Vergleichsreport

Neue Konfiguration

New Configuration

If required, multiple configurations of the monthly journal can be created, e.g., if selected departments need to see different accounts. To do this, go to the action "Journal" (ta_getJournal bzw. or ta_getJournalV2, Menüpunkt Aktionen) und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration"menu item Actions) and click the "New configuration" button.

Journal (ta_getJournal) und and Journal V2 (ta_getJournalV2) Für das Monatsjournal gibt es zwei Aktionen: die bisherige Aktion ta_getJournal und die neuere Aktion
There are two actions for the monthly journal: the previous action ta_getJournal and the newer action ta_getJournalV2. ta_getJournalV2 ist als Nachfolger von is set as the successor of ta_getJournal hinterlegt: Ruft ein Benutzer ta_getJournal auf und hat er auf eine Konfiguration von ta_getJournalV2 eine gleichwertige oder stärkere Berechtigung, so wird er automatisch zu dieser ta_getJournalV2-Konfiguration weitergeleitet. Eine bestehende ta_getJournal-Konfiguration kann beim Bearbeiten der Aktion über die Schaltfläche "Migriere zu ta_getJournalV2" in eine neue ta_getJournalV2-Konfiguration übernommen werden (neuer Name und Titel, gleicher Mandant und gleiches Bild, Textbausteine werden übernommen, Berechtigungen optional kopiert). Konfigurationen, in denen Fehlgründe anonymisiert oder die Detailansicht für Gruppen unterbunden wird, können nicht migriert werden, da diese Einstellungen in ta_getJournalV2 nicht zur Verfügung stehen. Die folgenden Abschnitte beschreiben zunächst die Konfiguration von ta_getJournal; die zusätzlichen bzw. abweichenden Einstellungen von ta_getJournalV2 sind im Abschnitt "Konfiguration : If a user calls ta_getJournal and has an equal or stronger permission on a configuration of ta_getJournalV2, the user is automatically redirected to that ta_getJournalV2 configuration.
When editing the action, an existing ta_getJournal configuration can be transferred to a new ta_getJournalV2 configuration using the "Migrate to ta_getJournalV2" button (new name and title, same client and same image, text modules are transferred, permissions optionally copied). Configurations in which absence reasons are anonymized or the detail view is blocked for groups cannot be migrated, because these settings are not available in ta_getJournalV2.
The following sections first describe the configuration of ta_getJournal; the additional or differing settings of ta_getJournalV2 are described in the section "Configuring Journal V2 (ta_getJournalV2)" beschrieben.

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

• Namen und
• Überschrift versehen
• Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

• Beschreibung
• Auswahl des Icons
• Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

Fehlgründe für folgende Gruppen anonymisieren

Bei bestimmten Fehlgründen kann aus Datenschutzgründen ein allgemein gehaltener Fehlgrund eingegeben werden. Diese Fehlgründe werden für bestimmte Gruppen (z.B. lose oder best. hierarchische Gruppen) eingeblendet.

Detailansicht für folgende Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Ausgabemedien

Anzuzeigende Spalten

Hier wird definiert welche Informationen bzw. Konten dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.

Jede Zeile in der Journal-Konfiguration entspricht einer Spalte im Journal.

• Datum: das Tagesdatum
• Wochentag: der Wochentag
• K: Korrekturwerte
• FB: zusätzliche Systeminformationen zu Beginn der Buchung (z.B. Kernzeitverletzung)
• L (Beginn): Geolocation der Kommt-Buchung
• Buchungen: Zeitpunkte (Von - Bis) der Buchungsintervalle
• L (Ende): Geolocation der Geht-Buchung
• Kommentare: Kommentare zum Tag
• FE: zusätzliche Systeminformationen am Ende der Buchung (z.B. System-Gehen)
• Fehlgründe: Anzeige von Fehlgründen
• Konto: verschiedene Konten aus der Zeitwirtschaft stehen zur Auswahl
• Tagesprogrammwert: Werte aus dem Tagesprogramm

.

The new configuration is given

• a name and
• a heading
• Save

After the first save, general settings can be made:

• Description
• Selection of the icon
• Assignment of permissions

Then the configuration details are determined >> click the "Edit configuration details" button.

