Wartung bestehender Prozesse
Um einen bestehenden Prozess bearbeiten zu können klickt man die Prozessübersicht (Menüpunkt Prozesse), wählt den gewünschten Prozess aus, indem man auf das Editiericon in der entsprechenden Zeile klickt.
Nachdem man so zur Detailansicht einer Prozessdefinition gelangt ist, kann man gewünschte Änderungen vornehmen: Änderungen der Workflowschritte, Fehlgründe, Einstellungen, ...
Anlegen neuer Prozesse
Um einen neuen Prozess anzulegen klickt man auf die Buttonleiste "Neue Prozessdefinition". Anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder:
Name Hier erfolgt die Vergabe des Prozessnamens.Autor informierenHier hat man die Möglichkeit auszuwählen, ob der Autor informiert werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
-
Nie: Autor wird zu keiner Zeit informiert (unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde)
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Immer: Autor wird immer informiert (unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde)
-
bei Genehmigung : Autor wird nur bei Genehmigung des Antrages informiert
-
bei Ablehnung: Autor wird nur bei Ablehnung des Antrages informiert
Automatisch genehmigen / sichtenIst der Antragsteller zugleich ein Rolleninhaber einer Rolle, die im Antragsverlauf vorkommt, wird der Antrag automatisch genehmigt / gesichtet.
Eingabe von Kommentaren / Beschreibung notwendig
-
Ja: beim Stellen eines Antrages muss eine Beschreibung eingegeben werden, da sonst eine Speicherung des Antrages nicht möglich ist (Fehlermeldung in Form eines roten Rufzeichens)
-
Nein: die Eingabe der Beschreibung ist optional
FormulartypHier erfolgt die Auswahl des Formulartyps: Zeitkorrektur, Fehlzeit, Folgefehlgrund, Berechtigung(en).ZeitkorrekturDurch dieses Formular kann ein Prozess parametriert werden, damit die Zeitkorrektur abgebildet werden kann. Das Formular wird zur Verbuchung von untertägigen Fehlzeiten verwendet. Wenn zum Beispiel die Zeitkorrektur abgebildet wird, ist als Formular Zeitkorrektur auszuwählen und als Fehlgrund Anwesend, Dienstgang, Amtsweg. Der Prozessverlauf ist an das Unternehmen anzupassen.FehlzeitDurch dieses Formular kann ein Prozess so parametriert werden, dass dadurch z.B. Sonderurlaub oder Urlaub abgebildet werden kann. Das Formular dient also zur Verbuchung von ganztägigen Fehlzeiten. Der Sonderurlaub wird so parametriert, dass als Formular Fehlzeit ausgewählt wird. Der Prozessverlauf ist jeweils an das Unternehmen anzupassen (z.B. Weiterleitung an Abteilungsleiter und Personalabteilung, Entscheidender: Vorgesetzter oder Personalabteilung). Als Fehlgrund ist Sonderurlaub auszuwählen. Falls man Fehlgründe definiert hat die vom Ablauf und vom Formular gleich sind, könnte man den Punkt allgemeiner benennen und zu einem Punkt zusammenfassen (z.B. Sonderurlaub, Kur,...). Die Prozessdefinition des Urlaubs erfolgt sinngemäß genauso wie die des Sonderurlaubs, nur dass als Fehlgrund Urlaub ausgewählt werden muss. Der Prozessverlauf wird sich auch vom Sonderurlaub unterscheiden, deswegen könnte ähnliche Fehlzeiten wie Urlaub zusammenfassen. FolgefehlgrundDurch dieses Formular kann ein Prozess so parametriert werden, dass damit die Krankmeldung durch einen Kollegen abgebildet werden kann. Dieses Beispiel müsste so parametriert sein, dass als Formular Folgefehlgrund und als Fehlgrund Krank Lfz oder Krank ohne Lfz ausgewählt wird. Der Prozessverlauf wäre in diesem Beispiel so, dass Kollegen und Personalabteilung eingetragen wären und als Entscheidender der Kollege eingetragen ist. Durch diesen Prozess könnte ein Kollege, einen Mitarbeiter seiner Abteilung krank melden und die Personalabteilung sowie der Vorgesetzte würden darüber verständigt werden.
