Wartung bestehender Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer andere Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man den Menüpunkt Personen. Mit Hilfe der Suchfunktion kann man die gewünschte Person finden, durch Klicken auf das Editiericon gelangt man zur Detailansicht, und erhält so den Überblick über alle relevanten Daten.

Personen-Stammdaten, welche aus dem Zeiterfassungssystem kommen (IF6020) sollten auch in diesem geändert werden: z.B. Namensänderungen, Gruppenzugehörigkeit (bei hierarchischen Gruppen, Zugehörigkeit zu losen Gruppen, wie z.B. Teilzeit, Pauschalist etc.), Austritt etc. Diese Änderungen werden im Zeiterfassungssystem vorgenommen, und mittels eines Jobs in den Webdesk synchronisiert. 

Mitarbeiter-Austritt (IF6020)

Ausgetretene Mitarbeiter werden anhand spezieller Info Felder im Zeiterfassungssystem gekennzeichnet (z.B. best. stpinfo-Felder in der IF6020), die Synchronisation holt (gemäß Konfiguration) nur die aktuellen Daten in den Webdesk.

Namensänderung

Möchte man bei einer bestehenden Person den Namen ändern (z.B. nach einer Heirat, etc.) so wählt man die Person aus dem Personenverzeichnis aus, ändert den Namen wie gewünscht (indem man den Namen in der Zeile Nachname überschreibt). Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Wir empfehlen eine Namensänderung zuerst im Zeiterfassungssystem vorzunehmen. Diese Änderung wird dann in den Webdesk synchronisiert.

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit

Änderung der Zugehörigkeit zu einer hierarchischen Gruppe (Abteilung) sollte ebenfalls im Zeiterfassungssystem vorgenommen werden. Ebenso werden dort auch div. andere Gruppenzugehörigkeiten, wie beispielsweise Teilzeit, Karenz, Pauschalist o.a. zugeordnet, anschließend werden diese in den Webdesk hineinsynchronisiert.

Um im Webdesk direkt die Gruppen-Zugehörigkeit zu ändern klickt man auf den Reiter Gruppen, wählt die neue Gruppe aus, den Gültigkeitszeitraum. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Ändern / Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen, oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen sucht man die entsprechende Person aus, wählt den Reiter Rollen aus.

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle aus, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung (2.  = Stellvertreter, usw.)

Um eine bestehende Rolle zu löschen aktiviert man die Check-Box bei der entsprechenden Rolle. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Änderung der Aktionsberechtigungen

Um bei einer Person neue Aktionsberechtigungen hinzuzufügen wählt man beim Reiter Aktionsberechtigungen die neue Aktionsberechtigung aus, den Zeitraum, für den diese gültig sein soll und die Einsichtserlaubnis ais. Danach Speichern oder Speichern & Schließen.

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch Speichern oder Speichern & Schließen wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Anlegen einer neuen Person

Im Normalfall werden neue Mitarbeiter zuerst im Zeiterfassungssystem (z.B. IF6020) angelegt, und anschließend in den Webdesk synchronisiert.

Um eine neue Person im Webdesk anzulegen klickt man auf die Buttonleiste "Neue Person", befüllt die vorgesehenen Felder mit Vornamen und Nachnamen. Weiters können alle Stammdaten im Reiter Einstellungen befüllt werden:

Maintaining Existing Persons

To make changes to existing persons, for example assigning a person to a different group, granting new action permissions, or changing the validity period for certain permissions, select the Persons menu item. Use the search function to find the desired person, click the edit icon to open the detail view, and get an overview of all relevant data.

Person master data that comes from the time tracking system (IF6020) should also be changed there: e.g., name changes, group membership (for hierarchical groups, membership in loose groups such as part-time, flat-rate employee, etc.), termination of employment, etc. These changes are made in the time tracking system and synchronized to Webdesk by means of a job.

Employee Termination (IF6020)

Former employees are flagged by means of special info fields in the time tracking system (e.g., certain stpinfo fields in the IF6020); the synchronization imports only the current data into Webdesk (according to the configuration).

