Vergleichsreport

Zugriff auf die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

STAMMDATEN As an administrator, you access the group management via the menu tree under:

MASTER DATA
--> Gruppen

In der Datentabelle findet man eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.

Neben dem Anlegen einer neuen Gruppe und dem bearbeiten/löschen einer bestehenden Gruppe gibt es noch weitere Optionen in der Gruppenverwaltung, welche als Sub-Tabs angezeigt werden:

Neue Gruppe anlegen

Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:

Alle mit einem rotem Balken markierten Felder müssen befüllt werden!

Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.

Eine bestehende Gruppe bearbeiten

Durch Klick auf das-Icon in der Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox "Höchste Ebene": 

Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen. 

Löschen einer Gruppe

1. alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
2. Untergruppen löschen
3. alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
4. danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
5. durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf

Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)

Eine übergeordnete Gruppe zuordnen

Hier lassen sich bestehende Gruppen als der aktuellen Gruppe übergeordnete Gruppen festlegen. Die ausgewählte Gruppe ist dann in der Hierarchie über der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch der Gültigkeitszeitraum (Von wann bis wann gilt diese Beziehung?) lässt sich festlegen. Diese Registerkarte existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen.

Eine untergeordnete Gruppe zuordnen

Wie bei den "übergeordneten Gruppen" können hier der aktuellen Gruppe untergeordnete Gruppen und deren Gültigkeitszeitraum bestimmt werden. Diese Gruppe sind dann in der Hierarchie unter der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch diese Option existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen. 

Eine Rolle einer Gruppe zuordnen

Personen zu einer Gruppe zuordnen

Durch Klick auf den Button "Neue Personenzuordnung" können einzelne Personen ausgewählt werden, welche der Gruppe angehören sollen:

Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird das neue Gruppenmitglied bestätigt.

Die Tabelle unten stellt eine Übersicht über alle aktuellen Gruppenmitglieder dar. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Gruppenmitglieder in der Übersicht sichtbar.

Handelt es sich nicht um eine Gruppe einer hierarchischen Aufbauorganisation (hier muss jede Person in genau einer Gruppe Mitglied sein), kann die Person durch Klick auf das "Löschen"-Icon aus der Gruppe entfernt werden -  anschließend muss gespeichert werden. Einen Gruppenwechsel vollzieht man am besten über das Menü im Abschnitt "Personen".

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Der Reiter „Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber“ verleiht einen Überblick, in wessen Kompetenzbereichen die Gruppe liegt, also z.B. wer der zuständige Vorgesetzte ist, wer die Personalverantwortung hat, etc. Falls die Gruppe im Kompetenzbereich mehrerer Rolleninhaber der selben Rolle liegt, gibt die Reihung Auskunft darüber, welcher Inhaber pro Rolle der erste "Ansprechpartner" ist.

Mittels der Suchfelder in der "erweiterten Suche" kann hier gezielt nach bestimmten Rollen und/oder Rolleninhabern gesucht werden.   

Groups

In the data table you will find an overview of all groups. They can be filtered by several criteria such as client, name, short name, etc., or you can search specifically for groups.

In addition to creating a new group and editing/deleting an existing group, there are further options in the group management, which are displayed as sub-tabs:

Creating a new group

Clicking the "New group" button adds a new group. The following fields should be filled in:

All fields marked with a red bar must be filled in!

Finally, click "Save & Close" to return to the overview of all groups, or "Save" if you want to continue editing the form.

The action can be interrupted at any time with the "Back" button.

Editing an existing group

Clicking the icon in the group overview lets you edit the name, short name and description of the selected group. For hierarchically organized groups there is also the "Highest level" checkbox:

Here you can define whether the group is displayed as the highest group in the organizational chart. It is also possible to activate "highest level" for several groups. Groups on the highest level are equal to each other and have no parent groups.

Deleting a group

A group can only be deleted if it has neither subgroups nor active members. You can check this by selecting the corresponding group from the overview and then clicking the "Subgroups" tab.
If subgroups exist, the group cannot (yet) be deleted and the delete button is not displayed. To delete groups, the best procedure is as follows:

1. Remove/move all persons from the subgroups
2. Delete the subgroups
3. Remove/move any persons from the parent group
4. It is then possible to delete the group completely --> click the delete button
5. Clicking "Save" deletes the group - it no longer appears in the group overview

If the group to be deleted is a group within the hierarchical organizational structure, the group members must be moved to another group within the organizational structure before deletion! (every person must be a group member in a hierarchical organizational structure at all times)

Assigning a parent group

Here you can define existing groups as parent groups of the current group. The selected group is then positioned in the hierarchy above the group currently being edited. The validity period (from when until when does this relationship apply?) can also be defined. This tab only exists for hierarchically organized groups.

Assigning a subordinate group

As with the "parent groups", subordinate groups and their validity period can be defined for the current group here. These groups are then positioned in the hierarchy below the group currently being edited. This option also only exists for hierarchically organized groups.

Assigning a role to a group

Under this item, certain role functions can be assigned to the group (e.g. role "HR manager").
Roles offer the possibility to allow or restrict access to certain areas and functions. The areas that the role holders can view with their enabled functions are controlled by the "Competence target" option (e.g. view of the entire client, a specific person, a specific group). Clicking "New role holder" lets you assign a role to the group. The following fields are filled in:

Clicking "Save" or "Save and Close" confirms the new role assignment.
The table below gives an overview of all roles assigned to this group. If the "with history" checkbox is activated, former role assignments are also visible in the overview. Clicking the icon lets you change the expiry date of the role permission; clicking the "Delete" icon deletes the role assignment for the group - then you must save.

Assigning persons to a group

Clicking the "New person assignment" button lets you select individual persons who are to belong to the group:

Clicking "Save" or "Save and Close" confirms the new group member.

The table below shows an overview of all current group members. If the "with history" checkbox is activated, former group members are also visible in the overview.

If the group is not a group of a hierarchical organizational structure (where every person must be a member of exactly one group), the person can be removed from the group by clicking the "Delete" icon - then you must save. A group change is best carried out via the menu in the "Persons" section.

In the competence area of these role holders

The "In the competence area of these role holders" tab provides an overview of whose competence areas the group is in, i.e. who the responsible superior is, who has personnel responsibility, etc. If the group is in the competence area of several role holders of the same role, the ranking indicates which holder per role is the first "contact person".

Using the search fields in the "advanced search", you can search specifically for certain roles and/or role holders.