Berechtigung : Durch dieses Formular kann ein Prozess so parametriert werden, um damit z.B. die Überstundenberechtigung abbilden zu können. Als Formular muss Berechtigung ausgewählt werden und im Feld Berechtigungen Felder angehakt werden, die zur Auswahl stehen sollen (z.B. Arbeit außer Rahmen, Überstunden). Der Prozessverlauf muss an das Unternehmen angepasst werden.
Workflowschritte
Mit den Workflowschritten wird der Prozessverlauf eines Antrages abgebildet.
Um neue Workflowschritte hinzuzufügen, oder bestehende zu ändern oder zu löschen klickt man auf den Reiter Workflowschritte. Um einen neuen Workflowschritt hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen".NameBeim Namen trifft man die Auswahl der Rolle. Die an erster Stelle stehende Rolle ist die erste im Prozessverlauf.AktionAuswahl der Aktion Genehmigen oder SichtenBearbeitbarJa / Nein: Dieser Parameter bestimmt, ob ein Formular bearbeitbar wird (die bearbeitende Instanz hat die Möglichkeit, das Formular zu öffnen und ggfs. Änderungen vorzunehmen), oder nicht.Sofortiger Abbruch Prozess bei AblehnungJa / Nein: bei "Ja" wird der Prozess bei Ablehnung nicht an die nächste Instanz weitergeleitet, sondern abgebrochen. Bei "Nein" geht der Antrag dennoch an den nächsten Entscheidungsträger, auch wenn bereits abgelehnt wurde (Info, Sichtung).Automatisch genehmigen / sichtenDieser Parameter ist vor allem relevant, wenn Prozesse mit mehreren Prozessstufen verwendet werden und es vorkommen kann, dass ein Rolleninhaber öfters im Prozessverlauf vorkommt. Wenn der Parameter aktiviert ist, wird die erste Entscheidung automatisch vom System jedes Mal eingetragen, wenn der Rolleninhaber nochmals im Prozessverlauf an der Reihe ist. Wenn der Parameter deaktiviert ist, muss der Rolleninhaber jedes Mal, wenn er an der Reihe ist im Prozessverlauf, eine Entscheidung treffen.
Auswahl Rolleninhaber bei Prozessstart
Reihung hinauf oder hinunterDie an erster Stelle stehende zentrale oder dezentrale Rolle, ist die erste Person im Prozessverlauf. Durch die Pfeiltasten kann man eine Rolle weiter nach vorne oder nach hinten im Prozessverlauf schieben.LöschenBestehende Workflowschritte können gelöscht werden, indem man die Check-Box, die sich ganz rechts in der entsprechenden Zeile befindet, durch anklicken aktiviert.
Eskalation
Fehlgründe
Beim Reiter Fehlgründe können neue Fehlgründe hinzugefügt werden, bei bestehenden Fehlgründen kann die Reihung geändert werden, bzw. diese auch gelöscht werden.
Um einen neuen Fehlgrund hinzuzufügen klickt auf die Schaltfläche "Hinzufügen", wählt einen Fehlgrund aus der vorgegebenen Auswahl aus. Durch "Speichern" (weiteres editieren möglich) oder "Speichern & Schließen" (Formular wird geschlossen, weiteres editieren erst nach neuerlichem Öffnen möglich) wird der neue Fehlgrund angelegt.
Mit den Pfeiltasten rauf / runter kann die Reihung der Fehlgründe geändert werden.
Um einen Fehlgrund aus der Liste zu löschen aktiviert man in der entsprechenden Fehlgrund-Zeile die Check-Box, danach die Schaltfläche "Löschen".
Einstellungen
Bei diesem Reiter können folgende Einstellungen vorgenommen werden, die den neu angelegten bzw. gewählten Prozess betreffen:
In Zukunft erlaubenDurch diesen Parameter kann eingestellt werden, ob der Prozess für die Zukunft oder für die Vergangenheit gedacht ist.