• Use universal time configuration
  If this option is activated, the journal columns are defined via the universal time configuration. Only the column types Date, Weekday, Bookings, and Account (with periodicity) are then available.
• Short journal Yes/No
  It is possible to display a short journal. In this case, not all days of the current month are displayed, but only a few days into the past (starting from the current day). The number of past days can be defined under "Days retroactively".
• Show summary
  If this parameter is set to "Yes", a summary is displayed for completed months. How to configure it can be found further below in the section "Summary".
• Show absent without excuse
  If the parameter is set to "Yes", a note "Absent without excuse" is displayed in the journal on days on which no booking took place and no absence is planned. If the parameter is set to "No", the field remains empty.
  Caution for part-time employees: currently, this error code is also displayed for an "empty" day of a part-time employee (not useful, since bookings are not made every day).
• Also show planned intraday bookings from workflow?
  Yes/No (default No): If the parameter is set to "Yes", the intraday bookings requested (planned) in the workflow are additionally displayed in the journal.

Anonymize Absence Reasons for the Following Groups

For certain absence reasons, a generic absence reason can be entered for data protection reasons. These absence reasons are overlaid for certain groups (e.g., loose or certain hierarchical groups).

Block Detail View for the Following Groups

If a specific group is entered here, this group does not get a detail view of the absence reason on mouse-over in the calendar or group calendar.

Output Media

These parameters determine which output formats are made available to the user:
Print, PDF, XLS - the selection is made by clicking the check box.
The page layout defines the output of the PDF format as landscape or portrait.

Columns to Display

This defines which information or accounts are made available to the user.

Each row in the journal configuration corresponds to a column in the journal.

• Type
  Determines which value is displayed in the column of the journal
• Date: the date of the day
• Weekday: the day of the week
• K: correction values
• FB: additional system information at the start of the booking (e.g., core time violation)
• L (start): geolocation of the IN booking
• Bookings: times (from - to) of the booking intervals
• L (end): geolocation of the OUT booking
• Comments: comments on the day
• FE: additional system information at the end of the booking (e.g., system OUT)
• Absence reasons: display of absence reasons
• Account: various accounts from Time & Attendance are available for selection
• Daily program value: values from the daily program
• Value
  If "Account" (or daily program value) is selected under "Type", the Value column offers a selection of specific accounts (or daily program fields) from Time & Attendance
• Periodicity
  Only when using the universal time configuration: periodicity of the selected account
• Heading
  Heading that should appear in the column (Caution: the heading should be short so that the headings do not overlap)
• Convert
  If an account value is selected as the type, the account values can be displayed in normal or industrial minutes
• Format pattern
  Numeric values can be output with a format pattern. Formatting characters: 0 and #:
• 0: Empty decimal places are replaced by a 0. E.g.: 9.71 + 00.000 -> 09,710; 9.71 + 0.0 -> 9,7;
• #: Leere Dezimalstellen werden nicht ersetzt. zBEmpty decimal places are not replaced. E.g.: 9.71 + ##.### -> 9,71; 9.71 + #.# -> 9,7
• DezimaltrennerHier erfolgt die Eingabe des Dezimaltrenner Decimal separator
  Enter the decimal separator ( . , ; : ) . Mit diesen werden die Kontowerte im Journal getrennt 0 Werte unterdrücken (nur bei Konto/Tagesprogrammwert) Kontowerte mit dem Wert 0 werden nicht angezeigt Vortrag (nur bei Konto/Tagesprogrammwert) Für dieses Konto wird zusätzlich der Vortrag (Anfangsstand) ausgegeben In Wochenübersicht anzeigen (nur bei Konto/Tagesprogrammwert) Das Konto wird in die Wochenübersicht übernommenAusrichtungMögliche Ausrichtung: Links, Rechts, Mitte Spaltenbreite HTMLLayout-Information, Bestimmung der Breite in PixelSpaltenbreite PDFLayout-Information, Bestimmung der Breite in PunktenHinauf/HinunterReihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschiebenLöschenDurch anklicken wird die Spalte gelöschtHinzufügenDurch Anklicken wird eine weitere Zeile hinzugefügt, welche in der Zusammenfassung erscheinen soll

Angezeigte Spalten in Zusammenfassung

Die Anzeige einer Zusammenfassung ist optional. Die Spalten, welche dort angezeigt werden sollen können nach Bedarf parametriert werden:

Kontextmenü

Das Kontextmenü dient der Verlinkung mit anderen Aktionen. So kann beispielsweise im Monatsjournal ein Link auf eine Zeitkorrektur bzw. ein Fehlzeitformular angelegt werden. Dadurch kann der Benutzer direkt aus dem Journal in das entsprechende Formular klicken (rechte Maustaste) und so z.B. einen Zeitkorrektur- oder Fehlzeitantrag stellen.

