the organizational chart
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Paste group
The cut group is pasted back into the organizational chart at the selected position
-
Insert person
To add a person to a group, you must first cut them out of the organizational chart (see the item Cut person)
Assigning groups as subordinate groups to groups that are not yet part of the organizational chart: if you assign a group (as a subgroup) to a group that is not yet in the organizational chart > it initially does not appear in the organizational chart. This subgroup only becomes visible again once the parent group is inserted into the organizational chart.
erste