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Ja: Korrekturen in die Zukunft sind möglich
-
Nein: Korrekturen können nur für die Vergangenheit beantragt werden
TypDie Korrekturen können nach folgenden Prinzipien vorgenommen werden: Überschreiben oder Auffüllen. Überschrieben Neue Buchungsintervalle sind stärker als bestehende Intervalle. Bei Überschneidung werden die bestehenden Intervalle gelöscht bzw. gekürzt. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Sie zeigt bestehende Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Buchung korrigiert werden.
AuffüllenNeue Buchungsintervalle sind schwächer als bestehende Intervalle. Bei Überschneidung werden die bestehenden Intervalle nicht verändert, das neue Buchungsintervall füllt Lücken zwischen bestehenden Buchungen auf. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Sie zeigt bestehende Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Bindung korrigiert werden.
Gültige Zeitabschnitte Durch diesen Parameter kann eine Korrektur auf einen gewissen Zeitrahmen beschränkt werden. Korrekturen, die außerhalb des Rahmens beginnen und/oder enden sowie sich insgesamt außerhalb des Rahmens befinden, werden unterbunden:
-
Immer,
-
innerhalb/außerhalb Rahmenzeit,
-
innerhalb/außerhalb Normalarbeitszeit.
Durch diese Werte können jeweils die entsprechenden Zeitrahmen aus dem Tagesprogramm, welche im Zeitwirtschaftssystem definiert wurden, übernommen werden.
Anzahl der einzugebenden IntervalleDieser Parameter definiert die Anzahl der möglichen Buchungszeilen pro Zeitkorrektur (Auswahl 1-10: wird 4 ausgewählt können bis zu 4 Buchungsintervalle eingegeben und in einem Schritt genehmigt werden).
Tägliche Berechtigungen
Hier kann gleichzeitig zur Korrektur eine tägliche Berechtigung gesetzt werden.
-
Beschreibungstext: kann beliebig gewählt werden
-
Name: Name der Berechtigung (Bsp. twbue -> Überstundenberechtigung)
-
Wert: Wert, der gesetzt werden soll (Bsp. 1 oder 0)
Mail
Eingabe der Benachrichtigung, welche im Mail erscheinen soll (z.B. Sie haben einen Antrag zu bearbeiten...)
Hilfe
Eingabe des Hilfetextes.
Weitere Schritte nach Prozesserstellung - Verknüpfung mit Prozessreferenz
Neu angelegte Prozesse müssen mit Aktionen verknüpft werden, damit sie in den Menübaum integriert werden können.
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Menüpunkt Aktionen > Neue Aktion
-
Aktionstyp "Prozessreferenz" (wird automatisch vorgegeben)
-
Name - z.B. Fehlzeit oder Kontokorrektur
-
Überschrift: optional
-
Speichern
-
Serverbestätigung "Aktion wurde erfolgreich gespeichert" > Aktion ist solange nicht lauffähig, bis eine Prozessdefinition gewählt wurde
Reiter Einstellungen
Beschreibung
Aktionsordner
Bildsammlung
Bild Auswahl des Icons, das im Menübaum angezeigt werden sollProzessDef-IDSelektion der Prozessdefinition, bei Aktion "Kontokorrektur" Kontokorrektur$Kontokorrektur selektieren usw.
Berechtigung an folgende Aktion weitervererben
Reiter Berechtigungen
Ausführung für jeden erlaubt Durch Anklicken darf jeder Aktion ausführen Typ Mandanten-, Gruppen-, Personen-, Rollenberechtigung Ausführender z.B. bei Mandantenberechtigung Selektion des Mandanten (Ausführung für alle Mitarbeiter des Mandanten erlaubt) Einsichtserlaubnis Selektion der Einsichtserlaubnis (eigene Person, Orgeinheit, ...)
Gültig von - bis
Reiter Textmodule
-
Selektion der Sprache (Deutsch, Englisch, ...)
Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen", danach kann die Aktion beim Menübaum zugeordnet werden.