• Tabelle - Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
• Tabellenzeile - Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert
• Tabellenzelle - Kontextmenü wird für eine Zelle generiert > z.B. sinnvoll im Kalender (Zelle = Tag)

Mit der angeführten URL_Query wird der Antrag für den Tag aufgerufen, auf dem im Monatsjournal mit rechter Maustaste geklickt wurde.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der verfügbaren Einträge in der DatumsauswahllisteDefiniert Anzahl der angezeigten Monate Offset (wie viele Einträge in der Vergangenheit liegen sollen) Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen
• Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt
• Typ: Fixes DatumAbfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. here. It is used to separate the account values in the journal
• Suppress 0 values (only for account/daily program value)
  Account values with the value 0 are not displayed
• Carryover (only for account/daily program value)
  For this account, the carryover (opening balance) is additionally output
• Show in weekly overview (only for account/daily program value)
  The account is included in the weekly overview
• Alignment
  Possible alignment: Left, Right, Center
• Column width HTML
  Layout information, determines the width in pixels
• Column width PDF
  Layout information, determines the width in points
• Up/Down
  Move the order within the columns up or down
• Delete
  Clicking deletes the column
• Add
  Clicking adds another row that should appear in the summary

Columns Displayed in Summary

Displaying a summary is optional. The columns to be displayed there can be configured as needed:

• Value
  Selection of specific time accounts
• Heading
  Heading that should appear in the column
• Convert
  Selection of normal or industrial minutes
• Format pattern
  Numeric values can be output with a format pattern (e.g., 0.00 or 0.0)
• Decimal separator
  Decimal separator for the output of the value
• Up / Down
  Order within the columns
• Delete
  Column is deleted
• Add
  Add another row that should appear in the summary

Context Menu

The context menu is used for linking to other actions. For example, a link to a time correction or an absence form can be created in the monthly journal. This allows the user to click directly from the journal into the corresponding form (right mouse button) and thus, for example, submit a time correction or absence request.

• Element
  in the monthly journal, the table row is to be selected;
• Table - context menu is generated for the entire table
• Table row - context menu is generated for the clicked row
• Table cell - context menu is generated for a cell > e.g., useful in the calendar (cell = day)
• Action
  Selection of the action to be displayed, e.g., absence request, calendar, ...
• URL_Query
  Passes information to the action called via the context menu, e.g., the date > see figure
• Position:
  The order can be set using the arrow keys
• Delete
  To delete the link, activate the check box, then Save or Save & Close

With the stated URL_Query, the request is opened for the day on which the right mouse button was clicked in the monthly journal.

Query Limitation by Date

• Number of available entries in the date selection list
  Defines the number of displayed months
• Offset (how many entries should lie in the past)
  Defines the number of months that should be displayed in the past
• If, for example, 12 is defined for the number of displayed requests and 6 for the offset > entries 6 months in the past and 6 months in the future are displayed
• Type: Fixed date
  Query for a fixed period > setting with earliest and latest query date (e.g., 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
• Wird kein fixes Datum definiert (Typ: Relatives Datum), so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:
• frühestes Abfragejahr (relativ ab heute) > Auswahl 0-10
• frühester Abfragemonat (relativ ab heute) > Auswahl 0-12
• spätestes Abfragejahr (relativ ab heute) > Auswahl 0-10
• spätester Abfragemonat (relativ ab heute) > Auswahl 0-12

• shows all entries in this period, but none from the year 2005 or after the year 2020 > a system message appears stating that queries outside this period are not allowed).
• If no fixed date is defined (Type: Relative date), the query can be defined as follows:
• earliest query year (relative to today) > selection 0-10
• earliest query month (relative to today) > selection 0-12
• latest query year (relative to today) > selection 0-10
• latest query month (relative to today) > selection 0-12

Configuring Journal V2 (ta_getJournalV2)

Die Konfiguration von The configuration of ta_getJournalV2 ist ähnlich aufgebaut, weicht aber in folgenden Punkten ab:

• Stoppe Journal mit Austrittsdatum (Ja/Nein, Standard Nein): das Journal wird nur bis zum Austrittsdatum der Person angezeigt.
• Zeit-Grund-IDs in Exporten anzeigen: die (numerische) ID der Fehlgründe/Zeitgründe wird in den PDF- und Excel-Exporten mit ausgegeben.

is structured similarly, but differs in the following points:

• General options
  Use universal time configuration, Short journal / Days retroactively, Also show planned intraday bookings from workflow?, and Show absent without excuse (default No in each case) as described above. In addition:
• Stop journal at termination date (Yes/No, default No): the journal is only displayed up to the person's termination date.
• Show time reason IDs in exports: the (numeric) ID of the absence reasons/time reasons is also output in the PDF and Excel exports.
• Fixed columns
  The columns Date, Weekday, Logs and requests, FB, Geolocation start, Bookings, Absence reasons, Geolocation end, FE, and Comments are no longer configured individually, but are always present in this order. They can be hidden via the following options: Hide weekday, Hide FB/FE, Hide geolocation, Hide comment, Hide logs. With Show open requests, open absence requests and time corrections are displayed in the journal.
• Duration of bookings
  Show duration of bookings (total duration of each booking) and Show sum of booking durations (simple sum of all booking durations, without taking the Time & Attendance configuration into account), each with Convert, Format pattern, and Decimal separator.
• Custom buttons
  Additional buttons in the journal with type, button text, and value:
• Open action: opens the action selected as the value.
• Combined export: exports multiple formats in one step (PDF & CSV, PDF, CSV & Excel, PDF & Excel, CSV & Excel); optional können die Daten mit einer anderen optionally, the data can be exported using a different ta_getJournalV2 -Konfiguration exportiert werden ("Daten mit anderer Aktionskonfiguration exportieren").
Konfigurierbare SpaltenHier stehen nur die Typen Konto und Tagesprogrammwert (bzw. bei universeller Zeitkonfiguration: Konto mit Periodizität) zur Verfügung, mit den oben beschriebenen Einstellungen. Übersteigt die Summe der PDF-Spaltenbreiten das Seitenlayout, erscheint beim Speichern ein Hinweis, dass die PDF-Datei fehlerhaft werden kann.ZusammenfassungStatt "Zusammenfassung anzeigen" gibt es die Option Zusammenfassung für den aktuellen Monat anzeigen; die Spalten der Zusammenfassung werden wie oben beschrieben konfiguriert.AusgabeformateDrucken, PDF, XLS und CSV.Abfragelimitierung mit DatumNur frühestes und spätestes Abfragedatum (fix oder relativ); Anzahl der Einträge und Offset gibt es hier nicht.
• Das Kontextmenü wird wie oben beschrieben konfiguriert. Fehlgründe anonymisieren und Detailansicht unterbinden stehen in ta_getJournalV2 nicht zur Verfügung.

Monatliche Journalfreigabe: Die Freigabe des Monatsjournals wird nicht in der Journal-Konfiguration, sondern in den Zeitwirtschafts-Einstellungen des Mandanten im Bereich "Monatliche Journalfreigabe" eingestellt (Aktiviert, Für Personen dieser Gruppen, Gesteuert durch Prozessdefinition, Erlaube Export von nicht genehmigten Monaten, Erinnerungen). Personen in den ausgewählten Gruppen sehen im Journal (ta_getJournalV2) eine Schaltfläche zum Starten der Monatsfreigabe.

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen neuer Konten, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

• Menübaum >> Journal >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

• Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
• Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

• configuration ("Export data with another action configuration").
• Configurable columns
  Only the types Account and Daily program value (or, with universal time configuration: Account with periodicity) are available here, with the settings described above. If the sum of the PDF column widths exceeds the page layout, a notice appears when saving that the PDF file may be faulty.
• Summary
  Instead of "Show summary", there is the option Show summary for the current month; the columns of the summary are configured as described above.
• Output formats
  Print, PDF, XLS, and CSV.
• Query limitation by date
  Only earliest and latest query date (fixed or relative); number of entries and offset do not exist here.
• The context menu is configured as described above. Anonymize absence reasons and Block detail view are not available in ta_getJournalV2.

Monthly journal approval: The approval of the monthly journal is not set in the journal configuration, but in the Time & Attendance settings of the client in the area "Monthly journal approval" (Enabled, For persons of these groups, Controlled by process definition, Allow export of unapproved months, Reminders). Persons in the selected groups see a button in the journal (ta_getJournalV2) to start the monthly approval.

Editing an Existing Configuration

If you want to change an existing configuration, e.g., by removing or adding accounts, or changing or reassigning permissions, etc., select the desired configuration.

This can be done either via the menu tree:

• Menu tree >> Journal >> right-click >> Edit action.

Or via the action itself:

• Menu item Actions >> Select action
• Configurations tab >> select the desired configuration.

Once you have reached the right configuration, click the "Edit configuration details" button. The configuration can now be changed as desired.