Name Change

To change the name of an existing person (e.g., after a marriage, etc.), select the person from the person directory and change the name as desired (by overwriting the name in the Last name row). Then click the "Save & Close" button to return to the overview of all persons, or "Save" if you want to continue editing the form.

We recommend making a name change in the time tracking system first. This change is then synchronized to Webdesk.

Changing Group Membership

A change of membership in a hierarchical group (department) should likewise be made in the time tracking system. Various other group memberships, such as part-time, parental leave, flat-rate employee, etc., are also assigned there and are then synchronized to Webdesk.

To change the group membership directly in Webdesk, click the Groups tab and select the new group and the validity period. Then click the "Save & Close" button to return to the overview of all persons, or "Save" if you want to continue editing the form.

Changing / Deleting Role Assignments

To assign a new role or delete an existing role assignment, select the corresponding person and open the Roles tab.

To assign a new role, select the corresponding role, the competence target, the validity period, and the ranking (2nd = substitute, etc.)

To delete an existing role, activate the check box next to the corresponding role. Then click the button "Save & Close" to return to the overview, or "Save" if you want to continue editing the form.

Changing Action Permissions

To add new action permissions to a person, select the new action permission on the Action Permissions tab, along with the period for which it is to be valid and the viewing permission. Then click Save or Save & Close.

To delete an existing action permission from a person, activate the check box at the far right of the corresponding action. Clicking Save or Save & Close removes the action permission from the directory.

Creating a New Person

Normally, new employees are first created in the time tracking system (e.g., IF6020) and then synchronized to Webdesk.

To create a new person in Webdesk, click the "New Person" button bar and fill in the provided fields with the first name and last name. In addition, all master data can be entered on the Settings tab:

• Assignment to a client
  Selecting a client assigns the person to that client
• Username
  Required for logging in to the server (must be unique). In the case of a single sign-on solution, the username must match the NT ID.
• LDAP Name
  An LDAP name of the user can be entered in this field (e.g., cn=Max Muster,o=Workflex)   ZEF Stammsatznummer Stammsatznummer aus dem Zeitwirtschaftssystem (muss mit dieser übereinstimmen) Personalnummer Sollte ebenfalls mit der Personalnummer aus dem Zeitwirtschaftssystem übereinstimmen, kann bei Bedarf beliebig hinterlegt werden. Geburtsdatum Geburtsdatum des Benutzers Mailbox-ID Name und Pfad der Maildatenbank Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll Ja/Nein: wenn der Parameter aktiviert ist (Ja) wird der Benutzer per E-Mail verständigt, wenn ihm ein Antrag zugewiesen wurde. Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll, wenn die Person Stellvertreter ist Analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, aus der Sicht des Stellvertreters Einstellung, ob die Person als Stellvertreter genehmigen darf Ja/Nein: ist dieser Parameter auf Ja gestellt, so ist die Stellvertreterregelung aktiv. Der Stellvertreter ist damit berechtigt, Anträge zu genehmigen  Mail-Server Name des Mailservers E-Mail ID des Mailfiles/Mailbox Passwort Das Benutzer-Passwort wird festgelegt. Hier kann das Passwort des Benutzers auf ein beliebiges Passwort durch den Administrator zurückgesetzt werden.

Nachdem alle Felder befüllt wurden klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung wird in der Titelleiste eine Bestätigungangezeigt, die  eingegebenen Daten sind zu sehen.

So kann man automatisch die Person zu Gruppen zuordnen, eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen, bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt auf Speichern oder Speichern & Schließen gehen, oder aber erst abschließend, nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht.

Zuordnen zu einer Gruppe

Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen klickt man auf den Reiter Gruppen. Anhand des Organigramms kann man dann aus der vorgegebenen Gruppen-Auswahl eine neue Gruppe auswählen, sowie deren Gültigkeitszeitraum.

