old_How To: Gruppenverwaltung

Zugriff auf die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN
--> Gruppen

In der Datentabelle findet man eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.

Neben dem Anlegen einer neuen Gruppe und dem bearbeiten/löschen einer bestehenden Gruppe gibt es noch weitere Optionen in der Gruppenverwaltung, welche als Sub-Tabs angezeigt werden:

Übergeordnete Gruppe/Untergruppe

Wie organisiere ich übergeordnete/untergeordnete Gruppen in der Hierarchie?

Rollen

Wie kann ich Rollen einer Gruppe zuweisen?

Personen

Wie kann ich Personen einer Gruppe hinzufügen/entfernen?

Aktionsberechtigungen

Wie kann ich Berechtigungen für Aktionen an Gruppen vergeben?

Im Kompetenzbereich d. Rolleninhaber

In welchen Rollen-Kompetenzbereichen liegt diese Gruppe?

Module

Schnelleinstellungen zum Modul Workflow

Neue Gruppe anlegen

Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:

1) Mandant

Auswahl des Mandanten, welchem die Gruppe zugehören soll

2) Organisationsstruktur

Auswahl der Organisationsstruktur, welcher die Gruppe zugewiesen ist. Diese Struktur bestimmt auch die Organisationsform(hierarchisch/nicht hierarchisch) und die Möglichkeit der singulären Gruppenzugehörigkeit.

3) Kurzname

Kurzname der Gruppe, muss im gesamten System einzigartig sein

4) Name

Name der Gruppe

5) Beschreibung

eine kurze Beschreibung zu Zweck od. Inhalt der Gruppe

6) gültig von

hier kann das Datum eingegeben werden, ab dem die Gruppe aktiv sein soll, Standardeinstellung = heutiges Datum

Alle mit einem rotem Balken markierten Felder müssen befüllt werden!

Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.

Bestehende Gruppe bearbeiten

Durch Klick auf dasEdit Icon-Icon in der Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox "Höchste Ebene": 

Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen. 

Bestehende Gruppe löschen

Eine Gruppe kann nur dann gelöscht werden, wenn sie weder Untergruppen noch aktive Mitglieder hat. Dies lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt und dann auf den Reiter "Untergruppen" klickt.
Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe (noch) nicht löschen und der Löschen-Button wird nicht angezeigt. Um Gruppen zu löschen, geht man am besten wie folgt vor:

  1. alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
  2. Untergruppen löschen
  3. alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
  4. danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
  5. durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf

Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)

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