Integration der Prozessreferenz im Menübaum
Um eine Prozessreferenz im Menübaum zu integrieren, wodurch sie für den Benutzer sichtbar wird, ist wie folgt vorzugehen:
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Menü & Aktionen > Menübaum
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Den Ordner mit Anträgen anklicken, ev. kann ein neuer Ordner erzeugt werden > dient als Überschrift im Menübaum
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Gewünschter Ordner > Klick mit rechter Maustaste > Aktionslink hinzufügen
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Suche und Selektion des Aktionslinks (der Prozessreferenz)
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ev. Reihung verändern (hinauf/hinunter, an den Beginn/ans Ende)
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Menü-Cache leeren anklicken
Maintaining Existing Processes
To edit an existing process, click the process overview (Processes menu item) and select the desired process by clicking the edit icon in the corresponding row.
Once you have reached the detail view of a process definition, you can make the desired changes: changes to the workflow steps, error reasons, settings, ...
Creating New Processes
To create a new process, click the "New Process Definition" button bar. Then fill in the provided fields:
-
Name
Here you assign the process name.
-
Notify author
Here you can choose whether the author is to be notified. The following options are available:
-
Never: The author is never notified (regardless of whether the request was approved or rejected)
-
Always: The author is always notified (regardless of whether the request was approved or rejected)
-
On approval: The author is notified only when the request is approved
-
On rejection: The author is notified only when the request is rejected
-
Automatically approve / review
If the requester is also a role holder of a role that appears in the request flow, the request is automatically approved / reviewed.
-
Comment / description required
-
Yes: a description must be entered when submitting a request, since otherwise the request cannot be saved (error message in the form of a red exclamation mark)
-
No: entering the description is optional
-
Form type
Here you select the form type: Time correction, Absence, Follow-up absence reason, Permission(s).
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Time correction
This form allows a process to be configured so that the time correction can be mapped. The form is used to book intraday absences. For example, when mapping the time correction, select Time correction as the form and Present, Business trip, Official errand as the error reason. The process flow must be adapted to the company.
-
Absence
This form allows a process to be configured so that, for example, special leave or vacation can be mapped. The form is thus used to book full-day absences. Special leave is configured by selecting Absence as the form. The process flow must be adapted to the company in each case (e.g., forwarding to the department head and the HR department, decision maker: supervisor or HR department). Select Special leave as the error reason. If you have defined error reasons that are identical in flow and form, you could name the item more generally and combine them into one item (e.g., special leave, spa treatment, ...). The process definition for vacation is done in the same way as for special leave, except that vacation must be selected as the error reason. The process flow will also differ from that of special leave, so similar absences such as vacation could be combined.
-
Follow-up error reason
This form allows a process to be configured so that a sick-leave notification by a colleague can be mapped. This example would have to be configured so that Follow-up error reason is selected as the form and Sick with continued pay or Sick without continued pay as the error reason. The process flow in this example would be that colleagues and the HR department are entered, with the colleague entered as decision maker. Through this process, a colleague could report an employee of their department as sick, and the HR department and the supervisor would be notified.
-
Permission : This form allows a process to be configured so that, for example, the overtime permission can be mapped. Select Permission as the form and, in the Permissions field, check the options that should be available for selection (e.g., work outside core hours, overtime). The process flow must be adapted to the company.
Workflow Steps
The workflow steps map the process flow of a request.
To add new workflow steps, or to change or delete existing ones, click the Workflow Steps tab.
To add a new workflow step, click the "Add" button.
-
Name
For the name, you select the role. The role at the first position is the first one in the process flow.
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Action
Selection of the action Approve or Review
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Editable
Yes / No: This parameter determines whether a form becomes editable (the processing instance can open the form and, if necessary, make changes) or not.
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Abort process immediately on rejection
Yes / No: with "Yes", on rejection the process is not forwarded to the next instance but aborted. With "No", the request still goes to the next decision maker even if it has already been rejected (info, review).
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Automatically approve / review
This parameter is particularly relevant when processes with several process levels are used and a role holder may appear several times in the process flow. If the parameter is activated, the first decision is automatically entered by the system each time the role holder is up again in the process flow. If the parameter is deactivated, the role holder must make a decision every time they are up in the process flow.
