Vergleichsreport

In Webdesk EWP all project time evaluations are based on the configurable action "ptm_getOrgProjectEfforts".

The following instructions describe how this action can be configured and customized to your personal requirements for project time evaluation. Examples of customizability are, for example, the number and properties of the available view variants, the filter options for the evaluation, or the individual layout of the generated report.

1) Create new configuration of the evaluation action

As an administrator, you call up the action overview via the menu tree:

Menu and Actions
   --> Actions

An overview of all actions, configurations and process references stored in the system appears. Select "Action" as action type in the first column and enter the name of the desired action in the search field in the second column, in this case "ptm_getOrgProjectEfforts". Click Enter to filter the list, the basic action "ptm_getOrgProjectEfforts" will be displayed.

By clicking on "New configuration" in the relevant column, a new configuration of the action is created, which can then be personalized. Alternatively, a new configuration can also be created in the action overview via the button "New configuration" and the specification of the basic action (here "ptm_getOrgProjectEfforts"). In both cases two names have to be entered as a first step:

• Name: unique name of the new configuration, at best with module description (e.g. "ptm_MyProjecttimeReport")
• Title: descriptive name of the new configuration, this also appears in the menu tree (e.g. "My project time evaluation")

After clicking on the "Save" button, the new configuration will be saved and further options will appear on the screen:

Tab "Settings"

The options "Layout template to use", "Controller" and "Controller Pattern" are extended developer options, which should only be used in agreement with Workflow EDV GmbH. For further information please contact us directly.

2) Edit configuration details

As already mentioned at the beginning, every project time evaluation is based on the action "ptm_getOrgProjectEfforts". After a new configuration of this action was created in the first chapter on this page, this chapter is dedicated to the actual configuration, i.e. the adaptation of the new function to your needs.

By clicking on the button "Edit configuration details" in the tab "Settings" you get to a new page where you can show and hide filter options, create new report templates and layouts or change the general appearance when opening the action.
The configuration options are divided into the following categories:

General Settings

These are settings that affect the newly configured action and its possibilities as a whole:

Settings for standard reports

These are settings that affect the standard reports that are preconfigured in the system and, if approved under "General Settings", are available in each evaluation. For some of the selection lists, the option "System value" can be selected in addition to "Yes" and "No". In this case, the default settings stored in the system parameters are used:

eigene Projektberichte gestalten

Neben den beiden verfügbaren Standardberichten lassen sich vom Administrator für jede Konfiguration der Projektzeitauswertungs-Aktion mehrere benutzerdefinierte Berichte erstellen. Jede Person in Webdesk, welche Zugriff auf die konfigurierte Aktion hat, kann diese Berichte dann nutzen und Daten in deren Format auswerten. Berichte lassen sich einfach und schnell nach dem Baukasten-System erstellen:

Klicken Sie im Abschnitt "Definitionen der Berichte" zunächst auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen. Es öffnet sich eine Eingabezeile mit diversen Möglichkeiten:

1) Allgemeine Daten und Beschreibung

• Berichtsname: geben Sie hier den Namen des neuen Berichts ein (z.B. "Kundenreport" oder "Zeitreihe mit Projektstatus")

• Berichts Id: Fügen sie hier einen Kurznamen oder einen Code für den neuen Bericht ein (z.B. "CustomReport2")

• Berichtstitel (optional): hier können Sie den Titel angeben, welcher bei der Ausgabe im PDF- oder Microsoft-Excel-Format am Beginn der Seite angezeigt wird

• Beschreibung: ausführlichere Beschreibung zu Aufbau, Struktur und angezeigter Information, welche dieser Bericht bietet

• Zeilenanzahl: Ist diese Tickbox aktiviert, enthält die erste Spalte im Bericht immer eine Information über die Anzahl der Zeilen welche angezeigt werden, wenn die Gruppe (Collapse-Element) vollständig ausgeklappt ist.

• Management Report: Ist unter "angewendete Berechtigungen" Projektberechtigungen gewählt und diese Tickbox ist aktiviert, so werden all jene Projekte ausgewertet, für welche der Benutzer in der Projektübersicht eine Einsichtsberechtigung ("Berichten") hat. Ist unter "angewendete Berechtigungen" allerdings Einsichtsberechtigungen gewählt, hat diese Tickbox keinen Effekt.

2) Gruppierende Spalten

Die hier ausgewählten Informationen werden verwendet, um die ein- und ausklappbare Hierarchie des Berichts zu bestimmen. Durch Klick auf "Hinzufügen" wählen Sie aus der Liste jene Daten aus, mit welchen das Collapse-Element ausgebaut werden soll.

Ist so beispielsweise "Monat" als gruppierende Spalte an erster Stelle, so werden zunächst alle Projektzeiten nach Monat angezeigt und sortiert. Klappt man die Monatsspalte auf, so werden die Projektzeiten innerhalb des Monats nach der zweiten gruppierenden Spalte sortiert (in diesem Fall "Projekt"). Klappt man auch diese Spalte auf, so wird nach der dritten gruppierenden Spalte angezeigt (in diesem Fall "Mitarbeiter") usw...

Ist man in der tiefsten Ebene (hier "Mitarbeiter" ausgeklappt) angekommen, werden die Projektzeiten mit den zuvor unter "Detailspalten" ausgewählten weiteren Informationen in den Spalten angezeigt. Mit den Pfeiltasten für hinauf/hinunter lässt sich die Reihenfolge/Hierarchieebene der gruppierenden Spalten verschieben. 

Weitere Informationen zu Bedeutung und Funktion der Optionen für gruppierende Spalten

3) Detailspalten

Design customized project reports

In addition to the two standard reports available, the administrator can create multiple custom reports for each configuration of the project time evaluation action. Any person in Webdesk who has access to the configured action can then use these reports and evaluate project data. Reports can be created quickly and easily using the modular system.