Zuordnen von Rollen

Um bei einer neu angelegten Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können klickt man auf den Reiter Rollen, wählt die gewünschte Rolle aus, das Kompetenzziel (Alle, Person, Gruppe), den Gültigkeitszeitraum sowie die gewünschte Reihung.

Vergabe von Aktionsberechtigungen

Mit Hilfe dieses Reiters wird die Vergabe von Aktionsberechtigungen ermöglicht, der Gültigkeitszeitraum und die Einsichtserlaubnis (eigene Person, Orgeinheit / + untergeordnete, speziell, eigener Mandant, alle Mandanten) bestimmt.

• eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
• Orgeinheit: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung
• Orgeinheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
• Speziell: Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen
• Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandnaten
• Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber erhält man eine Übersicht über alle Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben.

Löschen einer Person

Um eine Person aus dem Personenverzeichnis im Webdesk zu löschen sucht man die  betreffende Person aus, klickt auf den "Löschen"- Button (befindet sich rechts in der Button-Leiste). Als Sicherheitscheck erscheint noch eine Meldung, ob man die Person wirklich löschen möchte.

Durch Bestätigen mit dem OK-Button wird die Person gelöscht. Sie scheint auch nicht mehr in der Gruppenübersicht auf (einer bestimmten Gruppe zugeordnete Personen).

• ZEF Master Record Number
  Master record number from the Time & Attendance system (must match it)
• Personnel Number
  Should likewise match the personnel number from the Time & Attendance system; can be set to any value if needed.
• Date of Birth
  The user's date of birth
• Mailbox ID
  Name and path of the mail database
• Setting for whether an email notification is to be sent
  Yes/No: if the parameter is activated (Yes), the user is notified by email when a request has been assigned to them.
• Setting for whether an email notification is to be sent if the person is a substitute
  Analogous to the email notification item, from the substitute's point of view
• Setting for whether the person may approve as a substitute
  Yes/No: if this parameter is set to Yes, the substitute arrangement is active. The substitute is then authorized to approve requests
• Mail Server
  Name of the mail server
• Email
  ID of the mail file/mailbox
• Password
  The user password is set. Here the administrator can reset the user's password to any password.

After all fields have been filled in, click the "Save & Close" button to return to the overview of all persons, or "Save" if you want to continue editing the form.

After saving, a confirmation is displayed in the title bar and the entered data is shown.

You can then automatically assign the person to groups, assign a role, grant action permissions, and determine who is in the area of competence of this role holder.

You can either click Save or Save & Close after each individual step, or do so only at the end, after the last action you wish to perform.

Assigning to a Group

To assign a newly created person to a specific group, click the Groups tab. Based on the organizational chart, you can then select a new group from the predefined group selection, along with its validity period.

Assigning Roles

To assign a role to a newly created person, click the Roles tab and select the desired role, the competence target (All, Person, Group), the validity period, and the desired ranking.

Granting Action Permissions

This tab allows you to grant action permissions and to define the validity period and the viewing permission (own person, org unit / + subordinate, specific, own client, all clients).

• New action permission
  Granting new action permission(s)
• Valid from - to
  Definition of the validity period
• Viewing permission
  Definition of the viewing permission
• Own person: The viewing permission applies only to the own person
• Org unit: Viewing permission for the own department
• Org unit and subordinate: Viewing permission for the own department and all departments subordinate to it
• Specific: Viewing permission for several mutually independent groups
• Own client: Viewing permission for all persons of the own client
• All clients: Viewing permission for all persons of all clients

In the Area of Competence of These Role Holders

Clicking the In the Area of Competence of These Role Holders tab gives you an overview of all role holders who have role responsibility for the selected person.

Deleting a Person

To delete a person from the person directory in Webdesk, select the person concerned and click the "Delete" button (located at the right of the button bar). As a safety check, a message appears asking whether you really want to delete the person.

Confirming with the OK button deletes the person. The person also no longer appears in the group overview (persons assigned to a specific group).

The other option is to delete the employee in the time tracking system and then update the Webdesk data by synchronizing it.