-
Selection of role holder at process start
-
Move up or down
The central or decentral role at the first position is the first person in the process flow. Using the arrow keys, you can move a role further forward or backward in the process flow.
-
Delete
Existing workflow steps can be deleted by activating the check box located at the far right of the corresponding row.
-
Escalation
Error Reasons
On the Error Reasons tab, new error reasons can be added; for existing error reasons, the order can be changed, or they can be deleted.
To add a new error reason, click the "Add" button and select an error reason from the predefined selection. Clicking "Save" (further editing possible) or "Save & Close" (the form is closed, further editing is possible only after reopening) creates the new error reason.
The order of the error reasons can be changed with the up / down arrow keys.
To delete an error reason from the list, activate the check box in the corresponding error reason row, then click the "Delete" button.
Settings
On this tab, the following settings can be made that affect the newly created or selected process:
Allow in the future
This parameter determines whether the process is intended for the future or for the past.
-
Yes: Corrections for the future are possible
-
No: Corrections can only be requested for the past
Type
Corrections can be made according to the following principles: Overwrite or Fill.
-
Overwrite
New booking intervals take precedence over existing intervals. In case of overlap, the existing intervals are deleted or shortened. The following graphic illustrates this principle. It shows existing booking intervals of a day that are corrected by a subsequent booking.
-
Fill
New booking intervals are weaker than existing intervals. In case of overlap, the existing intervals are not changed; the new booking interval fills gaps between existing bookings. The following graphic illustrates this principle. It shows existing booking intervals of a day that are corrected by a subsequent binding.
Valid time periods
This parameter can restrict a correction to a certain time frame. Corrections that start and/or end outside the frame, or that lie entirely outside the frame, are prevented:
-
Always,
-
within/outside core time,
-
within/outside normal working time.
With these values, the corresponding time frames from the daily program that were defined in the Time & Attendance system can be adopted.
Number of intervals to be entered
This parameter defines the number of possible booking lines per time correction (selection 1-10: if 4 is selected, up to 4 booking intervals can be entered and approved in one step).
Daily Permissions
Here, a daily permission can be set at the same time as the correction.
-
Description text: can be chosen freely
-
Name: Name of the permission (e.g., twbue -> overtime permission)
-
Value: Value to be set (e.g., 1 or 0)
Mail
Entry of the notification that should appear in the email (e.g., You have a request to process...)
Help
Entry of the help text.
Further Steps After Process Creation - Linking to Process Reference
Newly created processes must be linked to actions so that they can be integrated into the menu tree.
-
Menu item Actions > New Action
-
Action type "Process reference" (preselected automatically)
-
Name - e.g., Absence or Account correction
-
Heading: optional
-
Save
-
Server confirmation "Action was saved successfully" > the action is not executable until a process definition has been selected
Settings tab
-
Description
-
Action folder
-
Image collection
-
Image
Selection of the icon to be displayed in the menu tree
-
ProcessDef ID
Selection of the process definition; for the action "Account correction", select Kontokorrektur$Kontokorrektur, etc.
-
Inherit permission to the following action
Permissions tab
-
Execution allowed for everyone
Clicking this allows everyone to execute the action
-
Type
Client, group, person, role permission
-
Executor
e.g., for a client permission, selection of the client (execution allowed for all employees of the client)
-
Viewing permission
Selection of the viewing permission (own person, org unit, ...)
-
Valid from - to
Text Modules tab
-
Selection of the language (German, English, ...)
Then "Save" or "Save & Close"; afterward the action can be assigned in the menu tree.
Integrating the Process Reference in the Menu Tree
To integrate a process reference in the menu tree, which makes it visible to the user, proceed as follows:
-
Menu & Actions > Menu tree
-
Click the folder containing requests; if necessary, a new folder can be created > it serves as the heading in the menu tree
-
Desired folder > right-click > Add action link
-
Search for and select the action link (the process reference)
-
If necessary, change the order (up/down, to the beginning/to the end)
-
Click Clear menu cache
erste