In the "Report Definitions" section, first click the "Add" button to create a new custom report. An editor opens with various options:

1) General data and description

• Report name: insert the name of the new report here (e.g. "Projects by Employee" or "Productivity Evaluation")

• Report Id: define a short name or a code for the new report (e.g. "CustomRep2")

• Report title (optional): here, you can insert a title which will be displayed at the top of the page when exporting into PDF or Microsoft-Excel-Format

• Description: possibility to insert a detailed description about structure and displayed information of the custom report 

• Row count: If this tickbox is activated, the first column in the report always contains information about the number of rows that will be displayed when the group (collapse element) is fully expanded.

• Management report: If "project permissions" is selected under " permissions to use" and this tickbox is activated, then all those projects are evaluated for which the user has a view permission ("can report") in the project overview. If, however, access permissions are selected under "Used permissions", this tickbox has no effect.

2) Category Columns

The information selected here is used to determine the collapsible hierarchy of the report. Click on "Add" to select the data from the list with which the Collapse element is to be constructed.

If, for example, "Month" is the first grouping column, all project times are displayed and sorted by month. If you open the month column, the project times within the month are sorted according to the second grouping column (in this case "Project"). If you also open this column, it will be displayed after the third grouping column (in this case "Employees") and so on...

If you have arrived at the lowest level (here "Employee" expanded), the project times are displayed in the columns with the additional information previously selected under "Detail columns". The up/down arrow keys can be used to move the order/hierarchy level of the grouping columns. 

Further information about meaning and function of the specific options choosable as category columns

3) Detail columns

Durch Klick auf den Button "Hinzufügen" lassen sich hier die Informationen für die sogenannten Detailspalten auswählen. Beim vollständigen Ausklappen des Berichts werden die hier ausgewählten Informationen für die einzelnen Projektbuchungen im Detail in den Tabellenspalten angezeigt. Auch die Reihenfolge der Detailspalten lässt sich mit den Pfeiltaste verschieben, diese werden im Bericht von links nach rechts angezeigt.

Weitere Informationen zu Bedeutung und Funktion der einzelnen Optionen für Detailspalten

Detailspalten - Vergleich Konfigurationsansicht/Berichtsansicht

3) Verschieben und Löschen

By clicking on the "Add" button, the information for the so-called detail columns can be selected here. When the report is fully expanded, the information selected here for the individual project bookings is displayed in detail in the horizontal table columns. The order of the detail columns can also be moved with the arrow keys. Detail columns are displayed in the fully expanded report from left to right.

Further information about meaning and function of the specific options choosable as detail columns

Detail columns - Comparison between configuration view and report view

3) Move and delete

In der Spalte "Hinauf/Hinunter" können die definierten Berichte mithilfe der Pfeiltasten als Ganzes hinunter oder hinauf verschoben werden. Die hier festgelegte Reihenfolge ist die Vorlage dafür, in welcher Reihenfolge die Berichte beim Aufrufen der Aktion unter "Ansichtsvariante" angezeigt werden. 

Durch Klick auf das -Icon in der Spalte "Löschen" wird der jeweilige konfigurierte Bericht gelöscht.

sonstige Konfigurationsdetails

In the Up/Down column, the defined reports can be moved down or up using the arrow keys. The order defined here is the template for the order in which the reports are displayed under "View Variant" when the action is called. 

Klick on the -icon in the "Delete" column to delete the report draft as a whole.

other configuration details

Zusätzlich zur Einstellung diverser Parameter und der Definition von Berichten können für die konfigurierte Aktion noch weitere Optionen, besonders zu Formatierung und Erscheinungsbild, vorgenommen werden:

In addition to setting various parameters and defining reports, further options can be made for the configured action, especially regarding formatting and appearance:

Context menu--> siehe hier

Formatierung Formatting --> siehe hier

Gestaltung

Hier können individuelle Schrift- und Hintergrundfarben sowie Schriftgröße und Stil für die diversen Elemente des Berichts festgelegt werden. Die folgenden Elemente sind für den Administrator gestaltbar:

• Kopfzeile des Berichts
• Detailzeile des Berichts (einzelne Projektbuchungszeile)
• einzelne Gruppierungszeilen (ein- und ausklappbare Zeilen im Collapse-Element)
• einzelne Detailspalten

Bei jedem dieser Elemente lassen sich in der jeweiligen Tabelle folgende Einstellungen festlegen:

Gruppierungszeile/Detailspalte

Nur in der Tabelle Gruppierungszeilen/Detailspalten! Auswahl der Gruppierungszeile oder Detailspalte, für welche eine Formatierung festgelegt werden soll.

Hintergrundfarbe

Auswahl der Farbe, mit welcher die entsprechenden Zellen ausgefüllt werden sollen. Die Eingabe ist als HTML/HEX-Farbcode, RGB-Farbcode oder durch Namen der Farbe (z.B. "yellow") möglich.

Farbe

Auswahl der Schriftfarbe für Text in den jeweiligen Zellen. Eingabe als HTML/HEX-Farbcode, RGB-Farbcode oder Namen der Farbe möglich.

Font Stil

Auswahl des Stils für Text in den jeweiligen Zellen. Zur Verfügung stehen Normal, Fett, Kursiv oder Fett Kursiv.

Schriftgröße

Styling

Here you can define individual font and background colors as well as font size and style for the various elements of the report. The following elements can be configured by the administrator:

• Header row of the report
• Detail rows of the report (single rows per project booking)
• Grouping rows (expandable rows within the collapse-element)
• Detail columns

For each of these elements, the following settings can be defined in the respective table:

Beispiel einer Berichtsformatierung